Prüfprotokoll
Das Prüfprotokoll zeigt jede Änderung an den Finanzdatensätzen Ihrer Gemeinde – wer sie vorgenommen hat, was getan wurde, wann, und welche Werte sich genau geändert haben. Nutzen Sie es, um Fragen zu beantworten wie „Wer hat diese Transaktion bearbeitet?“, „Wann wurde diese Rechnung gelöscht?“ oder „Wie sah diese Spende vor der Änderung aus?“ Es ist die Seite, die Sie Ihrem Prüfer oder Finanzausschuss übergeben, wenn dieser die Spur hinter den Zahlen sehen möchte.
Das Prüfprotokoll öffnen
- Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung.
- Öffnen Sie das Menü Einrichtung ▾ am Ende der Buchhaltungs-Registerleiste (Mehr ▾ im Einfachen Kassenbuch) und wählen Sie Prüfprotokoll.
Das Prüfprotokoll ist in beiden Buchhaltungsansichten verfügbar. Zum Ansehen ist die Berechtigung Anzeigen in der Zeile Buchhaltung Ihrer Rolle nötig.
Was es abdeckt
Das Prüfprotokoll zeichnet jede Änderung an Ihren Finanzdatensätzen auf – wer, was, wann und die genauen Werte davor und danach. Dazu gehören Konten, Transaktionen und ihre Aufteilungszeilen, Kategorien, Zahlungsempfänger, Verfolgungsklassen, Rechnungen, Budgets und Budgetpositionen, Abstimmungen, Bank-Importe und Importregeln, Spenden und ihre Fondszuweisungen, Fonds, Zusagen, Zusagekampagnen und Kampagnen-Updates, Einzahlungsstapel sowie die Buchhaltungseinstellungen der Gemeinde.
Filtern
Grenzen Sie die Liste mit den Filtern oben ein und klicken Sie dann auf Filter anwenden (oder Filter löschen, um von vorn zu beginnen):
| Filter | Was er bewirkt |
|---|---|
| Benutzer | Nur Änderungen einer Person (standardmäßig Alle Benutzer). |
| Datensatztyp | Nur eine Art von Datensatz – zum Beispiel Transaktion, Spende, Rechnung oder Konto (standardmäßig Alle Eintragstypen). |
| Aktion | Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht oder Wiederhergestellt (standardmäßig Alle Aktionen). |
| Von / An | Ein Datumsbereich in der Zeitzone Ihrer Gemeinde. |
Wenn nichts passt, zeigt die Seite Keine passende Aktivität – löschen Sie einige Filter oder erweitern Sie den Datumsbereich.
Einen Eintrag lesen
Die neuesten Änderungen stehen zuerst, 50 pro Seite. Jeder Eintrag zeigt:
- Wann -- Datum und Uhrzeit der Änderung.
- Wer -- die Person, die sie vorgenommen hat, oder System bei automatischen Änderungen (zum Beispiel eine ins Hauptbuch gebuchte Spende).
- Was -- Erstellt, Aktualisiert, Gelöscht oder Wiederhergestellt.
- Betreff -- der Datensatz, der sich geändert hat.
- Änderungen -- die Werte davor und danach. Längere Listen werden hinter Alle Änderungen anzeigen (N) eingeklappt; Kontext anzeigen zeigt zusätzliche Details, die mit der Änderung aufgezeichnet wurden.
Spendernamen folgen Ihrer Spendenstufe: Liegt Ihre Rolle unter der Spendenstufe Buchhalter, lauten die Namen in Spendenbeschreibungen auch hier „Spender“. Siehe Wer Spenden und Gaben sehen kann.
Gut zu wissen: Das Prüfprotokoll ist ein Protokoll, keine Rückgängig-Schaltfläche. Um eine gelöschte Transaktion zurückzuholen, verwenden Sie Gelöschte Transaktionen (siehe Transaktionen erfassen, Abschnitt „Gelöschte Transaktionen“); um eine gelöschte Spende zurückzuholen, verwenden Sie Kürzlich gelöscht auf der Spendenseite.
Tipps
- Prüfen Sie es nach dem Monatsabschluss. Ein kurzer Blick auf die Aktionen Gelöscht und Aktualisiert des vergangenen Monats deckt Überraschungen auf, bevor sie einen Vorstandsbericht erreichen.
- Filtern Sie nach Datensatztyp = Transaktion und Aktion = Aktualisiert, um zu sehen, welche Einträge nach der ersten Erfassung geändert wurden.
- Nutzen Sie es zusammen mit der Abstimmung. Wenn ein abgestimmter Zeitraum plötzlich nicht mehr ausgeglichen ist, filtern Sie nach den Transaktionen des Kontos und den fraglichen Daten, um zu sehen, was sich geändert hat.