Check-in-Räume (mehrere gleichzeitige Live-Sitzungen pro Veranstaltung)

Mit Check-in-Räumen können Sie mehrere Live-Check-in-Sitzungen gleichzeitig betreiben, einschließlich mehrerer Räume unter einer Veranstaltung. Krippe, Klasse 1 und Klasse 2 können jeweils ihren eigenen Kiosk, ihre eigene Anwesenheitsliste, Personenzählung und Anwesenheits-Gesamtsumme haben — ohne dass Kinder im falschen Raum landen.

Ein Check-in-Raum ist eine Check-in-Sitzung mit einem Namen Ihrer Wahl (Krippe, Klasse 1, Camp-Ankunft usw.). Das Starten eines neuen Raums beendet nicht die anderen. Sie bleiben live, bis Sie jeden einzeln beenden.

Für die physische Kapazität eines Klassenraums (Brandschutzgrenzen und Live-Personenzahlen je Klasse) siehe Raumkapazität und Live-Auslastung — das ist etwas anderes als eine Check-in-Sitzung.

Wann mehrere Räume verwenden

Verwenden Sie eine separate Live-Sitzung pro Check-in-Punkt, wenn Familien sich nicht eine Schlange oder eine Anwesenheitsliste teilen sollen:

• Kindergottesdienst und Krippe während desselben Sonntagsgottesdienstes.
• Klassenstufen-Räume (Krippe, Klasse 1, Klasse 2, …) unter einer Gottesdienst-Veranstaltung.
• Eine Sitzung am Empfangstisch für das Auditorium und eine Sitzung im Kinderflur zur selben Stunde.
• Camp- oder VBS-Kontrollpunkte (Ankunft, Mittagessen, eine Aktivitätstür) — jeder Kontrollpunkt ist eine eigene Sitzung.

Verwenden Sie eine Sitzung, wenn alle in dasselbe Programm am selben Tisch einchecken.

Camps, Armbänder und eine gemeinsame Veranstaltung

Wenn Sie RFID-Armbänder verwenden, werden Bänder auf Veranstaltungsebene verknüpft, nicht auf Ebene der einzelnen Sitzung. Ein mehrtägiges Camp benötigt weiterhin eine Veranstaltung für die gesamte Woche, wobei die Sitzungen jedes Tages (und jeder Kontrollpunkt) mit derselben Veranstaltung verknüpft sind. Legen Sie keine neue Veranstaltung pro Tag an, wenn das Band vom Montag auch am Freitag in der Essensschlange funktionieren soll.

Eine eigenständige Sitzung (ohne verknüpfte Veranstaltung) kann weiterhin zum Antippen und Identifizieren genutzt werden, aber die Sammelaktion Alle Armbänder freigeben ist veranstaltungsgebunden und erscheint nicht. Siehe RFID-Check-in mit Armbändern einrichten und RFID-Armbänder bei Camps & Veranstaltungen nutzen.

Aktivieren Sie Diese Sitzung verwendet Armbänder für jede Kontrollpunkt-Sitzung, nicht nur für die Ankunft.

Check-in-Räume vs. Einrichtungen → Räume

Diese beiden „Räume" lassen sich leicht verwechseln. Es handelt sich nicht um denselben Datensatz.

Eine Check-in-Sitzung wird nicht in Einrichtungen angelegt, und das Umbenennen einer Sitzung benennt keinen Einrichtungs-Raum um. Verknüpfen Sie Klassen mit Einrichtungs-Räumen, damit Namensschilder den Klassenraum drucken können und die Auslastung eine Kapazität zum Vergleich hat. Starten Sie Check-in-Sitzungen, damit jeder Flurtisch seinen eigenen Live-Kiosk hat.

Räume starten (die Check-in-Registerkarte der Veranstaltung)

Für mehrere Räume unter einer Veranstaltung starten Sie diese direkt aus der Veranstaltung heraus. Dies ist die primäre Oberfläche für den Check-in mehrerer Räume.

