Bankabstimmung
Was ist eine Bankabstimmung?
Die Bankabstimmung ist der Prozess, bei dem die Transaktionen in Ihren TimelyChurch-Aufzeichnungen mit den Transaktionen auf Ihrem Kontoauszug abgeglichen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Bücher genau das widerspiegeln, was die Bank zeigt, und hilft Ihnen, Fehler, fehlende Transaktionen oder nicht autorisierte Abbuchungen zu erkennen.
TimelyChurch stellt einen geführten Abstimmungsassistenten bereit, der Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess führt.
Vorbereitungen
Bevor Sie mit einer Abstimmung beginnen, benötigen Sie folgende Angaben von Ihrer Bank:
- Auszugsdatum -- Das Enddatum des Kontoauszugs, den Sie abstimmen.
- Endsaldo des Auszugs -- Der auf dem Kontoauszug ausgewiesene Endsaldo.
Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Transaktionen für den Auszugszeitraum in TimelyChurch eingegeben wurden. Dazu gehören alle Einzahlungen, Schecks, elektronischen Zahlungen und Bankgebühren.
Abstimmung finden
Öffnen Sie Buchhaltung aus dem Finanzbereich und schauen Sie dann in die Registerleiste oben auf jeder Buchhaltungsseite. Die Abstimmung befindet sich im Dropdown-Menü am Ende dieser Registerleiste:
- Im Erweiterten Modus ist das Menü mit Einrichtung ▾ beschriftet.
- Im Einfachen Modus ist es mit Mehr ▾ beschriftet.
Öffnen Sie das Dropdown-Menü und klicken Sie auf Abstimmung. (Die Abstimmung ist sowohl im Einfachen als auch im Erweiterten Modus verfügbar.) Diese Seite öffnet die Seite Bankabstimmung, die Ihre Abstimmungshistorie auflistet.
Wer abstimmen darf
Die Abstimmung nutzt zwei Aktionen in der Zeile Buchhaltung Ihrer Rolle (beide in Vollzugriff enthalten):
- Abstimmen -- eine Abstimmung starten, Posten abhaken und eine Abstimmung verwerfen. Ohne diese Berechtigung lautet der Startbildschirm „Für das Starten einer Bankabstimmung ist der Zugriff „Beitragen“ in der Buchhaltung erforderlich.“
- Schließen -- auf Abstimmung abschließen klicken. Wer abstimmen, aber nicht schließen darf, kann alles vorbereiten und es jemandem mit „Schließen“ zum Abschluss überlassen.
Eine neue Abstimmung starten
- Öffnen Sie die Seite Abstimmung (siehe Abstimmung finden oben).
- Klicken Sie oben rechts auf Abstimmung starten.
- Wählen Sie auf dem Bildschirm Bankabstimmung starten das Bankkonto aus, das Sie abstimmen möchten (nur Aktiva-Konten werden aufgelistet).
- Geben Sie das Enddatum des Auszugs von Ihrem Kontoauszug ein. Standardmäßig ist der letzte Tag des Vormonats eingestellt – ändern Sie ihn so, dass er mit Ihrem Auszug übereinstimmt.
- Geben Sie den Endsaldo des Auszugs von Ihrem Kontoauszug ein.
- Klicken Sie auf Weiter zu Posten markieren. (Die Fortschrittsanzeige oben lautet Kontoauszugsdaten eingeben → Ausgeglichene Positionen markieren → Abgeschlossen.)
TimelyChurch berechnet den Anfangssaldo automatisch. Wenn dies Ihre erste Abstimmung für das Konto ist, ist der Anfangssaldo der Eröffnungssaldo des Kontos. Bei nachfolgenden Abstimmungen wird der Endsaldo der zuletzt abgeschlossenen Abstimmung verwendet.
Hinweis: Es kann jeweils nur eine Abstimmung laufend sein. Wenn Sie bereits eine laufende Abstimmung haben, zeigt die Seite ein Banner Abstimmung läuft, und die Schaltfläche Abstimmung starten wird durch Abgleich fortsetzen ersetzt, sodass Sie sie zuerst abschließen oder verwerfen können.
