Nachverfolgungen
Nachverfolgungen sind Aufgaben, die Ihrem Team helfen, seelsorgerliche Betreuung, die Kontaktaufnahme mit Besuchern und andere wichtige Aktionspunkte im Blick zu behalten. Sie können Nachverfolgungen für einzelne Personen erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen, Prioritäten und Fälligkeitsdaten festlegen und sie bis zur Erledigung verfolgen.
Warum Nachverfolgungen verwenden?
Ohne ein System fallen gut gemeinte Pläne leicht durch das Raster. Nachverfolgungen stellen sicher, dass:
- Besucher innerhalb der ersten Woche einen Willkommensanruf erhalten
- Krankenhausbesuche geplant und durchgeführt werden
- Gebetsanliegen berücksichtigt werden
- Mitgliedschaftsanfragen eine zeitnahe Antwort erhalten
- Niemand vergessen wird -- jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum
Die Seite „Nachverfolgungen"
TimelyChurch bietet eine dedizierte Seite Nachverfolgungen, auf der Sie alle Nachverfolgungsaufgaben in Ihrer Gemeinde anzeigen und verwalten können.
- Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Personen und klicken Sie auf Nachverfolgungen.
- Sie sehen eine Liste aller aktiven Nachverfolgungen, mit überfälligen Elementen oben, dann ausstehenden und in Bearbeitung befindlichen Elementen nach Fälligkeitsdatum.
Übersichtskacheln
Oben auf der Seite sehen Sie vier Kacheln:
- Offen -- Alle ausstehenden und in Bearbeitung befindlichen Nachverfolgungen
- Überfällig -- Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten wurde und die noch nicht abgeschlossen sind
- Heute -- Heute fällige Aufgaben
- Diese Woche -- Aufgaben, die innerhalb der aktuellen Woche fällig sind
Nachverfolgungen filtern
Verwenden Sie die Filteroptionen, um die Liste einzugrenzen:
| Filter | Optionen |
|---|---|
| Status | Aktiv (ausstehend + in Bearbeitung), Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Alle |
| Zugewiesen an | Jedes Teammitglied oder Nicht zugewiesen |
| Kategorie | Eine der unten aufgeführten Kategorien |
| Fälligkeitsdatum | Überfällig, Heute fällig, Diese Woche, Nächste Woche |
| Suche | Nach Titel oder Personenname suchen |
Klicken Sie auf Filtern, um Ihre Auswahl anzuwenden, oder auf Löschen, um sie zurückzusetzen. (Öffnen Sie auf einem Telefon das Filterpanel und tippen Sie auf Filter anwenden.)
Eine Nachverfolgung erstellen
Von der Seite „Nachverfolgungen" aus
- Klicken Sie auf der Seite „Nachverfolgungen" auf Nachverfolgung hinzufügen (auf einem Telefon Hinzufügen).
- Füllen Sie das Formular aus:
- Person (optional) -- Suchen Sie nach der Person, um die es bei dieser Nachverfolgung geht, und wählen Sie sie aus. Lassen Sie das Feld bei einer allgemeinen Aufgabe leer.
- Kategorie (erforderlich) -- Wählen Sie die Art der Nachverfolgung:
- Allgemein
- Seelsorge
- Hausbesuch
- Krankenhausbesuch
- Erstbesucher/in
- Taufvorbereitung
- Gebetsanliegen
- Veranstaltungseinladung
- Freiwilligenmöglichkeit
- Mitgliedschaftsupdate
- Besprechung
- Telefonanruf
- Gerätereparatur
- Gerätewartung
- Geräteproblem
- Gebäudewartung
- Gebäudereparatur
- Gebäudeproblem
- Methode (erforderlich) -- Wie soll diese Nachverfolgung durchgeführt werden?
- Telefonanruf
- Persönlicher Besuch
- Nachricht/E-Mail
- Besprechung
- Fälligkeitsdatum (erforderlich) -- Wann soll dies abgeschlossen sein?
- Fälligkeitsuhrzeit (optional) -- Eine bestimmte Uhrzeit, falls zutreffend.
- Zuweisen an (optional) -- Wer ist verantwortlich? Wählen Sie Personal, um jemanden mit einem TimelyChurch-Login zu wählen (Sie sind vorausgewählt; wählen Sie Nicht zugewiesen, um es offen zu lassen), oder wählen Sie Person, um Ihr gesamtes Verzeichnis zu durchsuchen. Auch eine Person ohne Mitglieder-Login kann zugewiesen werden: Ein gelber Hinweis lautet „[Name] hat noch keinen Mitgliederzugang – die Aufgabe wird sichtbar, sobald einer verknüpft ist."
- Priorität (erforderlich) -- Wie dringend ist dies?
- Niedrig
- Normal
- Hoch
- Dringend
- Notizen (optional) -- Zusätzliche Notizen oder Kontext dazu, was zu tun ist.
