Freiwilligen-Verfügbarkeit verwalten

TimelyChurch bietet zwei Arten der Verfügbarkeitsverwaltung: allgemeine Verfügbarkeitspräferenzen, die beschreiben, wann ein/e Freiwillige/r typischerweise dienen kann, und spezifische gesperrte Termine für Tage, an denen er/sie abwesend sein wird. Sowohl der Administrator als auch der/die Freiwillige können diese Einstellungen verwalten.

Allgemeine Verfügbarkeit (administrativ verwaltet)

Die Verfügbarkeit wird bei der Teammitgliedschaft einer Person festgelegt. Auf Adminseite verwalten Sie diese auf der Teamseite; auf Seite des/der Freiwilligen verwalten diese ihre Einstellungen selbst im Mitgliederportal (siehe nächster Abschnitt).

Allgemeine Verfügbarkeit festlegen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste unter Personen die Option Gruppen.
2. Öffnen Sie das Dienstteam, dem die Person angehört, und öffnen Sie dann den Tab Mitglieder.
3. Öffnen Sie in der Zeile des Mitglieds Dienstpräferenzen. Sie können Folgendes festlegen:

1. Speichern Sie die Änderungen.

Diese Verfügbarkeitsdaten werden in der Teammitgliedschaft des Mitglieds gespeichert und von den Planungstools beim Zuweisen von Freiwilligen verwendet.

Spezifische gesperrte Termine (durch Freiwillige verwaltet)

Gesperrte Termine sind spezifische Tage, an denen ein Dienstteam-Mitglied nicht verfügbar ist. Diese werden hauptsächlich von den Freiwilligen selbst über das Mitgliederportal verwaltet, obwohl Administratoren sie einsehen können.

Wie Freiwillige gesperrte Termine festlegen

Freiwillige, die Mitglied eines Dienstteams sind, können über das Mitgliederportal an zwei Stellen Termine als nicht verfügbar markieren:

Schneller Weg — Mein Zeitplan → Verfügbarkeit:

1. Der/die Freiwillige meldet sich im Mitgliederportal an und öffnet Mein Zeitplan.
2. Er/sie wechselt zur Ansicht Verfügbarkeit („Meine Verfügbarkeit").
3. Er/sie tippt auf einen beliebigen Sonntag, um ihn zwischen Verfügbar und Gesperrt umzuschalten.
4. Für einen längeren Zeitraum abwesend? Unter Datumsbereich sperren wählt er/sie die Daten Von und An und tippt auf Als nicht verfügbar markieren.

Vollständige Seite — Dienstverfügbarkeit:

1. Unter Mein Zeitplan tippt der/die Freiwillige auf Planungseinstellungen. Die Seite Dienstverfügbarkeit öffnet sich („Daten markieren, an denen Sie nicht für den Dienst verfügbar sind") und listet Ihre Dienst-Teams und Bevorstehende nicht verfügbare Termine auf.
2. Er/sie klickt auf Nicht verfügbares Datum hinzufügen und dann:
   • Wählt ein Startdatum und ein Enddatum (für einen einzelnen Tag beide Daten gleich setzen)
   • Gibt optional einen Grund (optional) ein (z. B. „Außerhalb der Stadt", „Familienereignis")
   • Klickt auf Datum hinzufügen

In beiden Fällen wird die Nicht-Verfügbarkeit auf alle Dienstteams gleichzeitig angewendet. Wenn jemand sowohl dem Lobpreisteam als auch dem Begrüßungsteam angehört, gilt ein als nicht verfügbar markiertes Datum für beide Teams.

Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit

Zusätzlich zu einmaligen Terminen können Freiwillige auf derselben Dienstverfügbarkeits-Seite wiederkehrende Muster einrichten (z. B. einen regelmäßigen wöchentlichen Konflikt) unter Wiederholungsmuster → Muster hinzufügen. Diese Muster sperren automatisch übereinstimmende Termine, sodass der/die Freiwillige nicht jeden einzelnen manuell hinzufügen muss. Siehe Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit.

Einen gesperrten Termin entfernen

Wenn sich Pläne ändern und ein/e Freiwillige/r wieder verfügbar wird:

1. Suchen Sie auf der Seite Dienstverfügbarkeit im Portal den Termin unter Bevorstehende nicht verfügbare Termine (oder tippen Sie unter Mein Zeitplan → Verfügbarkeit auf einen Gesperrten Sonntag, um ihn wieder verfügbar zu machen).
2. Klicken Sie auf das Entfernen-Steuerelement neben dem Datum. Nicht verfügbares Datum entfernen? bittet um Bestätigung — „Sie werden für dieses Datum wieder als verfügbar für den Dienst markiert." — klicken Sie auf Als verfügbar markieren.
3. Das Datum wird für alle Teams aus der Nicht-verfügbar-Liste entfernt.

