Was Ihr KI-Assistent lesen und ändern kann
Sobald ein KI-Assistent wie Claude oder ChatGPT mit Ihrer Gemeinde verbunden ist (siehe Einen KI-Assistenten verbinden (MCP-Connector)), kann er den größten Teil der alltäglichen Arbeit einer Buchhalterin oder eines Buchhalters mit Ihnen erledigen: den Bankimport prüfen, Transaktionen finden und korrigieren, abstimmen, Rechnungen bezahlen, das Budget führen, die Sonntagsopfer erfassen und Berichte vorbereiten. Dieser Artikel listet Bereich für Bereich auf, was er lesen, was er ändern kann und was auf der TimelyChurch-Website bleibt.
Drei Regeln gelten für alles Folgende:
- Lesen setzt nur voraus, dass der Connector eingeschaltet ist. Ändern setzt zusätzlich voraus, dass KI-Tools erlauben, Änderungen vorzuschlagen für Ihre Gemeinde eingeschaltet ist.
- Der Assistent arbeitet mit den Berechtigungen der Person, die ihn verbunden hat, und mit den Bereichen, die Ihr Tarif enthält -- siehe Berechtigungen, Datenschutz und Pläne bei KI-Assistenten.
- Ohne Genehmigung ändert sich nichts. Der Assistent zeigt eine Vorschau genau dessen, was er tun wird. Die meisten Änderungen werden angewendet, nachdem Sie im Chat genehmigt haben; einige brauchen zuerst die Genehmigung einer Administratorin oder eines Administrators auf der Website. Diese sind unten gekennzeichnet. Siehe Änderungen freigeben, die ein KI-Assistent vorschlägt.
Prüfung des Bankimports
In der Prüfwarteschlange warten die Zeilen einer hochgeladenen Bankdatei, bevor sie in Ihre Bücher gelangen (siehe Bank-CSV-Import).
Der Assistent kann lesen
- Die Zeilen, die auf Prüfung warten, mit ihrer vorgeschlagenen oder gewählten Kategorie und ihrem Zahlungsempfänger, Betrag, Datum, Bankverwendungszweck, Gebühr, Typ, Aufteilungszeilen, Notizen, Fonds und Bankkonto. Er kann die Liste eingrenzen: nur Zeilen, die noch eine Kategorie brauchen, Zeilen, deren Verwendungszweck ein Wort enthält, ein Zahlungsempfänger, eine vorgeschlagene Kategorie, Geld-Eingang oder Geld-Ausgang, ein Konto oder Zeilen, die sich seit seinem letzten Blick geändert haben.
- Eine Zusammenfassung dessen, was übrig ist -- wie viele Zeilen und wie viel Geld pro vorgeschlagener Kategorie, pro Zahlungsempfänger, pro Verwendungszweck oder pro Monat.
- Was eine Auszahlung von Stripe als Einzahlung enthält: die Zahlungen, Gebühren, Rückerstattungen und Streitfälle dahinter und die Summen pro Fonds. Die Zeilen Spende für Spende mit Spendernamen erscheinen nur, wenn die verbundene Person Spender sehen darf.
Der Assistent kann ändern (nach Ihrer Genehmigung im Chat)
| Was | Hinweise |
|---|---|
| Kategorie, Zahlungsempfänger, Spender, Fonds, Nachverfolgungsklasse oder Gebührenkategorie festlegen | Viele Zeilen und mehrere Felder in einem Vorschlag -- zum Beispiel 12 Zeilen auf „Nebenkosten“ und 30 Zeilen auf „Miete“ auf einmal. |
| Den Typ einer Zeile ändern | Einnahme, Ausgabe, eine Überweisung zwischen zwei Ihrer eigenen Konten oder eine Rückerstattung für eine frühere Ausgabe. |
| Eine Zeile aufteilen | Auf 2 bis 20 Kategoriezeilen, die den Betrag der Zeile ergeben -- oder die Aufteilung entfernen. |
| Eine Notiz, die Zahlungsart oder die Anonymität einer Spende festlegen | Jeweils eines davon. |
| Zeilen ausschließen oder ausgeschlossene Zeilen zurückholen | Eine ausgeschlossene Zeile gelangt nie in Ihre Bücher. |
| Zeilen in Ihre Bücher übernehmen | Alle Zeilen des Vorschlags werden übernommen, oder keine. Jede Zeile muss bereits eine Kategorie der richtigen Art haben (eine Einnahmenkategorie für Geldeingang, eine Ausgabenkategorie für Geldausgang) oder eine Überweisung mit gewähltem Gegenkonto sein. |
Das Kategorisieren bucht nie von selbst etwas -- das Übernehmen ist immer ein eigener Schritt mit eigener Vorschau.
