Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit

Die meisten Ehrenamtlichen können in den meisten Wochen dienen, aber fast jedes Team hat jemanden mit einem regelmäßig wiederkehrenden Konflikt – einen Kleingruppen-Leiter, der am 1. Sonntag des Monats nie verfügbar ist, einen Elternteil, der samstags nicht kann, oder ein Chormitglied, das jeden zweiten Sonntag verreist. Einzelne gesperrte Termine Sonntag für Sonntag hinzuzufügen, ist mühsam und fehleranfällig. Die Funktion Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit von TimelyChurch ermöglicht es einer/einem Ehrenamtlichen, ein einziges wiederkehrendes Muster festzulegen, und das System trägt die tatsächlichen gesperrten Termine automatisch ein.

Wie es funktioniert

Es gibt zwei Bestandteile:

1. Ein wiederkehrendes Nicht-Verfügbarkeitsmuster, das für eine/n Ehrenamtliche/n in jedem seiner/ihrer Dienstteams gespeichert wird (z. B. „Sarah Schmidt – jeden zweiten Sonntag").
2. Konkrete gesperrte Termine für die nächsten drei Monate, die erstellt werden, sobald das Muster hinzugefügt wird, und von einem automatischen Prozess jeden Sonntag um Mitternacht ergänzt werden. Diese konkreten Termine fließen in dasselbe Verfügbarkeitssystem ein, das der automatische Planer bereits verwendet, sodass der wiederkehrende Konflikt einer/eines Ehrenamtlichen überall berücksichtigt wird.

Da die Termine wöchentlich mit einer 3-monatigen Vorausschau ergänzt werden, bleibt der Sperr-Kalender Ihres Teams immer rund 90 Tage vor „heute" – selbst für Monate in der Zukunft, für die noch keine neuen Vorkommen generiert wurden.

Unterstützte Muster

Hinweis: Der aktuelle Mustersatz ist sonntagslastig, weil die meisten wiederkehrenden Gemeindegottesdienste sonntags stattfinden. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Tagesmuster benötigen, das nicht auf dieser Liste steht, geben Sie die spezifischen gesperrten Termine (oder einen Datumsbereich) auf der Seite Dienstverfügbarkeit ein (siehe Freiwilligen-Verfügbarkeit verwalten).

Ein wiederkehrendes Nicht-Verfügbarkeitsmuster hinzufügen

Über das Mitgliederportal (Seite der/des Ehrenamtlichen)

1. Melden Sie sich im Mitgliederportal an und öffnen Sie Mein Zeitplan.
2. Tippen Sie auf Planungseinstellungen, um die Seite Dienstverfügbarkeit zu öffnen.
3. Suchen Sie den Abschnitt Wiederholungsmuster und klicken Sie auf Muster hinzufügen.
4. Wählen Sie unter Wiederkehrendes Muster hinzufügen ein Muster (z. B. „1. Sonntag des Monats").
5. Fügen Sie optional einen Grund (optional) hinzu (z. B. „Arbeitsplan", „Wochenenden im geteilten Sorgerecht"). Der Grund wird auf jedem generierten gesperrten Termin gespeichert, damit Leiter wissen, warum Sie nicht verfügbar sind.
6. Speichern Sie.

Das Muster ist sofort aktiv, und Ihre gesperrten Termine für die nächsten drei Monate werden sofort erstellt.

Was nach dem Speichern passiert

• Ihr Muster wird in jedem Dienstteam gespeichert, dem Sie angehören.
• Für jeden Sonntag/Samstag/Mittwoch in den nächsten 3 Monaten, der dem Muster entspricht, erstellt das System einen gesperrten Termin in Ihrer Verfügbarkeit.
• Vorhandene gesperrte Termine werden nicht dupliziert – bereits existierende Termine bleiben unangetastet.
• Der automatische Planer, die intelligenten Vorschläge und die Selbstanmeldung behandeln Sie an diesen Terminen ab sofort als nicht verfügbar.

Ein Muster entfernen

Wenn Ihr regelmäßiger Konflikt endet (Sie treten von der Kleingruppen-Leitung zurück, die Sorgerechtsregelung ändert sich usw.):

1. Gehen Sie im Mitgliederportal zu Dienstverfügbarkeit (Mein Zeitplan → Planungseinstellungen).
2. Suchen Sie im Abschnitt Wiederholungsmuster Ihr Muster.
3. Klicken Sie auf Entfernen und bestätigen Sie „Dieses Wiederholungsmuster entfernen?".

Wenn ein Muster entfernt wird, bleiben bereits generierte gesperrte Termine bestehen – sie werden nicht automatisch gelöscht. Das ist beabsichtigt: Wenn Sie das Muster entfernen, aber tatsächlich an diesem kommenden Sonntag noch frei sein möchten, wären Sie frustriert, diesen gesperrten Termin zu verlieren. Um bestimmte bevorstehende Termine zu löschen, entfernen Sie diese einzeln aus der Liste Bevorstehende nicht verfügbare Termine (oder tippen Sie unter Mein Zeitplan → Verfügbarkeit auf einen gesperrten Sonntag).

Admin-Ansicht

Administratoren haben keine eigene Admin-Seite für „Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit", können aber die resultierenden gesperrten Termine sehen:

• Im Tab Dienst der/des Ehrenamtlichen unter Personen (unter Nicht verfügbare Termine).
• Als Abzeichen Im Urlaub im Tab Mitglieder des Teams.
• In der Gruppe Nicht verfügbar des Fensters Freiwillige finden und als –-Zellen im Zeitplanraster.

Wie die Termine ermittelt werden

Für jedes aktive Muster geht das System wie folgt vor:

1. Es nimmt einen Datumsbereich von „jetzt" bis „jetzt + 3 Monate".
2. Es durchläuft jeden Tag in diesem Bereich.
3. Für jeden Tag fragt es das Muster: „Triffst du auf dieses Datum zu?" (z. B. ist es ein Sonntag? Ist es der 2. Sonntag des Monats?).
4. Für übereinstimmende Termine fügt es einen gesperrten Termin zur Verfügbarkeit der/des Ehrenamtlichen hinzu – bereits existierende Termine bleiben dabei unangetastet, und nur wirklich neue Termine werden eingefügt.
5. Es versieht jeden generierten Datensatz mit dem Grund des Musters (oder einem Standard wie „Wiederkehrend: 1. Sonntag des Monats"), damit Administratoren auf einen Blick sehen können, warum der Termin gesperrt ist.

Grenzfälle

Verwandte Automatisierung

Die Termine für die wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit werden von einem automatischen Prozess jeden Sonntag um Mitternacht ergänzt. Unter Automatisierung und geplante Aufgaben finden Sie die vollständige Liste der automatischen Freiwilligen-Aufgaben.

Tipp: Da ein neues Muster seine Termine sofort erstellt und die wöchentliche Ergänzung sie drei Monate im Voraus hält, sieht das automatische Ausfüllen immer die festen Konflikte einer/eines Ehrenamtlichen.