Der Abstimmungsassistent
Nach dem Starten einer Abstimmung sehen Sie den Abstimmungsassistenten mit zwei Hauptabschnitten:
Transaktionsliste
Alle nicht abgestimmten Transaktionen für das ausgewählte Konto bis zum Auszugsdatum werden angezeigt. Für jede Transaktion sehen Sie:
- Ein Kontrollkästchen zum Markieren als abgeglichen
- Datum
- Nr. (Referenz-/Schecknummer, falls vorhanden)
- Beschreibung
- Zahlungs- und Einzahlungsbeträge (in separaten Spalten angezeigt)
Abstimmungszusammenfassung
Eine Reihe von Zusammenfassungskarten oben im Assistenten zeigt Echtzeitberechnungen:
- Anfang -- Der Ausgangspunkt (aus der vorherigen Abstimmung oder dem Eröffnungssaldo des Kontos).
- + Einzahlungen -- Die Summe aller von Ihnen als abgeglichen markierten Einnahmetransaktionen.
- − Zahlungen -- Die Summe aller von Ihnen als abgeglichen markierten Ausgabentransaktionen.
- = Berechnet -- Anfang + Einzahlungen − Zahlungen.
- Auszug -- Der von Ihrem Kontoauszug eingegebene Endsaldo.
Unterhalb der Karten zeigt eine große Differenz-Karte den Auszugssaldo minus dem berechneten Saldo. Diese muss $0,00 erreichen, bevor Sie die Abstimmung abschließen können. Im Einfachen Modus ist diese Karte freundlicher formuliert – sie lautet „Noch nicht abgeglichen", bis die Beträge übereinstimmen, und wechselt dann zu „Abgeglichen!"; im Erweiterten Modus lautet sie „Differenz" bzw. „Ausgeglichen!".
Zwischendurch aufhören? Klicken Sie oben im Assistenten auf Speichern & Beenden. Ihre Häkchen werden gespeichert; öffnen Sie die Abstimmung später mit Abgleich fortsetzen wieder.
Fehlende Elemente finden
Wenn die Differenz nicht null ist, erscheint unter der Liste ein Bereich Fehlende Elemente finden („Klicken, um Transaktionen anzuzeigen, die die Differenz erklären könnten“). Er erklärt, was die Differenz üblicherweise bedeutet, und schlägt vor:
- Genaue Übereinstimmung gefunden! -- nicht markierte Transaktionen, die genau zur Differenz passen (Klicken, um zu markieren).
- Mögliche Kombinationen -- Paare nicht markierter Transaktionen, die zusammen die Differenz schließen würden.
- Wahrscheinliche Kandidaten -- nicht markierte Zahlungen oder Einzahlungen, die Sie sich zuerst ansehen sollten.
- Eine Transaktion fehlt? -- eine Schaltfläche, um die Differenz als neue Zahlung oder Einzahlung hinzuzufügen, etwa für eine Bankgebühr oder Zinsen, die Sie noch nicht erfasst hatten.
Schrittweises Vorgehen
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Vergleichen Sie jede Transaktion auf Ihrem Kontoauszug mit den im Assistenten aufgeführten Transaktionen.
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Klicken Sie auf eine Transaktion, um sie als abgeglichen zu markieren. Die Transaktion wird hervorgehoben und die Abstimmungszusammenfassung wird sofort aktualisiert.
- Wenn Sie versehentlich eine Transaktion markieren, klicken Sie erneut darauf, um die Markierung aufzuheben.
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Beobachten Sie den Differenzbetrag im Zusammenfassungsbereich. Wenn Sie Transaktionen abgleichen, sollte sich die Differenz $0,00 annähern.
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Wenn die Differenz nicht null ist, prüfen Sie:
- Transaktionen auf dem Kontoauszug, die in TimelyChurch noch nicht eingegeben wurden (z. B. Bankgebühren, automatische Zahlungen, erhaltene Zinsen). Geben Sie diese als neue Transaktionen ein und kehren Sie dann zum Assistenten zurück, um sie abzugleichen.