Transaktionen in Ihren Büchern
Der Assistent kann lesen
- Eine Suche in Ihren gebuchten Transaktionen -- von Hand erfasste, übernommene Bankzeilen, Spenden, Rechnungszahlungen, Rückerstattungen, Gebührenzeilen und Journalbuchungen -- nach Datum, Konto, Kategorie, Zahlungsempfänger, Fonds, Nachverfolgungsklasse, Typ, Betrag, abgestimmt oder nicht oder einem Wort in der Beschreibung, Referenz oder Schecknummer. Eine Suche umfasst die letzten drei Monate, sofern Sie keine anderen Daten nennen, und höchstens 24 Monate auf einmal.
- Eine Transaktion vollständig: ihre Notizen, Aufteilungszeilen, womit sie verknüpft ist (die andere Seite einer Überweisung, eine Rückerstattung, eine Gebührenzeile, eine Rechnung, die Bankzeile, die Spende), die Namen ihrer Belege und ihren jüngsten Änderungsverlauf.
Der Assistent kann ändern
| Was | Genehmigung |
|---|---|
| Eine Einnahmen-, Ausgaben- oder Überweisungstransaktion erfassen | Im Chat |
| Kategorie, Zahlungsempfänger, Fonds oder Nachverfolgungsklasse oder Beschreibung, Notizen, Referenznummer oder Schecknummer gebuchter Transaktionen ändern | Im Chat |
| Von Hand erfasste Transaktionen auf ein anderes Konto verschieben; eine Transaktion als Überweisung zwischen Ihren eigenen Konten markieren oder das rückgängig machen | Im Chat |
| Gebuchte Transaktionen löschen (eine übernommene Bankzeile geht zurück in die Prüfwarteschlange) und gelöschte wiederherstellen | Im Chat |
| Eine Journalbuchung mit 2 bis 20 Zeilen erstellen (nur wenn die verbundene Person die Ansicht Vollständige Buchführung nutzt) | Im Chat |
| Eine Rückerstattung auf eine Ausgabe erfassen, ganz oder teilweise | Im Chat |
| Betrag oder Datum einer von Hand erfassten Transaktion korrigieren | Auf der Website, dann im Chat |
Ihre Bücher schützen sich hier wie auf der Website, an manchen Stellen strenger. Der Assistent wird abgewiesen -- und sagt Ihnen, warum --, wenn eine Änderung das Geld einer Transaktion berühren würde, die abgestimmt ist, zu einem abgeschlossenen Geschäftsjahr gehört oder mit einer Spende, einer Rechnungszahlung, einer Rückerstattung oder einer Aufteilung verbunden ist. (Text wie die Beschreibung oder eine Notiz kann bei einer abgestimmten Transaktion weiterhin korrigiert werden.) Eine Spende wird auf diesem Weg nie gelöscht oder zurückerstattet (siehe Was auf der Website bleibt), und eine Ausgabe, die die Zahlung einer Rechnung ist, kann nicht rückerstattet werden: Stornieren Sie stattdessen die Zahlung.
Bankabstimmung
Der Assistent kann lesen, wo jedes Bankkonto steht: die zuletzt abgeschlossene Abstimmung, die laufende mit ihrer Differenz und wie viele Einzahlungen und Zahlungen noch nicht abgestimmt sind.
Der Assistent kann ändern
| Was | Genehmigung |
|---|---|
| Eine Abstimmung starten (Kontoauszugsdatum und Endsaldo) | Im Chat |
| Posten als abgeglichen abhaken oder das Häkchen entfernen | Im Chat |
| Eine laufende Abstimmung abbrechen | Im Chat |
| Eine Abstimmung abschließen | Auf der Website, dann im Chat |
Das Abschließen sperrt den Zeitraum endgültig -- es gibt kein Wiederöffnen --, deshalb muss eine Administratorin oder ein Administrator es auf der Website genehmigen. Wie auf der Website muss die Differenz genau $0,00 betragen, und kein Posten im Zeitraum darf unmarkiert bleiben. Siehe Bankabstimmung.
Rechnungen
Der Assistent kann lesen, welche Rechnungen Sie haben: Zahlungsempfänger, Rechnungsnummer, Daten, Betrag, was bezahlt wurde, was noch fällig ist und welche überfällig sind.
Der Assistent kann ändern (nach Ihrer Genehmigung im Chat)
- Eine neue Rechnung erfassen.
- Eine unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnung bearbeiten.
