Check-in-Einstellungen

Auf der Seite mit den Check-in-Einstellungen können Sie Ihre Etikettenvorlagen, die Druckereinrichtung, die Druckoptionen und allgemeine Check-in-Optionen konfigurieren. Öffnen Sie sie von der Check-in-Station aus (Planung > Check-in): Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Check-in-Einstellungen) in der Seitenkopfzeile.

Einstellungsregisterkarten

Die Einstellungsseite ist in drei Registerkarten unterteilt:

1. Etikettendesigner -- Verwalten Sie Ihre Etikettenvorlagen (behandelt im Artikel zu den Etikettenvorlagen).
2. Druckereinrichtung -- Wählen Sie Ihre Etikettengröße und konfigurieren Sie, was gedruckt wird.
3. Optionen -- Allgemeines Check-in-Verhalten: Check-in-Benachrichtigungen, Benachrichtigungen für nicht abgeholte Kinder, Neue Besucher-Nachfassaufgaben werden zugewiesen an und Aufbewahrung des Check-in-Verlaufs (siehe Die Registerkarte „Optionen" weiter unten).

Das Ändern von Einstellungen erfordert die Check-in-Berechtigung Verwalten.

Druckereinrichtung

Eine Etikettengröße auswählen

Wählen Sie den Etikettenstapel, der zu Ihrem Drucker passt:

So wählen Sie eine Voreinstellung aus:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Druckereinrichtung.
2. Klicken Sie auf die Etikettengröße, die zu Ihrem Etikettenstapel passt.
3. Bei benutzerdefinierten Abmessungen geben Sie Breite und Höhe ein und wählen die Einheit (Millimeter oder Zoll) aus.

Druckoptionen

Diese vier Umschalter steuern, was bei jedem Check-in gedruckt wird. Alle sind standardmäßig aktiviert.

Klicken Sie zum Speichern Ihrer Änderungen am unteren Rand der Registerkarte „Druckereinrichtung" auf Druckereinstellungen speichern.

Die Registerkarte „Optionen"

Die Registerkarte Optionen hat vier Karten. Ändern Sie, was Sie brauchen, und klicken Sie dann am unteren Rand der Registerkarte auf Optionen speichern.

Check-in-Benachrichtigungen

Die Karte Check-in-Benachrichtigungen ermöglicht es Ihnen, den Eltern eines Kindes eine kurze Nachricht zu senden, wenn das Kind eingecheckt wird, und erneut, wenn es ausgecheckt wird.

So aktivieren Sie Benachrichtigungen:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Optionen (die dritte Registerkarte).
2. Aktivieren Sie auf der Karte Check-in-Benachrichtigungen die Option „Eltern bei Check-in und Check-out benachrichtigen".
3. Wählen Sie im daraufhin erscheinenden Dropdown „Wann eine Benachrichtigung gesendet wird" aus, wann Benachrichtigungen versendet werden.
4. Klicken Sie auf Optionen speichern.

Benachrichtigungen gehen nur an die gesetzlichen Erziehungsberechtigten eines Kindes und werden per Telegram zugestellt, sofern der Erziehungsberechtigte Telegram verknüpft hat, andernfalls per E-Mail. Jeder Erziehungsberechtigte kann zudem einzeln mit der Schaltfläche Check-in-Benachrichtigungen auf dem Tab Familie der Person abgeschaltet werden. Den vollständigen Ablauf, die Empfänger, die Zustellung und die Abmeldemöglichkeiten finden Sie unter Ein-/Auscheck-Benachrichtigungen für Eltern.

Benachrichtigungen für nicht abgeholte Kinder

„Für Kinder, die nach Ende einer Sitzung noch eingecheckt sind." Wenn Personal über nicht abgeholte Kinder benachrichtigen aktiviert ist (standardmäßig ist es aktiviert), benachrichtigt TimelyChurch das Personal einmal, wenn ein Kind nach Ende der Sitzung noch eingecheckt ist, und danach nur erneut, wenn das Kind später noch da ist – nicht alle paar Minuten.

Wählen Sie unter Wer diese Benachrichtigungen erhält:

• Die Klassenleitung (empfohlen) -- die Leitung der Klasse, in der sich jedes nicht abgeholte Kind befindet. Hat eine Klasse keine Leitung, geht die Benachrichtigung an die unten genannten Koordinatoren oder an alle Administratoren.
• Ein bestimmter Koordinator -- nur die Personen, die Sie unter Check-in-Koordinator(en) ankreuzen (alle Administratoren, wenn keine angekreuzt sind).
• Nur wer den Check-in gestartet hat -- damit nicht jeder Administrator benachrichtigt wird.
• Alle Gemeindeadministratoren -- jeder Administrator der Kirche wird benachrichtigt.

Siehe Warnungen für nicht abgeholte Kinder, wann eine Sitzung als beendet gilt und wie Sie reagieren.

Neue Besucher-Nachfassaufgaben werden zugewiesen an

Wenn jemand mit dem Status Besucher zum ersten Mal eingecheckt wird, erstellt TimelyChurch eine Nachverfolgung Erstbesucher/in. Suchen Sie in Ihren Personen und wählen Sie, wer sie übernehmen soll – eine Begrüßungsperson, Ihr Besucherpastor, jeder beliebige. Die Person braucht keinen Login: Hat sie noch keinen, weist ein gelber Hinweis darauf hin, dass sie die Aufgabe sehen wird, sobald einer verknüpft ist. Lassen Sie das Feld leer, damit neue Besucher-Nachverfolgungen nicht zugewiesen bleiben. Siehe Nachverfolgungen.

Aufbewahrung des Check-in-Verlaufs

„Wie lange einzelne Check-in-Datensätze aufbewahrt werden. Personenprofile werden durch diese Einstellung nie gelöscht." Geben Sie unter Check-in-Verlauf aufbewahren für (Tage) eine Anzahl Tage ein oder lassen Sie das Feld leer (oder 0), um den Check-in-Verlauf für immer aufzubewahren (Standard). Jede Nacht werden Check-in-Datensätze entfernt, die älter sind – die Personen selbst werden nie gelöscht. Entfernte Check-ins erscheinen nicht mehr im Anwesenheitsverlauf oder in Berichten; wählen Sie den Zeitraum daher im Hinblick auf Ihre Aufbewahrungsanforderungen. Siehe Check-in-Verlauf, Datenschutz und Aufbewahrung.

Veranstaltungsspezifische Sitzungen

Check-in-Sitzungen können mit Veranstaltungen aus dem Veranstaltungsmodul verknüpft werden. Bei Verknüpfung gilt:

• Der Sitzungsname entspricht standardmäßig dem Veranstaltungstitel.
• Die Sitzung wird im Banner „Aktive Sitzungen" mit einem Kalendersymbol angezeigt.
• Anwesenheitsdaten aus dem Check-in fließen in die Veranstaltungsberichte ein.
• Wenn Sie Check-in von einer Veranstaltung aus öffnen (z. B. von einer Veranstaltungsdetailseite), wird automatisch eine Sitzung für diese Veranstaltung erstellt oder fortgesetzt.
• Hat die Veranstaltung eine Endzeit, verwendet die Sitzung sie als erwartetes Ende – dann beginnen die Benachrichtigungen für nicht abgeholte Kinder.

Mehrere Räume für eine Veranstaltung betreiben (die Check-in-Registerkarte der Veranstaltung)

Für eine einzelne Veranstaltung mit mehreren gleichzeitigen Check-in-Punkten – zum Beispiel Krippe, Klasse 1 und Klasse 2, die alle während eines Gottesdienstes zusammenkommen – verwenden Sie die eigene Check-in-Registerkarte der Veranstaltung. Dies ist die primäre Oberfläche für den Check-in mehrerer Räume.

Öffnen Sie die Veranstaltung und dann ihre Check-in-Registerkarte:

1. Geben Sie im Feld Check-in-Sitzungen einen Raum- oder Klassennamen in das Namensfeld ein. Es ist mit einer hochzählenden Vorgabe vorbelegt (Raum 1, Raum 2, Raum 3, ...), sodass zwei Räume nie identisch sind; Sie sollten es jedoch auf den tatsächlichen Raumnamen ändern (Krippe, Klasse 1, ...).
2. Klicken Sie auf Sitzung starten. Wiederholen Sie dies einmal pro Raum – sie laufen alle gleichzeitig unter derselben Veranstaltung; das Starten eines neuen Raums beendet die anderen nicht.