1. Öffnen Sie die Veranstaltung (den Veranstaltungs-Hub).
2. Öffnen Sie die Registerkarte Check-in.
3. Klicken Sie auf Eine Sitzung starten. Ein Bereich Check-in-Sitzung starten öffnet sich (ein Bottom-Sheet auf dem Smartphone, ein zentriertes modales Fenster auf dem Desktop).
4. Die Veranstaltung ist bereits festgelegt — auf dieser Registerkarte gibt es keine Veranstaltungsauswahl.
5. Sitzungsname ist hier erforderlich. Er ist mit einer hochzählenden Vorgabe vorbelegt (Raum 1, Raum 2, Raum 3, …), sodass zwei Räume niemals identisch sind, falls Sie blind absenden. Ändern Sie ihn vor dem Start auf den tatsächlichen Namen (Krippe, Klasse 1, …).
6. Klicken Sie auf Sitzung starten.
7. Wiederholen Sie dies einmal pro Raum. Sie laufen alle gleichzeitig unter derselben Veranstaltung.

Der Leerzustand dieser Registerkarte sagt es unverblümt: Starten Sie eine Sitzung pro Raum oder Klasse — sie laufen alle gleichzeitig.

Jede Sitzung erscheint auf ihrer eigenen Karte mit:

• Dem Sitzungsnamen.
• Einem pulsierenden Live-Abzeichen oder einem Beendet-Abzeichen.
• Laufenden Summen: Gesamt (individuelle Check-ins plus etwaiger Personenzählung), eingecheckt und Personenzählung, sofern verwendet.

Eine Sitzung von der Check-in-Station aus starten

Sie können Sitzungen auch über Planung > Check-in starten (die Check-in-Station). Verwenden Sie dies für eine eigenständige Sitzung oder um eine weitere gleichzeitige Sitzung hinzuzufügen, die Sie über ein Dropdown mit einer Veranstaltung verknüpfen.

1. Gehen Sie zu Planung > Check-in.
2. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Sitzung starten. Derselbe Bereich Check-in-Sitzung starten öffnet sich.
3. Falls bereits Sitzungen live sind, meldet ein blaues Banner, wie viele aktiv sind und dass die neue Sitzung parallel laufen wird.
4. Zur Veranstaltung verknüpfen (optional). Wählen Sie eine bevorstehende Veranstaltung (die Liste zeigt die heutige und die nächsten sieben Tage), um zugewiesene Freiwillige anzuzeigen und die Anwesenheit zu synchronisieren. Oder wählen Sie Keine Veranstaltung – eigenständige Sitzung.
5. Sitzungsname (optional). Leer lassen, um den Veranstaltungstitel zu verwenden, oder – falls keine Veranstaltung gewählt ist – die Vorgabe Sonntagsgottesdienst – [heutiges Datum].
6. Hängen Sie optional ein Einwilligung / Haftungsausschluss-Formular an, und aktivieren Sie optional Diese Sitzung verwendet Armbänder.
7. Klicken Sie auf Sitzung starten.

Live-Sitzungen erscheinen im Banner Aktive Sitzungen. Sind mehrere live, zeigt ein bernsteinfarbener Chip Mehrere Sitzungen – bitte eine auswählen. Verwenden Sie Auswählen, um die Anwesenheitsliste und Statistiken dieser Sitzung auf der Station anzuzeigen (dies verwendet die genaue Sitzung, nicht nur deren Veranstaltung — sonst wären zwei Räume unter derselben Veranstaltung nicht eindeutig zuzuordnen). Beenden schließt nur diese Sitzung.

Tipp: Geben Sie jeder gleichzeitig laufenden Sitzung einen eindeutigen Namen. Behält jeder Raum den Standardtitel der Veranstaltung, können Familien und Freiwillige, die eine Sitzung auswählen, sie nicht auseinanderhalten.

Einen Raum umbenennen

Namen sind es, woran Freiwillige und Familien die Krippe von Klasse 1 unterscheiden. Sie können eine Sitzung jederzeit umbenennen (live oder beendet).

Von der Check-in-Registerkarte der Veranstaltung aus

1. Klicken Sie auf der Sitzungskarte auf Umbenennen.
2. Bearbeiten Sie den Namen (erforderlich, bis zu 255 Zeichen).
3. Klicken Sie auf Speichern (oder Abbrechen).

