Rückerstattung auf eine Ausgabe erfassen (Lieferanten- / Amazon-Rückerstattung)
Wenn ein Lieferant einen bereits erfassten Kauf erstattet – Amazon sendet Geld für einen zurückgegebenen Artikel zurück, ein Zulieferer schreibt eine Überzahlung gut, eine Konferenz erstattet eine stornierte Anmeldung – können Sie diese Rückerstattung direkt auf der ursprünglichen Ausgabentransaktion erfassen. TimelyChurch bucht sie als passende Gutschrift auf dieselbe Kategorie, denselben Fonds und dasselbe Konto, sodass das Geld auf Ihr Bankkonto zurückkehrt und Ihre Nettoausgaben in dieser Kategorie auf den tatsächlich gezahlten Betrag sinken. Der ursprüngliche Kauf wird niemals bearbeitet oder gelöscht, wodurch Ihre Abstimmungen und Ihr Prüfpfad intakt bleiben.
Dies gilt für Rückerstattungen von Käufen (Ausgaben), nicht für Spenden. Wenn Sie Geld an eine spendende Person zurückgeben müssen, verwenden Sie stattdessen die Rückerstattungsoption bei der Spende dieser Person – die Rückerstattung einer Spende passt den Spendennachweis der spendenden Person an. Der Versuch, hier eine Einnahmentransaktion zu erstatten, wird mit einer Meldung blockiert, die Sie zur Spendenrückerstattung verweist.
Zwei Möglichkeiten, eine Lieferantenrückerstattung zu erfassen. Dieser Artikel behandelt das Erfassen einer Rückerstattung direkt auf der ursprünglichen Ausgabe – das richtige Werkzeug, wenn Sie vom Kauf selbst ausgehen. Wenn die Rückerstattung stattdessen als eingehende Einzahlung auftaucht, während Sie einen Kontoauszug importieren, können Sie sie direkt in der Importprüfungsliste als Rückerstattung für Ausgabe klassifizieren – siehe Bank-CSV-Import. Beide Wege erzeugen dieselbe geldsichere Gegenausgabe zur ursprünglichen Ausgabenkategorie.
Wo sich die Rückerstattungsaktion befindet
Rückerstattungen werden über die Registerkarte Transaktionen im Buchhaltungsmodul erfasst.
- Öffnen Sie Finanzen → Buchhaltung und dann die Registerkarte Transaktionen (im Einfachmodus als Geld Ein / Aus angezeigt).
- Suchen Sie die ursprüngliche Ausgabe, die Sie erstatten möchten. Die Suchleiste oben findet einen Betrag, Zahlungsempfänger, eine Beschreibung oder Referenznummer, falls Sie sie lokalisieren müssen.
- Öffnen Sie die Transaktion. Sie können die Rückerstattung an beiden Stellen starten:
- Über das Aktionsmenü der Zeile – klicken Sie auf das Menü ⋯ in der Ausgabenzeile und wählen Sie Rückerstattung.
- Über die Transaktionsdetails – klicken Sie auf die Transaktion, um ihre Detailansicht zu öffnen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Rückerstattung in der Fußzeile.
Die Rückerstattungsaktion erscheint nur bei Ausgaben. Sie ist bei Einnahmen- und Übertragungstransaktionen sowie bei einer Rückerstattung selbst ausgeblendet (Sie können eine Rückerstattung nicht erstatten – erstatten Sie stattdessen den ursprünglichen Kauf).
Die Rückerstattung erfassen
Beim Öffnen der Rückerstattungsaktion erscheint das Fenster Rückerstattung erfassen:
- Rückerstattungsbetrag – Vorausgefüllt mit dem vollen Betrag des ursprünglichen Kaufs. Ändern Sie ihn auf den Betrag, den der Lieferant tatsächlich zurückgegeben hat. Ein Hinweis unter dem Feld zeigt den maximal erstattbaren Betrag an (Bis zu X,XX $).
- Grund (optional) – Eine kurze Notiz für Ihre Unterlagen, etwa „zusätzliche Kabel zurückgegeben" oder „Anmeldung storniert". Diese wird auf der Rückerstattungszeile gespeichert.
- Klicken Sie auf Rückerstattung erfassen.
Eine Bestätigung erscheint: „Rückerstattung erfasst. Der Kauf zeigt nun den Nettobetrag, und das Geld ist zurück auf Ihrem Bankkonto."