Jede Sitzung erscheint auf einer eigenen Karte mit ihrem Namen, einem Abzeichen Live oder Beendet und ihren laufenden Summen (Gesamt, eingecheckt und Personenanzahl, falls verwendet). Jede Karte hat ihre eigenen Bedienelemente:

• Umbenennen -- den Raum-/Klassennamen jederzeit direkt bearbeiten.
• Kiosk öffnen -- öffnet einen Selbstbedienungs-Kiosk für diesen bestimmten Raum (nur angezeigt, solange die Sitzung Live ist). Eine beendete Sitzung bietet nie einen Live-Kiosk an.
• Beenden -- schließt diesen Raum für neue Check-ins (bereits eingecheckte Personen bleiben eingecheckt).
• Fortsetzen -- aktiviert eine beendete Sitzung erneut, sodass Sie weiterhin Personen in diesen Raum einchecken können.
• Löschen -- entfernt die Sitzung dauerhaft. Dies ist eine endgültige Aktion: Wenn die Sitzung Check-ins enthält, werden beim Löschen auch diese Check-ins und ihre Anwesenheitsdatensätze dauerhaft gelöscht, und dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie werden zunächst um Bestätigung gebeten.

Schnell-Check-in und die Raumauswahl. Die Check-in-Registerkarte verfügt außerdem über eine Suche Schnell-Check-in, um Personen direkt von der Veranstaltungsseite aus einzuchecken. Wenn zwei oder mehr Räume gleichzeitig Live sind, erscheint neben der Suche eine Raumauswahl „Einchecken in" – wählen Sie zuerst den Raum aus, damit jede Person in den richtigen Raum eingecheckt wird. Wenn nur eine Sitzung live ist, wird diese automatisch verwendet.

Hinweis: Sitzungen auf dieser Registerkarte sind auf heute beschränkt (in der Zeitzone Ihrer Gemeinde), sodass die Registerkarte immer die aktuell laufenden Räume anzeigt. Starten Sie Ihre Räume am Tag der Veranstaltung.

Gleichzeitige Sitzungen betreiben

TimelyChurch unterstützt mehrere aktive Sitzungen gleichzeitig. Dies ist nützlich, wenn:

• Ein Gottesdienst und ein Kinderprogramm gleichzeitig stattfinden.
• Ein früher und ein später Gottesdienst sich überschneiden.
• Ein Programm unter der Woche separate Sitzungen für Altersgruppen hat.
• Eine einzelne Veranstaltung einen separaten Check-in-Punkt pro Raum oder Altersgruppe benötigt (Krippe, Klasse 1, Klasse 2), gestartet über die Check-in-Registerkarte dieser Veranstaltung (siehe oben).

Jede Sitzung pflegt ihre eigene Liste und Statistiken. Am Kiosk werden Familien bei mehreren aktiven Sitzungen aufgefordert, die Sitzung auszuwählen, in die sie einchecken. Um mehrere Räume unter einer Veranstaltung zu betreiben, verwenden Sie die Check-in-Registerkarte der Veranstaltung, die unter Mehrere Räume für eine Veranstaltung betreiben oben beschrieben ist.

Tipp: Verknüpfen Sie jede Sitzung mit der entsprechenden Veranstaltung für eine möglichst saubere Anwesenheitsberichterstattung.

Sitzungen starten und beenden

Eine Sitzung starten

1. Klicken Sie auf der Check-in-Station auf Sitzung starten.
2. Wählen Sie im Dropdown Zur Veranstaltung verknüpfen eine Veranstaltung aus (das Dropdown listet Veranstaltungen von heute bis zu den nächsten 7 Tagen auf) oder wählen Sie „Keine Veranstaltung – eigenständige Sitzung", um eine Sitzung ohne Veranstaltungsverknüpfung zu starten.
3. Geben Sie optional einen benutzerdefinierten Sitzungsnamen (optional) ein. Leer lassen, um den Veranstaltungstitel oder einen Standardnamen zu verwenden.
4. Hängen Sie optional ein Formular Einwilligung / Haftungsausschluss an und legen Sie fest, wie oft Eltern unterschreiben müssen – siehe Einwilligungsformulare und Haftungsausschlüsse beim Check-in.
5. Aktivieren Sie optional Diese Sitzung verwendet Armbänder – siehe RFID-Check-in mit Armbändern einrichten.
6. Klicken Sie auf Sitzung starten.

Eine Sitzung kann auch automatisch gestartet werden, wenn Check-in von einer Veranstaltungsseite aus geöffnet wird.

Eine Sitzung beenden

1. Suchen Sie die Sitzung im Banner Aktive Sitzungen auf der Check-in-Station.
2. Klicken Sie neben der Sitzung auf Beenden.
3. Die Sitzung wird als inaktiv markiert und erhält eine Endzeit.