- Eine Rechnung ganz oder teilweise von einem Ihrer Bankkonten bezahlen. Die Ausgabe wird für Sie erstellt, wie auf der Website.
- Die Zahlung einer Rechnung mit Angabe eines Grundes stornieren. Dazu ist die Berechtigung Stornieren in der Zeile Buchhaltung der Rolle der verbundenen Person nötig.
Das Löschen einer Rechnung und die Wiederholungseinstellungen einer wiederkehrenden Rechnung bleiben auf der Website. Siehe Rechnungen und Zahlungen.
Budgets
Der Assistent kann lesen, welche Budgets Sie haben, mit ihren geplanten Summen, die Ausgabenzeilen eines aktiven Budgets, die 90 % ihres geplanten Betrags erreicht haben, und den vollständigen Bericht Budget im Vergleich zu Ist-Werten.
Der Assistent kann ändern (nach Ihrer Genehmigung im Chat)
- Einen Budgetentwurf erstellen -- leer, kopiert aus einem früheren Budget oder mit einer Zeile pro Kategorie, übernommen aus dem, was Sie in einem Zeitraum tatsächlich eingenommen und ausgegeben haben.
- Geplante Beträge auf den Zeilen eines Budgets festlegen. Zeilen werden hinzugefügt oder aktualisiert, nie entfernt.
- Einen Budgetentwurf aktivieren.
- Ein aktives Budget abschließen. Ein abgeschlossenes Budget kann nicht wieder geöffnet oder erneut bearbeitet werden; die Vorschau sagt das.
Ein Budget bewegt nie Geld. Das Entfernen einer Zeile und das Löschen eines Budgets bleiben auf der Website. Siehe Budgetverwaltung.
Wiederkehrende Transaktionen
Der Assistent kann Ihre wiederkehrenden Transaktionen auflisten, neue einrichten, sie bearbeiten, die nächste buchen oder überspringen sowie sie pausieren oder fortsetzen. Solche mit eingeschaltetem Automatisch buchen werden an ihrem Fälligkeitsdatum für Sie gebucht. Das Löschen erledigen Sie auf der Seite Wiederkehrende Transaktionen. Siehe Wiederkehrende Transaktionen und automatisches Buchen über einen KI-Assistenten und Wiederkehrende Transaktionen.
Belege und Rechnungen
Der Assistent kann lesen, welche Belege an einer Transaktion hängen -- Dateiname, Größe, Typ, wann und von wem sie hinzugefügt wurden. Die Datei selbst erhält er nie; öffnen Sie die Transaktion in TimelyChurch, um sie anzusehen.
Der Assistent kann ändern (nach Ihrer Genehmigung im Chat)
- Einen Beleg aus Drive anhängen. Die Datei muss bereits im Drive Ihrer Gemeinde liegen, von der verbundenen Person dort geöffnet werden können und ein PDF, JPEG, PNG oder HEIC mit höchstens 10 MB sein. Eine Transaktion fasst bis zu 5 Belege. Der Assistent kann Drive nicht durchsuchen und keine Datei von einer Webadresse oder aus dem Chat nehmen.
- Einen Beleg entfernen. Die gespeicherte Datei wird endgültig gelöscht.
Beides ist bei einer Transaktion, die in einem abgeschlossenen Geschäftsjahr datiert ist, nicht möglich.
Spenden
Der Assistent kann lesen: Spendensummen, Spenden nach Fonds, den Fortschritt von Zusagenkampagnen, fehlgeschlagene und erneut versuchte Online-Spenden, Ihre Einzahlungschargen und ob Ihre Spendennachweise zum Jahresende bereit sind (wie viele Spender, wie viele ohne E-Mail-Adresse, wie viele Spenden nicht mit einer Person verknüpft sind). Die Bereitschaft der Nachweise besteht nur aus Zahlen und erfordert die Stufe Buchhalter.
Der Assistent kann ändern (nach Ihrer Genehmigung im Chat)
- Eine Spende erfassen, die bar, per Scheck, im Umschlag, per Direkteinzahlung, Cash App, Zelle, Venmo, PayPal oder auf einem anderen Offline-Weg gegeben wurde -- von einer Person oder anonym, auf 1 bis 10 Fonds verteilt. Das entspricht Spende erfassen auf der Website: Die Spende erhält eine Belegnummer, wird in Ihre Bücher gebucht und erscheint im Spendennachweis des Spenders. Um die Person zu finden, sucht der Assistent Personen nach Namen und erhält nur Namen zurück.
- Eine offene Einzahlungscharge schließen.
