Gruppen-Warteliste
Wenn eine Gruppe ihre Mitgliederkapazität erreicht, setzt TimelyChurch weitere Beitretende auf eine Warteliste, anstatt sie abzuweisen. Dieser Artikel deckt den gesamten Lebenszyklus ab: wann die Warteliste greift, Leiteraktionen, das Anbieten eines Platzes und frühere Einträge.
Wann die Warteliste greift
Die Warteliste ist Teil jeder Privaten und Öffentlichen Gruppe -- es gibt nichts einzuschalten. Sie greift, sobald die Gruppe voll ist, das heißt:
- Die Gruppe hat auf ihrer Registerkarte Gruppendetails eine Zahl für Maximale Mitgliederzahl festgelegt, und
- die Anzahl aktiver Mitglieder hat sie erreicht.
Ohne eine Zahl für Maximale Mitgliederzahl gilt eine Gruppe nie als voll, und niemand kommt je auf eine Warteliste.
Die Registerkarte Warteliste der Gruppe erscheint, sobald jemand wartet, mit der Anzahl der Personen in der Schlange.
Wie Personen auf die Warteliste kommen
Personen kommen über die öffentliche Seite der Gruppe auf die Warteliste -- egal ob sie sie im Gruppensucher gefunden, ihren QR-Code gescannt oder einen geteilten Link geöffnet haben. Ist die Gruppe voll, lautet die Beitrittsschaltfläche Warteliste beitreten.
Die Seite zeigt dieselbe „Danke! Bitte prüfen Sie Ihre E-Mails für die nächsten Schritte.“ wie bei jedem anderen Beitritt; die E-Mail nennt die Position. Gehört die Adresse bereits jemandem in Ihrem Adressbuch, muss diese Person zuerst per E-Mail bestätigen. Jeder neue Eintrag erhält die nächste Position in der Schlange.
Jemanden über das Admin-Panel hinzuzufügen funktioniert anders: Ist die Gruppe voll, wird Mitglied hinzufügen mit „Diese Gruppe hat ihre maximale Kapazität erreicht. Erwägen Sie, jemanden auf die Warteliste zu setzen.“ abgelehnt. Erhöhen Sie die Maximale Mitgliederzahl oder entfernen Sie zuerst jemanden.
Status-Lebenszyklus
Jeder Wartelisteneintrag trägt einen Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wartend | Der Standard. Die Person steht in der Schlange und hat noch keinen Platz angeboten bekommen. |
| Benachrichtigt | Ein Leiter hat ihr den freien Platz angeboten. Sie haben 48 Stunden Zeit, ihn zu beanspruchen, bevor er abläuft. |
| Beigetreten | Sie wurden in die Gruppe aufgenommen. Der Eintrag wird für die Historie aufbewahrt. |
| Abgelaufen | Das 48-Stunden-Fenster ist ohne Anspruch verstrichen. |
| Storniert | Ein Leiter hat sie von der Warteliste entfernt. |
Die Registerkarte Warteliste und ihre Anzahl berücksichtigen nur wartende und benachrichtigte Einträge. Beigetretene, abgelaufene und stornierte Einträge erscheinen unter Frühere Wartelisteneinträge.
Leiteraktionen (Admin-Panel)
Die Registerkarte Warteliste zeigt die Aktuelle Kapazität der Gruppe (zum Beispiel „12 / 12“ und Gruppe voll), danach jede Person in der Schlange mit dem Zeitpunkt ihres Eintrags. Für jeden Eintrag:
| Aktion | Funktion |
|---|---|
| Zur Gruppe hinzufügen | Verschiebt die Person als Mitglied in die Gruppe |
| Benachrichtigen | Bietet der Person den freien Platz an (Status wird „Benachrichtigt“) und zeigt an, wann das Angebot Läuft ab |
| Entfernen | Nimmt sie von der Warteliste, nachdem Sie Von der Warteliste entfernen? bestätigt haben |
Diese Aktionen erfordern die Berechtigung, Gruppen zu bearbeiten.
Plätze werden nie automatisch vergeben. Wenn ein Mitglied die Gruppe verlässt oder entfernt wird und Personen warten, erhalten die Leiter der Gruppe eine Meldung -- „In [Gruppe] ist ein Platz frei geworden. Wartende: N.“ -- mit einem Link Warteliste ansehen und wählen, wen sie hinzufügen oder benachrichtigen.
