Formulare – Übersicht

TimelyChurch Formulare ist ein leistungsstarker, integrierter Formularersteller, mit dem Sie benutzerdefinierte Formulare für Ihre Gemeinde erstellen können – ohne Drittanbieter-Tools. Sammeln Sie Informationen von Mitgliedern und Besuchern, verarbeiten Sie Einsendungen mit einem Genehmigungsworkflow und synchronisieren Sie Antworten automatisch mit Ihrer Personendatenbank.

Was Sie mit Formularen tun können

• Benutzerdefinierte Formulare erstellen mit einem Drag-and-Drop-Feldeditor mit 24 Feldtypen, organisiert in die Gruppen Eingaben, Auswahl, Spezial und Layout
• Felder bedingt ein- oder ausblenden mit integrierten Anzeigen-/Ausblenden-/Pflichtfeld-Regeln, sodass sich das Formular beim Ausfüllen anpasst
• Zahlungen erfassen durch Hinzufügen eines Zahlungsfelds – Formulare können einen festen Betrag, einen Pro-Einheit-Betrag (Menge × Preis) oder einen Preis auf der gewählten Option erheben, der sicher über Stripe abgewickelt wird -- oder Personen offline bezahlen lassen (zum Beispiel bar oder per Scheck) und festhalten, was sie schulden
• Formulare öffentlich teilen über einen direkten Link, einen QR-Code oder eingebettet auf Ihrer Website
• Einsendungen erfassen von Mitgliedern und Besuchern, mit optionaler Anmeldepflicht
• Einsendungen prüfen und genehmigen über einen integrierten Genehmigungsworkflow (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt)
• Mit Mitgliederprofilen synchronisieren – ordnen Sie Formularfelder Personendatensätzen zu, damit Einsendungen Ihre Datenbank automatisch aktualisieren
• Benachrichtigungen erhalten, wenn neue Einsendungen eingehen, mit konfigurierbaren Administrator- und benutzerdefinierten E-Mail-Empfängern sowie optionalen Telegram-Benachrichtigungen
• Daten als CSV exportieren für Berichte und Analysen
• Formulare mit Veranstaltungen oder Gruppen verknüpfen, damit Registrierungsformulare auf den zugehörigen Seiten erscheinen
• Alter prüfen anhand eines Geburtsdatums, sodass sich zum Beispiel nur Personen ab 16 Jahren registrieren können
• Automatisierungen starten -- eine E-Mail-Automatisierung kann starten, wenn jemand ein Formular absendet (siehe Eine E-Mail-Automatisierung erstellen)

Formulartypen

Beim Erstellen eines Formulars wählen Sie einen Typ, der das Formular kategorisiert und die Verarbeitung von Einsendungen beeinflussen kann:

Lebenszyklus eines Formulars

Jedes Formular durchläuft einige klar definierte Zustände:

1. Entwurf – Sie erstellen das Formular und fügen Felder hinzu. Nicht öffentlich sichtbar.
2. Veröffentlicht – Das Formular ist live und nimmt Einsendungen entgegen. Eine öffentliche URL wird generiert.
3. Geschlossen – Das Formular nimmt keine neuen Einsendungen mehr entgegen, aber vorhandene Daten bleiben erhalten. Das Formular kann später erneut veröffentlicht werden.
4. Archiviert – Die Archivieren-Aktion entfernt das Formular aus Ihrer aktiven Liste. Das Formular verschwindet aus der aktiven Liste, kann aber über den Filter „Archiviert" Wiederhergestellt oder von dort Dauerhaft Gelöscht werden. Archivierte Formulare zählen nicht zum Formularlimit Ihres Plans.

Hauptfunktionen auf einen Blick

Profilsynchronisierung

Wenn Sie Formularfelder Personenprofil-Feldern zuordnen, können Einsendungen Mitgliederdatensätze automatisch aktualisieren. Sie steuern, wann diese Synchronisierung erfolgt:

• Beim Absenden – Daten werden sofort synchronisiert, wenn das Formular abgesendet wird
• Bei Genehmigung – Daten werden erst nach Genehmigung durch einen Administrator synchronisiert
• Deaktiviert – Keine automatische Synchronisierung; Sie können auf der Detailseite der Einsendung manuell synchronisieren

Intelligentes Vorausfüllen

Wenn ein Mitglied im Mitgliederportal angemeldet ist und ein Formular öffnet, werden bekannte Informationen (Name, E-Mail, Telefon, Adresse) automatisch vorausgefüllt. Dies reduziert Aufwand und verbessert die Datenqualität.

Bedingte Logik (Anzeigen / Ausblenden / Pflichtfeld)

Jedes Feld kann eigene Regeln tragen, die die Antworten einer Person beobachten und in Echtzeit reagieren. Ein Feld kann angezeigt, ausgeblendet oder Pflichtfeld werden, wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind. Sie wählen, ob alle Bedingungen oder eine beliebige Bedingung zutreffen muss. Ausgeblendete Felder werden bei der Validierung übersprungen, sodass Personen nur die für sie relevanten Felder sehen und ausfüllen müssen.

Kostenpflichtige Formulare (Stripe-Zahlungen)

Fügen Sie ein Zahlung (Card)-Feld hinzu, um Geld direkt über ein Formular einzuziehen. Sie können einen festen Betrag erheben, einen Pro-Einheit-Preis festlegen, der mit einem Mengenfeld (Nummer) multipliziert wird, oder einen Preis auf einzelne Auswahlmöglichkeiten legen (zum Beispiel „Damen 140 $, Herren 160 $"). Kartenzahlungen werden sicher über die Stripe-Verbindung Ihrer Gemeinde abgewickelt, und jede bezahlte Einsendung wird aufgezeichnet, damit Sie sehen können, was eingezogen wurde. Sie können auch Offline-Zahlungsmethoden wie bar, Scheck oder CashApp anbieten -- diese Anmeldungen werden als ausstehende Zahlung erfasst. Siehe Zahlungsformulare.

Einsendungslimits und Zeitplanung

Legen Sie eine maximale Anzahl von Einsendungen fest oder planen Sie Formulare so, dass sie automatisch zu bestimmten Terminen öffnen und schließen.

Formulare duplizieren

Sparen Sie Zeit, indem Sie ein vorhandenes Formular duplizieren. Alle Felder werden in einen neuen Entwurf kopiert, den Sie anpassen können, ohne von vorne anzufangen.

Erste Schritte

Navigieren Sie zunächst im Admin-Seitenmenü zu Formulare. Formulare sind im Growth-Plan und höher enthalten, und Ihr Plan legt fest, wie viele Formulare Sie haben können. Von dort aus können Sie Ihr erstes Formular erstellen, Felder hinzufügen, Einstellungen konfigurieren und es veröffentlichen, um Antworten zu erfassen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Artikel, Ein Formular erstellen, mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen.