Kontenplan

Was ist ein Kontenplan?

Ein Kontenplan ist die geordnete Liste aller Finanzkonten, mit denen Ihre Gemeinde Geld verfolgt. Betrachten Sie ihn als das Ablagesystem für Ihre Finanzen – jeder Dollar, der ein- oder ausgeht, wird auf einem dieser Konten erfasst.

TimelyChurch folgt den gängigen gemeinnützigen Buchführungskonventionen und gruppiert Konten in fünf Typen. Jeder Kontotyp verfügt über einen Standardnummernbereich, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Wo Sie es finden: Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung. Öffnen Sie in der Buchhaltungs-Registerleiste das Dropdown-Menü Einrichtung ▾ und wählen Sie Kontenplan. Der Kontenplan ist eine Ansicht der vollständigen Buchführung – er wird ausgeblendet, solange Ihre Ansicht auf „Einfaches Kassenbuch“ eingestellt ist. Um Ihre Ansicht zu wechseln, klicken Sie im Header des Finanz-Dashboards auf die Schaltfläche Buchhaltungsmodus (sie zeigt Einfacher Modus) und wählen Sie Vollständige Buchführung. Siehe Einfacher vs. Erweiterter Buchhaltungsmodus.

Kontotypen

Aktiva (1000–1999) – Was Ihre Gemeinde besitzt

Aktivkonten verfolgen Vermögenswerte: Bankkonten, Bargeld, Liegenschaften und Ausstattung.

Häufige Beispiele:

• 1000 – Girokonto
• 1010 – Sparkonto
• 1020 – Handkasse
• 1500 – Gebäude & Liegenschaften
• 1600 – Ausstattung & Mobiliar

Passiva (2000–2999) – Was Ihre Gemeinde schuldet

Passivkonten verfolgen Schulden und Verbindlichkeiten: unbezahlte Rechnungen, Darlehen, Kreditkartensalden und geschuldete Lohnsteuern.

Häufige Beispiele:

• 2000 – Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• 2100 – Lohnverbindlichkeiten
• 2200 – Kreditkarte
• 2500 – Hypothek/Darlehen zahlbar

Eigenkapital (3000–3999) – Nettovermögen

Eigenkapitalkonten stellen den Nettowert der Gemeinde dar – die Differenz zwischen dem, was Sie besitzen, und dem, was Sie schulden. Für gemeinnützige Organisationen werden diese oft als „Nettovermögen" bezeichnet.

Häufige Beispiele:

• 3000 – Nicht zweckgebundenes Nettovermögen
• 3100 – Vorübergehend zweckgebunden

Einnahmen (4000–4999) – Eingehende Gelder

Einnahmenkonten verfolgen alle Einnahmequellen.

Häufige Beispiele:

• 4000 – Zehnten & Opfergaben
• 4100 – Zweckgebundene Gaben
• 4200 – Spendeneinnahmen
• 4300 – Zins- & Kapitalanlageeinnahmen
• 4400 – Raumvermietungseinnahmen
• 4900 – Sonstige Einnahmen

Wichtig: Konto 4000 (Zehnten & Opfergaben) ist das Standardkonto, das verwendet wird, wenn Spenden automatisch aus dem Spendenmodul gebucht werden. Das System sucht zuerst nach dem Konto mit der Nummer 4000; wenn Sie es umbenennen oder umnummerieren (oder es nicht mehr vorhanden ist), greift das System auf das erste aktive Einnahmekonto zurück. Aus diesem Grund empfehlen wir, ein Einnahmekonto mit der Nummer 4000 in Ihrem Kontenplan zu behalten.

Bezahlte Registrierungs- und Warenformulare können ihre Einnahmen auf ein anderes Einnahmekonto leiten (z. B. Veranstaltungsregistrierungseinnahmen auf ein Konto 4200 Spendeneinnahmen statt auf 4000). Diese Weiterleitung wird beim Erstellen des Formulars selbst festgelegt – sie ändert nicht den Standard für gewöhnliche Spenden.

Ausgaben (5000–5999) – Ausgehende Gelder

Ausgabenkonten verfolgen alle Ausgaben.

