Freiwilligentausch

Die Tausch-Funktion ermöglicht es zwei Freiwilligen, ihre Dienstzuweisungen direkt zu tauschen, ohne einen Administrator einzuschalten. Nutzen Sie sie, wenn Sie an dem Ihnen zugewiesenen Dienst-Datum einen Konflikt haben und ein Teamkollege an einem Datum dient, das besser für Sie passt.

Wann ein Tausch die richtige Wahl ist

Ein Tausch ist das richtige Mittel, wenn:

• Sie und ein Teamkollege beide bereits eingeplant sind – an getrennten Daten, in einem Team, in dem Sie beide dienen.
• Sie die Daten miteinander tauschen möchten, anstatt abzulehnen und einen Koordinator zu zwingen, eine neue Aushilfe zu finden.
• Der andere Freiwillige den Platz, den Sie übernehmen möchten, noch nicht abgelehnt hat.

Wenn kein Teamkollege für ein Datum eingeplant ist, das für Sie passt, lehnen Sie stattdessen die Zuweisung ab oder – wenn Sie Telegram nutzen – bitten Sie Ihr ganzes Team, einzuspringen (siehe unten). Ein Tausch kann keine leere Position füllen; er kann nur zwei bestehende Freiwillige zwischen zwei bestehenden Zuweisungen verschieben.

Wer einen Tausch vorschlagen kann

Im Portal können Sie einen Tausch für eine bevorstehende Zuweisung vorschlagen, auf die Sie noch nicht geantwortet haben (sie ist mit Antwort erforderlich markiert) -- der Link Tausch vorschlagen steht neben Bestätigen und Ablehnen. Sie können mit jeder bevorstehenden Zuweisung tauschen, die ein Teamkollege in einem Ihrer Teams hat; es muss nicht dieselbe Position sein. Teamleiter können denselben Ablauf für ihre eigenen persönlichen Zuweisungen nutzen.

Bereits bestätigt? Nutzen Sie Telegram mit Team um Übernahme bitten (siehe unten) oder sprechen Sie mit Ihrem Teamleiter.

So schlagen Sie einen Tausch vor

1. Öffnen Sie im Portal Mein Zeitplan.
2. Suchen Sie die bevorstehende Zuweisung, die Sie abgeben möchten.
3. Klicken Sie neben den Schaltflächen Bestätigen und Ablehnen auf Tausch vorschlagen.
4. Ein Fenster mit dem Titel Einen Tausch vorschlagen öffnet sich.
5. Wählen Sie aus dem Dropdown Ihre zu übernehmende Aufgabe die Zuweisung des Teamkollegen aus, die Sie im Gegenzug übernehmen möchten. Es listet die bevorstehenden Zuweisungen Ihrer Teamkollegen auf und zeigt deren Vornamen, Nachnamen-Initial, Datum und Position.
6. Optional können Sie eine kurze Nachricht (optional) eingeben, um Kontext zu geben (z. B. „Ich habe am 13. einen Konflikt").
7. Klicken Sie auf Tauschantrag senden.

Die Anfrage ist nun ausstehend. Ihr Teamkollege wird benachrichtigt, und Ihre Anfrage erscheint unter Ihre ausstehenden Tauschanfragen auf Ihrer Seite Mein Zeitplan („Gesendet an [Name] — wartet auf Antwort."). Sie haben es sich anders überlegt? Klicken Sie auf Anfrage abbrechen, solange sie noch wartet.

Das ganze Team fragen (Telegram)

Wenn Sie Telegram verknüpft haben, können Sie alle in Ihrem Team auf einmal fragen, statt eine Person auszuwählen:

1. Senden Sie /swaps an den Bot Ihrer Gemeinde.
2. Wählen Sie die Zuweisung, die jemand übernehmen soll, und tippen Sie auf 📣 Team um Übernahme bitten.
3. Jeder berechtigte Teamkollege erhält eine Nachricht mit einer Schaltfläche ✋ Ich kann das übernehmen. Wer zuerst tippt, übernimmt Ihren Platz; bei allen anderen ändert sich die Nachricht zu „Bereits besetzt ✅".

