Übersicht Freiwilligenmanagement
TimelyChurch bietet ein umfassendes Freiwilligenmanagement-System, das Sie dabei unterstützt, die Freiwilligen Ihrer Gemeinde zu rekrutieren, zu organisieren, einzuplanen und mit ihnen zu kommunizieren. Ob Sie eine Sonntagmorgen-Gottesdienstbesetzung benötigen oder eine Sonderveranstaltung koordinieren – die Freiwilligen-Tools ermöglichen Ihnen, alles rund um Ihre Veranstaltungen und Ihre Personen zu verwalten.
Zwei Seiten des Freiwilligenmanagements
Das Freiwilligensystem von TimelyChurch funktioniert auf zwei miteinander verbundenen Ebenen:
1. Personen und Teams (personenzentriert)
Freiwilligendaten sind bei jeder Person und bei Ihren Dienstteams gespeichert – nicht auf einer separaten „Freiwillige"-Seite:
- Der Personendatensatz -- Öffnen Sie eine beliebige Person über Personen in der Seitenleiste und wechseln Sie zum Tab Dienst, um die Teams zu sehen, denen sie angehören, ihre Dienstbereiche, bevorstehende und vergangene Veranstaltungszuweisungen sowie ihre Diensthistorie.
- Dienstteams -- Unter Personen > Gruppen enthält eine Gruppe vom Typ Team Ihre Dienstliste. In einem Team können Sie das Kompetenzniveau jedes Mitglieds bewerten (nur für Leitungspersonen sichtbar) und Dienstpräferenzen sowie Verfügbarkeit erfassen.
Für jede dienstleistende Person können Sie Folgendes verfolgen:
- Dienstbereichszuweisungen -- In welchen Dienstbereichen sie tätig sind: Kinderministerium, Jugendministerium, Lobpreisteam, Begrüßung / Gastfreundschaft, Parkplatzteam, Technik / AV, Kinderkrippe, Sicherheit, Küche / Verpflegung, Reinigung / Gebäude, Büro / Verwaltung, Outreach / Mission, Gebetsteam, Kleingruppen-Leitung oder Sonstiges
- Rollen -- Ihre spezifische Rolle in einem Team (z. B. Leiter, Co-Leiter, Gastgeber oder Mitglied) und die Position, die sie bei einer Veranstaltung besetzen
- Kompetenzniveau -- Eine nur für Leitungspersonen sichtbare Bewertung, die in Planungsvorschläge einfließt
- Status -- Ob Zuweisungen ausstehend, bestätigt oder abgelehnt sind
- Diensthistorie -- Vergangene Veranstaltungen, bei denen sie gedient haben, und ihre Anwesenheit
2. Veranstaltungsdienstbedarf (veranstaltungszentriert)
Der Tab Dienst bei jeder Veranstaltung (öffnen Sie eine Veranstaltung, um zum Veranstaltungs-Hub zu gelangen) ermöglicht Ihnen, spezifische Positionen zu definieren, die besetzt werden müssen, Personen diesen Positionen zuzuweisen und den Bestätigungsstatus zu verfolgen. Hier findet die eigentliche Planung für jeden Gottesdienst oder jede Veranstaltung statt.
Wichtigste Funktionen im Überblick
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Dienstteams | Gruppenbasierte Teams (Lobpreis, Begrüßung, Technik usw.) mit definierten Positionen und Mitgliederlisten |
| Veranstaltungsplanung | Personen aus dem Tab „Dienst" der Veranstaltung spezifischen Positionen zuweisen |
| Intelligente Vorschläge | Bewertungssystem, das die beste Person für jeden offenen Slot empfiehlt – basierend auf Rotationsgerechtigkeit, Verfügbarkeit und Präferenzen |
| Automatische Planung | Ein-Klick-Automatisch-Ausfüllen, das die besten verfügbaren Personen offenen Positionen zuweist |
| Zeitplanraster | Ein veranstaltungsübergreifendes Raster, das zeigt, wer wann dient – mit fensterbreitem Automatisch-Ausfüllen und Erinnerungen |
| Selbstanmeldung | Freiwillige können sich über das Mitgliederportal selbst für offene Positionen anmelden |
| Verfügbarkeitsverwaltung | Freiwillige legen ihre eigene Verfügbarkeit und Nicht-Verfügbarkeit über das Portal fest; Administratoren sehen, wer verfügbar ist |
| Annehmen/Ablehnen-Workflow | Freiwillige erhalten E-Mail-Benachrichtigungen mit Ein-Klick-Links zum Annehmen oder Ablehnen |
| Vertretungsanfragen | Wenn ein/e Freiwillige/r ablehnt, kann das System automatisch eine Vertretungsanfrage erstellen und geeignete Ersatzpersonen benachrichtigen |
| Check-in | Freiwillige können sich über das Portal vor der Veranstaltung einchecken |
| Konflikterkennung | Das System hilft, eine Doppelbelegung eines/einer Freiwilligen über sich überschneidende Veranstaltungen hinweg zu vermeiden |
| Vorwärts kopieren | Wochenzuweisungen schnell in einer wiederkehrenden Serie nach vorne replizieren |
| Massenoperationen | Ausstehende Zuweisungen bestätigen, ganze Teams zuweisen oder Massenkommunikation senden |
| Freiwilligen-Erinnerungen | Bestätigten Freiwilligen Erinnerungs-E-Mails für eine bevorstehende Veranstaltung senden |
| Kompetenzentwicklung | Das System verfolgt Annahmen und schlägt Kompetenzlevel-Upgrades für Teammitglieder im Laufe der Zeit vor |
Wie die Teile zusammenwirken
- Personen werden zur Datenbank Ihrer Gemeinde hinzugefügt.
