Veranstaltungsregistrierung
TimelyChurch bietet ein vollständiges Registrierungssystem für Veranstaltungen, einschließlich Kapazitätsgrenzen, Gäste-Tracking, Wartelisten und automatischen Benachrichtigungen.
Registrierung aktivieren
Die Registrierung kann an zwei Stellen aktiviert werden:
- Beim Erstellen einer Veranstaltung: Schalten Sie im Formular „Veranstaltung erstellen" die Funktionskarte Registrierung ein. Die Felder Maximale Anmeldungen, Warteliste bei Vollbelegung aktivieren und Anmeldegebühr erscheinen.
- Bei einer bestehenden Veranstaltung: Öffnen Sie die Veranstaltung, klicken Sie auf Bearbeiten, aktivieren Sie Registrierung erforderlich und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Für Veranstaltungsserien schalten Sie beim Erstellen oder Bearbeiten der Serie unter Funktionen die Option Registrierung ein.
Wenn die Registrierung für eine Veranstaltung eingeschaltet ist, erstellt TimelyChurch im Hintergrund ein Anmeldeformular dafür und verknüpft es mit der Veranstaltung. Sie finden es auf der Registerkarte Übersicht der Veranstaltung in der Karte Anmeldeformulare.
Registrierungseinstellungen
Kapazitätsgrenze
- Max. Registrierungen -- Legen Sie die maximale Anzahl von Personen fest, die sich registrieren können. Leer lassen für unbegrenzte Kapazität.
- Wenn das Maximum erreicht ist, wird die Veranstaltung als „voll" angezeigt und es werden keine neuen Registrierungen akzeptiert, sofern keine Warteliste aktiviert ist.
- Die verbleibenden Plätze werden in Echtzeit berechnet: Verbleibende Plätze = Max. Registrierungen minus bestätigte Registrierungen.
Wann die Registrierung schließt
Die Registrierung schließt automatisch, sobald die Veranstaltung begonnen hat, wenn die Veranstaltung nicht Aktiv ist oder wenn die Veranstaltung voll ist (sofern die Warteliste nicht eingeschaltet ist).
Anmeldegebühr
Geben Sie eine Anmeldegebühr ein, um für die Veranstaltung Geld zu erheben („0 lassen für eine kostenlose Veranstaltung"). Kostenpflichtige Anmeldungen werden über das Anmeldeformular der Veranstaltung erfasst, wobei Kartenzahlungen über Stripe abgewickelt werden. Kostenlose Veranstaltungen zeigen auf der öffentlichen Veranstaltungsseite ein „Kostenlos"-Badge.
Wie die Registrierung funktioniert
Für Mitglieder (mit einem Personendatensatz verknüpft)
Wenn sich ein Gemeindemitglied registriert, wird die Registrierung mit seinem Personendatensatz in TimelyChurch verknüpft. Dies ermöglicht Ihnen:
- Zu sehen, wer sich angemeldet hat, in den Einreichungen des Anmeldeformulars der Veranstaltung.
- Ihre Veranstaltungsanwesenheitshistorie nachzuverfolgen.
- Ihnen gezielte Mitteilungen zu senden.
Für Gäste (kein Personendatensatz)
Gäste können sich registrieren, indem sie Folgendes angeben:
- Name -- Der vollständige Name des Anmelders.
- E-Mail -- Eine E-Mail-Adresse für Bestätigungen.
Gästezahl
Jede Registrierung enthält ein Feld Gästezahl, über das ein Anmelder angeben kann, wie viele zusätzliche Gäste er mitbringt. Die Gesamtzahl der Teilnehmer einer Registrierung entspricht 1 (der Anmelder) plus der Gästezahl.
Registrierungen verwalten
Registrierungen anzeigen
- Öffnen Sie die Veranstaltung.
- Die Kachel Registriert oben zeigt, wie viele Personen sich angemeldet haben (zum Beispiel „12 von 50", wenn Sie ein Limit festgelegt haben).
- Auf der Registerkarte Übersicht listet die Karte Anmeldeformulare das Anmeldeformular der Veranstaltung mit der Anzahl seiner Einreichungen auf. Klicken Sie auf das Formular, um alle Angemeldeten und ihre Antworten zu sehen.
Tipp: Brauchen Sie zusätzliche Fragen (T-Shirt-Größe, Allergien)? Öffnen Sie das verknüpfte Formular und fügen Sie ihm Felder hinzu. Mit Formular hinzufügen (oder Ein Formular erstellen, wenn noch keines verknüpft ist) können Sie auch ein anderes Formular verknüpfen.
Stornierungen
Mitglieder stornieren ihre Anmeldung selbst im Mitgliederportal (siehe unten). Wenn eine Registrierung storniert wird und eine Warteliste vorhanden ist, wird die nächste Person auf der Warteliste automatisch benachrichtigt, dass ein Platz frei geworden ist.
