Check-in-Verlauf, Datenschutz und Aufbewahrung
Jeder Check-in wird als Teil des Anwesenheitsverlaufs einer Person aufbewahrt. Dieser Artikel erklärt, wie lange dieser Verlauf aufbewahrt wird, wie Sie den Check-in-Verlauf einer Person löschen und wie Eltern beantragen können, dass der Verlauf ihres Kindes gelöscht wird. In jedem Fall bleibt das Profil der Person erhalten -- nur Check-in-Datensätze werden entfernt.
Wie lange der Check-in-Verlauf aufbewahrt wird
Standardmäßig bewahrt TimelyChurch den Check-in-Verlauf für immer auf. So bewahren Sie ihn stattdessen für einen festgelegten Zeitraum auf:
- Öffnen Sie Planung > Check-in, klicken Sie auf das Zahnrad Check-in-Einstellungen und öffnen Sie die Registerkarte Optionen.
- Suchen Sie Aufbewahrung des Check-in-Verlaufs („Wie lange einzelne Check-in-Datensätze aufbewahrt werden. Personenprofile werden durch diese Einstellung nie gelöscht.").
- Geben Sie unter Check-in-Verlauf aufbewahren für (Tage) eine Anzahl Tage ein. Lassen Sie das Feld leer (oder 0), um den Verlauf für immer aufzubewahren.
- Klicken Sie auf Optionen speichern. (Dafür ist die Check-in-Berechtigung Verwalten erforderlich.)
Jede Nacht werden Check-in-Datensätze entfernt, die älter sind. Entfernte Check-ins erscheinen nicht mehr im Anwesenheitsverlauf, auf Sitzungsseiten oder in Berichten; wählen Sie daher einen Zeitraum, der die Anwesenheitsunterlagen, die Ihre Kirche aufbewahren muss, weiterhin abdeckt.
Den Check-in-Verlauf einer Person löschen
So entfernen Sie den gesamten Check-in-Verlauf einer Person -- zum Beispiel auf Wunsch einer Familie:
- Öffnen Sie das Profil der Person und gehen Sie zum Tab Anwesenheit.
- Klicken Sie neben der Anzahl Check-ins auf Check-in-Verlauf endgültig löschen.
- Bestätigen Sie: „Den gesamten Check-in-Verlauf dieser Person dauerhaft löschen? Der Personendatensatz bleibt erhalten. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden."
Sie benötigen die Berechtigung, Personen zu bearbeiten. Der Tab „Anwesenheit" erscheint nur, wenn die Person Check-in- oder Anwesenheitsdatensätze hat.
Wenn ein Elternteil die Löschung des Verlaufs eines Kindes beantragt
Eltern und Erziehungsberechtigte können im Mitgliederportal beantragen, dass der Check-in-Verlauf ihres Kindes gelöscht wird.
Was der Elternteil tut
- Öffnen Sie im Mitgliederportal Mein Profil und den Tab Datenschutz.
- Klicken Sie unter Check-in-Verlauf des Kindes („Als Erziehungsberechtigte(r) können Sie die Löschung des Check-in-Verlaufs eines Kindes beantragen. Das Gemeindepersonal antwortet innerhalb von 45 Tagen. Das Personenprofil des Kindes wird durch diesen Antrag nie gelöscht.") neben dem Kind auf Löschung des Check-in-Verlaufs beantragen.
- Bestätigen Sie. Das Kind zeigt dann „Löschantrag wartet auf Prüfung durch das Personal".
Die Option wird Erwachsenen in der Familie des Kindes angeboten, die Elternteil oder Erziehungsberechtigter sind (eine Rolle als Elternteil oder Erziehungsberechtigter, oder Erziehungsberechtigter aktiviert).
Was Ihr Team tut
- Jeder Gemeindeadministrator erhält eine Aufgabe: Antrag auf Löschung des Check-in-Verlaufs eines Kindes -- „[Erziehungsberechtigter] hat die Löschung des Check-in-Verlaufs für [Kind] beantragt. Bitte antworten Sie innerhalb von 45 Tagen."
- Öffnen Sie das Profil des Kindes und gehen Sie zum Tab Anwesenheit. Ein Hinweis lautet Erziehungsberechtigte(r) hat die Löschung des Check-in-Verlaufs beantragt -- „Antworten Sie innerhalb von 45 Tagen. Das Löschen des Verlaufs erhält den Personendatensatz."
- Klicken Sie auf Löschantrag erfüllen und bestätigen Sie. Der Check-in-Verlauf des Kindes wird gelöscht und der Antrag geschlossen.