Buchhaltung – Übersicht
Warum TimelyChurch eine integrierte Buchhaltung enthält
Wenn die Spenden in einem System und die Bücher der Gemeinde in einem anderen geführt werden, müssen dieselben Zahlen doppelt eingegeben und zwei Datenbestände abgeglichen werden. TimelyChurch enthält ein vollständiges Buchhaltungsmodul in derselben Plattform wie Ihre Spenden, sodass jede erfasste Spende bereits in Ihren Büchern erscheint.
Planvoraussetzungen: Das Buchhaltungsmodul (Kontenplan, Transaktionen, Kontoabstimmung, Rechnungen, Journalbuchungen, vollständige Berichte), das Spendenmodul sowie das Budgetmodul sind im Pro-Plan enthalten ($129/Monat Gründerpreis für die ersten 25 Gemeinden, danach $149/Monat Listenpreis). In niedrigeren Plänen erscheinen diese Bereiche in der Navigation als gesperrt mit einem Upgrade-Hinweis.
Wenn ein Mitglied online spendet oder ein Kassenwart eine Bargeldopfergabe erfasst, erstellt TimelyChurch automatisch die entsprechende Einnahmentransaktion in Ihren Büchern. Es gibt keinen CSV-Export, keine manuelle Buchung und kein Risiko, dass Daten verloren gehen. Ihre Spendendaten und Ihre Finanzdaten liegen an einem Ort.
Wichtige Vorteile
- Automatische Spendenverbuchung -- Jede im Spendenmodul erfasste Spende wird automatisch als Einnahmentransaktion in der Buchhaltung gebucht und dem richtigen Fonds zugeordnet.
- Unterstützung aufgeteilter Spenden -- Wenn ein Spender eine Gabe auf mehrere Fonds aufteilt (z. B. $500 an den Allgemeinen Fonds und $300 an den Baufonds), erstellt TimelyChurch separate Buchungstransaktionen für jede Aufteilung, damit die fondsbasierte Berichterstattung stets korrekt ist.
- Ein Login, eine Plattform -- Kassenwarttinnen und -warte, Pastorinnen und Pastoren sowie Administratorinnen und Administratoren greifen auf Spendendaten und Finanzberichte über dasselbe Dashboard zu. Kein Wechsel zwischen Anwendungen.
- Echtzeit-Salden -- Kontostände aktualisieren sich sofort, wenn Transaktionen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden.
- Gemeindespezifische Voreinstellungen -- Der integrierte Kontenplan folgt gemeinnützigen Buchführungsstandards mit Kontonummern und Kategorien, die für Gemeinden sinnvoll sind.
Wie Spenden in die Buchhaltung fließen
So funktioniert die automatisierte Verbindung zwischen Spenden und Buchhaltung:
- Eine Spende wird erfasst – entweder durch Online-Spenden, eine manuelle Eingabe durch den Kassenwart oder einen Einzahlungsstapel.
- TimelyChurch sucht ein aktives Einnahmekonto (zuerst Konto 4000 „Zehnten & Opfergaben", dann irgendein aktives Einnahmekonto).
- Wenn die Spende Fondszuweisungen enthält, wird pro Fondszuweisung eine Einnahmentransaktion erstellt. Gibt es keine Zuweisungen, wird eine einzige Transaktion für den Gesamtbetrag erstellt.
- Jede Transaktion enthält den Namen des Spenders, die Zahlungsmethode, den Fondsnamen, die Schecknummer (falls zutreffend) und eine Referenznummer, die auf die ursprüngliche Spende zurückverweist.
- Der Kontostand wird automatisch neu berechnet.
Tipp: Wird eine Spende nachträglich bearbeitet, werden die entsprechenden Buchungstransaktionen automatisch aktualisiert. Wird sie gelöscht, werden ihre Buchungseinträge entfernt (und kommen zurück, wenn die Spende aus Kürzlich gelöscht wiederhergestellt wird). Eine Spende, deren Buchungseintrag bereits abgestimmt wurde, kann nicht gelöscht werden – das schützt Ihre abgeschlossenen Abstimmungen.
Zwei Ansichten: Einfach und Vollständige Buchführung
TimelyChurch bietet zwei Arten, dieselben Bücher zu betrachten. Die Ansicht ist eine persönliche Einstellung – jede Person wählt ihre eigene, und ein Wechsel ändert nur, was Sie sehen.
