Freiwilligen-Selbstanmeldung

TimelyChurch ermöglicht es Freiwilligen, sich über das Mitgliederportal selbst für offene Dienstpositionen anzumelden. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand für Gemeindepersonal und befähigt Freiwillige, selbst zu entscheiden, wann und wo sie dienen.

Selbstanmeldung aktivieren

Die Selbstanmeldung wird positionsweise konfiguriert, wenn Sie einer Veranstaltung eine Position hinzufügen.

Schritt für Schritt

1. Navigieren Sie zur Veranstaltung und öffnen Sie den Tab Dienst.
2. Klicken Sie auf Position hinzufügen und konfigurieren Sie im Fenster Freiwilligenposition hinzufügen diese Einstellungen:

Bei einer Position, die bereits bei der Veranstaltung ist, öffnen Sie ihr Menü Position bearbeiten (⋯) und schalten Offen für Anmeldungen ein. Positionen, die für Anmeldungen offen sind, zeigen im Tab „Dienst" ein kleines Etikett ANMELDUNG.

Wie sich Freiwillige anmelden

Über das Mitgliederportal

1. Freiwillige melden sich im Mitgliederportal an und öffnen Mein Zeitplan.
2. Sie tippen auf Einen Platz übernehmen (im Portal-Dashboard bietet auch die Karte Meine Teams Einen freien Platz übernehmen). Die Seite Freiwilligen-Möglichkeiten öffnet sich („Verfügbare Dienstpositionen durchsuchen und anmelden").
3. Sie sehen bevorstehende Veranstaltungen mit für Anmeldungen offenen Positionen in ihren eigenen Teams — die Seite listet die Teams, denen sie angehören, unter „Sie sind Mitglied von:".
4. Für jede Position können sie sehen:
   • Den Positionsnamen und das Team
   • Wie viele Plätze noch frei sind (z. B. „2 Plätze übrig")
   • Einen kurzen Grund, wenn sie sich nicht anmelden können
5. Sie klicken neben einer verfügbaren Position auf Registrieren.

Hinweis: Die Seite erinnert Freiwillige: „Die Anmeldung zeigt Interesse — ein Teamleiter bestätigt Ihre Einteilung." Erfordert die Position eine Genehmigung, sehen sie „Sie haben sich für … angemeldet. Ein Koordinator wird Ihre Anmeldung bestätigen." Wenn nicht, sehen sie „Sie sind für … bestätigt!"

Gibt es nichts, wofür man sich anmelden kann, zeigt die Seite Keine offenen Möglichkeiten. Wer in keinem Dienstteam ist, sieht Noch kein Teammitglied? — „Wenden Sie sich an Ihren Gemeinde-Administrator, um einem Dienstteam hinzugefügt zu werden."

Anmeldeberechtigungsprüfungen

Bevor eine Anmeldung zugelassen wird, überprüft das System, ob der/die Freiwillige alle Voraussetzungen erfüllt:

1. Anmeldung muss offen sein -- Die Position muss für Anmeldungen offen sein, und ein etwaiger Anmeldeschluss darf nicht verstrichen sein.
2. Noch nicht angemeldet -- Der/die Freiwillige kann sich nicht zweimal für dieselbe Position anmelden.
3. Plätze verfügbar -- Mindestens ein Slot muss noch unbesetzt sein.
4. Teammitgliedschaft -- Wenn die Position zu einem bestimmten Dienstteam gehört, muss der/die Freiwillige aktives Mitglied dieses Teams sein.
5. Verfügbarkeit -- Der/die Freiwillige darf am Veranstaltungsdatum nicht als nicht verfügbar markiert sein.
6. Veranstaltung liegt in der Zukunft -- Die Veranstaltung darf noch nicht begonnen haben.

Wenn eine Prüfung fehlschlägt, sieht der/die Freiwillige eine klare Meldung, die erklärt, warum (z. B. „Sie sind für diese Position bereits angemeldet", „Alle Plätze sind belegt", „Sie müssen Mitglied dieses Teams sein, um sich anzumelden", „Sie sind an diesem Datum als nicht verfügbar markiert").

Genehmigungsworkflow

Wenn Genehmigung erforderlich angehakt ist:

1. Der/die Freiwillige meldet sich an und die Zuweisung wird mit dem Status Ausstehend erstellt.
2. Die Anmeldung erscheint im Tab „Dienst" der Veranstaltung und im Zeitplanraster wie jede andere ausstehende Zuweisung.
3. Ein Leiter prüft sie und klickt entweder auf Bestätigen (✓) oder auf Entfernen.

Wenn Genehmigung erforderlich nicht angehakt ist:

1. Der/die Freiwillige meldet sich an und die Zuweisung wird sofort auf den Status Bestätigt gesetzt.
2. Die Dienststatistiken des/der Freiwilligen werden automatisch aktualisiert.

Anmeldung zurückziehen

Freiwillige können ihre Anmeldung zurückziehen, solange die Veranstaltung noch nicht begonnen hat:

1. Suchen Sie auf der Seite Freiwilligen-Möglichkeiten die Zuweisung unter Ihre Anmeldungen.
2. Klicken Sie auf Zurückziehen und bestätigen Sie.
3. Die Zuweisung wird entfernt und der Slot wird wieder verfügbar.

Wenn die Veranstaltung bereits begonnen hat oder in der Vergangenheit liegt, kann der/die Freiwillige die Anmeldung nicht mehr zurückziehen. Sobald eine Anmeldung in seinem/ihrem Zeitplan steht, kann er/sie sie wie jede andere Zuweisung unter Mein Zeitplan auch ablehnen oder einen Tausch vorschlagen.

Bewährte Praktiken für die Selbstanmeldung

Tipp: Aktivieren Sie die Selbstanmeldung für Positionen, die leicht zu besetzen sind und keine besonderen Kenntnisse erfordern, wie z. B. Begrüßer, Ordner oder Kaffeeservice. Für spezialisierte Positionen wie Tontechniker oder Worship-Leiter lassen Sie die Anmeldung aus und weisen Sie Freiwillige selbst zu.

Tipp: Legen Sie eine Anmeldefrist mindestens 48 Stunden vor der Veranstaltung fest. So haben Sie Zeit, Zuweisungen zu prüfen und verbleibende Lücken durch manuelle Zuweisung oder automatisches Ausfüllen zu füllen.

Tipp: Lassen Sie Genehmigung erforderlich eingeschaltet für Positionen, bei denen Sie prüfen möchten, wer sich anmeldet. Dies ist nützlich für das Kinderministerium oder andere sensible Bereiche, in denen Sie jeden Freiwilligen vor der Aufnahme in den Dienstplan überprüfen müssen.

Selbstanmeldungen verwalten

Im Tab „Dienst" der Veranstaltung sehen Administratoren und Teamleiter alle Zuweisungen unabhängig von ihrer Herkunft und können:

• Eine ausstehende Anmeldung Bestätigen
• Jede Anmeldung Entfernen
• Die Anmeldung schließen, indem sie im Menü Position bearbeiten der Position Offen für Anmeldungen ausschalten
• Benötigte Personen jederzeit anpassen