Raum- und Ausstattungsbuchung

TimelyChurch enthält ein Raum- und Ausstattungsbuchungssystem, das direkt in Ihre Veranstaltungen integriert ist. Reservieren Sie Räume für Gottesdienste und Treffen, buchen Sie Ausstattung wie Projektoren und Tonanlagen und lassen Sie das System automatisch auf Terminkonflikte prüfen.

Wo Sie Räume und Ausstattung finden

Die Räume und die Ausstattung Ihrer Gemeinde richten Sie unter Einrichtungen in der linken Seitenleiste ein: Einrichtungen → Räume und Einrichtungen → Ausstattung. Legen Sie dort zuerst Ihre Räume und Ihre Ausstattung an — sie erscheinen dann im Dropdown Raum, wenn Sie eine Veranstaltung erstellen, und auf der Registerkarte Ressourcen jeder Veranstaltung.

Tipp: Ein Raum kann einen Eigentümer haben — eine Person oder Gruppe, die zustimmt, wenn dieser Raum über eine Veranstaltungsanfrage gebucht wird. Siehe Veranstaltungstypen und Genehmigungsregeln einrichten.

Raumbuchung

Einen Raum einer Veranstaltung zuweisen

1. Suchen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Veranstaltung das Dropdown Raum.
2. Wählen Sie einen Raum aus der Liste der für Ihre Gemeinde konfigurierten aktiven Räume aus.
3. Wenn Ihre Veranstaltung sowohl eine Start- als auch eine Endzeit hat, wird beim Speichern der Veranstaltung automatisch eine Raumbuchung erstellt.

Sie können den Raum auch später auf der Registerkarte Ressourcen der Veranstaltung buchen oder ändern: Klicken Sie auf Raum buchen (oder Ändern), suchen Sie einen Raum und wählen Sie einen aus. Räume, die zur gleichen Zeit von anderen Veranstaltungen belegt sind, werden als Derzeit gebucht angezeigt und können nicht gewählt werden.

Hinweis: Das Raum-Dropdown zeigt den Namen und die Kapazität jedes Raums an (z. B. „Gemeinschaftssaal (Kapazität: 150)"). Das hilft Ihnen, den richtigen Raum für Ihre erwartete Teilnehmerzahl auszuwählen.

Automatische Konflikterkennung

TimelyChurch prüft beim Zuweisen eines Raums automatisch auf Terminkonflikte:

• Wenn der ausgewählte Raum bereits eine Buchung hat, die sich mit der Zeit Ihrer Veranstaltung überschneidet, wird ein Fehler angezeigt: „Der ausgewählte Raum hat zu dieser Zeit einen Buchungskonflikt."
• Die Konflikterkennung berücksichtigt die für Raumbuchungen konfigurierte Auf- und Abbauzeit, sodass Pufferzeiten eingeschlossen sind.
• Beim Bearbeiten einer Veranstaltung schließt das System die eigene bestehende Buchung der Veranstaltung aus der Konfliktprüfung aus, sodass sie sich nicht selbst meldet.

Raumbuchungsdetails

Jede Raumbuchung erfasst:

Wenn ein Raum über eine Veranstaltung zugewiesen wird, wird der Buchungsstatus automatisch auf Bestätigt gesetzt.

Raumeigenschaften

Jeder Raum in TimelyChurch kann folgende Eigenschaften haben:

• Name -- Der Anzeigename des Raums.
• Kapazität -- Maximale Personenanzahl.
• Gebäude -- In welchem Gebäude sich der Raum befindet.
• Etage -- In welcher Etage.
• Einrichtung/Anordnung -- Das Standardlayout des Raums:
  • Kirchenbestuhlung
  • Klassenzimmerstil
  • Gemeinschaftstische
  • U-Form (Diskussion)
  • Gebetskreis
  • Bühnenpräsentation
  • Theaterstil
  • Konferenzraum
  • Jugendzimmer-Einrichtung
  • Krabbelstube-Einrichtung
  • Flexibler / offener Raum
• Ausstattung -- Verfügbare Geräte und Einrichtungen:
  • Projektor, Leinwand, Whiteboard
  • Tonanlage, Mikrofon, Klavier
  • Tische, Stühle
  • Küchenzugang, Krabbelstube-Blick
  • Behindertengerecht, Klimaanlage
• Farbe -- Eine Farbe für die Kalenderanzeige.

Raumnotizen, Fotos und Anhänge

Neben Buchungen hat jeder Raum ein eigenes Aktivitätsprotokoll, eine Fotogalerie und einen Dokumentenspeicher. Diese helfen Facility-Teams dabei, Wartungsarbeiten nachzuverfolgen, Einrichtungsdiagramme zu teilen und Mietverträge an einem Ort zu speichern.

Raumnotizen -- Ein zeitgestempeltes Aktivitätsprotokoll für den Raum (z. B. „Klimaanlage-Reparatur geplant", „Neues Klavier installiert").