Um festzuhalten, wer am Tag tatsächlich gekommen ist, nutzen Sie die Registerkarte Check-in — siehe Veranstaltungs-Check-in.
Warteliste
Wenn eine Veranstaltung ihre maximale Kapazität erreicht, werden weitere Anmelder auf eine Warteliste gesetzt.
Wie die Warteliste funktioniert
- Eine Person versucht, sich für eine ausgebuchte Veranstaltung anzumelden.
- Anstatt abgewiesen zu werden, wird sie mit einer Positionsnummer auf die Warteliste gesetzt.
- Wartelisteneinträge sind nach Position geordnet (wer zuerst kommt, mahlt zuerst).
Wartelistenstatus
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Wartend | Die Person steht in der Warteschlange. |
| Benachrichtigt | Ein Platz wurde frei und die Person wurde benachrichtigt. Sie hat 48 Stunden Zeit, ihn zu beanspruchen. |
| Registriert | Die Person hat den Platz beansprucht und ist nun registriert. |
| Abgelaufen | Die Person hat nicht innerhalb von 48 Stunden geantwortet. Der Platz geht an die nächste Person. |
| Abgesagt | Die Person hat sich selbst von der Warteliste entfernt. |
Automatische Platzvergabe
Wenn eine bestätigte Registrierung storniert wird:
- Das System findet die nächste Person auf der Warteliste mit dem Status „wartend".
- Diese Person wird als „benachrichtigt" markiert und erhält eine E-Mail, dass ein Platz verfügbar ist.
- Sie hat 48 Stunden Zeit, den Platz zu beanspruchen.
- Wenn sie nicht rechtzeitig antwortet, läuft ihr Eintrag ab und die nächste Wartelistenperson wird benachrichtigt.
Tipp: Die Wartelistenposition wird automatisch neu geordnet, wenn Einträge befördert, storniert oder abgelaufen sind, sodass verbleibende Einträge immer fortlaufende Positionsnummern haben.
Bestätigungs-E-Mails
Wenn sich jemand für eine Veranstaltung anmeldet, kann TimelyChurch automatisch eine Bestätigungs-E-Mail senden. Diese Benachrichtigung enthält:
- Den Veranstaltungstitel und Datum/Uhrzeit.
- Den Veranstaltungsort.
- Eine Bestätigung ihrer Registrierung.
Wie sich Personen anmelden
Die Registrierung erfolgt über zwei öffentlich zugängliche Oberflächen:
1. Öffentliche Veranstaltungsseite (kein Login erforderlich)
Besucher entdecken Veranstaltungen über die öffentliche Website Ihrer Gemeinde:
- Auflistung: eine Liste aller als Öffentlich und Aktiv markierten Veranstaltungen.
- Veranstaltungsdetail: die Einzel-Veranstaltungsseite mit Beschreibung, Ort, Uhrzeit und einem Anmeldeformular (wenn Registrierung aktiviert ist).
Dies ist der Link, der in Newslettern, Social-Media-Beiträgen und E-Mail-Erinnerungen erscheint.
2. Mitgliederportal (eingeloggte Mitglieder)
Authentifizierte Mitglieder verwenden ihr Mitgliederportal:
- Veranstaltungen durchsuchen: alle bevorstehenden Veranstaltungen anzeigen.
- Eine Veranstaltung anzeigen: die Detailseite einer beliebigen Veranstaltung öffnen.
- Anmelden: sich direkt anmelden und dabei eine Gästezahl (0-10) und eine optionale Notiz angeben.
- Eine Registrierung stornieren: eine Anmeldung stornieren. Die Stornierung löst automatisch eine Wartelistenbeförderung aus, wenn jemand wartet.
Damit die Kapazität korrekt bleibt, wenn sich mehrere Mitglieder im selben Moment anmelden, verarbeitet das System jede Registrierung der Reihe nach, sodass nicht zwei Personen gleichzeitig den letzten Platz beanspruchen können. Wenn die Veranstaltung zuerst ausgebucht ist, sieht das Mitglied: „Diese Veranstaltung ist jetzt ausgebucht. Sie können sich auf die Warteliste setzen."
Tipp: Bei einer Öffentlichen Veranstaltung ist die öffentliche Veranstaltungsseite der Link, der in E-Mail-Erinnerungen und in Kalenderdateien verwendet wird. Mitglieder und Gäste können sich ohne Konto anmelden.
Registrierung für Veranstaltungsserien
Wenn die Registrierung für eine Veranstaltungsserie aktiviert ist:
- Die Serie verwendet ein gemeinsames Anmeldeformular für alle Vorkommen; Anmelder wählen beim Absenden ein Datum. Öffnen Sie es über die Karte Registrierung auf der Serienseite (Anmeldeformular).
- Das Max. Registrierungen-Limit gilt pro Vorkommen, nicht für die gesamte Serie.
- Die Funktion Warteliste ermöglicht Wartelisten für jedes Vorkommen.