Gruppenaufgaben
Jede Gruppe Ihrer Gemeinde -- eine Kleingruppe, ein Dienstteam, eine Klasse, ein Ausschuss -- hat eine Registerkarte Aufgaben, um To-dos zuzuweisen. So wird aus „Jemand muss die zusätzlichen Bibeln mitbringen“, woran sich ein Leiter erinnern und hinterherlaufen muss, ein zugewiesener Punkt mit Fälligkeitsdatum, den die richtige Person auch wirklich sieht.
Wo Sie es finden
- Admin-Panel: Öffnen Sie die Gruppe und klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben. Die Registerkarte zeigt, wie viele Aufgaben noch offen sind. (Öffnen Sie eine Klasse unter Planung > Klassen und klicken Sie auf Weitere Werkzeuge.)
- Mitgliederportal: Öffnen Sie die Gruppe unter Meine Gruppen und klicken Sie auf Aufgaben. Jedes Mitglied der Gruppe sieht diese Registerkarte.
Eine Aufgabe hinzufügen
- Öffnen Sie die Registerkarte Aufgaben der Gruppe und klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen (im Portal nutzen Sie das Formular Eine Aufgabe hinzufügen oben).
- Geben Sie einen Titel ein (zum Beispiel „Noten für Sonntag besorgen“) und, im Admin-Panel, eine optionale Beschreibung.
- Wählen Sie unter Zuweisen an, für wen sie ist -- Sie selbst („ich“) oder ein beliebiges aktives Mitglied der Gruppe.
- Legen Sie optional ein Fälligkeitsdatum und eine Priorität fest: Normal, Niedrig, Hoch oder Dringend.
- Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen.
Wo eine zugewiesene Aufgabe erscheint
Sobald Sie jemandem eine Aufgabe zuweisen, erscheint sie außerdem:
- Auf der eigenen Seite „Meine Aufgaben“ der Person im Mitgliederportal, mit der Gruppe beschriftet, aus der sie stammt.
- Als Nachricht vom Telegram-Bot Ihrer Gemeinde, wenn die Person Telegram verbunden hat -- mit einer Schaltfläche Fertig, die sie direkt im Chat antippen kann.
Dafür muss nichts zusätzlich eingerichtet werden.
Hinweis: Weisen Sie eine Aufgabe jemandem zu, der noch keinen Portal-Zugang hat, zeigt die Aufgabe „Kann keine Erinnerungen erhalten — noch kein Portal-Zugang“. Sie erscheint trotzdem für alle auf der Registerkarte „Aufgaben“ der Gruppe. Sie können ihr auf der Registerkarte „Mitglieder“ eine Portal-Einladung senden.
Die Aufgabenliste
Offene Aufgaben werden zuerst aufgelistet. Jede Aufgabe zeigt ihre Priorität, wem sie Zugewiesen an ist und ihr Fälligkeitsdatum -- markiert als Überfällig oder Bald fällig, wenn sie Aufmerksamkeit braucht. Erledigte Aufgaben wandern zu Abgeschlossen.
Eine Aufgabe abschließen, bearbeiten und löschen
- Die Person, der eine Aufgabe zugewiesen ist, kann sie mit Abschließen abhaken -- auf der Registerkarte „Aufgaben“ der Gruppe, unter „Meine Aufgaben“ oder mit der Telegram-Schaltfläche Fertig.
- Leitende, Administratoren und die Person, die die Aufgabe zugewiesen hat, können sie ebenfalls abschließen und sie Bearbeiten (Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Priorität, dann Änderungen speichern) oder Löschen.
So kann ein Mitglied nicht eine Aufgabe löschen, auf die sich jemand anderes verlässt.
Wer Aufgaben erstellen darf
Standardmäßig dürfen nur Leiter und Co-Leiter in einer Gruppe Aufgaben erstellen und zuweisen. Ein Leiter kann das ändern:
- Gehen Sie zur Registerkarte „Aufgaben“.
- Suchen Sie Wer kann Aufgaben erstellen? -- „Leitungspersonen können jederzeit Aufgaben erstellen und zuweisen.“
- Wählen Sie Nur Leitungspersonen oder Alle Mitglieder.
Dies ist eine Einstellung pro Gruppe -- eine Änderung für eine Gruppe wirkt sich auf keine andere Gruppe aus.
Tipp: Geben Sie jeder wichtigen Aufgabe ein Fälligkeitsdatum. Die Bezeichnungen Überfällig und Bald fällig zeigen auf einen Blick, was vor Sonntag noch einen Anstoß braucht.