- Erinnerungsbenachrichtigung aktivieren (optional) -- Sendet dem Zugewiesenen vor dem Fälligkeitsdatum eine Erinnerung (nur Zugewiesene mit einem Login).
- Klicken Sie auf Nachverfolgung hinzufügen.
Tipp: Der Titel wird automatisch basierend auf der Kategorie und dem Personennamen generiert. Die Auswahl von „Erstbesucher/in" für „Sarah Müller" erstellt zum Beispiel eine Nachverfolgung mit dem Titel „Erstbesucher/in - Sarah Müller".
Aus dem Profil einer Person
- Öffnen Sie das Profil der Person.
- Gehen Sie zum Tab Notizen & Aufgaben.
- Klicken Sie im Abschnitt Nachverfolgungen auf Nachverfolgung hinzufügen.
- Füllen Sie dieselben Felder wie oben aus (die Person ist vorausgewählt).
- Speichern Sie die Nachverfolgung.
Sie können beim Verfassen einer Notiz auch ein Nachverfolgungsdatum hinzufügen -- siehe Übersicht über das Personenprofil.
Automatisch, für Erstbesucher
Wird jemand mit dem Mitgliedschaftsstatus Besucher zum ersten Mal eingecheckt, erstellt TimelyChurch für ihn eine Nachverfolgung Erstbesucher/in, damit sich im Laufe der Woche jemand meldet (sofern er nicht schon eine offene hat). So legen Sie fest, wer sie erhält:
- Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Planung und klicken Sie auf Check-in, klicken Sie dann auf das Zahnrad-Symbol (Check-in-Einstellungen) und öffnen Sie die Registerkarte Optionen.
- Suchen Sie die Karte Neue Besucher-Nachfassaufgaben werden zugewiesen an.
- Suchen Sie in Ihren Personen und wählen Sie die Person, die den ersten Kontakt übernehmen soll (eine Begrüßungsperson, Ihr Besucherpastor, jeder beliebige). Sie braucht keinen Mitglieder-Login.
- Klicken Sie auf Optionen speichern.
Lassen Sie das Feld leer, damit neue Besucher-Nachverfolgungen nicht zugewiesen bleiben. Die Einstellung wirkt sich nur auf künftige neue Besucher-Nachverfolgungen aus.
Nachverfolgungen verwalten
Eine Nachverfolgung aktualisieren
- Suchen Sie die Nachverfolgung auf der Seite „Nachverfolgungen" oder im Profil einer Person.
- Klicken Sie auf ihre Schaltfläche Bearbeiten. Das Panel Nachverfolgung bearbeiten öffnet sich.
- Bearbeiten Sie beliebige Felder: Person, Kategorie, Methode, Fälligkeitsdatum, Zugewiesener, Priorität, Notizen oder Status.
- Klicken Sie auf Nachverfolgung aktualisieren.
Den Status ändern
Nachverfolgungen durchlaufen diese Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Die Aufgabe wurde erstellt, aber noch nicht begonnen |
| In Bearbeitung | Jemand arbeitet aktiv daran |
| Abgeschlossen | Die Aufgabe wurde erledigt |
| Abgebrochen | Die Aufgabe wird nicht mehr benötigt |
Um den Status zu ändern:
- Bearbeiten Sie die Nachverfolgung und wählen Sie einen neuen Status, oder
- Klicken Sie auf das grüne Häkchen Abschließen in der Zeile der Nachverfolgung für eine schnelle Erledigung.
Eine Nachverfolgung abschließen
- Schnell: Klicken Sie auf das grüne Häkchen Abschließen in der Zeile der Nachverfolgung. Sie wird sofort als Abgeschlossen markiert.
- Mit Notizen: Klicken Sie auf Bearbeiten, setzen Sie den Status auf Abgeschlossen und füllen Sie die Abschlussnotizen aus (z. B. „Angerufen und eine Nachricht hinterlassen. Werde es Donnerstag erneut versuchen."). Klicken Sie dann auf Nachverfolgung aktualisieren.
Abschlussdatum und die Person, die es als abgeschlossen markiert hat, werden automatisch aufgezeichnet.
Zugewiesene können ihre Nachverfolgungen auch unter Meine Aufgaben im Mitgliederportal abschließen, oder über Telegram, wenn sie es verknüpft haben.
Eine Nachverfolgung löschen
- Suchen Sie die Nachverfolgung.
- Klicken Sie auf ihre Löschen-Schaltfläche (Papierkorb).
- Bestätigen Sie das Löschen.
Tipp: Anstatt zu löschen, sollten Sie die Nachverfolgung bearbeiten und ihren Status auf „Abgesagt" setzen, wenn sie nicht mehr benötigt wird. Dies bewahrt eine Aufzeichnung des Geplanten, was für Rechenschaftspflicht und Berichte nützlich sein kann.
