Freiwilligen-Verfügbarkeit verwalten
TimelyChurch bietet zwei Arten der Verfügbarkeitsverwaltung: allgemeine Verfügbarkeitspräferenzen, die beschreiben, wann ein/e Freiwillige/r typischerweise dienen kann, und spezifische gesperrte Termine für Tage, an denen er/sie abwesend sein wird. Sowohl der Administrator als auch der/die Freiwillige können diese Einstellungen verwalten.
Allgemeine Verfügbarkeit (administrativ verwaltet)
Die Verfügbarkeit wird bei der Teammitgliedschaft einer Person festgelegt. Auf Adminseite verwalten Sie diese auf der Teamseite; auf Seite des/der Freiwilligen verwalten diese ihre Einstellungen selbst im Mitgliederportal (siehe nächster Abschnitt).
Allgemeine Verfügbarkeit festlegen
- Öffnen Sie in der Seitenleiste unter Personen die Option Gruppen.
- Öffnen Sie das Dienstteam, dem die Person angehört, und öffnen Sie dann den Tab Mitglieder.
- Klicken Sie auf das Mitglied, um dessen Mitgliedschaftspanel zu öffnen. Sie können Folgendes festlegen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Verfügbare Tage | Aktivieren Sie die Wochentage, an denen das Mitglied grundsätzlich dienen kann (Sonntag bis Samstag). Wenn alle Kästchen deaktiviert sind, wird das Mitglied an jedem Tag als verfügbar behandelt. |
| Diensthäufigkeit | Wie oft das Mitglied eingeplant werden möchte: So oft wie nötig, Bis zu einmal im Monat, Bis zu zweimal im Monat oder Bis zu dreimal im Monat. |
- Klicken Sie, um die Mitgliedschaftsänderungen zu speichern.
Diese Verfügbarkeitsdaten werden in der Teammitgliedschaft des Mitglieds gespeichert und von den Planungstools beim Zuweisen von Freiwilligen verwendet.
Spezifische gesperrte Termine (durch Freiwillige verwaltet)
Gesperrte Termine sind spezifische Tage, an denen ein Dienstteam-Mitglied nicht verfügbar ist. Diese werden hauptsächlich von den Freiwilligen selbst über das Mitgliederportal verwaltet, obwohl Administratoren sie einsehen können.
Wie Freiwillige gesperrte Termine festlegen
Freiwillige, die Mitglied eines Dienstteams sind, können über das Mitgliederportal bestimmte Termine als nicht verfügbar markieren:
- Der/die Freiwillige meldet sich im Mitgliederportal an.
- Er/sie navigiert zur Dienstverfügbarkeit (erreichbar über die Seite mit dem Dienstplan).
- Er/sie sieht:
- Eine Liste der aktuellen Teammitgliedschaften
- Die vorhandenen nicht verfügbaren Termine (ab dem aktuellen Monat)
- Um ein neues nicht verfügbares Datum hinzuzufügen, klickt er/sie auf Nicht verfügbares Datum hinzufügen und dann:
- Wählt ein Datum (muss heute oder in der Zukunft liegen)
- Gibt optional einen Grund ein (z. B. „Familienurlaub", „Außerhalb der Stadt", „Arzttermin")
- Speichert den Eintrag
- Die Nicht-Verfügbarkeit wird auf alle Dienstteams gleichzeitig angewendet. Wenn jemand sowohl dem Lobpreisteam als auch dem Begrüßungsteam angehört, gilt ein als nicht verfügbar markiertes Datum für beide Teams.
Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit
Zusätzlich zu einmaligen Terminen können Freiwillige auf derselben Dienstverfügbarkeits-Seite wiederkehrende Muster einrichten (z. B. einen regelmäßigen wöchentlichen Konflikt). Diese Muster sperren automatisch übereinstimmende Termine, sodass der/die Freiwillige nicht jeden einzelnen manuell hinzufügen muss.
Einen gesperrten Termin entfernen
Wenn sich Pläne ändern und ein/e Freiwillige/r wieder verfügbar wird:
- Suchen Sie auf der Seite Dienstverfügbarkeit im Portal den Termin in der Liste.
- Klicken Sie auf das Entfernen-Steuerelement neben dem Datum und bestätigen Sie.
- Das Datum wird für alle Teams aus der Nicht-verfügbar-Liste entfernt.
Was Administratoren sehen
Wenn ein Administrator Freiwillige über den Tab „Dienst" der Veranstaltung zuweist:
- Freiwillige, die am Veranstaltungsdatum als nicht verfügbar markiert sind, erscheinen im Zuweisungsmodal in der Kategorie Nicht verfügbar.
- Der Grund für die Nicht-Verfügbarkeit (falls angegeben) wird neben dem Namen angezeigt.
- Das System verhindert, dass Administratoren einen/eine als nicht verfügbar markierten Freiwilligen zuweisen. Wenn ein Administrator versucht, eine nicht verfügbare Person zuzuweisen, erscheint eine Fehlermeldung: „[Name] ist für dieses Datum als nicht verfügbar markiert."
