Übersicht Freiwilligenmanagement
TimelyChurch bietet ein umfassendes Freiwilligenmanagement-System, das Sie dabei unterstützt, die Freiwilligen Ihrer Gemeinde zu rekrutieren, zu organisieren, einzuplanen und mit ihnen zu kommunizieren. Ob Sie eine Sonntagmorgen-Gottesdienstbesetzung benötigen oder eine Sonderveranstaltung koordinieren – die Freiwilligen-Tools ermöglichen Ihnen, alles rund um Ihre Veranstaltungen und Ihre Personen zu verwalten.
Zwei Seiten des Freiwilligenmanagements
Das Freiwilligensystem von TimelyChurch funktioniert auf zwei miteinander verbundenen Ebenen:
1. Personen und Teams (personenzentriert)
Freiwilligendaten sind bei jeder Person und bei Ihren Dienstteams gespeichert – nicht auf einer separaten „Freiwillige"-Seite:
- Der Personendatensatz -- Öffnen Sie eine beliebige Person über Personen in der Seitenleiste und wechseln Sie zum Tab Dienst, um die Teams zu sehen, denen sie angehören, ihre Dienstbereiche, bevorstehende und vergangene Veranstaltungszuweisungen sowie ihre Diensthistorie.
- Dienstteams -- Unter Personen > Gruppen enthält eine Gruppe vom Typ Team Ihre Dienstliste. In einem Team können Sie das Kompetenzniveau jedes Mitglieds bewerten (nur für Leitungspersonen sichtbar) und Dienstpräferenzen sowie Verfügbarkeit erfassen.
Für jede dienstleistende Person können Sie Folgendes verfolgen:
- Dienstbereichszuweisungen -- In welchen Dienstbereichen sie tätig sind: Kinderministerium, Jugendministerium, Lobpreisteam, Begrüßung / Gastfreundschaft, Parkplatzteam, Technik / AV, Kinderkrippe, Sicherheit, Küche / Verpflegung, Reinigung / Gebäude, Büro / Verwaltung, Outreach / Mission, Gebetsteam, Kleingruppen-Leitung oder Sonstiges
- Rollen -- Ihre spezifische Rolle in einem Team (z. B. Leiter, Co-Leiter, Gastgeber oder Mitglied) und die Position, die sie bei einer Veranstaltung besetzen
- Kompetenzniveau -- Eine nur für Leitungspersonen sichtbare Bewertung, die in Planungsvorschläge einfließt
- Status -- Ob Zuweisungen ausstehend, bestätigt oder abgelehnt sind
- Diensthistorie -- Vergangene Veranstaltungen, bei denen sie gedient haben, und ihre Anwesenheit
2. Dienstpositionen bei Veranstaltungen (veranstaltungszentriert)
Der Tab Dienst bei jeder Veranstaltung (öffnen Sie eine Veranstaltung, um zum Veranstaltungs-Hub zu gelangen) ermöglicht Ihnen, spezifische Positionen zu definieren, die besetzt werden müssen, Personen diesen Positionen zuzuweisen und den Bestätigungsstatus zu verfolgen. Hier findet die eigentliche Planung für jeden Gottesdienst oder jede Veranstaltung statt.
Wichtigste Funktionen im Überblick
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Dienstteams | Gruppenbasierte Teams (Lobpreis, Begrüßung, Technik usw.) mit definierten Positionen und Mitgliederlisten |
| Veranstaltungsplanung | Personen aus dem Tab „Dienst" der Veranstaltung spezifischen Positionen zuweisen |
| Intelligente Vorschläge | Bewertungssystem, das die beste Person für jeden offenen Slot empfiehlt – basierend auf Rotationsgerechtigkeit, Verfügbarkeit und Präferenzen |
| Automatische Planung | Ein-Klick-Automatisch-Ausfüllen, das die besten verfügbaren Personen offenen Positionen zuweist |
| Zeitplanraster | Ein veranstaltungsübergreifendes Raster, das zeigt, wer wann dient – mit fensterbreitem Automatisch-Ausfüllen und Erinnerungen |
| Selbstanmeldung | Freiwillige können sich über das Mitgliederportal selbst für offene Positionen anmelden |
| Verfügbarkeitsverwaltung | Freiwillige legen ihre eigene Verfügbarkeit und Nicht-Verfügbarkeit über das Portal fest; Administratoren sehen, wer verfügbar ist |
| Annehmen/Ablehnen-Workflow | Freiwillige antworten über eine Telegram-Nachricht oder eine E-Mail mit Ein-Klick-Schaltflächen „Akzeptieren" und „Ablehnen" oder unter Mein Zeitplan im Portal |
| Einladungszeitpunkt | Jedes Team legt fest, wie weit im Voraus seine Personen erfahren, dass sie eingeplant sind (standardmäßig 30 Tage), sodass Sie ein ganzes Quartal planen können, ohne Postfächer zu überfluten |
| Absage-Nachverfolgung | Wenn ein/e Freiwillige/r ablehnt, werden die Leiter benachrichtigt, und die nächste Person in der Rotation kann automatisch eingeladen werden; Besetzungsanfragen bieten einen offenen Platz mehreren Personen gleichzeitig an |
| Check-in | Am Tag selbst können Freiwillige unter Mein Zeitplan auf Ich bin da tippen |
| Konflikterkennung | Das System hilft, eine Doppelbelegung eines/einer Freiwilligen über sich überschneidende Veranstaltungen hinweg zu vermeiden |
| Vorwärts kopieren | Wochenzuweisungen schnell in einer wiederkehrenden Serie nach vorne replizieren |
| Massenoperationen | Ausstehende Zuweisungen bestätigen, ganze Teams zuweisen oder Massenkommunikation senden |
| Freiwilligen-Erinnerungen | Automatische Erinnerungen vor jedem Datum (per Telegram oder E-Mail) sowie eine Schaltfläche Erinnerungen senden bei jeder Veranstaltung |
| Kompetenzentwicklung | Das System verfolgt Annahmen und schlägt Kompetenzlevel-Upgrades für Teammitglieder im Laufe der Zeit vor |
Wie die Teile zusammenwirken
- Personen werden zur Datenbank Ihrer Gemeinde hinzugefügt.
