Berechtigungen, Datenschutz und Pläne bei KI-Assistenten
Ein verbundener KI-Assistent ist kein neuer Benutzer mit eigenem Zugriff. Er ist die Person, die ihn verbunden hat, die über einen Chat arbeitet. Dieser Artikel erklärt, was das für Berechtigungen, für den Datenschutz der Spender, für Gemeinden mit mehr als einem Standort oder Konto und für Ihren Plan bedeutet -- und welche Schalter eine Administratorin oder ein Administrator der Gemeinde steuert.
Die Kurzfassung
- Der Assistent kann genau das tun, was die verbundene Person in TimelyChurch tun kann -- nie mehr.
- Spendernamen sind vor dem Assistenten verborgen, es sei denn, diese Person darf sie sehen.
- Eine Verbindung erreicht eine Gemeinde.
- Dem Assistenten werden nur die Bereiche angeboten, die Ihr Plan enthält.
- Eine Administratorin oder ein Administrator der Gemeinde kann das Lesen ein- oder ausschalten, Änderungen ein- oder ausschalten und jede Verbindung jederzeit entfernen.
Berechtigungen: Der Assistent sind Sie
Jede Frage und jede Änderung wird in dem Moment, in dem sie gestellt wird, gegen die Rolle der verbundenen Person geprüft. Ändern Sie die Rolle einer Person unter Verwaltung → Rollen & Berechtigungen, folgt ihr Assistent bei der nächsten Anfrage -- es muss nichts neu verbunden werden.
Dieselbe Berechtigung, die Sie auf der Website brauchen, braucht auch der Assistent:
| Der Assistent kann … | Wenn die Rolle der verbundenen Person hat |
|---|---|
| Die Bücher, die Prüfwarteschlange, Rechnungen, den Abstimmungsstatus, Berichte und das Prüfprotokoll lesen | Anzeigen bei Buchhaltung |
| Transaktionen und Journalbuchungen erfassen, Zeilen des Bankimports übernehmen, eine Rechnung erfassen, eine Ausgabe rückerstatten, eine wiederkehrende Transaktion einrichten oder buchen, einen Zahlungsempfänger, eine Kategorie, einen Fonds oder eine Nachverfolgungsklasse hinzufügen | Erstellen bei Buchhaltung |
| Prüfzeilen kategorisieren, aufteilen, ausschließen oder wiederherstellen, gebuchte Transaktionen bearbeiten, gelöschte wiederherstellen, eine Rechnung bearbeiten oder bezahlen, einen Beleg anhängen oder entfernen, eine wiederkehrende Transaktion bearbeiten, überspringen, pausieren oder fortsetzen | Bearbeiten bei Buchhaltung |
| Gebuchte Transaktionen löschen | Löschen bei Buchhaltung |
| Eine Rechnungszahlung stornieren | Stornieren bei Buchhaltung |
| Eine Abstimmung starten, Posten abhaken, sie abbrechen | Abstimmen bei Buchhaltung |
| Eine Abstimmung abschließen; ein Budget abschließen (mit Zugriff auf Budgets) | Schließen bei Buchhaltung |
| Budgets auflisten; eines erstellen; Zeilen festlegen und aktivieren | Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten bei Budgets |
| Spendensummen, fehlgeschlagene Spenden, den Fortschritt von Zusagen und Einzahlungschargen sehen | Anzeigen bei Spenden und Schenkungen |
| Spenden nach Fonds sehen | Anzeigen bei Fonds |
| Eine Spende erfassen | Die Spenden-Stufe Zähler oder höher |
| Eine Einzahlungscharge schließen, Spendernamen sehen | Die Spenden-Stufe Buchhalter oder höher |
| Eine Einzahlungscharge als eingezahlt markieren | Die Spenden-Stufe Administrator |
| Die Bereitschaft der Spendennachweise prüfen | Anzeigen bei Spendennachweise und die Stufe Buchhalter |
| Veranstaltungen, Dienstpläne und Teams lesen; eine Veranstaltung erstellen; eine freiwillige Person zuweisen | Die passende Berechtigung bei Veranstaltungen, Zeitpläne und Gruppen |
Erlaubt die Rolle etwas nicht, wird der Assistent mit einem Satz wie „Sie haben keine Berechtigung, Lieferantenrechnungen zu bezahlen.“ abgewiesen, und nichts geschieht.