Prioritätsstufen für Nachverfolgungen
Priorität hilft Ihrem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren:
| Priorität | Wann verwenden |
|---|---|
| Dringend | Erfordert sofortige Aufmerksamkeit (z. B. Krankenhausbesuch, Krisensituation) |
| Hoch | Wichtig und zeitkritisch (z. B. Nachverfolgung von Erstbesuchern innerhalb von 48 Stunden) |
| Normal | Standardaufgaben (z. B. regelmäßiger seelsorgerlicher Kontakt, Freiwilligen-Onboarding) |
| Niedrig | Nicht zeitkritisch (z. B. Mitgliedschaftsdaten aktualisieren, allgemeiner Willkommensgruß) |
Überfällige Elemente erscheinen oben auf der Seite „Nachverfolgungen".
Wer eine Nachverfolgung bearbeiten kann
Die Schaltflächen Abschließen, Bearbeiten und Löschen erscheinen nur bei Nachverfolgungen, die Sie ändern dürfen. Sie können eine Nachverfolgung ändern, wenn:
- sie Ihnen zugewiesen ist,
- Sie sie erstellt haben,
- sie einem Team zugewiesen ist, das Sie leiten, oder
- Sie Gemeindeadministrator sind.
Ist die Reichweite Ihrer Rolle auf Ihre Teams gesetzt, listet die Seite „Nachverfolgungen" nur Nachverfolgungen auf, die mit den Personen in den Teams verbunden sind, die Sie leiten, und Sie können diese bearbeiten. Siehe Was Teamleitungen in Personen und Familien sehen.
Nachverfolgungskategorien erklärt
| Kategorie | Typische Verwendung |
|---|---|
| Allgemein | Jede Nachverfolgung, die nicht in eine bestimmte Kategorie passt |
| Seelsorge | Kontaktaufnahme mit Personen, die Lebensereignisse durchmachen, Beratungsbedarf |
| Hausbesuch | Geplante Besuche bei einer Person oder Familie zu Hause |
| Krankenhausbesuch | Besuch bei jemandem im Krankenhaus oder in der Genesung |
| Erstbesucher/in | Willkommensheißen und Verbinden mit jemandem, der zum ersten Mal teilgenommen hat |
| Taufvorbereitung | Jemanden durch die Taufvorbereitungsschritte führen |
| Gebetsanliegen | Nachfassen bei einem geteilten Gebetsanliegen |
| Veranstaltungseinladung | Jemanden zu einer bevorstehenden Veranstaltung einladen |
| Freiwilligenmöglichkeit | Kontaktaufnahme bezüglich Dienstmöglichkeiten |
| Mitgliedschaftsupdate | Nachfassen bei mitgliedschaftsbezogenen Angelegenheiten (Wechsel, Statusänderungen) |
| Besprechung | Planen oder Bestätigen einer Besprechung |
| Telefonanruf | Ein bestimmter Telefonanruf, der getätigt werden muss |
| Gerätereparatur | Eine Reparaturaufgabe für ein Kirchengerät (oft automatisch aus Ressourcennotizen erstellt) |
| Gerätewartung | Routinemäßige Wartung von Geräten (Tonanlage, Beamer, Fahrzeug usw.) |
| Geräteproblem | Ein gemeldetes Problem mit einem Gerät, das untersucht werden muss |
| Gebäudewartung | Wartungsarbeiten an einem Gebäude, Raum oder Gelände |
| Gebäudereparatur | Eine nötige Reparatur in einem Raum oder Gebäude (oft automatisch aus einer Raumnotiz erstellt) |
| Gebäudeproblem | Ein gemeldetes Problem in einem Raum oder Gebäude |
Tipp: Die Geräte- und Gebäudekategorien werden in der Regel automatisch erstellt, wenn Mitarbeiter eine Reparatur- oder Problemnotiz zu einer Ressource (z. B. einer Tonanlage oder einem Van) oder einem Raum hinterlassen. Sie können auch manuell für Ad-hoc-Wartungsaufgaben gewählt werden.
Bewährte Praktiken
- Erstellen Sie Nachverfolgungen für jeden Erstbesucher -- Ein zeitnaher Telefonanruf oder eine E-Mail innerhalb der ersten Woche erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie zurückkehren, erheblich.
- Weisen Sie immer eine bestimmte Person zu -- Aufgaben ohne Verantwortlichen neigen dazu, vergessen zu werden. Weisen Sie immer jemanden zu.
- Setzen Sie realistische Fälligkeitsdaten -- Markieren Sie nicht alles als dringend. Reservieren Sie „Dringend" für wirklich zeitkritische Situationen.
- Fügen Sie Abschlussnotizen hinzu -- Wenn Sie eine Nachverfolgung als abgeschlossen markieren, notieren Sie kurz, was passiert ist. Dies schafft eine wertvolle Aufzeichnung für das Team.
- Überprüfen Sie überfällige Elemente wöchentlich -- Gewöhnen Sie sich an, zu Beginn jeder Woche die Seite „Nachverfolgungen" zu überprüfen und alles Überfällige zu behandeln.