Solange sie offen ist, zeigt Ihre Seite Mein Zeitplan sie als „Für Ihr ganzes Team offen — wartet darauf, dass jemand es übernimmt." mit einer Schaltfläche Anfrage abbrechen.

Was der Empfänger sieht

Wenn Sie eine Tauschanfrage von einem anderen Freiwilligen erhalten, erscheint oben auf Ihrer Seite Mein Zeitplan ein Abschnitt Tauschanfragen (und die Anfrage erscheint unter Benötigt Ihre Antwort auf Ihrem Dashboard). Für jede eingehende Anfrage zeigt er:

• Wer fragt
• Den Platz, den er/sie abgibt
• Den Platz, den er/sie von Ihnen übernehmen möchte

Sie haben zwei Schaltflächen:

Sie können die Anfrage offen lassen, wenn Sie noch keine Entscheidung treffen möchten – sie bleibt dort, bis Sie annehmen, ablehnen, der Antragsteller sie abbricht oder das Zuweisungsdatum verstrichen ist.

Statusübergänge

Eine Tauschanfrage durchläuft folgende Zustände:

1. Ausstehend – Der Antragsteller hat sie gesendet; der Empfänger hat noch nicht geantwortet. Sie erscheint im Abschnitt „Tauschanfragen" des Empfängers.
2. Angenommen – Der Empfänger hat auf „Akzeptieren" geklickt. Beide Zuweisungen sind nun getauscht. Die Anfrage ist geschlossen.
3. Abgelehnt – Der Empfänger hat auf „Ablehnen" geklickt. Die Anfrage ist geschlossen und es wird keine Zeitplanänderung vorgenommen.
4. Abgebrochen – Der Antragsteller hat auf Anfrage abbrechen geklickt, bevor jemand geantwortet hat. Es wird keine Zeitplanänderung vorgenommen.

Sobald ein Tausch angenommen oder abgelehnt wurde, kann er nicht mehr über das Portal rückgängig gemacht werden. Wenn ein Fehler gemacht wurde, wenden Sie sich an einen Teamleiter oder Koordinator.

Was sich im Zeitplan ändert, wenn ein Tausch akzeptiert wird

Wenn ein Tausch akzeptiert wird, aktualisiert das System beide Freiwilligen-Zuweisungsdatensätze, sodass die Personen zwischen den zwei Veranstaltungen vertauscht werden:

• Beide Zuweisungen werden auf Ausstehend gesetzt, sodass jede Person ihr neues Datum bestätigt.
• Erinnerungen werden basierend auf den neuen Zuweisungen gesendet.
• Die Registerkarte „Dienst" der Veranstaltung und das Zeitplanraster zeigen die neue Aufstellung.
• Wenn Sie Ihren Zeitplan in eine Kalender-App heruntergeladen haben (siehe iCal-Kalenderexport), laden Sie ihn erneut herunter, um das neue Datum zu übernehmen.

Einschränkungen

• Tausche funktionieren nur zwischen zwei bestehenden Zuweisungen. Sie können eine Position weder leer lassen noch eine leere Position füllen.
• Sie können nicht mit sich selbst tauschen.
• Sie können keine Zuweisung tauschen, die bereits abgelehnt wurde.
• Das Tausch-Dropdown zeigt nur Zuweisungen in Teams, in denen Sie dienen; alles andere muss über einen Teamleiter koordiniert werden.
• Im Portal wird Tausch vorschlagen nur angeboten, solange Ihre Zuweisung noch aussteht.

Empfehlungen

• Sprechen Sie zuerst miteinander. Eine kurze Nachricht vor dem Senden der Tauschanfrage erhöht die Wahrscheinlichkeit der Annahme.
• Nutzen Sie das Nachrichtenfeld. Ein kurzer Grund („Ich habe an dem Wochenende eine Dienstreise") hilft dem Empfänger bei der Entscheidung.
• Nehmen Sie an oder lehnen Sie zeitnah ab. Ein zu lange ausstehender Tausch blockiert beide Zeitpläne.
• Aktualisieren Sie danach Ihre Verfügbarkeit. Sobald ein Tausch abgeschlossen ist, sperren Sie das Datum, das Sie nicht wahrnehmen konnten, unter Mein Zeitplan → Verfügbarkeit, damit Koordinatoren von dem Konflikt wissen.