Von der Sitzungsseite aus

1. Klicken Sie in Aktive Sitzungen auf den Sitzungsnamen (oder das Anzeigen-/Augensymbol), um die Sitzung zu öffnen.
2. Klicken Sie neben dem Titel auf das Stiftsymbol (Sitzung umbenennen).
3. Bearbeiten Sie den Namen und klicken Sie auf Speichern.

Kiosk pro Raum

Jeder Live-Raum kann sein eigenes Kiosk-Tablet haben, sodass eine Familie an der Krippentür nie Klasse 1 als Option sieht.

Einen Kiosk an einen Raum binden

Nur eine Live-Sitzung kann einen Kiosk öffnen. Eine beendete Sitzung bietet keine Live-Check-in-Oberfläche.

• Auf der Registerkarte Check-in der Veranstaltung: Klicken Sie auf Kiosk öffnen auf der Karte dieses Raums. Ein neuer Tab öffnet sich, bereits an diese Sitzung gebunden.
• Auf der Sitzungsseite: Klicken Sie auf Kiosk-Modus. Dieselbe Bindung.
• Setzen Sie diese Kiosk-Seite auf dem Tablet an dieser Tür als Lesezeichen oder fügen Sie sie zum Startbildschirm hinzu – die gespeicherte Adresse hält es an diesen Raum gebunden.

Die Kiosk-Kopfzeile zeigt den Gemeindenamen und einen Chip mit dem Namen dieser Sitzung sowie die Live-Summen dieser Sitzung (Check-ins und Personenzählung).

Gemeinsam genutzter Kiosk (Familie wählt den Raum)

Wenn Sie Kiosk-Modus aus der Kopfzeile der Check-in-Station öffnen (keine Sitzung gebunden) und mehr als eine Sitzung live ist, zeigt der Kiosk zuerst Check-in auswählen — In welchen Gottesdienst oder welche Klasse checken Sie ein? Familien tippen auf eine benannte Sitzung und dann auf das Telefontastenfeld.

Ist nur eine Sitzung live, überspringt der Kiosk diesen Schritt.

Für Kiosk-Layout, PIN-Sperre und Drucken siehe Einrichten eines Check-in-Kiosks.

Einchecken von der Veranstaltungsseite aus

Die Registerkarte Check-in der Veranstaltung verfügt außerdem über die Suche Schnell-Check-in. Sind zwei oder mehr Räume Live, erscheint neben der Suche eine Auswahl Check-in bei — wählen Sie zuerst den Raum. Ist nur eine Sitzung live, wird diese automatisch verwendet.

Wird ein Check-in versucht, während mehrere Sitzungen live sind und kein Raum ausgewählt ist, rät TimelyChurch nicht. Sie sehen: Mehrere Check-in-Sitzungen sind aktiv — bitte wählen Sie eine Sitzung/einen Raum für den Check-in.

Eine Sitzung beenden und fortsetzen

Beenden

Das Beenden eines Raums schließt ihn für neue Check-ins. Bereits eingecheckte Personen bleiben eingecheckt (und benötigen weiterhin einen normalen Checkout / eine Abholung per Sicherheitscode). Andere Live-Räume bleiben unberührt.

• Registerkarte Check-in der Veranstaltung: Beenden auf dieser Karte.
• Aktive Sitzungen auf der Check-in-Station: Beenden auf dieser Karte.
• Sitzungsseite (solange live): Sitzung beenden.

Die Karte zeigt anschließend Beendet (Veranstaltungs-Registerkarte) oder fällt aus Aktive Sitzungen heraus (Station). Auf der Station können beendete Sitzungen weiterhin unter Heutige Sitzungen erscheinen, mit ihrer Start-/Endzeit und der Anzahl der Check-ins.

Fortsetzen

Das erneute Aktivieren einer Sitzung erstellt sie nicht neu und verwirft ihre Check-ins nicht. Sie wird wieder Live, sodass Sie weiterhin Personen in denselben Raum einchecken können. Das Fortsetzen einer Sitzung verändert keine andere.

