Zeitplanraster, Teamliste und Woche vorwärts kopieren

Sobald Ihre Gemeinde beginnt, Dienstteams über wiederkehrende Gottesdienste hinweg einzusetzen, verschiebt sich die Frage von „Wer steht für diese Veranstaltung im Zeitplan?" hin zu „Wer steht über die nächsten Wochen hinweg im Zeitplan – und wo klaffen die Lücken?". Dieser Artikel behandelt die Admin-Werkzeuge, die für diese Vogelperspektive gemacht sind: das Zeitplanraster (verfügbar sowohl als veranstaltungsübergreifende Ansicht auf der Veranstaltungsseite als auch auf jeder Serienseite), die dahinterliegenden Dienstpositionen und den Arbeitsablauf Vorwärts kopieren.

Hinweis: Alle diese Funktionen befinden sich im Admin-Panel (unter Veranstaltungen). Sie sind nicht im Mitgliederportal enthalten. Freiwillige sehen ihren eigenen persönlichen Zeitplan unter Mein Zeitplan im Portal; das Raster ist ein Werkzeug für Koordinatoren.

Wo Sie sie finden

Es gibt zwei Orte, um ein Zeitplanraster anzusehen, je nachdem, ob Sie eine einzelne Serie oder ein teamübergreifendes Bild möchten:

Zeitplanraster (veranstaltungsübergreifend, die primäre Ansicht):

1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter Planung auf Zeitplanraster — oder klicken Sie oben auf der Seite Veranstaltungen auf die Schaltfläche Zeitplanraster (auf einem Smartphone befindet sie sich im Menü ⋮ Mehr).
2. Die Veranstaltungs-Planungsseite öffnet sich auf dem Tab Zeitplanraster und zeigt, wer wann über alle Ihre Teams hinweg dient.

Serienbezogenes Raster:

1. Öffnen Sie Veranstaltungen in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf das Menü ⋮ Mehr und wählen Sie Veranstaltungsserie.
3. Öffnen Sie die wiederkehrende Serie, die Sie ansehen möchten (z. B. „Sonntäglicher Morgengottesdienst").

Das serienbezogene Zeitplanraster („Nächste 3 Monate") und die Schaltflächen Vorwärts kopieren werden nur angezeigt, wenn für die Serie Freiwillige eingeschaltet und mindestens eine Dienstposition dafür konfiguriert ist (siehe Dienstteams und Rollen erstellen).

Das Zeitplanraster

Das Raster zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Freiwilligen für welche bevorstehenden Termine eingeteilt sind. Zeilen sind Personen. Im veranstaltungsübergreifenden Raster ist jede Spalte ein Gottesdienst (mit Datum, Titel und Uhrzeit), sodass zwei Gottesdienste am selben Tag zwei Spalten ergeben; im serienbezogenen Raster ist jede Spalte ein Datum dieser Serie.

So lesen Sie es

Fahren Sie im Raster pro Serie mit der Maus über eine bestätigte Zelle, um den Positionsnamen zu sehen (z. B. „Bestätigt – Tontechnik"). Ausstehende Zellen zeigen „Antwort ausstehend" und nicht verfügbare Zellen „Als nicht verfügbar markiert".

Im veranstaltungsübergreifenden Zeitplanraster nennt die Beschriftung einer Zelle die Position, in der die Person eingeteilt ist („Bestätigt · Eingeteilt als: FOH Audio“), eine unbeantwortet abgelaufene Einladung lautet „Einladung abgelaufen“, und ein kleiner roter Punkt auf einer ✓- oder ?-Zelle bedeutet, dass die Person eingeteilt ist, sich aber für dieses Datum als nicht verfügbar markiert hat. Klicken Sie auf die Zelle, um die Zuweisung aufzuheben, die Position zu wechseln oder eine abgelaufene Einladung erneut einzuladen bzw. zu stornieren. Siehe Zeitplanraster — Visuelle Freiwilligenplanung.

Die linke Spalte Teammitglied bleibt fixiert, während Sie horizontal scrollen, sodass der Name des/der Freiwilligen sichtbar bleibt, während Sie durch die Wochen an Daten blättern. Auch die Kopfzeile bleibt an ihrem Platz.