Was Administratoren sehen

Wenn ein Administrator Freiwillige über den Tab „Dienst" der Veranstaltung zuweist:

• Freiwillige, die am Veranstaltungsdatum als nicht verfügbar markiert sind, erscheinen im Fenster Freiwillige finden in der Gruppe Nicht verfügbar.
• Das System verhindert, dass Administratoren einen/eine als nicht verfügbar markierten Freiwilligen zuweisen. Wenn ein Administrator versucht, eine nicht verfügbare Person zuzuweisen, erscheint eine Fehlermeldung: „[Name] ist für dieses Datum als nicht verfügbar markiert."
• Im Zeitplanraster zeigt ihre Zelle – (Nicht verfügbar).
• Auf dem Tab Mitglieder des Teams sehen Leiter ein Abzeichen Im Urlaub mit der Anzahl der bevorstehenden gesperrten Tage und dem nächsten (zum Beispiel „Im Urlaub 5 Tage · nächste/r 15. Mai").

Diese Prüfung wird durchgeführt bei:

• Einzelnen manuellen Zuweisungen
• Kopieren von Zuweisungen aus vorherigen Veranstaltungen
• Automatischem Ausfüllen der Planung

Freiwilligen-Planungspräferenzen

Zusätzlich zu gesperrten Terminen können Teammitglieder im Abschnitt Planungseinstellungen der Seite „Dienstverfügbarkeit" im Portal („Legen Sie Ihre bevorzugten Tage, Zeiten und Grenzen für die automatische Zeitplanung fest") detaillierte Planungspräferenzen festlegen. Diese Präferenzen beeinflussen den intelligenten Planungsalgorithmus.

Verfügbare Präferenzen

Nach dem Anpassen klickt der/die Freiwillige auf Einstellungen speichern.

Wie Präferenzen die Planung beeinflussen

Die nachstehenden Werte gelten für das automatische Ausfüllen unter der Fairen Rotationsstrategie (eine einzelne Position, eine ganze Veranstaltung, eine Serie oder das Zeitplanraster). Die einfachere „Intelligente Vorschlags"-Prioritätspunktzahl, die die Gruppe Vorgeschlagen (einwechseln) im Fenster „Freiwillige finden" steuert, berücksichtigt KEINE Tages-/Uhrzeitpräferenzen – siehe 08-volunteer-reports.md für den Unterschied.

• Tagespräferenzen: Freiwillige, die den Wochentag der Veranstaltung bevorzugen, erhalten einen Bonus von +5 Punkten. Wer diesen Tag meidet, erhält eine Strafe von -20 Punkten.
• Uhrzeitpräferenzen: Freiwillige, die die Tageszeit der Veranstaltung (Morgen/Nachmittag/Abend) nicht bevorzugen, erhalten eine Strafe von -10 Punkten.
• Häufigkeitslimits: Wenn ein/e Freiwillige/r das Teammaximum ODER das persönliche Maximum pro Monat erreicht hat, erhält er/sie eine Strafe von -100 Punkten (was ihn/sie von der automatischen Planung effektiv ausschließt).
• Mindesttage zwischen Diensten: Wenn der/die Freiwillige kürzer zurückgedient hat als sein/ihr Mindestabstand (Teameinstellung ODER persönliche Einstellung, je nachdem welche größer ist), erhält er/sie eine Strafe von -50 Punkten.
• Abwählen der automatischen Planung: Freiwillige, die „Mich in die automatische Planung einschließen" abgehakt haben, werden vollständig von der automatischen Planung ausgeschlossen.

Diensthäufigkeitseinstellungen

Teammitglieder können ihre Diensthäufigkeitspräferenz auch direkt in ihrer Teammitgliedschaft festlegen (zusätzlich zu den obigen detaillierten Präferenzen):

Das System verfolgt, wie oft jedes Mitglied im laufenden Monat gedient hat, und respektiert diese Limits bei der automatischen Planung.

Verfügbare Tage (Teammitglied-Einstellung)

Jedes Teammitglied kann auch angeben, an welchen Wochentagen es grundsätzlich dienen kann. Diese wird als Einstellung Verfügbare Tage in der Teammitgliedschaft gespeichert. Wenn keine bestimmten Tage festgelegt sind, gilt das Mitglied an allen Tagen als verfügbar.

Tipp: Ermutigen Sie Ihre Freiwilligen, ihre gesperrten Termine aktuell zu halten. Wenn Freiwillige ihre nicht verfügbaren Termine proaktiv eintragen, ersparen sie Koordinatoren die Arbeit, jemanden zuzuweisen, der zwangsläufig ablehnen wird, und die automatische Planung wird viel genauer.

Tipp: Wenn ein/e Freiwillige/r für einen längeren Zeitraum abwesend ist (z. B. eine einmonatige Reise), lassen Sie ihn/sie den ganzen Zeitraum auf einmal sperren — mit Datumsbereich sperren unter Mein Zeitplan → Verfügbarkeit oder mit einem einzigen Eintrag Nicht verfügbares Datum hinzufügen mit Startdatum und Enddatum —, anstatt jede Woche einzeln hinzuzufügen.