Umgang mit fehlgeschlagenen Zahlungen

Dieser Artikel erklärt, was passiert, wenn eine wiederkehrende Online-Spende fehlschlägt (z. B. wenn die Karte des Spenders abgelaufen ist oder die Bank die Abbuchung abgelehnt hat), was TimelyChurch automatisch tut und wie Sie fehlgeschlagene Zahlungen überwachen und nachverfolgen können.

Automatische Benachrichtigungen bei fehlgeschlagenen Zahlungen

Wenn eine wiederkehrende Spende fehlschlägt, benachrichtigt TimelyChurch beim ersten Fehlschlag automatisch sowohl den Spender (eine freundliche Benachrichtigung, die ihn bittet, seine Karte zu aktualisieren) als auch das Spendenteam Ihrer Gemeinde – die auf der Seite Spendenbenachrichtigungen gewählten Personen –, solange Stripe noch Wiederholungsversuche geplant hat. Stripe wiederholt die Abbuchung außerdem selbstständig. Sie können das Gesamtbild im Stripe Express Dashboard über Ihre Online-Spenden-Einrichtungs-Seite im Auge behalten.

Was „fehlgeschlagene Zahlung" in TimelyChurch bedeutet

Eine fehlgeschlagene Zahlung ist fast immer eine fehlgeschlagene wiederkehrende Abbuchung – ein Spender hat eine wöchentliche, monatliche oder jährliche wiederkehrende Spende eingerichtet, und eine der geplanten Abbuchungen war nicht erfolgreich. Häufige Gründe:

• Die hinterlegte Karte ist abgelaufen.
• Die Karte wurde gesperrt, gestohlen oder ersetzt, und die neue Kartennummer ist noch nicht hinterlegt.
• Die Bank hat die Abbuchung als verdächtig markiert und abgelehnt.
• Unzureichende Mittel auf einer Debitkarte oder unzureichendes Kreditlimit auf einer Kreditkarte.
• Das Risikomanagementsystem der Bank hat den Händler oder den Betrag abgelehnt.

Bei einmaligen Spenden werden „Fehlschläge" sofort beim Zeitpunkt der Abbuchung erkannt – der Spender sieht einen Fehler auf der Spendenformularseite, und kein Spendendatensatz wird erstellt. Es gibt danach nichts zu beheben. Dieser Artikel behandelt speziell wiederkehrende Fehlschläge.

Sehen alle Spender „Diese Gemeinde kann derzeit keine Online-Spenden annehmen"? Das ist kein Kartenproblem. Es bedeutet, dass Stripe das Konto Ihrer Gemeinde pausiert hat, und Ihre Administratoren haben einen Hinweis Stripe hat Online-Spenden pausiert erhalten. Siehe Online-Spenden einrichten -- „Stripe hat Online-Spenden pausiert".

Was TimelyChurch automatisch tut

Wenn Stripes wiederkehrendes Abrechnungssystem eine wiederkehrende Abbuchung versucht und diese fehlschlägt, benachrichtigt Stripe TimelyChurch. TimelyChurch geht dann wie folgt vor:

1. Erfasst den Fehlschlag – zu welcher wiederkehrenden Spende er gehört, der fällige Betrag, welcher Versuch fehlgeschlagen ist und wann Stripe es erneut versucht.
2. Sendet dem Spender eine E-Mail beim ersten Fehlschlag (wenn Stripe noch einen Wiederholungsversuch geplant hat) mit einer freundlichen, nicht-technischen Notiz, die ihn darüber informiert, dass die Abbuchung nicht durchgegangen ist, und auf einen sicheren Link verweist, unter dem er seine Zahlungsmethode aktualisieren kann.
3. Benachrichtigt Ihr Spendenteam – die unter Spenden > Weitere Aktionen > Benachrichtigungseinstellungen gewählten Personen (siehe Spendenbenachrichtigungen) –, damit Ihr Team informiert ist und bei einer bedeutenden Spende persönlich Kontakt aufnehmen kann. Empfänger, die nicht sehen dürfen, wer gespendet hat, erhalten Betrag und Fonds ohne den Namen des Spenders.