- Sie erstellen Dienstteams (Gruppen vom Typ „Team") und fügen Mitglieder hinzu.
- In einem Team definieren Sie die Positionen, die Personen besetzen können, und richten optional Zeitplanvorlagen ein, die Positionen automatisch auf neue Veranstaltungen anwenden.
- Wenn Sie eine Veranstaltung erstellen, fügen Sie im Tab Dienst Dienstbedarf hinzu – und geben an, welche Positionen benötigt werden und wie viele von jeder.
- Sie weisen Personen diesem Bedarf zu – manuell, über intelligente Vorschläge, Automatisch-Ausfüllen oder durch Kopieren einer vorangegangenen Woche in einer Serie.
- Freiwillige erhalten E-Mail-Benachrichtigungen und können annehmen oder ablehnen.
- Wenn jemand ablehnt, kann automatisch eine Vertretungsanfrage erstellt werden.
- Am Veranstaltungstag können sich Freiwillige über das Mitgliederportal einchecken.
Wo Sie Freiwilligendaten finden
Es gibt keine eigenständige „Freiwillige"-Seite in der Seitenleiste. Freiwilligendaten befinden sich dort, wo sie verwendet werden:
- Personen > [Person] > Tab Dienst -- alles, wobei eine Person dient: Teams, Dienstbereiche und bevorstehende/vergangene Zuweisungen.
- Personen > Gruppen > [Team] -- die Teamliste, Kompetenzniveaus der Mitglieder und Dienstpräferenzen.
- Berichte > Freiwillige -- ein gemeindeweiter Bericht, wer in einem Datumsbereich gedient hat, mit Gesamtzahlen.
Navigation im Freiwilligenmodul
Die Veranstaltung ist der Hub für die Freiwilligenplanung. Jeder Teil des Systems befindet sich dort, wo er sinnvoll ist:
- Personen (Seitenleiste) > Person öffnen > Tab Dienst -- Teams, Dienstbereiche und Zuweisungen dieser Person anzeigen.
- Personen > Gruppen > [Team] > Tab Mitglieder -- Teamliste, Mitgliederrollen, Kompetenzniveaus und Dienstpräferenzen verwalten.
- Personen > Gruppen > [Team] > Tab Vorlagen -- Zeitplanvorlagen einrichten, die Positionen automatisch auf neue Veranstaltungen anwenden.
- Planung > Veranstaltungen > Veranstaltung öffnen > Tab Dienst -- Dienstbedarf definieren und Personen für diese spezifische Veranstaltung zuweisen.
- Planung > Veranstaltungen-Seite > Menü Mehr (⋯) > Zeitplanraster -- das veranstaltungsübergreifende Raster, das zeigt, wer wann dient.
- Planung > Veranstaltungen-Seite > Menü Mehr (⋯) > Veranstaltungsserie -- wiederkehrende Veranstaltungen erstellen oder verwalten und serienweite Planung durchführen.
- Aufmerksamkeit erforderlich (Seitenleiste) -- das veranstaltungsübergreifende Dashboard für Aktionen, die Aufmerksamkeit erfordern, einschließlich nicht besetzter Positionen und offener Vertretungsanfragen.
- Berichte > Freiwillige -- ein datumsbasierter Bericht, wer gedient hat, mit Gesamtzahlen / aktiven / neuen Freiwilligen.
- Mitgliederportal > Mein Dienstplan -- wo Freiwillige ihre Zuweisungen einsehen und ihre Verfügbarkeit verwalten.
Das vollständige Konzeptmodell finden Sie unter Wie die Freiwilligenplanung organisiert ist.
Berechtigungen
Der Zugang zur Freiwilligenplanung wird durch die Berechtigungseinstellungen Ihrer Gemeinde gesteuert. Die Verwaltung von Personen und Teams erfordert die entsprechenden Personen-Berechtigungen, und die Verwaltung des Dienstbedarfs bei einer Veranstaltung steht Benutzern mit Veranstaltungsmanagement-Berechtigungen zur Verfügung.
Tipp: Beginnen Sie damit, Ihre Dienstteams und deren Positionen einzurichten und dann Personen zu diesen Teams hinzuzufügen. So steht Ihnen beim Erstellen von Veranstaltungen und Hinzufügen von Dienstbedarf ein Pool organisierter Personen bereit, die zugewiesen werden können.