- Transaktionen in TimelyChurch, die nicht auf dem Kontoauszug erscheinen (diese sind ausstehend – lassen Sie sie nicht markiert).
- Betragsabweichungen – vergleichen Sie einzelne Transaktionsbeträge zwischen Ihren Aufzeichnungen und dem Kontoauszug.
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Wenn die Differenz $0,00 erreicht, wird die Schaltfläche Abstimmung abschließen aktiv. Klicken Sie darauf, um die Abstimmung abzuschließen. (Bis die Differenz null ist, bleibt diese Schaltfläche ausgegraut.)
Abschließen der Abstimmung
Bevor Sie abschließen, stellen Sie sicher, dass jede Transaktion in der Liste, die auf oder vor dem Auszugsdatum datiert ist, abgehakt wurde. TimelyChurch schließt eine Abstimmung nur ab, wenn im Zeitraum nichts unmarkiert bleibt.
Ist beim Klick auf Abstimmung abschließen noch ein Posten nicht markiert, bleibt die Abstimmung In Bearbeitung, und der Assistent nennt Ihnen die im Weg stehenden Posten: „Die Abstimmung kann nicht abgeschlossen werden. Diese nicht abgeglichenen Buchungen am oder vor dem Kontoauszugsdatum verhindern es noch: … Markieren Sie sie als abgeglichen und schließen Sie dann erneut ab.“ Die Meldung nennt die ersten fünf mit Datum, Beschreibung und Betrag und ergänzt „und N weitere“, wenn es mehr sind. Haken Sie diese Posten ab (oder korrigieren Sie sie) und schließen Sie erneut ab.
Eine abgeschlossene Abstimmung kann nicht rückgängig gemacht werden – es gibt kein Wiederöffnen –, sehen Sie die Liste also vor dem Abschließen noch einmal durch.
Wenn die Abstimmung abgeschlossen ist:
- Alle abgeglichenen Transaktionen werden als abgestimmt markiert und erhalten ein Abstimmungsdatum.
- Der Abstimmungsdatensatz wird mit den Endsalden, der Person, die ihn abgeschlossen hat, und dem Abschlussdatum gespeichert.
- Abgestimmte Transaktionen können nicht mehr gelöscht werden, und ein Buchungseintrag, der innerhalb des abgestimmten Zeitraums für dieses Konto datiert ist, kann nicht gebucht oder gelöscht werden. Das Buchen wird abgelehnt mit „Ein Journaleintrag mit einem Datum innerhalb eines abgeschlossenen Abstimmungszeitraums eines seiner Konten kann nicht gebucht werden. Verwenden Sie ein späteres Datum.“
- Eine Rechnungszahlung oder eine wiederkehrende Transaktion, die innerhalb des abgestimmten Zeitraums für dieses Konto datiert ist, wird ebenfalls abgelehnt (bei einer Rechnungszahlung: „Eine Zahlung mit einem Datum innerhalb eines abgeschlossenen Abstimmungszeitraums dieses Kontos kann nicht erfasst werden. Verwenden Sie ein späteres Datum.“). Datieren Sie sie stattdessen nach dem Kontoauszugsdatum. Auch das Stornieren einer Rechnungszahlung wird abgelehnt, wenn seine Gegenbuchung in den abgestimmten Zeitraum fiele.
- Eine Einzahlungscharge kann nicht als eingezahlt markiert werden, solange eine ihrer Gaben innerhalb des abgestimmten Zeitraums des Bankkontos datiert ist, auf das sie eingezahlt wird (oder des Kontos, von dem sie kommt). Siehe Einzahlungs-Batches.
- Das Bearbeiten einer abgestimmten Transaktion zeigt zuerst eine Warnung, weil eine Änderung Ihre Abstimmung aus dem Gleichgewicht bringen kann.
Wichtig: Sobald eine Transaktion durch eine abgeschlossene Abstimmung abgestimmt wurde, kann sie nicht gelöscht werden. Dies schützt die Integrität Ihrer historischen Aufzeichnungen. Wenn Sie eine abgestimmte Transaktion stornieren müssen, erstellen Sie stattdessen eine neue Gegenbuchung.