Teilweise vs. vollständige Rückerstattungen
Sie können den gesamten Kauf oder nur einen Teil davon erstatten, und Sie können die Rückerstattung in mehreren Schritten vornehmen:
- Vollständige Rückerstattung – Lassen Sie den Betrag unverändert (den vollen ursprünglichen Betrag) und erfassen Sie ihn.
- Teilweise Rückerstattung – Geben Sie nur den zurückerstatteten Anteil ein. Wenn Sie beispielsweise Material für 200 $ gekauft und einen Artikel für 45 $ zurückgegeben haben, geben Sie 45 ein.
- Mehrere Rückerstattungen im Laufe der Zeit – Wenn ein Lieferant denselben Kauf in Teilbeträgen erstattet, erfassen Sie jeden Betrag, sobald er eintrifft. TimelyChurch verfolgt, wie viel des ursprünglichen Betrags noch erstattbar ist, und aktualisiert jedes Mal die Obergrenze Bis zu X,XX $.
Sie können nicht mehr erstatten, als der Kauf wert war. Die Summe aller Rückerstattungen auf einen Kauf ist auf den ursprünglichen Betrag begrenzt. Wenn Sie versuchen, mehr als den verbleibenden erstattbaren Saldo zu erstatten, wird die Rückerstattung mit einer Meldung blockiert, die Ihnen mitteilt, wie viel noch übrig ist. Wenn Sie eine Rückerstattung später löschen, wird dieser Betrag wieder erstattbar.
Wie die Rückerstattung im Hauptbuch und Budget erscheint
Eine Rückerstattung wird als Gegenausgabe erfasst – eine negative Ausgabe auf derselben Kategorie, demselben Fonds und demselben Konto wie der ursprüngliche Kauf, mit dem heutigen Datum. Hier ist, was das in der Praxis bedeutet:
- Ihr Bankkonto steigt um den Rückerstattungsbetrag – das Geld ist zurück.
- Die Nettoausgaben in der Kategorie sinken – die Ausgabenkategorie spiegelt nun wider, was Sie tatsächlich ausgegeben haben, nicht den vollen Betrag vor der Rückerstattung. Dies fließt direkt in Ihren Budget-Soll-Ist-Vergleich und Ihre Ausgabenberichte ein.
- Sie wird nicht als Einnahme gebucht. Eine Lieferantenrückerstattung ist eine Minderung einer Ausgabe, keine Spende, sodass sie nicht in den Spendensummen oder auf dem Spendennachweis einer Person erscheint.
- Der ursprüngliche Kauf bleibt unverändert. In der Transaktionsliste sehen Sie beide Zeilen: den ursprünglichen Kauf und eine neue Zeile „Rückerstattung von: …" für die Gutschrift. Zusammen ergeben sie saldiert Ihre tatsächlichen Kosten.
Da die ursprüngliche Transaktion genau so belassen wird, wie Sie sie eingegeben haben, bleibt eine abgeschlossene Abstimmung, die den Kauf bereits enthielt, gültig – die Rückerstattung erscheint einfach als neuer Posten zur Abstimmung, sobald sie auf Ihrem Bankkonto verbucht wird.
Schutzmaßnahmen und Grenzen
TimelyChurch schützt die Bücher, damit eine Rückerstattung kein Durcheinander verursachen kann:
- Nur Ausgaben. Hier können nur Ausgabentransaktionen erstattet werden. Rückerstattungen von Einnahmen (Spenden) laufen über den Spendenrückerstattungs-Ablauf.
- Keine Überrückerstattung. Die kombinierten Rückerstattungen auf einen Kauf können den ursprünglichen Betrag niemals überschreiten.
- Keine Rückerstattung einer Rückerstattung. Die Aktion ist bei Rückerstattungszeilen ausgeblendet; erstatten Sie stattdessen den ursprünglichen Kauf.
- Geschlossene Geschäftsjahre sind geschützt. Eine Rückerstattung trägt das heutige Datum, sodass das Erfassen in einem bereits mit Jahresabschluss geschlossenen Zeitraum blockiert wird. Dies verhindert, dass eine verspätete Lieferantenrückerstattung finalisierte Bücher unbemerkt wieder öffnet. Wenn eine Rückerstattung tatsächlich in ein geschlossenes Jahr gehört, müsste ein Administrator dieses Jahr zuerst wieder öffnen – siehe Jahresabschluss.