Diese Prüfung wird durchgeführt bei:
- Einzelnen manuellen Zuweisungen
- Massenzuweisungen
- Kopieren von Zuweisungen aus vorherigen Veranstaltungen
- Automatischem Ausfüllen der Planung
Freiwilligen-Planungspräferenzen
Zusätzlich zu gesperrten Terminen können Teammitglieder über das Portal detaillierte Planungspräferenzen festlegen. Diese Präferenzen beeinflussen den intelligenten Planungsalgorithmus.
Verfügbare Präferenzen
| Präferenz | Beschreibung |
|---|---|
| Bevorzugte Tage | Wochentage, an denen der/die Freiwillige bevorzugt dient (Sonntag bis Samstag) |
| Gemiedene Tage | Wochentage, an denen der/die Freiwillige lieber nicht dient |
| Morgen bevorzugen | Ob der/die Freiwillige Morgengottesdienste/-veranstaltungen bevorzugt |
| Nachmittag bevorzugen | Ob der/die Freiwillige Nachmittagsgottesdienste/-veranstaltungen bevorzugt |
| Abend bevorzugen | Ob der/die Freiwillige Abendgottesdienste/-veranstaltungen bevorzugt |
| Maximale Male pro Monat | Maximale Anzahl, wie oft der/die Freiwillige pro Monat eingeplant werden möchte |
| Mindesttage zwischen Diensten | Mindestanzahl von Tagen zwischen Dienstzuweisungen |
| Kurzfristige Vertretung möglich | Ob der/die Freiwillige bereit ist, kurzfristig einzuspringen |
| Verfügbar für automatische Planung | Ob der/die Freiwillige vom automatischen Planungssystem zugewiesen werden kann (wenn deaktiviert, kann er/sie nur manuell zugewiesen werden) |
Nach dem Anpassen klickt der/die Freiwillige auf Präferenzen speichern.
Wie Präferenzen die Planung beeinflussen
Die nachstehenden Werte gelten für die Faire Rotationsstrategie des automatischen Planers (Automatisch-Ausfüllen-Position / Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen). Die einfachere „Intelligente Vorschlags"-Prioritätspunktzahl, die das grüne Abzeichen Vorgeschlagen steuert, berücksichtigt KEINE Tages-/Uhrzeitpräferenzen – siehe 08-volunteer-reports.md für den Unterschied.
- Tagespräferenzen: Freiwillige, die den Wochentag der Veranstaltung bevorzugen, erhalten einen Bonus von +5 Punkten. Wer diesen Tag meidet, erhält eine Strafe von -20 Punkten.
- Uhrzeitpräferenzen: Freiwillige, die die Tageszeit der Veranstaltung (Morgen/Nachmittag/Abend) nicht bevorzugen, erhalten eine Strafe von -10 Punkten.
- Häufigkeitslimits: Wenn ein/e Freiwillige/r das Teammaximum ODER das persönliche Maximum pro Monat erreicht hat, erhält er/sie eine Strafe von -100 Punkten (was ihn/sie von der automatischen Planung effektiv ausschließt).
- Mindesttage zwischen Diensten: Wenn der/die Freiwillige kürzer zurückgedient hat als sein/ihr Mindestabstand (Teameinstellung ODER persönliche Einstellung, je nachdem welche größer ist), erhält er/sie eine Strafe von -50 Punkten.
- Abwählen der automatischen Planung: Freiwillige, die „Verfügbar für automatische Planung" deaktiviert haben, werden vollständig von der automatischen Planung ausgeschlossen.
Diensthäufigkeitseinstellungen
Teammitglieder können ihre Diensthäufigkeitspräferenz auch direkt in ihrer Teammitgliedschaft festlegen (zusätzlich zu den obigen detaillierten Präferenzen):
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| So oft wie nötig | Keine Begrenzung bei der Planung |
| Bis zu einmal im Monat | Höchstens 1 Mal pro Monat einplanen |
| Bis zu zweimal im Monat | Höchstens 2 Mal pro Monat einplanen |
| Bis zu dreimal im Monat | Höchstens 3 Mal pro Monat einplanen |
Das System verfolgt, wie oft jedes Mitglied im laufenden Monat gedient hat, und respektiert diese Limits bei der automatischen Planung.
Verfügbare Tage (Teammitglied-Einstellung)
Jedes Teammitglied kann auch angeben, an welchen Wochentagen es grundsätzlich dienen kann. Diese wird als Einstellung Verfügbare Tage in der Teammitgliedschaft gespeichert. Wenn keine bestimmten Tage festgelegt sind, gilt das Mitglied an allen Tagen als verfügbar.
Tipp: Ermutigen Sie Ihre Freiwilligen, ihre gesperrten Termine aktuell zu halten. Wenn Freiwillige ihre nicht verfügbaren Termine proaktiv eintragen, ersparen sie Koordinatoren die Arbeit, jemanden zuzuweisen, der zwangsläufig ablehnen wird, und die automatische Planung wird viel genauer.
Tipp: Wenn ein/e Freiwillige/r für einen längeren Zeitraum abwesend ist (z. B. eine einmonatige Reise), können Sie den Status seiner/ihrer Teammitgliedschaft auf „Beurlaubt" ändern, anstatt für jede Woche einzelne gesperrte Termine hinzuzufügen. Ändern Sie es zurück auf „Aktiv", wenn er/sie zurückkehrt.