Wer Spenden und Gaben sehen kann
Spenden sind die sensibelste Information, die Ihre Gemeinde besitzt. TimelyChurch lässt Sie genau festlegen, wer sie sehen kann -- ohne jemandem die Fähigkeit zu nehmen, den Rest seiner Aufgaben zu erledigen.
Kurz gefasst
- Spenden hat vier Stufen: Prüfer, Zähler, Buchhalter und Administrator. Jede Rolle Ihrer Gemeinde hat eine davon (oder gar kein Spenden).
- Nur Buchhalter und Administratoren sehen, wer gespendet hat. Alle anderen, die mit Geld arbeiten -- Prüfer, Zähler und Personen, die nur Buchhaltung nutzen --, sehen das Wort „Spender“, wo sonst ein Name stünde.
- Alle anderen -- Teamleitungen, Bereichsleitungen, Sonntagsschul-Direktoren, Freiwillige, Mitglieder -- sehen niemals die Spenden einer anderen Person, es sei denn, ihre Rolle enthält Spenden.
- Jedes Mitglied sieht immer seine eigenen Spenden im Mitgliederportal, einschließlich der Jahresendübersicht. Das ist vom Mitarbeiterzugriff getrennt und wird niemals eingeschränkt.
Die vier Spenden-Stufen
| Stufe | Sieht | Kann | Kann nicht |
|---|---|---|---|
| Prüfer | Spendensummen für den Zeitraum, Fonds- und Kampagnenfortschritt | Die Zahlen im Blick behalten | Sehen, wer gespendet hat, die Spendenliste oder eine einzelne Spende öffnen, Spendenverlauf oder Nachweise sehen, Spenden erfassen |
| Zähler | Alles, was ein Prüfer sieht, plus die Einzahlungs-Batches, die er geöffnet hat | Spenden erfassen, einen Einzahlungs-Batch öffnen und die von ihm erfassten Spenden hinzufügen, Personen nach Namen suchen, um eine Spende zuzuordnen | Spenden sehen, die jemand anderes erfasst hat (diese zeigen „Spender“), einen Batch schließen, als eingezahlt markieren, exportieren |
| Buchhalter | Spender, Spendenverlauf, die Seite jeder Spende, Zusagen, Spendennachweise, jeden Batch und den Tab „Spenden“ im Profil einer Person | Alles, was ein Zähler kann, plus Spenden bearbeiten, Nachweise erstellen und per E-Mail senden und Batch schließen | Eine Spende erstatten, Spenderdaten exportieren, Als eingezahlt markieren, einen geschlossenen Batch wieder öffnen |
| Administrator | Alles | Alles, einschließlich Rückerstattungen, Spenderexporten (Berichte exportieren... auf der Spendenseite, CSV exportieren und Alle herunterladen auf der Nachweisseite), Als eingezahlt markieren und Wieder öffnen | -- |
Wenn ein Zähler jemanden nachschlägt, um eine Spende zuzuordnen, sucht die Suche nur nach Namen und zeigt den Namen der Person mit einem teilweise verborgenen E-Mail-Hinweis (zum Beispiel j***@example.com), sodass er zwei Personen mit gleichem Namen unterscheiden kann, ohne jemandes vollständige Adresse zu sehen.
Ein Prüfer oder Zähler, der die Spendenseite öffnet, sieht oben die Summen und anstelle der Spendenliste ein Feld Spenderdaten sind vertraulich: „Deine Rolle zeigt nur Spendensummen. Um zu sehen, wer gespendet hat, sowie Spendenverlauf und Spendennachweise, ist die Zugriffsstufe „Beitragen“ im Bereich Spenden nötig.“ Zähler erhalten dort außerdem die Schaltflächen Spende hinzufügen und Einzahlungschargen.
Hinweis: Meldungen in der App benennen die Stufen mit den Wörtern Anzeigen, Zählen, Beitragen und Verwalten. Sie bedeuten dieselben vier Stufen: Anzeigen = Prüfer, Zählen = Zähler, Beitragen = Buchhalter, Verwalten = Administrator. „... ist die Zugriffsstufe „Beitragen“ im Bereich Spenden nötig“ heißt also: „Dafür ist die Stufe Buchhalter oder höher nötig.“
Eine Regel für Spendernamen
Wer unter der Stufe Buchhalter liegt -- auch jemand, dessen Rolle Buchhaltung hat, aber wenig oder gar kein Spenden --, sieht überall, wo eine Spende erscheint, „Spender“ statt eines Namens:
- Kampagnenseiten -- letzte Spenden und Zusagende zeigen „Spender“.
- Einzahlungs-Batches -- ein Zähler sieht nur die Spenden, die er selbst erfasst hat, mit Namen.
- Personenprofile -- der Tab „Spenden“ erscheint nicht.
- Das Buchhaltungs-Hauptbuch -- die Zeile einer Spende lautet „Spende von Spender (Bargeld)“ statt des Namens des Spenders, und das Bearbeitungsfenster öffnet sich ohne den Spender.
- Die Prüfwarteschlange des Bankimports -- ein zugeordneter Spender zeigt „Spender“, und die Spenderauswahl ist gesperrt.
- Spendenbenachrichtigungen -- sie kommen weiterhin an, mit dem Betrag, aber ohne Namen, und verweisen auf das Spenden-Dashboard statt auf die Spende. Siehe Spendenbenachrichtigungen.
- KI-Assistenten -- wenn Ihre Gemeinde einen über den MCP-Connector verbindet, folgt er derselben Regel wie die Person, die ihn verbunden hat.