Die Ansicht anpassen

Im veranstaltungsübergreifenden Zeitplanraster haben Sie einige Steuerelemente, die das serienbezogene Raster nicht hat:

• Wochenfenster: Wechseln Sie zwischen 4 Wo., 8 Wo. und 12 Wo., um zu erweitern oder einzugrenzen, wie viele Wochen an Daten gleichzeitig sichtbar sind.
• Zurück-/Vorwärts-Pfeile: Blättern Sie das sichtbare Fenster früher oder später; eine Schaltfläche Heute bringt Sie zurück zur aktuellen Woche.
• Team-Filter: Grenzen Sie das Raster auf ein einzelnes Team ein oder zeigen Sie Alle Teams an.
• Dienst-Filter: Sind Ihre Teams in Dienstbereiche gegliedert, grenzen Sie das Raster auf einen Dienstbereich ein (Alle Dienste, um ihn zu löschen).

Benannte Positionen

Wenn Sie im veranstaltungsübergreifenden Raster jemanden einladen und der Gottesdienst mehrere offene Positionen hat, wählen Sie unter Position auswählen eine aus — die echten Positionsnamen (zum Beispiel FOH-Audio oder Kamera) stammen aus den Positionen des Gottesdienstes. In einem Team, bei dem Zuweisungen automatisch bestätigen (ausstehenden Status überspringen) eingeschaltet ist (Gruppen → das Team → Details), lautet die Schaltfläche Zuweisen, und der Freiwillige ist sofort bestätigt (er wird trotzdem benachrichtigt). Genehmigung erforderlich einer Position gilt nur für Freiwillige, die sich selbst eintragen. Auch die Ereignisvorschau im Veranstaltungs-Kalender listet offene Positionen namentlich unter Noch benötigt auf.

Wer im Raster erscheint

Das Raster zieht die Freiwilligen heran, die den bevorstehenden Terminen im betrachteten Zeitraum zugewiesen (oder für sie verfügbar) sind. Jede Person erscheint einmal, selbst wenn sie mehreren Teams angehört, und die Zeilen sind alphabetisch nach Vornamen sortiert.

Wer aus dem Raster heraus einteilen kann

Die Aktionsschaltflächen des Rasters – einladen, zuweisen, als verfügbar oder nicht verfügbar markieren, Erinnerungen senden und automatisch ausfüllen – stehen zwei Arten von Personen offen:

• Administratoren können teamübergreifend für jedes Team einteilen.
• Teamleiter und Co-Leiter können ebenfalls einteilen – aber nur für die Teams, die sie leiten. Wenn Sie Leiter oder Co-Leiter einer oder mehrerer Gruppen sind (festgelegt unter Gruppen > [Teamname]), können Sie das Raster öffnen und die Positionen Ihres eigenen Teams besetzen, ohne eine gemeindeweite Berechtigung zu benötigen.

Die Eingrenzung ist streng und automatisch:

• Ein Leiter agiert nur mit den Personen und Positionen seines eigenen Teams. Sie können keine Freiwilligen in einem Team einladen, entfernen oder erinnern, das Sie nicht leiten – das Raster verhindert dies.
• Positionen, die an kein Team gebunden sind (benutzerdefinierte oder einmalige Rollen), bleiben nur für Administratoren.
• Einfache Mitglieder – also alle, die kein Team leiten – können das Raster weiterhin nicht nutzen. Es ist ein Werkzeug für Koordinatoren.

Administratoren können weiterhin alles überall tun.

Warum diese Ansicht wichtig ist

• Sie erkennen Muster auf einen Blick: „Sarah hat seit 6 Wochen nicht gedient", „für den 17. sind keine Begrüßer eingeteilt", „Mike ist drei Wochenenden in Folge eingeteilt – vielleicht sollten wir ihn schonen".
• Sie ergänzt die veranstaltungsbezogene Ansicht des automatischen Planers: Das Raster zeigt Fairness über die Personen hinweg und die Abdeckung über die Daten hinweg, nebeneinander.
• Es ist der ideale Ausgangspunkt für Ihre nächste Runde manueller Bereinigungen, bevor Sie ein automatisches Ausfüllen oder Vorwärts kopieren ausführen.

Dienstpositionen (innerhalb der Serie)

Neben dem Raster listet die Serienseite die Dienstpositionen auf, die für diese Serie als Vorlage angelegt sind – in einem Bereich Dienstpositionen, jeweils mit dem Namen der Position und der Anzahl der Plätze, die sie pro Termin benötigt.

Das ist nützlich, wenn:

• Sie prüfen, wie viele Plätze eine Serie jede Woche füllen muss (z. B. „diese Serie hat 1 Ton + 1 Projektion als Vorlage, das Technik-Team muss also jeden Sonntag zwei Plätze abdecken").
• Sie einen neuen Koordinator einarbeiten und ihm die Positionsstruktur eines wiederkehrenden Gottesdienstes an einem Ort zeigen möchten.
• Sie eine Position direkt hinzufügen oder entfernen möchten: Geben Sie einen Positionsnamen ein, legen Sie die benötigten Plätze fest und klicken Sie auf Position hinzufügen; oder verwenden Sie die Entfernen-Schaltfläche (✕) neben einer bestehenden Position.

