Budgetverwaltung

Übersicht

Die Budgetfunktion von TimelyChurch ermöglicht es Ihnen, Finanzbudgets zu erstellen, geplante Beträge für jede Einnahmen- und Ausgabenkategorie festzulegen und die tatsächliche Performance im Laufe des Jahres mit Ihrem Plan zu vergleichen. Das System berechnet Abweichungen in Echtzeit, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, ob Sie auf Kurs sind.

Plan und wo Sie es finden: Budgets ist eine Pro-Funktion ($129/Monat Gründerpreis, solange die ersten 25 Gründerslots verfügbar sind, danach $149/Monat Listenpreis). Öffnen Sie es über Finanzen > Budgets in der Seitenleiste – das funktioniert in beiden Buchhaltungsansichten. In der Vollständigen Buchführung ist Budgets außerdem im Menü Einrichtung ▾ der Buchhaltungs-Registerleiste aufgeführt; das Menü Mehr ▾ des Einfachen Kassenbuchs listet es nicht auf.

Wer Budgets verwalten darf

Budgets haben eine eigene Berechtigung, getrennt von Buchhaltung. Unter Verwaltung → Rollen & Berechtigungen entscheidet die Zeile Budgets (unter Finanzen), was eine Rolle tun darf:

Wer ein Budget nicht abschließen darf, sieht „Zum Abschließen eines Budgets ist Verwaltungszugriff in der Buchhaltung nötig. Wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Gemeinde, wenn Sie ihn benötigen."

Budgettypen

Sie können drei Arten von Budgets erstellen:

• Jährlich -- Umfasst ein volles Geschäftsjahr (die häufigste Wahl für Gemeinden).
• Vierteljährlich -- Umfasst einen Dreimonatszeitraum.
• Monatlich -- Umfasst einen einzelnen Monat.

Budget-Lebenszyklus

Jedes Budget durchläuft drei Phasen:

Ein neues Budget erstellen

Die Seite „Budget erstellen" bietet oben drei Schnellstartmethoden sowie ein manuelles Formular darunter. Wählen Sie die Methode, die am besten zu dem Budget passt, das Sie erstellen möchten.

Methode 1: Aus Vorlage

Wählen Sie in der Karte Schnellstart: Aus Vorlage erstellen eine vorgefertigte Vorlage (passend für die Größe Ihrer Gemeinde) und klicken Sie darauf. TimelyChurch erstellt ein Entwurfsbudget mit den bereits ausgefüllten Standardeinnahmen- und -ausgabenpositionen der Vorlage. Ideal für erste Budgets, wenn Sie keine Vorjahresdaten haben.

Methode 2: Aus Ist-Werten (Aus dem letzten Jahr vorausfüllen)

Wählen Sie in der Karte Aus den Ist-Werten des letzten Jahres vorausfüllen das Budgetjahr aus und klicken Sie auf Aus Ist-Werten vorausfüllen. TimelyChurch liest Ihre Einnahmen- und Ausgabentransaktionen des Vorjahres, summiert sie nach Kategorien und erstellt ein Entwurfsbudget, bei dem der geplante Betrag jeder Position dem entspricht, was Sie im letzten Jahr tatsächlich in dieser Kategorie ausgegeben oder eingenommen haben. Passen Sie von dort aus an. Ideal für Gemeinden, die mindestens ein vollständiges Jahr Buchhaltungshistorie haben.

Methode 3: Aus vorherigem Budget kopieren

Im manuellen Formular ermöglicht das Dropdown-Menü Aus vorherigem Budget kopieren, jede Position (mit denselben geplanten Beträgen) aus einem früheren Budget zu übernehmen. Ideal, wenn das Budget des letzten Jahres ein guter Ausgangspunkt ist und Sie nur einige Zahlen anpassen möchten.

Manuelle Erstellung

Wenn Sie lieber von Grund auf neu beginnen möchten:

1. Gehen Sie zu Finanzen > Budgets (oder Einrichtung ▾ > Budgets in der Buchhaltungs-Registerleiste).
2. Klicken Sie auf Neues Budget (Erstes Budget erstellen, falls Sie noch keines haben). Die Seite Budget erstellen öffnet sich.
3. Füllen Sie das manuelle Formular aus (unterhalb der Schnellstartkarten):
   • Budgetname -- Ein beschreibender Name (z. B. „Jahreshaushalt 2026" oder „Betriebshaushalt Q1 2026").
   • Budgettyp -- Jährlich, Vierteljährlich oder Monatlich.
   • Geschäftsjahr -- Das Jahr, für das dieses Budget gilt.
   • Startdatum -- Wann der Budgetzeitraum beginnt.
   • Enddatum -- Wann der Budgetzeitraum endet.
   • Aus vorherigem Budget kopieren -- Optionales Dropdown-Menü, um Positionen aus einem bestehenden Budget zu kopieren (oder Neu starten (keine Kopie)).
   • Notizen -- Optionale Anmerkungen zum Budget (Annahmen, Genehmigungsdatum durch den Vorstand usw.).
4. Klicken Sie auf Budget erstellen.