Eine Einnahme mit Spender in Buchhaltung zu erfassen erzeugt eine Spende, erfordert also die Stufe Zähler oder höher; den Spender einer bestehenden Spende zu ändern erfordert die Stufe Buchhalter.
Gut zu wissen: Die Beschreibung, die Ihre Bank zu einer Transaktion mitschickt (zum Beispiel ein Überweisungszweck mit dem Namen des Absenders), wird genau so angezeigt, wie die Bank sie gesendet hat. Sie ist der Kontoauszug, gegen den Ihre Bücher abgestimmt werden, daher ändert TimelyChurch sie nicht.
Die Spenden-Stufe einer Rolle festlegen
Öffnen Sie Verwaltung → Rollen & Berechtigungen in der Seitenleiste, bearbeiten Sie die Rolle (oder klicken Sie auf Neue Rolle) und suchen Sie unter Finanzen die Zeile Spenden und Schenkungen:
| Um jemanden zum ... zu machen | Stellen Sie Spenden und Schenkungen auf |
|---|---|
| Prüfer | Anzeigen |
| Zähler | Anzeigen, dann zusätzlich Erstellen ankreuzen (die Zeile zeigt Benutzerdefiniert) -- oder mit der Vorlage Counter starten |
| Buchhalter | Bearbeiten (Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten) -- oder mit der Vorlage Bookkeeper starten |
| Administrator | Vollzugriff (das schließt Löschen ein, was Rückerstattungen und Exporte erlaubt, und Schließen, was Als eingezahlt markieren und Wieder öffnen erlaubt) |
Spendennachweise und Zusagen haben in demselben Abschnitt eigene Zeilen. Ein Buchhalter, der Nachweise senden soll, braucht außerdem Spendennachweise, und einer, der mit Zusagen arbeitet, braucht Zusagen.
Die integrierten Rollen haben bereits eine Stufe: Finance Admin ist ein Administrator, und Accountant (Nur-Lesen) ist ein Prüfer -- er sieht Summen und Berichte, aber nicht, wer gespendet hat.
Administratoren aus Spenden heraushalten (Spenden-Datenschutz)
Viele Gemeinden möchten Administratoren haben, die Personen, Veranstaltungen, Gruppen und Einstellungen verwalten können -- die aber nicht sehen sollen, was Mitglieder geben. Dafür gibt es genau diese Einstellung.
Öffnen Sie Gemeindeeinstellungen (unten in der Seitenleiste), bleiben Sie auf dem Tab Profil und suchen Sie die Karte Spenden-Datenschutz. Kreuzen Sie „Spendenzugriff auf Finanzrollen beschränken“ an und klicken Sie auf Spenden-Datenschutz speichern.
Wenn sie aktiviert ist:
- Die Rolle Administrator behält jede andere Berechtigung -- Personen, Veranstaltungen, Gruppen, Check-in, Einstellungen, alles.
- Die Rolle Administrator sieht Spenden, Fonds, Zusagen, Budgets, Buchhaltung und Spendennachweise nicht mehr.
- Rollen, die eigene Finanzberechtigungen haben -- Finance Admin, Accountant (Nur-Lesen) oder eine benutzerdefinierte Finanzrolle --, sind von dem Schalter nicht betroffen. Ihre Spenden-Stufe entscheidet weiterhin, was sie sehen.
Gemeinden, die ab August 2026 zu TimelyChurch gekommen sind, starten mit eingeschalteter Einstellung. Gemeinden, die früher dazugekommen sind, starten mit ausgeschalteter. Solange niemand entschieden hat, sehen ihre Administratoren auf den Finanzseiten eine gelbe Mitteilung („Aktuell kann jeder Administrator Spenden sehen — neue Konten schotten dies standardmäßig ab.“) mit einem Link Überprüfen. Er öffnet die Seite Spendenbenachrichtigungen, die die Änderung ausführlich erklärt; dort schaltet Jetzt einschränken die Einstellung ein und Nicht jetzt blendet die Mitteilung aus.
Wer sie wieder deaktivieren kann
Jeder Administrator kann die Einschränkung aktivieren. Sie wieder zu deaktivieren erfordert ein Konto, dessen eigene Rolle Spenden enthält -- zum Beispiel einen Finance Admin. Ein abgeschotteter Administrator sieht „Nur jemand mit Spendenzugriff kann diese Einschränkung aufheben. Wenden Sie sich an einen Finanzadministrator oder den Gemeinde-Inhaber.“
Das ist Absicht. Könnte jeder Administrator die Einschränkung ausschalten, die Spenden einsehen und sie wieder einschalten, hätte die Einschränkung keine Bedeutung.
Jemand, der sowohl Admin als auch Finanzen braucht
Eine Person kann nur eine Rolle innehaben. Wenn Ihr Buchhalter auch das Büro leitet, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Belassen Sie die Person als Administrator und aktivieren Sie die Einschränkung nicht (sie behält alles).
- Erstellen Sie eine neue Rolle aus der Vorlage Executive Administrator (Neue Rolle → Von einer Vorlage starten). Sie listet die administrativen Berechtigungen und die Finanzberechtigungen ausdrücklich auf, sodass die Einschränkung nie für sie gilt. Prüfen Sie vor dem Speichern die Zeile Spenden und Schenkungen: Kreuzen Sie Schließen an, wenn diese Person auch Batches als eingezahlt markiert oder wieder öffnet.