• Zeigen Sie die Liste der Notizen für einen Raum an.
• Fügen Sie eine Notiz hinzu. Einer Notiz können ein oder mehrere Fotos angehängt werden.
• Löschen Sie eine Notiz. Das Löschen einer Notiz entfernt auch ihre angehängten Fotos.

Raumfotos -- Eine eigenständige Galerie mit Raumbildern (getrennt von Notizfotos). Nützlich für Einrichtungsdiagramme, „As-built"-Referenzfotos oder Marketingfotos.

• Laden Sie Fotos in die Galerie hoch.

Raumanhänge -- Dokumente, die mit dem Raum verknüpft sind, z. B. Grundrisse, Gerätehandbücher, Lieferantenverträge oder Versicherungszertifikate.

• Laden Sie Dokumente hoch, um sie beim Raum aufzubewahren.

Tipp: Verwenden Sie Raumnotizen für zeitkritische Aktivitäten (Reparaturen, Inspektionen), die Fotogalerie als visuelle Referenz und Anhänge für dauerhaft relevante Dokumente.

Raumbuchung bei wiederkehrenden Veranstaltungen

Beim Erstellen wiederkehrender Veranstaltungen mit einem zugewiesenen Raum:

• Jedes generierte Vorkommen erhält eine eigene Raumbuchung.
• Die Konflikterkennung wird für jedes Vorkommen individuell ausgeführt.
• Wenn ein bestimmtes Vorkommen einen Raumkonflikt hat, wird dieses Vorkommen übersprungen, während die übrigen erstellt werden. Die Zusammenfassungsmeldung teilt Ihnen mit, wie viele wegen Konflikten übersprungen wurden.

Einen Raum ändern oder entfernen

• Raum ändern: Bearbeiten Sie die Veranstaltung, wählen Sie einen anderen Raum aus und speichern. Die alte Buchung wird durch eine neue ersetzt.
• Raum entfernen: Bearbeiten Sie die Veranstaltung, löschen Sie die Raumauswahl und speichern. Die Raumbuchung wird gelöscht.

Ausstattungs- und Ressourcenbuchung

TimelyChurch unterstützt auch die Buchung von Ausstattung und Ressourcen für Veranstaltungen.

Verfügbare Ressourcenkategorien

Ressourcen sind in Kategorien gegliedert:

Ressourceneigenschaften

Jede Ressource hat:

• Name -- Was die Ressource ist.
• Beschreibung -- Details zur Ressource.
• Kategorie -- Aus den obigen Kategorien.
• Menge -- Wie viele Einheiten verfügbar sind. Dies ermöglicht Teilbuchungen (z. B. 10 Klapptische, und eine Veranstaltung bucht 4).
• Lagerort -- Wo die Ressource aufbewahrt wird.
• Buchbar -- Ob die Ressource reserviert werden kann.
• Genehmigung erforderlich -- Ob Buchungen eine Admin-Genehmigung benötigen, bevor sie bestätigt werden.

Ressourcen für eine Veranstaltung buchen

Ausstattung wird auf der Registerkarte Ressourcen der Veranstaltung gebucht (schalten Sie die Funktion Ressourcen ein, falls die Registerkarte fehlt):

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und wechseln Sie zur Registerkarte Ressourcen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Ausstattung auf Ausrüstung buchen (oder Buchen).
3. Suchen Sie den Gegenstand und wählen Sie ihn aus. Gegenstände, die zur gleichen Zeit von anderen Veranstaltungen gebucht sind, zeigen eine verringerte Verfügbarkeit.
4. Die Buchung erscheint in der Liste dieser Veranstaltung. Jede Buchung erfasst die Ressource, Menge, Zeitraum, Status und etwaige Notizen.

Ressourcenbuchungsstatus

Wenn jemand eine Ressource anfragt, die eine Genehmigung erfordert, erhalten alle, deren Rolle Ressourcen & Ausstattung bearbeiten darf, eine In-App-Benachrichtigung und eine E-Mail zu der Anfrage. Die anfragende Person erhält eine Benachrichtigung und eine E-Mail, wenn die Buchung genehmigt oder abgelehnt wird. (Die E-Mails verwenden die Buchungs-E-Mail-Vorlagen Ihrer Gemeinde und werden daher nur gesendet, solange diese Vorlagen aktiv sind.)

Verfügbarkeitsprüfung

Das System verfolgt die Ressourcenverfügbarkeit nach Menge:

• Wenn eine Ressource eine Menge von 10 hat und 6 bereits für einen überschneidenden Zeitraum gebucht sind, sind nur 4 verfügbar.
• Buchungsanfragen, die die verfügbare Menge überschreiten, werden als Konflikte markiert.

Tipp: Ressourcen mit dem Flag Genehmigung erforderlich geben Administratoren die Möglichkeit, Buchungen vor der Bestätigung zu überprüfen, was bei hochwertiger oder begrenzter Ausstattung nützlich ist.