Sie werden auf die Budget-Detailseite weitergeleitet, wo Sie Positionen hinzufügen können.

Budgetpositionen (Einzelposten) hinzufügen

Jede Budgetposition verknüpft eine Kategorie mit einem geplanten Dollarbetrag für den Budgetzeitraum.

1. Klicken Sie auf der Budget-Detailseite auf Position hinzufügen.
2. Wählen Sie eine Kategorie (Einnahmen oder Ausgaben).
3. Wählen Sie optional einen Fonds, um das Budget auf Fondsebene zu verfolgen.
4. Geben Sie den Geplanten Betrag für den gesamten Budgetzeitraum ein.
5. Fügen Sie optionale Notizen hinzu, die den Betrag erläutern.
6. Klicken Sie auf Position hinzufügen.

Wiederholen Sie dies für jede Einnahmen- und Ausgabenzeile, die Sie verfolgen möchten.

Tipp: Das System verhindert doppelte Einträge. Sie können nicht zwei Budgetpositionen für dieselbe Kategorie und Fondskombination innerhalb desselben Budgets hinzufügen.

Abweichungen verstehen

Die Abweichung ist die Differenz zwischen dem Geplanten (budgetiert) und dem tatsächlich Eingetretenen (tatsächliche Transaktionen). TimelyChurch berechnet die Abweichung automatisch, indem die Budgetbeträge mit den tatsächlichen Transaktionsdaten verglichen werden.

Einnahmenabweichung

Für Einnahmekategorien vergleicht das System geplante Einnahmen mit tatsächlich erhaltenen Einnahmen im Budgetzeitraum.

• Über Ziel (positive Abweichung) -- Sie haben mehr Einnahmen erhalten als budgetiert. Dies ist im Allgemeinen günstig.
• Unter Ziel (negative Abweichung) -- Sie haben weniger Einnahmen erhalten als budgetiert. Möglicherweise ist Aufmerksamkeit erforderlich.

Ausgabenabweichung

Für Ausgabenkategorien vergleicht das System geplante mit tatsächlichen Ausgaben.

• Unter Budget (positive Abweichung) -- Sie haben weniger ausgegeben als budgetiert. Dies ist im Allgemeinen günstig.
• Über Budget (negative Abweichung) -- Sie haben mehr ausgegeben als budgetiert. Dies erfordert Aufmerksamkeit.

Gesamtabweichung

Die Gesamtabweichung betrachtet das Nettoergebnis: das tatsächliche Nettoergebnis (Einnahmen minus Ausgaben) im Vergleich zum geplanten Netto (geplante Einnahmen minus geplante Ausgaben).

• Günstig -- Die finanzielle Nettolage der Gemeinde ist besser als geplant.
• Ungünstig -- Die finanzielle Nettolage der Gemeinde ist schlechter als geplant.

Abweichungsindikatoren lesen

Auf der Budget-Detailseite zeigt jede Position:

• Geplant -- Der budgetierte Betrag.
• Tatsächlich -- Die Summe der übereinstimmenden Transaktionen innerhalb des Budgetzeitraums (abgeglichen nach Kategorie und optional nach Fonds).
• Abweichung -- Die Differenz in Dollar mit einem Prozentsatz.
• Fortschritt -- Ein Prozentsatz, der anzeigt, wie viel des geplanten Betrags realisiert wurde.
• Status -- Ein farbcodierter Indikator:
  • Grün für günstige Abweichung (Einnahmen über Ziel, Ausgaben unter Budget).
  • Rot für ungünstige Abweichung (Einnahmen unter Ziel, Ausgaben über Budget).

Ein Budget aktivieren

Wenn Ihr Budget fertig ist:

1. Öffnen Sie Finanzen > Budgets.
2. Suchen Sie das Entwurfsbudget in der Liste und öffnen Sie das Aktionsmenü (das Drei-Punkte-Symbol rechts in der Zeile).
3. Klicken Sie auf Aktivieren.
4. Der Status ändert sich von Entwurf zu Aktiv.

Hinweis: Ein Budget muss mindestens eine Position haben, bevor es aktiviert werden kann. Die Aktionen Aktivieren, Budget schließen, In nächstes Jahr kopieren und Löschen befinden sich alle im Zeilenaktionsmenü auf der Budgetliste – nicht auf der Budget-Detailseite selbst.

Sobald aktiv, beginnen die Abweichungsberechnungen des Budgets, geplante Beträge mit tatsächlichen Transaktionen in Echtzeit zu vergleichen.

Ein Budget schließen

Am Ende eines Budgetzeitraums:

1. Öffnen Sie Finanzen > Budgets.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü (Drei-Punkte-Symbol) für das aktive Budget.
3. Klicken Sie auf Budget schließen.
4. Der Status ändert sich zu Geschlossen.

Geschlossene Budgets können nicht geändert werden, bleiben aber für historische Überprüfungen und Berichte verfügbar.

Ein Budget ins nächste Jahr kopieren

Um Zeit beim Erstellen eines neuen Jahresbudgets zu sparen:

1. Öffnen Sie Finanzen > Budgets.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü (Drei-Punkte-Symbol) für das Budget, das Sie übernehmen möchten, und klicken Sie auf In nächstes Jahr kopieren.
3. Ein neues Entwurfsbudget wird erstellt mit:
   • Um eins erhöhtem Geschäftsjahr.
   • Um ein Jahr verschobenen Start- und Enddaten.
   • Allen Positionen mit denselben geplanten Beträgen kopiert.
4. Sie werden zur Detailseite des neuen Budgets weitergeleitet. Überprüfen Sie es, passen Sie Beträge nach Bedarf an und aktivieren Sie es (aus der Budgetliste), wenn es fertig ist.

Ein Budget löschen

Nur Entwurfsbudgets können gelöscht werden. Aktive und geschlossene Budgets werden für Rechenschaftspflicht und historische Aufzeichnungen aufbewahrt.

1. Öffnen Sie Finanzen > Budgets.
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü (Drei-Punkte-Symbol) für das Entwurfsbudget und klicken Sie auf Löschen.
3. Bestätigen Sie die Löschung.

Ausgabenwarnung bei 90 %

Um Ihnen zu helfen, Überausgaben zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden, scannt TimelyChurch die Ausgabenpositionen eines Budgets jedes Mal, wenn Sie die Detailseite öffnen. Jede Ausgabenposition, bei der die tatsächlichen Ausgaben 90 % oder mehr des geplanten Betrags erreicht haben, löst ein gelbes Ausgabenwarnung-Banner oben auf der Budget-Detailseite aus, das die betroffenen Kategorien auflistet. Dies ist lediglich eine Benachrichtigung – nichts wird gesperrt oder blockiert – gibt dem Kassenwart jedoch die Möglichkeit, das Problem zu kennzeichnen, bevor die Position das Budget überschreitet.

Budgetberichte

Die Budget-Detailseite verfügt über drei Berichtsschaltflächen zusätzlich zur seiteninternen Abweichungszusammenfassung: Vorstandsbericht herunterladen (PDF), Abweichungsbericht und Monatliche Aufschlüsselung. Alle drei funktionieren für jedes Budget und erfordern nur die Berechtigung Anzeigen bei Budgets.

Abweichungsbericht

Verwenden Sie ihn für einen schnellen Überblick von oben bis unten, wie das Budget gerade läuft. Klicken Sie auf der Budget-Detailseite auf Abweichungsbericht.

Was er zeigt:

• Zusammenfassungsblöcke für Einnahmen, Ausgaben und Nettoposition (geplantes Netto vs. tatsächliches Netto).
• Eine Tabelle Positionsabweichungsdetail mit, für jede Budgetposition: Kategorie, Fonds, Geplant, Tatsächlich (die Summe aller übereinstimmenden Transaktionen im Budgetzeitraum), Abweichung ($), Abweichung (%) und einem Status (zum Beispiel Unter Budget, Budgetüberschreitung, Ziel überschritten oder Unter Ziel, als günstig oder ungünstig dargestellt).
• Positionen sind in Einnahmen und Ausgaben gruppiert, jeweils mit Summen.
• Eine Schaltfläche Bericht drucken und das Datum, an dem der Bericht erstellt wurde.

Jahr-bis-heute-Tempo (nur Jahresbudgets): Die Budget-Detailseite zeigt außerdem einen Wert Jahr bis heute (Erwartet) für Einnahmen, Ausgaben und Netto. Er verteilt die geplante Gesamtsumme des Budgets gleichmäßig auf 12 Monate und zählt die seit dem Startdatum des Budgets vergangenen Monate, sodass Sie sehen, ob die Ist-Werte dem linearen Tempo Voraus oder Im Rückstand (Einnahmen) bzw. Unter oder Überschreitung (Ausgaben) sind. Liegt der heutige Tag außerhalb des Budgetzeitraums, wird kein Jahr-bis-heute-Wert angezeigt.