Um Menschen nicht zu überfluten, werden diese Benachrichtigungen einmal, beim ersten fehlgeschlagenen Versuch gesendet – nicht bei jedem automatischen Wiederholungsversuch von Stripe.

Hinweis zu gesperrten Adressen: Wenn die E-Mail-Adresse eines Spenders oder Teammitglieds zuvor abgeprallt ist oder sich abgemeldet hat, überspringt TimelyChurch diese spezifische E-Mail. Der Fehlschlag wird in jedem Fall erfasst.

Was Stripe automatisch tut

Zusätzlich zu den E-Mails von TimelyChurch wiederholt und benachrichtigt Stripe auch selbstständig gemäß den Smart-Retry-Einstellungen Ihres Stripe-Kontos:

• Stripe wiederholt die fehlgeschlagene Abbuchung automatisch mehrmals über die folgenden Tage/Wochen (in Ihren Abrechnungseinstellungen des Stripe Dashboards konfigurierbar).
• Wenn Sie Dunning-E-Mails in Stripe aktiviert haben, sendet Stripe dem Spender auch direkt eine E-Mail mit der Aufforderung, seine Zahlungsmethode zu aktualisieren.
• Wenn alle Wiederholungsversuche fehlschlagen, markiert Stripe das Abonnement als überfällig oder unbezahlt (je nach Ihren Einstellungen) und kündigt das Abonnement schließlich. Wenn Stripe einen Dauerauftrag nach erschöpften Wiederholungsversuchen kündigt, informiert TimelyChurch die Administratoren Ihrer Gemeinde per E-Mail, dass die wiederkehrende Spende abgebrochen wurde, damit Sie wissen, dass die Spende gestoppt wurde.

Empfehlung: Halten Sie die Stripe Smart-Retry-Einstellungen (Dunning) eingeschaltet. Die Erste-Fehlschlag-E-Mails von TimelyChurch und die Wiederholungsversuche von Stripe arbeiten zusammen, um Spendern jede Möglichkeit zu geben, ihre Karte zu aktualisieren, ohne dass Sie jeden einzelnen manuell nachverfolgen müssen.

Fehlgeschlagene Zahlungen überwachen

Die automatischen E-Mails von TimelyChurch werden Sie über Fehlschläge informieren, sobald sie auftreten, aber das Stripe Express Dashboard ist der Ort, um den vollständigen Verlauf und Details zu Ablehnungen zu sehen.

1. Das Stripe Express Dashboard (Empfohlen)

1. Gehen Sie in TimelyChurch zu Finanzen > Spenden.
2. Wenn Online-Spenden noch nicht verbunden sind, verwenden Sie den Link Online-Spenden aktivieren, der Sie zu Gemeindeeinstellungen > Integrationen führt, um Stripe einzurichten. Sobald verbunden, öffnen Sie dort die Karte Stripe – Online-Spenden (oder Ihre Online-Spenden-Einrichtungs-Seite).
3. Klicken Sie auf Stripe Dashboard, um Ihr verbundenes Stripe Express-Konto zu öffnen.
4. Navigieren Sie in Stripe zu Zahlungen und filtern Sie nach Status Fehlgeschlagen.
5. Überprüfen Sie jeden Fehlschlag. Stripe zeigt:
   • Die E-Mail des Spenders (falls bekannt)
   • Den Betrag und das Datum
   • Den Ablehnungsgrund der ausstellenden Bank
   • Ob Wiederholungsversuche geplant oder erschöpft sind

Setzen Sie eine Kalendererinnerung, um diese Ansicht regelmäßig zu prüfen. Zweimal im Monat ist ein vernünftiger Rhythmus für die meisten Gemeinden; wöchentlich ist besser, wenn Sie viele Dauerauftragsspender haben.