Das Beenden einer Sitzung checkt Personen, die noch eingecheckt sind, nicht aus. Es schließt lediglich die Sitzung, um neue Check-ins zu verhindern. Für eine alte Sitzung, in der noch Personen als eingecheckt angezeigt werden, siehe Eine alte Sitzung schließen.

Personenanzahl-Modus

Für Gottesdienste oder Bereiche, in denen individuelle Check-ins unpraktisch sind (z. B. ein großes Auditorium), verwenden Sie die Personenanzahl:

1. Tippen Sie am Kiosk auf die Schaltfläche Personenanzahl (in der Statistikleiste).
2. Geben Sie die Anzahl der gezählten Personen ein.
3. Die Personenanzahl wird gespeichert und neben den individuellen Check-in-Zahlen in den Live-Statistiken angezeigt.

Die Gesamtanwesenheit einer Sitzung entspricht den individuellen Check-ins plus der Personenanzahl.

Raumkapazität und Live-Auslastung

Jede Klasse kann mit einem Raum verknüpft werden, und jeder Raum kann einen Kapazitäts-Wert haben.

Raumkapazität festlegen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Einrichtungen > Räume (Räume erfordert die Räume-Funktion in Ihrem Plan).
2. Öffnen Sie einen Raum und geben Sie eine Zahl bei Kapazität ein.
3. Stellen Sie sicher, dass der Raum als Aktiv markiert ist.
4. Weisen Sie den Raum jeder Klasse zu, die ihn verwendet: Öffnen Sie die Klasse (Planung > Klassen) und wählen Sie ihn im Dropdown Raum der Klasse.

Informationen dazu, wie Sie die Live-Personenzahlen im Verhältnis zur Kapazität lesen, sowie zur Behandlung von „Kein Raum" für Kinder, die ohne Klasse eingecheckt wurden, finden Sie im Artikel Raumauslastung.

Berechtigungen und Plan-Funktionen

Zwei Ebenen steuern, wer das Check-in-Modul nutzen kann: Ihr Abonnementplan und Ihre Gemeindeberechtigungen.

Funktionsschranke auf Plan-Ebene

Check-in ist eine gebührenpflichtige Funktion bei TimelyChurch-Plänen. Wenn Ihr Plan die Check-in-Funktion nicht enthält, wird das gesamte Modul (einschließlich Kiosk, Etikettendesigner und Berichte) aus dem Menü ausgeblendet und zeigt eine Meldung „Funktion nicht verfügbar" an, wenn Sie versuchen, darauf zuzugreifen.

• Jeder Teil von Check-in (die Station, der Kiosk, die Einstellungen und der Etikettendesigner) erfordert die Check-in-Funktion in Ihrem Plan.
• Wenn Sie auf einen Plan upgraden, der Check-in enthält, erscheint das Modul sofort – keine zusätzliche Einrichtung erforderlich.

Um zu sehen, was Ihr aktueller Plan enthält, klicken Sie unten in der linken Seitenleiste auf Gemeindeeinstellung und öffnen Sie den Tab Abrechnung und Tarife.

Berechtigungen auf Gemeindeebene

Für Gemeinden, deren Plan Check-in enthält, wird der Zugang zusätzlich durch Ihre Rollen gesteuert. Im Rolleneditor hat das Modul Check-in drei Kontrollkästchen (die Stufe Vollzugriff aktiviert alle drei):

• Anzeigen -- Die Check-in-Station, Sitzungen und Listen anzeigen.
• Verwenden -- Check-in betreiben: den Kiosk öffnen, Sitzungen starten und beenden, Familien nachschlagen (nur solange eine Sitzung offen ist), Personen ein- und auschecken, Etiketten drucken und die Personenanzahl aktualisieren.
• Verwalten -- Alles aus Verwenden, dazu Check-in-Einstellungen und Etikettenvorlagen, Sitzungen umbenennen und löschen, das Einwilligungsformular einer Sitzung ändern, veraltete Check-ins schließen und Kinder von der Seite Aufmerksamkeit erforderlich freigeben.
• Sperrung -- Der Server erlaubt jedem mit Verwalten (Administratoren und die integrierte Rolle Safety Officer), die Sperrung zu aktivieren oder aufzuheben, aber die Schaltflächen an der Check-in-Station erscheinen derzeit nur für Administratoren (siehe Sperrmodus).

Konfigurieren Sie unter Administration > Rollen und Berechtigungen, wer welche Rolle hat (Personen Rollen zuweisen und bearbeiten, was jede Rolle tun darf).