So lesen Sie ihn:

• Alle Zeilen grün: gesund. Springen Sie zu den Zusammenfassungszahlen.
• Eine oder zwei Ausgabenzeilen bei 90 %+ Fortschritt: prüfen Sie sie, bevor sie 100 % überschreiten. Die Abweichung zeigt, wie viel Spielraum in Dollar bleibt.
• Einnahmen deutlich unter dem Jahr-bis-heute-Tempo: die Spenden sind schwach. Warten Sie nicht bis zum Jahresende – führen Sie das Gespräch jetzt.
• Einnahmen und Ausgaben beide günstig: auf beiden Seiten unter Budget, oft gut, aber prüfen Sie, ob Dienstpläne pausiert wurden.

Monatliche Aufschlüsselung

Verwenden Sie sie, wenn Sie den zeitlichen Verlauf sehen müssen, nicht nur Summen. Klicken Sie auf der Budget-Detailseite auf Monatliche Aufschlüsselung.

Was sie zeigt: ein Raster mit einer Zeile pro Budgetposition (nach Kategorie) und einer Spalte pro Monat des Budgetzeitraums.

• Jede Zelle zeigt den geplanten Betrag und den tatsächlichen Betrag dieses Monats. Der geplante Betrag pro Monat ist der geplante Gesamtbetrag der Position, gleichmäßig auf die Monate des Budgetzeitraums verteilt.
• Der tatsächliche Betrag pro Monat ist die Summe der Transaktionen in der passenden Kategorie (und dem Fonds, falls die Zeile einen hat), die in diesem Monat datiert sind.
• Die Zellen sind farbcodiert: grün für Unter Budget (Ausgaben) / Ziel überschritten (Einnahmen), rot für Budgetüberschreitung (Ausgaben), grau, wenn keine Aktivität vorliegt.
• Anzeigen: oben schaltet zwischen Beide (Standard), Nur Einnahmen und Nur Ausgaben um.
• Eine Zeile Summen unten und eine Spalte Gesamt rechts zeigen die Monats- und Gesamtzeitraumsummen.

So lesen Sie sie:

• Eine Ausgabenkategorie, die in den frühen Monaten heiß läuft: wenn die Ist-Werte in den ersten drei Monaten bereits den linearen Plan überschritten haben, sind später Überschreitungen zu erwarten, sofern sich die Ausgaben nicht ändern.
• Unregelmäßige Ausgaben (Versicherung, Konferenzen, Ausstattung): sie wirken im Ist-Monat „zu hoch“ und im Rest des Jahres „zu niedrig“. Das ist zu erwarten – achten Sie auf die Summe dieser Zeilen.
• Nutzen Sie den Filter: schalten Sie vor einer Finanzausschusssitzung auf Nur Ausgaben – bei solchen Sitzungen geht es meist um Ausgabenüberschreitungen.

Tipp: Die Monatliche Aufschlüsselung ist der beste Bericht für die Liquiditätsplanung. Der Abweichungsbericht sagt Ihnen, ob Sie darüber oder darunter liegen; das Monatsraster sagt Ihnen, wann Sie sich wappnen sollten.

Vorstandsbericht PDF

Verwenden Sie ihn, wenn Sie eine saubere, vorstandsfertige Zusammenfassung drucken oder per E-Mail senden möchten. Klicken Sie auf der Budget-Detailseite auf Vorstandsbericht herunterladen (PDF) – das PDF wird sofort heruntergeladen, ohne Vorschau auf dem Bildschirm.

Was es enthält: einen Budget vs Actual Report mit einer Finanzzusammenfassung (Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben, Nettoposition), Einnahmen- und Ausgabentabellen mit Kategorie, Geplant, Tatsächlich und Abweichung, dem Namen Ihrer Gemeinde und dem Zeitpunkt, an dem das PDF erstellt wurde.

Der Vorstandsbericht ist eine Momentaufnahme. Wenn Sie ihn nächste Woche erneut erstellen, können die Zahlen abweichen, weil neue Transaktionen hinzugekommen sind – archivieren Sie daher das tatsächlich präsentierte PDF bei Ihren Vorstandsprotokollen, statt es später erneut zu erzeugen.

Tipp: Teilen Sie den Abweichungsbericht mit Ihrem Finanzausschuss und bringen Sie den Vorstandsbericht PDF zur Vorstandssitzung selbst. Archivieren Sie ihn monatlich zusammen mit dem Kassenbericht.

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