- Eine geschlossene Einzahlungscharge als eingezahlt markieren, auf eines Ihrer Bankkonten -- entspricht Als eingezahlt markieren auf der Website. Es kommen keine Einnahmen hinzu: Die Spenden der Charge zählen bereits als Einnahmen, und das Markieren der Charge als eingezahlt verschiebt sie auf das Bankkonto, sodass dieses Konto um die Summe der Charge steigt. Jede Spende behält ihr eigenes Datum, ihren Fonds und ihre Referenz. Die Vorschau zeigt die Charge, das Bankkonto, wie viele Spenden verschoben werden und um wie viel das Konto steigt -- nur Summen und Anzahlen, nie einen Spender. Dazu ist die Spenden-Stufe Administrator nötig.
Der Assistent wird mit Angabe des Grundes abgewiesen, wenn eine Spende der Charge bereits auf ein anderes Bankkonto eingezahlt ist, noch nicht in Ihren Büchern steht, in ein abgeschlossenes Geschäftsjahr fällt, bereits abgestimmt oder in einer laufenden Abstimmung abgehakt ist oder innerhalb einer abgeschlossenen Abstimmung datiert ist. Das erneute Öffnen einer eingezahlten Charge erfolgt auf der Website und verschiebt die Spenden zurück. Siehe Einzahlungs-Batches.
Wer Spendernamen sieht, wird in Berechtigungen, Datenschutz und Pläne bei KI-Assistenten erklärt.
Buchhaltungslisten und Berichte
Der Assistent kann lesen
- Ihre Konten mit ihren Salden sowie Ihre Kategorien, Zahlungsempfänger, Fonds und Nachverfolgungsklassen.
- Die Finanzlage, den Kassenbericht und Budget im Vergleich zu Ist-Werten.
- Den 1099-Lieferantenbericht für ein Jahr -- wer wie viel erhalten hat und ob eine Steuer-ID hinterlegt ist. Die Steuer-ID selbst wird nie angezeigt.
- Ob ein Jahr bereit zum Abschluss ist: nicht abgestimmte Transaktionen, offene Einzahlungschargen und unbezahlte Rechnungen, die den Abschluss noch verhindern.
- Das Finanz-Prüfprotokoll -- wer was geändert hat, mit den Werten davor und danach.
Der Assistent kann ändern (nach Ihrer Genehmigung im Chat): einen Zahlungsempfänger, eine Kategorie, einen Fonds oder eine Nachverfolgungsklasse hinzufügen, wenn einer fehlt. Existiert bereits einer mit demselben Namen, wird nichts Neues erstellt.
Veranstaltungen und Dienst
Der Assistent kann lesen: kommende Veranstaltungen und ihre Details, wer dient, offenen Dienstbedarf sowie Ihre Dienstteams und deren Einsatzpläne.
Der Assistent kann ändern (nach Ihrer Genehmigung im Chat): eine einzelne Veranstaltung erstellen und eine freiwillige Person einer offenen Dienstposition zuweisen.
Was auf der Website bleibt
| Nur auf der Website | Warum |
|---|---|
| Eine Spende zurückerstatten sowie eine Spende bearbeiten oder löschen | Eine Rückerstattung geht über Ihren Zahlungsdienstleister an den Spender zurück und ändert dessen Spendennachweis. Verwenden Sie die Rückerstattungsoption bei der Spende. |
| Karten- und Online-Spenden, Zusagen und Kampagnen | Online-Spenden kommen über Ihre Spendenseite herein, und Zusagen und Kampagnen werden auf der Website verwaltet. Der Assistent erfasst nur Offline-Spenden. |
| Eine Charge wieder öffnen, eine Charge öffnen und Spenden hinzufügen | Der Assistent kann Chargen auflisten, eine offene schließen und eine geschlossene als eingezahlt markieren. |
| Geschäftsjahr abschließen | Das Abschließen eines Jahres kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Assistent kann nur prüfen, ob ein Jahr bereit ist. |
| Spendennachweise erstellen und per E-Mail versenden | Nachweise gehen an Ihre Spender. Der Assistent kann nur die Bereitschaft prüfen. |
| Eine Bankdatei hochladen | Sie laden die Datei hoch; der Assistent arbeitet danach an den Zeilen. |
| Eine Rechnung, ein Budget oder eine wiederkehrende Transaktion löschen; Einstellungen wiederkehrender Rechnungen | -- |
| Konten hinzufügen oder archivieren, Eröffnungssalden | Der Assistent kann nur Zahlungsempfänger, Kategorien, Fonds und Nachverfolgungsklassen hinzufügen. |
Personen, Familien, Gruppen, Check-in, Kommunikation und die übrigen Bereiche von TimelyChurch stehen einem Assistenten nicht zur Verfügung.
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