Häufige Beispiele:

• 5000 – Gehälter & Sozialleistungen
• 5100 – Gebäude & Instandhaltung
• 5200 – Betriebskosten
• 5300 – Büro & Verwaltung
• 5400 – Dienstleistungsbedarf
• 5500 – Missionen & Öffentlichkeitsarbeit
• 5600 – Fürsorge
• 5700 – Versicherung
• 5800 – Professionelle Dienstleistungen
• 5900 – Sonstige Ausgaben

Laden der Standardvorlage

Wenn Sie neu beginnen, stellt TimelyChurch eine integrierte Kontenplanvorlage bereit, die auf gängigen gemeinnützigen Buchführungspraktiken basiert.

1. Öffnen Sie die Seite Kontenplan (Finanzen > Buchhaltung > Einrichtung ▾ > Kontenplan).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage laden.
3. Das System erstellt alle oben aufgeführten Konten mit ihren Standardkontonummern und -beschreibungen.
4. Passen Sie die Konten an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Gemeinde an.

Hinweis: Die Vorlage kann nur geladen werden, wenn noch keine Konten vorhanden sind. Wenn Sie bereits manuell Konten erstellt haben, wird die Schaltfläche nicht angezeigt.

Erstellen eines neuen Kontos

1. Öffnen Sie die Seite Kontenplan.
2. Klicken Sie auf Neues Konto. Das Fenster Konto erstellen öffnet sich.
3. Füllen Sie die Details aus:
   • Kontoname (Pflichtfeld) – Ein klarer, beschreibender Name (z. B. „Hauptgirokonto").
   • Kontotyp (Pflichtfeld) – Vermögenswert, Verbindlichkeit, Eigenkapital, Einnahmen oder Ausgabe.
   • Kontonummer – Optional, aber empfohlen. Verwenden Sie die Standardnummerierungskonvention (1000er für Aktiva, 2000er für Passiva usw.).
   • Eröffnungsdatum (Pflichtfeld) – Der Tag, an dem Sie zu TimelyChurch gewechselt sind.
   • Anfangssaldo (Pflichtfeld) – Der Saldo laut Kontoauszug an diesem Tag. Lassen Sie ihn nur bei einem brandneuen Konto oder bei einem Einnahmen-/Ausgabenkonto auf $0.
   • Mit Fonds verknüpfen – Verknüpfen Sie dieses Konto optional mit einem bestimmten Spendenfonds (oder lassen Sie Kein Fonds-Link stehen).
   • Beschreibung – Optionale Notizen zum Zweck des Kontos.
4. Klicken Sie auf Konto erstellen.

Schecknummernverfolgung

Die Schecknummernverfolgung ist nur auf Aktiva-Konten verfügbar (in der Regel Ihre Girokonten). Auf Passiva-, Eigenkapital-, Einnahmen- oder Ausgabenkonten wird diese Option nicht angezeigt.

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) des Bankkontos und wählen Sie Bearbeiten.
2. Aktivieren Sie unter Schecknummernverfolgung die Option Automatische Schecknummernverfolgung aktivieren.
3. Geben Sie die Nächste Schecknummer ein (z. B. 1001).

Nach der Aktivierung schlägt das System beim Erfassen einer Ausgabentransaktion von diesem Konto die nächste Schecknummer vor („Diese Nummer wird beim Erfassen von Ausgabentransaktionen vorgeschlagen.“). Das Konto zeigt in der Liste ein Kennzeichen Scheck-Nr..

Verknüpfen von Konten mit Fonds

Sie können ein Konto mit einem bestimmten Spendenfonds verknüpfen. Dies ist nützlich, um fondsspezifische Salden in Ihrem Kontenplan zu verfolgen. Wählen Sie den Fonds unter Mit Fonds verknüpfen beim Erstellen oder Bearbeiten des Kontos. Die Liste zeigt ihn in der Spalte Verknüpfter Fonds.