Eine Abstimmung verwerfen
Wenn Sie eine laufende Abstimmung abbrechen müssen:
- Klicken Sie oben auf der Assistentenseite auf Abstimmung verwerfen.
- Bestätigen Sie im Dialog Abstimmung abbrechen? („Dies löscht alle markierten Einträge und entfernt diese Abstimmung.“) mit Abstimmung abbrechen. Schließen Sie den Dialog stattdessen, wenn Sie Ihre Meinung ändern.
- Alle Markierungen abgeglichener Transaktionen aus dieser Abstimmung werden entfernt, und keine Transaktionen werden als abgestimmt markiert.
- Die Abstimmung bleibt mit dem Status Abgesagt in Ihrer Historie.
Sie können nach dem Abbrechen jederzeit eine neue Abstimmung starten.
Abstimmungshistorie anzeigen
Die Seite Abstimmung (erreichbar über das Dropdown-Menü Einrichtung ▾ / Mehr ▾ in der Buchhaltungs-Registerleiste) öffnet sich direkt zu einer Liste aller vergangenen Abstimmungen. Verwenden Sie den Filter Alle Konten oben und klicken Sie auf Filtern, um die Liste auf ein Bankkonto einzugrenzen. Jede Zeile zeigt:
- Kontoname
- Auszugsdatum
- Endsaldo des Auszugs
- Status (Abgeschlossen, Laufend oder Abgebrochen)
- Wer es abgeschlossen hat und wann
Einen Abstimmungsbericht herunterladen
Für abgeschlossene Abstimmungen können Sie einen PDF-Bericht herunterladen:
- Öffnen Sie die Seite Abstimmung.
- Suchen Sie die abgeschlossene Abstimmung in der Historieliste.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht (Download-Symbol) am Ende dieser Zeile. (Zeilen, die noch laufend sind, zeigen stattdessen eine Schaltfläche Fortsetzen.)
Das PDF enthält den Kontonamen, das Auszugsdatum, Anfangs- und Endsalden, die abgeglichenen Einzahlungen und Zahlungen sowie eine Liste aller abgeglichenen Transaktionen. Dies ist nützlich für Ihre Aufzeichnungen oder zur Weitergabe an einen Finanzausschuss oder Prüfer.
Abstimmen mit einem KI-Assistenten
Wenn Ihre Gemeinde einen KI-Assistenten verbunden hat, kann er für Sie eine Abstimmung starten, Posten abhaken und eine Abstimmung abbrechen – jeweils nach Ihrer Freigabe im Chat. Das Abschließen einer Abstimmung über einen Assistenten braucht zusätzlich die Freigabe einer Administratorin oder eines Administrators Ihrer Gemeinde auf der TimelyChurch-Website, weil es nicht rückgängig gemacht werden kann. Siehe Änderungen freigeben, die ein KI-Assistent vorschlägt.
Tipps für eine erfolgreiche Abstimmung
Monatlich abstimmen. Bewährt ist es, jedes Bankkonto abzustimmen, sobald Sie den monatlichen Kontoauszug erhalten. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird es, Abweichungen zu finden.
Alle Transaktionen zuerst eingeben. Bevor Sie eine Abstimmung starten, stellen Sie sicher, dass Sie alle Bankgebühren, automatischen Abbuchungen, erhaltenen Zinsen und alle anderen Transaktionen erfasst haben, die auf dem Auszug erscheinen.
Keine Monate überspringen. Jede Abstimmung baut auf der vorherigen auf. Das Überspringen eines Monats bedeutet, dass der Anfangssaldo für die nächste Abstimmung möglicherweise nicht übereinstimmt, was das Ausgleichen erschwert.
Auf Posten achten, die noch nicht ausgeglichen sind. Ein noch nicht eingelöster Scheck oder eine Einzahlung auf dem Weg, die innerhalb des Auszugszeitraums datiert sind, verhindern den Abschluss der Abstimmung, bis sie abgehakt sind.