Auf der Registerkarte Check-in der Veranstaltung zeigt eine Beendet-Karte Fortsetzen. Verwenden Sie dies nach einer Pause (Mittagessen, ein versehentliches Beenden, ein Raum, der wieder geöffnet werden muss).

Hinweis: Fortsetzen gibt es nur auf der Check-in-Registerkarte der Veranstaltung. Die Sitzungsseite zeigt Sitzung geschlossen, CSV exportieren und Löschen, wenn eine Sitzung nicht live ist, und auch die Check-in-Station hat kein Fortsetzen. Eine eigenständige Sitzung (ohne verknüpfte Veranstaltung) kann daher nach dem Beenden nicht wieder geöffnet werden -- starten Sie stattdessen eine neue Sitzung. Das Beenden einer Sitzung löscht nie ihre Check-ins.

Ist auf der Veranstaltungs-Registerkarte keine Sitzung live, erscheinen aber weiterhin beendete Räume darüber, weist die Seite Sie an: Setzen Sie eine beendete Sitzung oben fort, um weiterhin Personen einzuchecken, oder starten Sie eine neue.

Auslastung, wenn mehrere Räume gleichzeitig live sind

Die Statistiken der Check-in-Station und die Karte Eingecheckt (Umschalter Liste / Räume) folgen der Sitzung, die Sie ausgewählt haben. Die Personenzahlen auf dieser Karte sind die Kinder dieser Sitzung, gruppiert nach Klasse — nicht eine gebäudeweite Mischung aus allen Live-Räumen.

Die physische Kapazität liegt weiterhin unter Einrichtungen → Räume, zugewiesen an jede Klasse. Lesen Sie diese Personenzahlen im Vergleich zu dieser Kapazität, wie in Raumkapazität und Live-Auslastung beschrieben.

Jede Check-in-Sitzung hat auf der Veranstaltungs-Registerkarte außerdem ihre eigene Gesamtsumme: individuelle Check-ins plus jede am Kiosk für diesen Raum eingegebene Personenzählung.

Sicherheitsnachweise für Eltern raumübergreifend

Sicherheitscodes und Eltern-Etiketten funktionieren genauso wie an einem Sonntag mit nur einer Sitzung:

• Jeder Check-in eines Kindes erhält weiterhin seinen eigenen 6-stelligen Sicherheitscode.
• Drucken Sie das Namensschild des Kindes und das Sicherheitsetikett des Elternteils wie gewohnt (Sicherheitscodes, Etiketten und Kindersicherheit).
• Verifizieren und auschecken sucht den Code über alle aktiven Check-ins der Gemeinde, nicht nur in der aktuell auf der Station ausgewählten Sitzung — sodass ein gemeinsamer Abholtisch ein Kind mit dem passenden Etikett aus der Krippe oder aus Klasse 1 entlassen kann.

Gehören Geschwister in unterschiedliche Räume, checken Sie sie an jedem Kiosk des jeweiligen Raums ein (oder wählen Sie jede Sitzung aus). Ein Familien-Check-in an einem an eine Sitzung gebundenen Kiosk bringt jede von Ihnen ausgewählte Person in diesen einen Raum.

Die autorisierte Abholung gilt weiterhin beim Checkout: Wählen Sie bei einem Kind aus, wer abholt, bevor Sie auf Auschecken bestätigen klicken.

Eigenständige Sitzungen vs. veranstaltungsgebunden

Sitzungen sind auf heute in der Zeitzone Ihrer Gemeinde datiert, selbst wenn die verknüpfte Veranstaltung an einem anderen Kalendertag liegt. Starten Sie Räume an dem Tag, an dem sie live sein müssen. Die Check-in-Registerkarte der Veranstaltung listet nur die heutigen Sitzungen dieser Veranstaltung auf, sodass an einem anderen Tag gestartete Räume dort nicht erscheinen.