Kontoaktionen

Jede Kontozeile hat ein Aktionsmenü (⋮) mit:

• Transaktionen anzeigen – öffnet die Transaktionsseite, gefiltert auf dieses Konto (Sie können auch auf die Zeile klicken).
• Bearbeiten – die Details ändern.
• Zusammenführen in... – die Transaktionen dieses Kontos in ein anderes Konto verschieben.
• Archivieren / Wiederherstellen – ein Konto ausblenden oder zurückholen.
• Löschen – ein Konto ohne Transaktionen entfernen.

Bearbeiten, Archivieren und Wiederherstellen erfordern die Berechtigung Bearbeiten in der Zeile Buchhaltung Ihrer Rolle; Zusammenführen und Löschen erfordern Löschen (in Vollzugriff enthalten).

Bearbeiten eines Kontos

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) des Kontos und wählen Sie Bearbeiten.
2. Aktualisieren Sie die Felder nach Bedarf im Fenster Konto bearbeiten. Bei Vermögens- und Verbindlichkeitskonten können Sie im Abschnitt Anfangssaldo das Eröffnungsdatum und den Anfangssaldo korrigieren (den Saldo laut Kontoauszug an dem Tag, an dem Sie TimelyChurch zu nutzen begannen); eine Änderung berechnet den aktuellen Kontostand neu. Entfernen Sie das Häkchen bei Aktiv, um das Konto zu deaktivieren.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Hinweis: Das Ändern des Kontotyps wirkt sich auf die Berechnung der Salden aus. Aktiva und Ausgaben erhöhen sich durch Sollbuchungen; Passiva, Einnahmen und Eigenkapital erhöhen sich durch Habenbuchungen.

Archivieren eines Kontos

Wenn Sie ein Konto nicht mehr verwenden, es aber Transaktionshistorie hat, archivieren Sie es statt es zu löschen.

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) des Kontos und wählen Sie Archivieren.
2. Das Konto wird aus Dropdown-Menüs und der aktiven Liste ausgeblendet.
3. Die gesamte Transaktionshistorie bleibt erhalten.

Um archivierte Konten anzuzeigen, aktivieren Sie Archivierte anzeigen auf der Seite Kontenplan (die Anzahl archivierter Konten wird daneben angezeigt). Wählen Sie im Menü eines archivierten Kontos Wiederherstellen, um es zurückzuholen.

Löschen eines Kontos

Sie können ein Konto nur löschen, wenn es keine Transaktionen hat. Öffnen Sie sein Aktionsmenü, wählen Sie Löschen und bestätigen Sie („Sind Sie sicher, dass Sie dieses Konto löschen möchten? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“). Wenn das Konto Transaktionen enthält, archivieren Sie es stattdessen oder führen Sie es zuerst mit einem anderen Konto zusammen.

Zusammenführen von Konten

Wenn Sie doppelte Konten haben oder konsolidieren möchten, können Sie ein Konto mit einem anderen zusammenführen.

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) des Quellkontos (dem Konto, das Sie entfernen möchten) und wählen Sie Zusammenführen in....
2. Wählen Sie im Fenster Konto zusammenführen unter Zusammenführen in das Zielkonto (das Konto, das die Transaktionen behalten wird). „Nur Konten desselben Typs können zusammengeführt werden.“
3. Bestätigen Sie die Zusammenführung.

Alle Transaktionen des Quellkontos werden auf das Zielkonto verschoben, der Saldo des Zielkontos wird neu berechnet und das Quellkonto wird gelöscht. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wie Salden berechnet werden

TimelyChurch berechnet Kontostände automatisch – Sie müssen einen Saldo nie manuell anpassen:

• Bank-, Bargeld-, Darlehens- und andere Bilanzkonten beginnen mit ihrem Anfangssaldo und ändern sich mit jeder Einzahlung, Zahlung und Überweisung, die auf sie gebucht wird.
• Einnahmen- und Ausgabenkonten zeigen die Gesamtsumme aller Zeiten der Kategorien, die auf sie buchen, berechnet auf dieselbe Weise wie die Erfolgsrechnung.

Salden werden neu berechnet, wenn eine Transaktion erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird. Die Liste zeigt außerdem den Anfangssaldo jedes Kontos.

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