- Sie erstellen Dienstteams (Gruppen vom Typ „Team") und fügen Mitglieder hinzu.
- In einem Team definieren Sie die Positionen, die Personen besetzen können, und richten optional Zeitplanvorlagen ein, die Positionen automatisch auf neue Veranstaltungen anwenden.
- Wenn Sie eine Veranstaltung erstellen, fügen Sie im Tab Dienst Positionen hinzu (mit Position hinzufügen oder Team zuweisen) – und geben an, welche Positionen benötigt werden und wie viele von jeder.
- Sie weisen Personen diesen Positionen zu – manuell, über intelligente Vorschläge, Automatisch-Ausfüllen oder durch Kopieren einer vorangegangenen Woche in einer Serie.
- Freiwillige erfahren, dass sie eingeplant sind (per Telegram oder E-Mail), sobald das Datum in das Benachrichtigungsfenster ihres Teams kommt, und können annehmen oder ablehnen.
- Wenn jemand ablehnt, werden die Leiter benachrichtigt, und ein Ersatz kann automatisch eingeladen werden.
- Am Veranstaltungstag können sich Freiwillige im Mitgliederportal mit Ich bin da einchecken.
Wo Sie Freiwilligendaten finden
Es gibt keine eigenständige „Freiwillige"-Seite in der Seitenleiste. Freiwilligendaten befinden sich dort, wo sie verwendet werden:
- Personen > [Person] > Tab Dienst -- alles, wobei eine Person dient: Teams, Dienstbereiche und bevorstehende/vergangene Zuweisungen.
- Personen > Gruppen > [Team] -- die Teamliste, Kompetenzniveaus der Mitglieder und Dienstpräferenzen.
- Berichte > Freiwillige -- ein gemeindeweiter Bericht, wer in einem Datumsbereich gedient hat, mit Gesamtzahlen.
Navigation im Freiwilligenmodul
Die Veranstaltung ist der Hub für die Freiwilligenplanung. Jeder Teil des Systems befindet sich dort, wo er sinnvoll ist:
- Personen (Seitenleiste) > Person öffnen > Tab Dienst -- Teams, Dienstbereiche und Zuweisungen dieser Person anzeigen.
- Personen > Gruppen > [Team] > Tab Mitglieder -- Teamliste, Mitgliederrollen, Kompetenzniveaus und Dienstpräferenzen verwalten.
- Personen > Gruppen > [Team] > Tab Vorlagen -- Zeitplanvorlagen einrichten, die Positionen automatisch auf neue Veranstaltungen anwenden.
- Personen > Gruppen > [Team] > Tab Details -- Planungseinstellungen: Rotation, Automatisch-Ausfüllen, Erinnerungen und wann Personen erfahren, dass sie eingeplant sind.
- Planung > Veranstaltungen > Veranstaltung öffnen > Tab Dienst -- Positionen hinzufügen und Personen für diese spezifische Veranstaltung zuweisen.
- Planung > Zeitplanraster (auch eine Schaltfläche auf der Veranstaltungsseite) -- das veranstaltungsübergreifende Raster, das zeigt, wer wann dient.
- Planung > Veranstaltungen-Seite > Menü Mehr (⋮) > Veranstaltungsserie -- wiederkehrende Veranstaltungen erstellen oder verwalten und serienweite Planung durchführen.
- Aufmerksamkeit erforderlich (Seitenleiste) -- das veranstaltungsübergreifende Dashboard für Aktionen, die Aufmerksamkeit erfordern. Der Tab Planung listet Veranstaltungsanfragen, Klassen ohne Lehrer oder Lektion, Vertretungsanfragen von Lehrern, Doppelbelegungen, Vorbereitungsaufgaben und bevorstehende Nichtverfügbarkeit auf. (Offene Dienstpositionen erscheinen im Zeitplanraster und im Tab „Dienst" jeder Veranstaltung.)
- Berichte > Freiwillige -- ein datumsbasierter Bericht, wer gedient hat, mit Gesamtzahlen / aktiven / neuen Freiwilligen.
- Mitgliederportal > Mein Zeitplan -- wo Freiwillige ihre Zuweisungen einsehen und ihre Verfügbarkeit verwalten.
Das vollständige Konzeptmodell finden Sie unter Wie die Freiwilligenplanung organisiert ist.
Berechtigungen
Der Zugang zur Freiwilligenplanung wird durch die Berechtigungseinstellungen Ihrer Gemeinde gesteuert. Die Verwaltung von Personen und Teams erfordert die entsprechenden Personen-Berechtigungen, und die Verwaltung der Dienstpositionen bei einer Veranstaltung steht Benutzern mit Veranstaltungsmanagement-Berechtigungen zur Verfügung. Teamleiter, die keine Administratoren sind, können nur die Teams einplanen, die sie leiten — die Schaltflächen anderer Teams sind für sie ausgegraut.
Tipp: Beginnen Sie damit, Ihre Dienstteams und deren Positionen einzurichten und dann Personen zu diesen Teams hinzuzufügen. So steht Ihnen beim Erstellen von Veranstaltungen und Hinzufügen von Positionen ein Pool organisierter Personen bereit, die zugewiesen werden können.