Ist die Einstellung Spenden-Datenschutz Ihrer Gemeinde („Spendenzugriff auf Finanzrollen beschränken“) eingeschaltet, gilt sie auch hier: Eine Administratorin oder ein Administrator, die oder der auf der Website von den Finanzen ferngehalten wird, wird auch über einen Assistenten ferngehalten.
Datenschutz der Spender
Die Regel aus Wer Spenden und Gaben sehen kann gilt unverändert weiter. Sofern die verbundene Person nicht auf der Spenden-Stufe Buchhalter oder Administrator ist, sieht der Assistent überall, wo ein Name stünde, das Wort „Spender“:
- Eine Spende in Ihren Büchern liest sich „Spende von Spender“, und eine Suche nach dem Namen eines Gebers findet keine Spenden.
- In der Prüfwarteschlange des Bankimports wird der zugeordnete Spender weggelassen.
- Der Inhalt einer Auszahlung als Einzahlung kommt als Anzahlen und Summen, ohne die Zeilen Spende für Spende.
- Ein Zähler kann eine Spende für eine Person erfassen, die er nach Namen nachgeschlagen hat. Die Suche liefert nur Namen -- keine Adresse, Telefonnummer, Beträge oder Spendenhistorie --, und nach E-Mail-Adresse wird nur auf der Stufe Buchhalter gesucht. Die Vorschau der Spende zeigt den Geber als Nummer, nicht als Namen.
- Ein Zähler sieht nur die Einzahlungschargen, die er selbst geöffnet hat.
- Die Bereitschaft der Spendennachweise besteht nur aus Zahlen -- nie aus einem Namen -- und ist auf der Stufe Buchhalter verfügbar.
Das schützt auch die Seite Ausstehende Genehmigungen: Wartet eine Änderung, die jemand vorgeschlagen hat, der Spender sehen kann, auf Genehmigung, kann nur eine Administratorin oder ein Administrator, die oder der ebenfalls Spender sehen kann, sie öffnen und genehmigen. Siehe Änderungen freigeben, die ein KI-Assistent vorschlägt.
Gut zu wissen: Die Beschreibung, die Ihre Bank mit einer Transaktion schickt, wird so angezeigt, wie die Bank sie gesendet hat, genau wie auf der Website -- einschließlich des Namens eines Absenders, falls die Bank einen dort eingetragen hat.
Alles, was der Assistent liest, wird an diesen Assistenten geliefert, im eigenen Konto der verbundenen Person bei dessen Anbieter. Verbinden Sie nur einen Assistenten, den Ihre Gemeinde für Finanzinformationen verwenden möchte, und nur auf einem Gerät und in einem Konto, das die Person allein nutzt.
Team-Reichweite
Eine Rolle mit der Einstellung Ihre Teams behält diese Reichweite auch über einen Assistenten: Er sieht Veranstaltungen, die von den Teams der Person geleitet werden (und gemeindeweite Veranstaltungen), und Dienstpläne und Einsatzpläne nur für diese Teams. Eine Rolle mit der Einstellung Ganze Gemeinde sieht alles, was ihre Berechtigungen erlauben. Siehe Rollen & Berechtigungen.
Eine Verbindung, eine Gemeinde
Beim Verbinden zeigt TimelyChurch einen Bildschirm Autorisierungsanfrage, der unter Diese Anwendung wird in der Lage sein: auflistet, was der Assistent anfordert. Zeilen, die Änderungen erlauben, tragen die Markierung Schreibzugriff mit dem Hinweis „Änderungen sind nur möglich, wenn ein Kirchenadministrator KI-Änderungen für diese Kirche aktiviert hat.“
Gehören Sie zu mehr als einer Gemeinde, fragt der Bildschirm Auf welche Kirche soll diese Verbindung zugreifen? Die Verbindung arbeitet dann nur mit dieser Gemeinde -- „sie kann später nicht geändert werden, ohne sich neu zu verbinden.“ Was Sie in Ihrem Browser geöffnet haben, spielt keine Rolle: Ein mit einer Gemeinde verbundener Assistent liest oder ändert nie eine andere. Um mit einer zweiten Gemeinde zu arbeiten, verbinden Sie sich erneut und wählen sie aus.