Einfaches Kassenbuch
Eine übersichtliche Ansicht, die wie ein digitales Scheckbuch funktioniert. Sie erfassen Einnahmen und Ausgaben, sehen eine laufende Liste von Einzahlungen und Zahlungen im Scheckregister und erstellen einen einseitigen Kassenbericht. Dieser Modus ist ideal für kleinere Gemeinden, bei denen ein ehrenamtlicher Kassenwart, eine Pastorin oder ein Administrator die Finanzen verwaltet und keine vollständige doppelte Buchführung erforderlich ist. Im Einfachmodus wird die Registerkarte Transaktionen als Einnahmen / Ausgaben bezeichnet, Einnahmen und Ausgaben erscheinen als Einnahmen und Ausgaben, und die technischeren Ansichten (Kontenplan, Budgets im Menü „Einrichtung“, Journalbuchungen) werden ausgeblendet.
Vollständige Buchführung
Die vollständige Buchhaltungserfahrung mit Kontenplan, kategorisierten Transaktionen, manuellen Journalbuchungen, Kontoabstimmung, Budgets, Rechnungen und vollständigen Finanzberichten einschließlich Probebilanz, Hauptbuch und Prüfprotokoll. Dieser Modus ist für Gemeinden konzipiert, die einen Kassenwart oder Finanzausschuss – oder einen Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer – haben, der standardmäßige gemeinnützige Jahresabschlüsse benötigt.
Wechseln Sie Ihre Ansicht jederzeit über die Schaltfläche Buchhaltungsmodus im Header des Finanz-Dashboards (sie zeigt Einfacher Modus oder Vollständige Buchführung). Beim Wechsel gehen keine Daten verloren – beide Ansichten verwenden dieselben zugrunde liegenden Zahlen, und der Modus ändert nur Bezeichnungen und welche Ansichten sichtbar sind. Die Standardansicht der Gemeinde für neue Mitglieder wird auf der Seite „Finanzeinstellungen“ festgelegt – siehe Einfacher vs. erweiterter Buchhaltungsmodus.
Was das Buchhaltungsmodul enthält
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Kontenplan | Aktiv-, Passiv-, Eigenkapital-, Einnahmen- und Ausgabenkonten mit einer gemeindespezifischen Standardvorlage (Erweiterter Modus) |
| Transaktionen | Einnahmen, Ausgaben, Überweisungen und Journalbuchungen erfassen, mit angehängten Belegen und Rechnungen (im Einfachmodus als „Einnahmen / Ausgaben" bezeichnet) |
| Gelöschte Transaktionen | Eine gelöschte Transaktion wiederherstellen oder endgültig löschen |
| Kategorien | Transaktionen mit Einnahmen- und Ausgabenkategorien klassifizieren |
| Scheckregister | Scheckbuchähnliche Ansicht mit laufendem Saldo pro Bankkonto |
| Bank-CSV-Import | Eine Bank- oder Zahlungsdienstleister-Datei hochladen und jede Zeile prüfen, bevor sie gebucht wird |
| Kontoabstimmung | Schrittweise Anleitung zum Abgleich Ihrer Bücher mit Ihrem Kontoauszug |
| Journalbuchungen | Manuelle Doppelbuchungseinträge für Korrekturen und Anpassungen (Erweiterter Modus) |
| Wiederkehrende Transaktionen | Einnahmen und Ausgaben, die sich nach einem Zeitplan wiederholen und automatisch oder mit einem Klick gebucht werden |
| Budgets | Jährliche, vierteljährliche oder monatliche Budgets mit Abweichungsverfolgung |
| Rechnungen | Lieferantenrechnungen erfassen, Fälligkeitsdaten verfolgen und Zahlungen erfassen |
| Zahlungsempfänger/Lieferanten | Ein Verzeichnis von Lieferanten mit 1099-Verfolgung pflegen |
| Eröffnungs-/Anfangssalden | Kontostände zum Umstellungsdatum festlegen, wenn Sie zu TimelyChurch wechseln |
| Finanzberichte | Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kassenbericht, Budget-Soll-Ist-Vergleich, Spendennachweise und 1099-Lieferantenbericht |
| Probebilanz & Hauptbuch | Probebilanzsnapshot auf Wirtschaftsprüferniveau und kontobasierter Drilldown |
| Prüfprotokoll | Aufzeichnung, wer welchen Finanzdatensatz erstellt oder geändert hat |
| Geschäftsjahr abschließen | Die Transaktionen eines abgelaufenen Kalenderjahres sperren |
| CSV-Export | Gefilterte Transaktionslisten für externe Verwendung exportieren |
| PDF-Berichte | Kassenberichte und Abstimmungszusammenfassungen als PDF herunterladen |
Orientierung im Modul
Das Buchhaltungsmodul ist als Registerleiste am oberen Rand der Seite organisiert:
- Dashboard -- Ihre Finanzübersicht (das Finanz-Dashboard).
- Scheckregister -- Die scheckbuchähnliche laufende Liste pro Bankkonto.
- Transaktionen -- Einnahmen, Ausgaben, Überweisungen und Journalbuchungen erfassen und verwalten (im Einfachmodus als Geld Ein / Aus angezeigt).
