Einwilligungsformulare und Haftungsausschlüsse beim Check-in
Manche Veranstaltungen brauchen die Unterschrift eines Elternteils, bevor ein Kind teilnehmen kann -- eine medizinische Einverständniserklärung für ein Camp, ein Haftungsausschluss für eine Aktivität, eine Fotoerlaubnis. Mit TimelyChurch hängen Sie ein Formular an eine Check-in-Sitzung an, und Eltern lesen und unterschreiben es am Kiosk, bevor ihre Kinder eingecheckt werden. Die unterschriebene Kopie wird im Datensatz jedes Kindes gespeichert.
Schritt 1: Das Einwilligungsformular erstellen
Das Einwilligungsformular ist ein gewöhnliches Formular aus dem Modul Formulare.
- Erstellen Sie ein Formular für Ihren Haftungsausschluss.
- Fügen Sie Ihren Haftungsausschlusstext in ein Feld Anweisungen (oder ein Feld Abschnitt) ein. Dies ist der Text, den Eltern am Kiosk lesen.
- Fügen Sie ein Kontrollkästchen „Ich stimme zu" und ein Feld Unterschrift hinzu.
- Veröffentlichen Sie das Formular. Nur veröffentlichte Formulare können an eine Sitzung angehängt werden.
Wenn Sie noch keine veröffentlichten Formulare haben, weisen die Check-in-Bildschirme darauf hin: „Noch keine veröffentlichten Formulare. Erstellen Sie ein Einwilligungsformular in Formulare (Ihr Haftungsausschlusstext, ein Kontrollkästchen „Ich stimme zu" und ein Unterschriftsfeld), veröffentlichen Sie es und hängen Sie es dann hier an."
Schritt 2: Das Formular an eine Sitzung anhängen
Sie können das Formular beim Starten einer Sitzung oder später anhängen.
Beim Starten einer Sitzung: Wählen Sie im Fenster Check-in-Sitzung starten das Formular unter Einwilligung / Haftungsausschluss (optional) („Eltern lesen und unterschreiben dieses Formular beim Check-in, bevor ihre Kinder eingecheckt werden.").
Bei einer bereits laufenden Sitzung: Öffnen Sie die Sitzungsseite, suchen Sie die Karte Einwilligung / Haftungsausschluss und klicken Sie auf Hinzufügen (oder Ändern). Dafür ist die Check-in-Berechtigung Verwalten erforderlich.
Wählen Sie dann:
- Wie oft muss ein Elternteil unterschreiben?
- Jeder Check-in -- eine Unterschrift bei jedem Check-in der Familie in diese Sitzung.
- Einmal alle [N] Tage (standardmäßig 90, bis zu 365) -- eine Familie, die dieses Formular innerhalb dieser Anzahl von Tagen bereits unterschrieben hat, wird nicht erneut gefragt.
- Check-in bis zur Unterschrift sperren -- „Ist dies deaktiviert, wird die empfangende Person gewarnt, kann das Kind aber trotzdem einchecken."
Die Karte Einwilligung / Haftungsausschluss auf der Sitzungsseite zeigt dann das Formular und seine Regeln -- zum Beispiel „bei jedem Check-in unterschreiben · blockiert ohne Unterschrift". Um nicht mehr zu fragen, wählen Sie Keine Einwilligung erforderlich.
Was Eltern am Kiosk sehen
Wenn eine Familie ihre Kinder auswählt und auf Einchecken tippt, zeigt der Kiosk Das Einwilligungsformular unterschreiben („Bitte prüfen und unterschreiben Sie, um fortzufahren."), bevor jemand eingecheckt wird:
- Den Haftungsausschlusstext aus Ihrem Formular.
- Ein Kontrollkästchen: „Ich habe das Obige gelesen und stimme ihm im Namen der einzucheckenden Kinder zu."
- Wer unterschreibt? -- eine optionale Liste der Erwachsenen in der Familie („Den unterschreibenden Erwachsenen auswählen (optional)").
- Ein Feld Unterschrift -- „Unterschreiben Sie oben mit der Maus oder Ihrem Finger." Tippen Sie auf Löschen, um neu zu beginnen.
- Unterschreiben & einchecken -- verfügbar, sobald das Kontrollkästchen aktiviert ist.
Zurück führt zum Familienbildschirm zurück. Ohne Unterschrift einchecken erscheint, wenn die Sitzung Check-ins ohne Unterschrift nicht sperrt, oder wenn sie Einmal alle [N] Tage verwendet (für Familien, die kürzlich bereits unterschrieben haben).
Was passiert, wenn jemand nicht unterschreibt
| Sitzungseinstellung | Familie unterschreibt | Familie unterschreibt nicht |
|---|---|---|
| Check-in bis zur Unterschrift sperren an | Eingecheckt, Einwilligung gespeichert | Abgelehnt: „Vor dem Check-in ist ein unterschriebenes Einwilligungsformular erforderlich." |
| Check-in bis zur Unterschrift sperren aus | Eingecheckt, Einwilligung gespeichert | Eingecheckt, keine Einwilligung erfasst |
| Einmal alle [N] Tage, innerhalb dieses Zeitraums unterschrieben | Wird nicht erneut gefragt | -- |
Einige wichtige Hinweise:
- Unterschriften werden nur am Kiosk erfasst. Die Check-in-Station auf der Admin-Seite hat keinen Unterschriftsschritt. Wenn eine Sitzung Check-ins ohne Unterschrift sperrt, schicken Sie diese Familien zum Kiosk.
- Pre-Check-QR-Codes können keine Unterschrift erfassen. Hat eine Familie noch nicht unterschrieben, wird das Scannen abgelehnt mit „Diese Sitzung erfordert ein unterschriebenes Einwilligungsformular — bitte checken Sie am Kiosk ein, um zu unterschreiben." -- sie checkt stattdessen am Kiosk per Telefonnummer oder Namen ein.
Wo unterschriebene Einwilligungen gespeichert werden
Jede Unterschrift wird als Einsendung Ihres Einwilligungsformulars für jedes eingecheckte Kind gespeichert, sodass Sie sie finden können:
- im Profil des Kindes auf dem Tab Formulare und Anmeldungen und
- zusammen mit den anderen Einsendungen des Formulars im Modul Formulare.