Wiederkehrende Transaktionen und automatisches Buchen über einen KI-Assistenten
Miete, die Internetrechnung, eine monatliche Unterstützung für einen Missionar, eine feste Mieteinnahme -- manche Einnahmen und Ausgaben wiederholen sich nach einem Zeitplan. Eine wiederkehrende Transaktion speichert eine davon als Vorlage: das Konto, den Betrag, wie oft und das nächste Datum. Ist Automatisch buchen eingeschaltet, erfasst TimelyChurch die Transaktion an jedem Fälligkeitsdatum für Sie. Ist es ausgeschaltet, wartet die Vorlage, bis jemand sie bucht.
Sie können wiederkehrende Transaktionen auf der Seite Wiederkehrende Transaktionen in der Buchhaltung verwalten (öffnen Sie das Menü Einrichtung ▾ -- Mehr ▾ im Einfachen Kassenbuch -- und klicken Sie auf Wiederkehrend; siehe Wiederkehrende Transaktionen) oder indem Sie Ihren verbundenen KI-Assistenten darum bitten (siehe Einen KI-Assistenten verbinden (MCP-Connector)). Dieser Artikel behandelt den Assistenten und die Funktionsweise von „Automatisch buchen“. Wie bei jeder Änderung eines Assistenten sehen Sie zuerst eine Vorschau, und nichts geschieht, bis sie genehmigt ist.
Was eine wiederkehrende Transaktion enthält
| Feld | Hinweise |
|---|---|
| Typ | Einnahme oder Ausgabe. |
| Betrag | Jedes Mal derselbe Betrag. |
| Bankkonto | Eines der Bankkonten Ihrer Gemeinde. |
| Häufigkeit | Wöchentlich, Zweiwöchentlich, Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich. |
| Tag des Monats | Für eine monatliche Vorlage. In einem kürzeren Monat wird der letzte Tag verwendet. |
| Nächstes Datum | Das erste (oder nächste) Datum, an dem gebucht wird -- heute oder später. |
| Enddatum | Optional. Sobald der Zeitplan darüber hinausrückt, pausiert sich die Vorlage selbst. |
| Kategorie, Zahlungsempfänger, Fonds | Optional. Die Kategorie muss zum Typ passen (eine Einnahmenkategorie für Einnahmen, eine Ausgabenkategorie für eine Ausgabe). |
| Beschreibung | Wird in jede Transaktion kopiert, die die Vorlage bucht -- formulieren Sie sie so, wie sie in Ihren Büchern stehen soll. |
| Automatisch buchen | Ein oder aus. |
Worum Sie den Assistenten bitten können
| Bitten um | Was geschieht | Berechtigung für Buchhaltung |
|---|---|---|
| „Zeig unsere wiederkehrenden Transaktionen“ | Eine Liste, die früheste zuerst: Beschreibung, Betrag, Häufigkeit, nächstes Datum, aktiv oder pausiert, „Automatisch buchen“ ein oder aus, und welche jetzt oder innerhalb der nächsten 7 Tage fällig sind. | Anzeigen |
| „Richte eine wiederkehrende Ausgabe ein …“ | Eine neue Vorlage. Durch das Einrichten wird nichts gebucht. | Erstellen |
| „Ändere den Betrag von …“ | Die Vorlage wird bearbeitet. Nur künftige Buchungen sind betroffen; bereits gebuchte Transaktionen bleiben, wie sie sind. | Bearbeiten |
| „Buche die Miete jetzt“ | Eine Transaktion wird erfasst, mit heutigem Datum, und das nächste Datum rückt um eine Periode vor. | Erstellen |
| „Überspring diesen Monat …“ | Nichts wird erfasst, und das nächste Datum rückt um eine Periode vor. | Bearbeiten |
| „Pausiere …“ / „Setze … fort“ | Eine pausierte Vorlage bucht nie und kann nicht gebucht oder übersprungen werden, bis sie fortgesetzt wird. Ihr Zeitplan bleibt erhalten. | Bearbeiten |
Der Assistent kann eine Vorlage nicht löschen. Pausieren Sie sie oder löschen Sie sie auf der Seite Wiederkehrende Transaktionen.
Genehmigung. Jede dieser Aktionen wird im Chat genehmigt, gemäß der Einstellung Genehmigung im Chat Ihrer Gemeinde. Weil eine Vorlage mit „Automatisch buchen“ danach ohne weiteren Schritt Transaktionen erfasst, gilt das Einrichten, Bearbeiten oder Fortsetzen einer solchen als Änderung, die in Ihre Bücher bucht: Ist Nur Änderungen, die ins Hauptbuch gebucht werden gewählt, wartet sie trotzdem auf Ihr „Approve“. Siehe Änderungen freigeben, die ein KI-Assistent vorschlägt.
So funktioniert „Automatisch buchen“
Einmal am Tag sieht TimelyChurch jede aktive wiederkehrende Transaktion durch, bei der „Automatisch buchen“ eingeschaltet ist, und bucht die fälligen.