Jemanden zur Gruppe hinzufügen
Zur Gruppe hinzufügen prüft einiges, bevor das Mitglied hinzugefügt wird:
- Bereits beigetreten – bricht ab, wenn die Person bereits beigetreten ist.
- Kapazität – wenn die Gruppe noch voll ist, wird ein Fehler zurückgegeben: „Beförderung nicht möglich – die Gruppe ist noch bei Kapazität. Entfernen Sie zuerst ein Mitglied."
- Die Person wird der Gruppe als aktives Mitglied hinzugefügt (und dem Gruppen-Chat, wenn der Chat eingeschaltet ist).
- Die Person erhält eine E-Mail, dass ihr Beitritt genehmigt wurde.
Der Status des Wartelisteneintrags wird „Beigetreten“ (er wird nicht gelöscht), was die Historie bewahrt.
Einen Platz anbieten (Benachrichtigen)
Benachrichtigen markiert den Eintrag als benachrichtigt und sendet der Person eine Nachricht „Platz verfügbar“ mit einem Link Jetzt beitreten -- per E-Mail, auch an Personen ohne Login, und in der App für Personen mit Login. Das 48-Stunden-Fenster beginnt hier. Wenn die Person den Platz nicht rechtzeitig beansprucht, wird der Eintrag als abgelaufen markiert, und Sie können die nächste Person in der Reihe benachrichtigen.
Leiteraktionen (Mitgliederportal)
Gruppenleiter, die eine Warteliste auf der Registerkarte Warteliste der Gruppenseite im Mitgliederportal verwalten, können:
| Aktion |
|---|
| Zur Gruppe hinzufügen (gleiche Kapazitätsprüfung wie im Admin-Panel) |
| Einen Wartelisteneintrag entfernen |
Einen Platz mit Benachrichtigen anzubieten geschieht im Admin-Panel.
Was die Person sieht
Eine Person auf der Warteliste, die angemeldet zur öffentlichen Seite der Gruppe zurückkehrt, sieht Auf der Warteliste -- „Sie stehen auf der Warteliste an Position #N. Wir benachrichtigen Sie, wenn ein Platz frei wird.“ -- anstelle einer Beitrittsschaltfläche.
Wenn sie die Nachricht „Platz verfügbar“ erhält, öffnet ihr Link Jetzt beitreten eine Seite mit dem Text „In dieser Gruppe ist ein Platz für Sie frei geworden. Treten Sie jetzt bei, um ihn zu nutzen.“ Ein Klick auf Der Gruppe beitreten nimmt sie auf, wenn der Platz noch frei ist. Hat ihn jemand anderes zuerst genommen, bleiben sie auf der Warteliste („Leider ist der Platz schon vergeben. Sie bleiben auf der Warteliste, ...“). Nach 48 Stunden sagt der Link „This offer has expired.“
Frühere Wartelisteneinträge
Die Registerkarte „Warteliste“ listet Frühere Wartelisteneinträge auf -- alle, die beigetreten sind, ihr Angebot haben ablaufen lassen oder entfernt wurden. Dies ist nützlich für:
- Das Erkennen, wer schließlich in die Gruppe aufgenommen wurde.
- Das Erkennen, wer seinen Platz hat ablaufen lassen.
- Das Verständnis der Nachfrage nach der Gruppe im Laufe der Zeit.
Best Practices
- Legen Sie zuerst eine realistische Maximale Mitgliederzahl fest. Wenn Sie das nicht tun, wird die Gruppe nie voll und die Warteliste greift nie.
- Benachrichtigen Sie in Stapeln von 2–3, wenn Sie mehrere freie Plätze haben, anstatt alle auf einmal. Das 48-Stunden-Fenster bedeutet, dass einige Personen ablaufen werden – Sie wollen einen Puffer.
- Schaffen Sie Platz, bevor Sie benachrichtigen. Ein Angebot kann nur beansprucht werden, solange Platz ist, also entfernen Sie zuerst jemanden oder erhöhen Sie die Kapazität.
Tipp: Wenn eine Gruppe konsistent 5+ Personen auf der Warteliste hat, ist das ein starkes Signal, die Gruppe zu vervielfältigen. Erwägen Sie, die aktuellen Leitenden zu bitten, einen neuen Leiter zu coachen und die Gruppe aufzuteilen.