Freiwilligen-Selbstanmeldung

TimelyChurch ermöglicht es Freiwilligen, sich über das Mitgliederportal selbst für offene Dienstpositionen anzumelden. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für Gemeindepersonal und befähigt Freiwillige, selbst zu entscheiden, wann und wo sie dienen.

Selbstanmeldung aktivieren

Die Selbstanmeldung wird positionsweise konfiguriert, wenn Sie einer Veranstaltung Dienstbedarf hinzufügen.

Schritt für Schritt

1. Navigieren Sie zur Veranstaltung und öffnen Sie den Tab Dienst.
2. Beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Dienstbedarfs konfigurieren Sie diese Einstellungen:

Wie sich Freiwillige anmelden

Über das Mitgliederportal

1. Freiwillige melden sich im Mitgliederportal an.
2. Sie navigieren zur Seite Freiwilligen-Möglichkeiten.
3. Sie sehen eine Liste bevorstehender Veranstaltungen mit offenen Dienstpositionen.
4. Für jede Position können sie sehen:
   • Den Positionsnamen
   • Wie viele Plätze noch frei sind (z. B. „2 Plätze übrig")
   • Den Anmeldestatus (Offen, Geschlossen oder Besetzt)
   • Den Anmeldeschluss, falls einer festgelegt ist
5. Sie klicken neben einer verfügbaren Position auf Registrieren.

Anmeldeberechtigungsprüfungen

Bevor eine Anmeldung zugelassen wird, überprüft das System, ob der/die Freiwillige alle Voraussetzungen erfüllt:

1. Anmeldung muss offen sein -- Bei der Position muss „Offen für Anmeldung" aktiviert sein, und ein etwaiger Anmeldeschluss darf nicht verstrichen sein.
2. Noch nicht angemeldet -- Der/die Freiwillige kann sich nicht zweimal für dieselbe Position anmelden.
3. Plätze verfügbar -- Mindestens ein Slot muss noch unbesetzt sein.
4. Teammitgliedschaft -- Wenn die Position zu einem bestimmten Dienstteam gehört, muss der/die Freiwillige aktives Mitglied dieses Teams sein.
5. Verfügbarkeit -- Der/die Freiwillige darf am Veranstaltungsdatum nicht als nicht verfügbar (gesperrtes Datum) markiert sein.
6. Veranstaltung liegt in der Zukunft -- Die Veranstaltung darf noch nicht begonnen haben.

Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der/die Freiwillige eine klare Meldung, die erklärt, warum er/sie sich nicht anmelden kann (z. B. „Sie sind für diese Position bereits angemeldet", „Alle Plätze sind belegt", „Sie müssen Mitglied dieses Teams sein, um sich anzumelden").

Anzeige des Anmeldestatus

Das System zeigt je nach Zustand der Position verschiedene Statusmeldungen an:

Die Anzahl der verbleibenden Plätze wird ebenfalls angezeigt (z. B. „3 Plätze übrig", „1 Platz übrig" oder „Keine Plätze verfügbar").

Genehmigungsworkflow

Wenn Genehmigung erforderlich aktiviert ist:

1. Der/die Freiwillige meldet sich an und die Zuweisung wird mit dem Status Ausstehend erstellt.
2. Ein Administrator erhält eine Benachrichtigung über die ausstehende Anmeldung.
3. Der Administrator prüft und entweder:
   • Bestätigt die Zuweisung (Status ändert sich zu Bestätigt)
   • Lehnt die Zuweisung ab (Status ändert sich zu Abgelehnt)

Wenn Genehmigung erforderlich deaktiviert ist:

1. Der/die Freiwillige meldet sich an und die Zuweisung wird sofort auf den Status Bestätigt gesetzt.
2. Die Dienststatistiken des/der Freiwilligen werden automatisch aktualisiert.

Anmeldung zurückziehen

Freiwillige können ihre Anmeldung zurückziehen, solange die Veranstaltung noch nicht begonnen hat:

1. Suchen Sie auf der Seite Mein Dienstplan des Mitgliederportals die Zuweisung.
2. Klicken Sie auf Zurückziehen oder Abbrechen.
3. Die Zuweisung wird entfernt und der Slot wird wieder verfügbar.

Wenn die Veranstaltung bereits begonnen hat oder in der Vergangenheit liegt, kann der/die Freiwillige die Anmeldung nicht mehr zurückziehen.

Bewährte Praktiken für die Selbstanmeldung

Tipp: Aktivieren Sie die Selbstanmeldung für Positionen, die leicht zu besetzen sind und keine besonderen Kenntnisse erfordern, wie z. B. Begrüßer, Ordner oder Kaffeeservice. Für spezialisierte Positionen wie Tontechniker oder Worship-Leiter deaktivieren Sie die Anmeldung und weisen Sie Freiwillige manuell zu.

Tipp: Legen Sie einen Anmeldeschluss mindestens 48 Stunden vor der Veranstaltung fest. So haben Sie Zeit, Zuweisungen zu prüfen und verbleibende Lücken durch manuelle Zuweisung oder automatische Planung zu füllen.

Tipp: Verwenden Sie die Einstellung „Genehmigung erforderlich" für Positionen, bei denen Sie prüfen möchten, wer sich anmeldet. Dies ist nützlich für das Kinderministerium oder andere sensible Bereiche, in denen Sie jeden Freiwilligen vor der Aufnahme in den Dienstplan überprüfen müssen.

Admin-Ansicht der Selbstanmeldungen

Im Tab „Dienst" der Veranstaltung können Administratoren alle Zuweisungen unabhängig von ihrer Herkunft sehen. Selbstanmeldungen sind erkennbar daran, dass das Feld „Zugewiesen von" leer (null) ist, während bei durch Administratoren zugewiesenen Freiwilligen der Name des Administrators erscheint.

Administratoren behalten die volle Kontrolle und können:

• Den Status jeder Anmeldung ändern (Ausstehend, Bestätigt, Abgelehnt)
• Jede Anmeldung entfernen
• Die Anmeldung schließen, indem sie „Offen für Anmeldung" deaktivieren oder einen vergangenen Anmeldeschluss festlegen
• Die Anzahl der benötigten Freiwilligen jederzeit anpassen