- Fällig heißt heute oder früher im eigenen Kalender Ihrer Gemeinde. Die Prüfung läuft um 06:10 UTC und verwendet die Zeitzone Ihrer Gemeinde, um zu entscheiden, was „heute“ ist. Eine am 1. fällige Transaktion wird nach Ihrem Kalender am 1. erfasst -- früh am Morgen oder spät am Abend, je nachdem, wo Sie sind --, und nie vor dem 1.
- Die Transaktion trägt das geplante Datum, nicht den Zeitpunkt, zu dem sie erfasst wurde.
- Eine Transaktion pro Vorlage und Tag. Nach dem Buchen rückt das nächste Datum um eine Periode vor.
- Es wird nie doppelt gebucht. Bucht jemand im selben Moment dasselbe Vorkommen von Hand, wird nur eine Transaktion erfasst.
Verpasste Termine werden nicht nachgeholt
Gerät eine Vorlage in Rückstand -- zum Beispiel weil sie sechs Monate pausiert war und dann fortgesetzt wurde --, erfasst „Automatisch buchen“ nur das letzte fällige Datum und überspringt die älteren. Eine monatliche Vorlage, die nach sechs Monaten fortgesetzt wird, bucht die Transaktion dieses Monats, nicht sieben. Wenn Sie eine solche Vorlage fortsetzen, sagt Ihnen die Vorschau, wie viele Daten übersprungen werden.
Wenn Sie die verpassten doch in Ihren Büchern haben möchten, erfassen Sie sie selbst als gewöhnliche Transaktionen.
Wenn ein Datum nicht gebucht werden kann
„Automatisch buchen“ lässt ein Datum aus, rückt den Zeitplan zum nächsten Datum vor und vermerkt einen Hinweis, wenn:
- das Datum in ein abgeschlossenes Geschäftsjahr fällt;
- das Datum in eine abgeschlossene Bankabstimmung des Kontos der Vorlage fällt;
- das Bankkonto der Vorlage archiviert wurde;
- ihre Kategorie, ihr Zahlungsempfänger oder ihr Fonds nicht mehr aktiv ist.
Es wird nichts in einen Zeitraum oder ein Konto gebucht, den bzw. das Sie geschlossen haben. Korrigieren Sie die Vorlage (bitten Sie den Assistenten, das Konto oder die Kategorie zu ändern, oder klicken Sie auf der Seite Wiederkehrende Transaktionen auf Bearbeiten), damit die folgenden Daten wieder buchen.
Sehen, was gebucht wurde
- Die Transaktionen erscheinen wie alle anderen in Ihren Büchern, auf der Registerkarte Transaktionen, und im Prüfprotokoll als automatische Änderung.
- Jede automatische Buchung, jedes übersprungene Datum und jedes Datum, das nicht gebucht werden konnte, wird außerdem auf der Registerkarte Aktivität der Gemeindeeinstellung festgehalten (für Administratoren der Gemeinde sichtbar).
- Für automatische Buchungen wird keine E-Mail verschickt. Öffnen Sie die Seite Wiederkehrende Transaktionen, bitten Sie den Assistenten, Ihre wiederkehrenden Transaktionen aufzulisten, oder sehen Sie auf der Registerkarte Aktivität nach, um sie zu kontrollieren.
Von Hand buchen
Bitten Sie bei einer Vorlage mit ausgeschaltetem „Automatisch buchen“ -- oder um eine vorzeitig zu erfassen -- den Assistenten, sie jetzt zu buchen, oder klicken Sie auf der Seite Wiederkehrende Transaktionen auf Jetzt buchen. Die Transaktion trägt das heutige Datum im Kalender Ihrer Gemeinde. Sie wird mit Angabe des Grundes abgewiesen, wenn heute in ein abgeschlossenes Geschäftsjahr oder in eine abgeschlossene Abstimmung dieses Kontos fällt und wenn die Vorlage pausiert ist.
Bewährte Vorgehensweise
- Verwenden Sie „Automatisch buchen“ für Beträge, die nie variieren -- Miete, ein festes Abonnement. Lassen Sie es bei Beträgen, die sich jedes Mal ändern, etwa Nebenkosten, ausgeschaltet und erfassen Sie den tatsächlichen Betrag, wenn die Rechnung eintrifft.
- Legen Sie ein Enddatum fest, wenn Sie eines kennen, etwa die letzte Zahlung eines Mietvertrags.
- Erfassen Sie dieselbe Zahlung nicht doppelt. Kommt die Zahlung auch über Ihren Bankimport, schließen Sie diese Bankzeile aus oder lassen Sie „Automatisch buchen“ dafür ausgeschaltet.
- Vor dem Abstimmen durchsehen. Sehen Sie jeden Monat die Seite Wiederkehrende Transaktionen durch (oder bitten Sie den Assistenten um die Liste) und vergleichen Sie sie mit Ihrem Kontoauszug.