Funktionen des Plans
Der Connector selbst hat keine Planvoraussetzung, aber einem Assistenten werden nur die Bereiche angeboten, die der Plan Ihrer Gemeinde enthält -- dieselben Bereiche, die in Ihrer Seitenleiste erscheinen:
| Bereich | Der Assistent braucht, dass Ihr Plan enthält |
|---|---|
| Spendensummen, Spenden nach Fonds, fehlgeschlagene Spenden, Einzahlungschargen, eine Spende erfassen, Bereitschaft der Nachweise | Spenden und Schenkungen |
| Die Prüfwarteschlange des Bankimports, Transaktionen, Abstimmung, Rechnungen, wiederkehrende Transaktionen, Belege, Berichte, Buchhaltungslisten | Spenden und Schenkungen und Buchhaltung |
| Budgets und Budget im Vergleich zu Ist-Werten | Spenden und Schenkungen und Budgets |
| Fortschritt von Zusagenkampagnen | Spenden und Schenkungen und Zusagen |
| Dienstteams und Einsatzpläne | Gruppen |
| Veranstaltungen und Dienstpläne | Keine Planfunktion -- immer verfügbar |
Ist ein Bereich nicht in Ihrem Plan, bietet der Assistent ihn gar nicht an, und eine direkte Anfrage wird mit einem Satz wie „Der Plan Ihrer Gemeinde enthält keine Buchhaltung, daher kann diese Verbindung keine Lieferantenrechnungen erfassen. Ein Gemeindeadministrator kann den Plan in TimelyChurch unter Einstellungen → Abrechnung und Tarife upgraden.“ abgewiesen. Ist Ihr Abonnement nicht aktiv, sagt der Satz, dass ein Gemeindeadministrator es dort erneuern kann.
Der Plan wird in dem Moment, in dem eine Änderung angewendet wird, noch einmal geprüft, sodass ein Vorschlag, der vor einer Planänderung gemacht wurde, danach nicht angewendet werden kann.
Um Ihren Plan zu sehen oder zu ändern, siehe Abonnement & Abrechnung.
Die Schalter, die eine Administratorin oder ein Administrator der Gemeinde steuert
Alle auf der Karte MCP-Connector (Gemeindeeinstellung → Integrationen), für Personen, die Einstellungen bearbeiten dürfen:
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| MCP für diese Kirche aktivieren | Standardmäßig aus. Ein: Personen können einen Assistenten verbinden, und er kann lesen. Aus: Jede verbundene App wird sofort getrennt, und Änderungen werden mit abgeschaltet. |
| KI-Tools erlauben, Änderungen vorzuschlagen | Standardmäßig aus. Ein: Verbundene Assistenten können Änderungen vorschlagen, jede mit Vorschau und Genehmigung. Aus: Der Assistent erfährt „KI-Änderungen sind für diese Gemeinde ausgeschaltet.“ ab seiner nächsten Anfrage, und Vorschläge, die noch offen waren, können nicht mehr angewendet werden. |
| Genehmigung im Chat | Wann die Chat-Antwort nötig ist -- siehe Änderungen freigeben, die ein KI-Assistent vorschlägt. |
| Widerrufen (neben einer Verbindung) | Entfernt genau diese Verbindung sofort. |
Zwei Dinge zu KI-Tools erlauben, Änderungen vorzuschlagen:
- Es erweitert nie die Berechtigungen von irgendjemandem. Eine Person, die Buchhaltung nur anzeigen darf, erhält weiterhin einen Assistenten, der nur lesen kann.
- Eine Verbindung, die vor dem Einschalten hergestellt wurde, bleibt schreibgeschützt. Die Liste Verbundene Apps sagt „Wurde verbunden, bevor Änderungen erlaubt waren — kann weiterhin nur lesen.“ Die Person entfernt den Connector in ihrem Assistenten und fügt ihn erneut hinzu.
Eine Verbindung funktioniert außerdem von selbst nicht mehr, wenn die Person Ihre Gemeinde verlässt oder ihr Konto deaktiviert wird.