Für die tägliche Teamverwaltung (Mitglieder hinzufügen, Rollen ändern, Kompetenzstufen aktualisieren) gehen Sie weiterhin zu Gruppen > [Teamname] – siehe Dienstteams und Rollen erstellen.

Vorwärts kopieren

Sobald Sie eine gut besetzte Woche haben (z. B. der kommende Sonntag ist vollständig zugewiesen und bestätigt), können Sie diese Aufstellung in einem Zug auf die bevorstehenden Termine der Serie übertragen.

Wann Sie es verwenden

• Sie haben eine „gute" Woche von Hand aufgebaut und möchten, dass jede folgende Woche standardmäßig dieselben Personen übernimmt.
• Sie kehren aus einer Feiertagspause zurück, in der der Zeitplan geleert wurde, und möchten das nächste Quartal in Gang bringen.
• Ihr Team wechselt sich in einer festen Reihenfolge ab und Sie haben gerade die richtige Rotation eingestellt – nun übertragen Sie sie.

So verwenden Sie es

1. Suchen Sie auf der Serienseite den Quelltermin (die gut besetzte Woche) in der Liste Bevorstehende Termine.
2. Klicken Sie in der Zeile dieses Termins auf die Schaltfläche Vorwärts kopieren.
3. Bestätigen Sie die Abfrage („Die Zuweisungen dieser Woche auf die nächsten 12 künftigen Veranstaltungen kopieren?").

Das System durchläuft die nächsten künftigen Termine der Serie, nimmt die nicht abgelehnten Zuweisungen des Quelltermins und wendet sie auf die passenden Positionen jedes künftigen Termins an. Konflikte (Freiwilliger ist auf dieser Position bereits zugewiesen, keine passende Position usw.) werden pro Datum übersprungen – der Rest des Zeitplans wird trotzdem gefüllt.

Tipp: Um alle bevorstehenden Termine auf einmal mit den bestverfügbaren Freiwilligen zu besetzen, statt eine Woche zu wiederholen, verwenden Sie die Schaltfläche Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen oben in der Liste der bevorstehenden Termine.

Wichtige Verhaltensweisen

• Abgelehnte Zuweisungen werden nicht vorwärts kopiert. Wenn jemand die Quellwoche abgelehnt hat, wird er nicht übertragen.
• Bestehende Zuweisungen an künftigen Daten werden nicht überschrieben. Wenn ein künftiger Termin dieselbe Person bereits auf einer Position hat, erzeugt Vorwärts kopieren kein Duplikat.
• Kopien beginnen als Ausstehend. Wie bei anderen Admin-Zuweisungen muss der/die Freiwillige bestätigen.
• Eine Nachricht pro Person. Statt einer eigenen Einladung für jedes kopierte Datum erhält jeder Freiwillige eine Zusammenfassung mit den Daten, zu denen er hinzugefügt wurde, die ihn zu Mein Zeitplan führt, um jedes zu bestätigen oder abzulehnen.

Vorwärts kopieren vs. Automatisch ausfüllen

Beide besetzen schnell eine Reihe von Gottesdiensten, aber es sind unterschiedliche Werkzeuge:

Viele Koordinatoren nutzen beides: Vorwärts kopieren, um eine sinnvolle Grundbelegung anzusäen, dann Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen (oder manuelle Bereinigung), um die unvermeidlichen Lücken zu füllen, in denen die Freiwilligen der Quellwoche einen künftigen Termin nicht wahrnehmen können.

Tipp: Das serienbezogene Zeitplanraster ist schreibgeschützt – um es zu ändern, öffnen Sie eine bestimmte Veranstaltung von der Serienseite (oder dem Kalender) aus und verwenden Sie deren Dienst-Tab. Das veranstaltungsübergreifende Zeitplanraster hingegen ist vollständig interaktiv: Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um jemanden einzuladen, zu bestätigen, zu erinnern oder abzumelden, und verwenden Sie Automatisch ausfüllen und Erinnern in der Symbolleiste, um offene Plätze zu füllen und ausstehende Freiwillige für das sichtbare Fenster anzustoßen. Teamleiter erhalten dasselbe interaktive Raster, eingegrenzt auf die Teams, die sie leiten.