Weitere Fallstricke

• Benennen Sie jeden Raum. Doppelte Veranstaltungstitel machen die Kiosk-Auswahl und die Auswählen-Liste der Station unsicher, wenn man nach Vermutung vorgeht.
• Lassen Sie das System den Raum nicht erraten. Bei zwei oder mehr Live-Sitzungen weigert sich der Check-in, automatisch auszuwählen. Binden Sie den Kiosk an eine Sitzung oder verwenden Sie Auswählen / Check-in bei.
• Kiosk-Modus der Station vs. Kiosk öffnen. Der Kiosk aus der Kopfzeile der Station ist gemeinsam genutzt (Auswahl, wenn mehrere live sind). Kiosk öffnen auf einer Karte ist an diesen Raum gebunden. Bringen Sie die gebundene URL auf dem Tablet an dieser Tür an.
• Beenden ist kein Checkout und kein Löschen. Für die Abholung ist weiterhin der Sicherheitscode nötig (und bei Kindern die autorisierte Abholung).
• Löschen ist endgültig. Löschen auf der Sitzungsseite oder der Veranstaltungs-Registerkarte entfernt die Sitzung und ihre Check-in-/Anwesenheitsdatensätze. Bestätigen Sie zuerst. Bevorzugen Sie Beenden, es sei denn, Sie möchten die Anwesenheitsliste tatsächlich löschen. Eine Sitzung, in der noch Kinder eingecheckt sind, kann erst gelöscht werden, wenn sie ausgecheckt sind.
• Check-in mit einer Veranstaltungs-ID öffnen. Wird die Station von einer Veranstaltung aus geöffnet und existiert für diese Veranstaltung heute noch keine Live-Sitzung, kann die Seite automatisch eine Sitzung anlegen, die nach Veranstaltungstitel und Datum benannt ist. Starten Sie benannte Räume bevorzugt über die Check-in-Registerkarte der Veranstaltung, damit neben Krippe / Klasse 1 kein zusätzlicher Raum entsteht.
• Sperrmodus gilt weiterhin über alle aktiven Sitzungen hinweg. Siehe Sperrmodus (Lockdown).
• Klassenraumliste (Sitzungsseite oder Registerkarte Liste der Veranstaltung) gilt pro Sitzung — nutzen Sie sie auf einem Fernseher in diesem Raum.

Häufig gestellte Fragen

Können sich zwei Räume eine Veranstaltung teilen? Ja. Genau darum geht es bei Check-in-Räumen. Starten Sie eine Sitzung pro Raum über die Check-in-Registerkarte der Veranstaltung.

Kann ein Kind gleichzeitig in zwei Räumen sein? Jeder Check-in gehört zu einer Sitzung. Checken Sie das Kind in den Raum ein, in dem es sich tatsächlich befindet. Bei Camp-Kontrollpunkten unter einer Veranstaltung ist eine spätere Sitzung (Mittagessen, eine Aktivität) ein separater Check-in; Armbänder können dasselbe Kind an jedem Kontrollpunkt identifizieren.

Checkt das Beenden der Krippe alle in Klasse 1 aus? Nein. Beenden schließt nur diese eine Sitzung für neue Check-ins.

Wohin ist mein Raum verschwunden, nachdem ich ihn beendet habe? Auf der Check-in-Registerkarte der Veranstaltung bleibt er als Beendet stehen (dort finden Sie auch Fortsetzen). Auf der Station verlässt er Aktive Sitzungen und kann weiterhin unter Heutige Sitzungen erscheinen.

Warum hat mich der Kiosk gefragt, welche Klasse ich auswählen soll? Mehr als eine Sitzung ist live, und dieser Kiosk ist nicht an einen Raum gebunden. Binden Sie das Tablet entweder mit Kiosk öffnen, oder behalten Sie die Auswahl bei, wenn ein Gerät jede Tür bedient.

Warum sehe ich „bitte eine Sitzung/einen Raum für den Check-in auswählen"? Mehrere Sitzungen sind live, und beim Check-in wurde nicht angegeben, welche gemeint ist. Wählen Sie den Raum auf der Station, in der Auswahl der Veranstaltungs-Registerkarte oder an einem gebundenen Kiosk aus.

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