- Spenden -- Das Spendenmodul.
- Rechnungen -- Lieferantenrechnungen und Zahlungen.
- Berichte -- Der Berichtshub.
Die übrigen Einrichtungs- und Konfigurationsansichten befinden sich unter einem einzigen Dropdown-Menü am Ende der Registerleiste. In der vollständigen Buchführung ist es mit Einrichtung ▾ beschriftet und enthält Kontenplan, Kategorien, Zahlungsempfänger, Budgets, Abstimmung, Wiederkehrend, Journalbuchungen, Probebilanz, Hauptbuch, Prüfprotokoll, 1099-Bericht und Geschäftsjahr abschließen. Im einfachen Kassenbuch ist dasselbe Dropdown-Menü mit Mehr ▾ beschriftet und zeigt einen reduzierten Satz: Kategorien, Zahlungsempfänger, Abstimmung, Wiederkehrend, Probebilanz, Hauptbuch, Prüfprotokoll, 1099-Bericht und Geschäftsjahr abschließen. Budgets ist außerdem immer im Bereich Finanzen der Seitenleiste erreichbar.
Für eine schnelle Einzelerfassung verfügt das Buchhaltungs-Dashboard über ein Schnellaktionen-Panel mit den Kacheln Spende erfassen (grün) und Ausgabe erfassen (rot). Ein Klick auf eine der Kacheln öffnet ein kompaktes Inline-Formular direkt im Dashboard, sodass Sie eine einzelne Spende oder Ausgabe buchen können, ohne die Seite zu verlassen. Dasselbe Panel verlinkt auch direkt zu Bankkonto abstimmen, Berichte anzeigen und Neue Transaktion.
Um einen Datensatz über die Transaktionsseite hinzuzufügen, verwenden Sie die Schaltfläche Neue Transaktion. Es handelt sich um ein geteiltes Aktionsmenü mit Optionen für Neue Ausgabe, Neue Einnahme, Neue Überweisung, Neuer Buchhaltungseintrag, Aus CSV importieren, CSV exportieren und Gelöschte Transaktionen.
Das Finanz-Dashboard hat außerdem die schnellen Schaltflächen Spende erfassen und Ausgabe erfassen für die häufigsten Einträge.
Erste Schritte
Wenn Sie die Buchhaltung zum ersten Mal einrichten:
- Öffnen Sie Buchhaltung aus dem Finanzbereich. Beim ersten Öffnen stellt eine kurze Einrichtungsfrage, wer die Bücher Ihrer Gemeinde führt – wählen Sie Einfaches Kassenbuch oder Vollständige Buchführung. Das legt die Standardansicht Ihrer Gemeinde fest; jede Person kann ihre eigene Ansicht später mit der Schaltfläche Buchhaltungsmodus im Finanz-Dashboard wechseln.
- (Erweiterter Modus) Klicken Sie auf der Seite Kontenplan auf Vorlage laden, um sie mit der standardmäßigen gemeinnützigen Kirchenkontenliste zu befüllen, und überprüfen und passen Sie dann die Konten an – benennen Sie sie um, fügen Sie Kontonummern hinzu oder archivieren Sie nicht benötigte.
- Richten Sie Ihre Einnahmen- und Ausgabenkategorien auf der Seite Kategorien ein (unter Einrichten ▾ / Mehr ▾). Klicken Sie auf Standardwerte erstellen, um einen Starterset mit gängigen Kircheneinnahmen- und -ausgabenkategorien zu erhalten, und passen Sie ihn dann an.
- Geben Sie Ihre Kontostände zum Zeitpunkt des Wechsels zu TimelyChurch ein – klicken Sie im Finanz-Dashboard auf Anfangssalden festlegen (Einfach) oder Umrechnungssalden festlegen (Vollständig), oder auf der Seite Kontenplan auf Anfangssalden. Siehe Eröffnungs- und Anfangssalden.
- Beginnen Sie mit der Erfassung von Transaktionen. Alle bereits im Spendenmodul eingegebenen Spenden werden automatisch als Einnahmentransaktionen erscheinen.
Tipp: Sie müssen nicht alles auf einmal einrichten. Beginnen Sie mit Ihren Bankkonten, Eröffnungssalden und Kategorien, und fügen Sie dann Budgets und Rechnungen hinzu, wenn Sie mit dem System vertraut werden.
Das Jahr abschließen
Wenn ein Kalenderjahr beendet ist und Ihre Bücher abgestimmt sind, sperrt Geschäftsjahr abschließen (im Menü Einrichtung ▾ / Mehr ▾) die Transaktionen dieses Jahres, sodass sie nicht mehr geändert werden können. Die Checkliste und was der Abschluss bewirkt, finden Sie unter Jahresabschluss.