2. Stripe-E-Mail-Benachrichtigungen

In Ihren Stripe Dashboard-Einstellungen können Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, die an den Abrechnungskontakt Ihrer Gemeinde gesendet werden, wenn eine Abbuchung fehlschlägt. Dies ist eine nützliche Zusatzsicherung neben den automatischen E-Mails von TimelyChurch:

• Gehen Sie zu den Benachrichtigungseinstellungen Ihres Stripe Dashboards.
• Aktivieren Sie Benachrichtigungen für „Fehlgeschlagene Zahlungen".
• Wählen Sie die E-Mail-Adresse, die diese erhalten soll (typischerweise der Gemeindeadministrator oder Schatzmeister).

Dies gibt Ihnen nahezu Echtzeit-Sichtbarkeit direkt von Stripe.

Was zu tun ist, wenn eine wiederkehrende Abbuchung fehlschlägt

Wenn Sie von einer fehlgeschlagenen Zahlung erfahren (über die E-Mail von TimelyChurch, die Stripe-E-Mail-Benachrichtigung oder durch Prüfung des Dashboards), empfehlen wir diesen Ablauf:

Schritt 1: Stripe-Wiederholungsstatus bestätigen

Prüfen Sie in den Stripe-Zahlungsdetails, ob automatische Wiederholungsversuche geplant sind. Wenn Wiederholungsversuche verbleiben, müssen Sie möglicherweise nichts tun – Stripe wird es erneut versuchen, und der Spender hat bereits sowohl TimelyChurchs als auch (wenn aktiviert) Stripes E-Mails erhalten, die ihn bitten, seine Karte zu aktualisieren.

Schritt 2: Den Spender kontaktieren (Persönliche Note)

Wenn Wiederholungsversuche erschöpft sind oder wenn Sie proaktiv sein möchten, wenden Sie sich direkt an den Spender. Halten Sie die Nachricht warm und spenderbezogen:

„Hallo [Name], wir haben bemerkt, dass Ihre letzte wiederkehrende Spende an [Gemeinde] nicht durchgegangen ist – die Bank hat die Abbuchung abgelehnt. Dies passiert in der Regel, wenn eine Karte abgelaufen oder ersetzt wurde. Sie müssen nichts tun, außer wenn Sie möchten, dass die Spende weiterläuft – in diesem Fall können Sie Ihre Zahlungsmethode auf unserer Spendenformularseite unter [URL] aktualisieren."

Eine kurze, freundliche Notiz löst das Problem oft schneller als das Warten darauf, dass die automatischen E-Mails ihre Wirkung entfalten.

Schritt 3: Dem Spender helfen, das Abonnement neu zu starten (falls erforderlich)

Wenn das Abonnement von Stripe nach erschöpften Wiederholungsversuchen gekündigt wurde, muss der Spender einen neuen Dauerauftrag auf der öffentlichen Spendenformularseite einrichten. (Eine gekündigte wiederkehrende Spende kann nicht reaktiviert werden.)

Führen Sie ihn durch:

1. Gehen Sie zur öffentlichen Spendenformularseite Ihrer Gemeinde.
2. Wählen Sie dieselbe Häufigkeit (wöchentlich / monatlich / jährlich).
3. Geben Sie denselben Betrag und Fonds ein.
4. Geben Sie E-Mail und aktualisierte Kartendaten an.
5. Einreichen.

Ein neues Stripe-Abonnement wird erstellt, und der Dauerauftrag wird fortgesetzt.

Schritt 4: Keine doppelten Spendendatensätze überprüfen

Da die fehlgeschlagene Abbuchung nie abgerechnet wurde, wurde kein Spendendatensatz in TimelyChurch für diesen Fehlschlag erstellt. Sie müssen nichts löschen. (Spendendatensätze werden nur erstellt, wenn eine Zahlung erfolgreich ist.) Wenn Sie zuvor einen Spendendatensatz für den fehlgeschlagenen Zeitraum gesehen haben, überprüfen Sie dies – er würde nur existieren, wenn eine separate, erfolgreiche Abbuchung durchgeführt wurde.

Zusammenfassung des Lebenszyklus eines Dauerauftrags

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