Freiwilligenzuweisungen annehmen und ablehnen

Wenn Sie für einen Dienst bei einer Veranstaltung eingeplant sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung, in der Sie gebeten werden, die Zuweisung zu bestätigen oder abzulehnen. Dieser Artikel erklärt den vollständigen Annahme-/Ablehnungsablauf für Freiwilligenzuweisungen.

Wie Zuweisungen funktionieren

1. Ein Gemeindekoordinator plant Sie für eine Dienstposition bei einer bevorstehenden Veranstaltung ein.
2. Die Zuweisung erscheint auf Ihrer Seite Mein Zeitplan im Portal mit dem Status Ausstehend (markiert mit Antwort erforderlich).
3. Sie werden benachrichtigt, dass Sie eingeplant sind – per Telegram-Nachricht, falls Sie Telegram verknüpft haben, sonst per E-Mail – mit den Veranstaltungsdetails, Ihrer Position und Schaltflächen zum Annehmen oder Ablehnen. Bei weit entfernten Daten kommt diese Nachricht, wenn das Datum in das Benachrichtigungsfenster Ihres Teams kommt (standardmäßig etwa einen Monat im Voraus).
4. Sie antworten, indem Sie die Zuweisung annehmen oder ablehnen.
5. Der Koordinator kann Ihre Antwort sofort sehen.

Manche Teams bestätigen Sie automatisch. Hat Ihre Teamleitung das Team so eingestellt, dass es Zuweisungen automatisch bestätigt, erscheint eine neue Zuweisung sofort als Bestätigt. Die Nachricht sagt Ihnen nur, dass Sie eingeteilt sind -- „Sie sind bestätigt – keine Antwort nötig.“ -- ohne Schaltflächen zum Drücken. Wenn Sie nicht kommen können, wenden Sie sich an Ihre Teamleitung oder bitten Sie auf Telegram Ihr Team mit /swaps um Vertretung (siehe Freiwilligentausch).

Eine Zuweisung annehmen

Über das Portal

1. Gehen Sie im Portal zu Mein Zeitplan (oder schauen Sie auf Ihrem Dashboard unter Benötigt Ihre Antwort).
2. Suchen Sie die Zuweisung mit dem Status Ausstehend (mit einem bernsteinfarbenen Abzeichen angezeigt).
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
4. Eine Erfolgsmeldung bestätigt: „Zuweisung bestätigt! Vielen Dank für Ihren Dienst."
5. Der Zuweisungsstatus ändert sich zu Bestätigt (mit einem grünen Abzeichen angezeigt).

Per E-Mail

1. Öffnen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail Ihrer Gemeinde.
2. Klicken Sie auf den Link Akzeptieren in der E-Mail.
3. Eine Bestätigungsseite erscheint und zeigt:
   • Den Veranstaltungstitel und das Datum
   • Ihren Positionsnamen
   • Eine Meldung, die Ihre Annahme bestätigt
   • Einen Link zur Anzeige Ihres vollständigen Dienstplans im Portal

Hinweis: E-Mail-Links sind sichere, persönliche Links, die nach 7 Tagen ablaufen. Wenn der Link abgelaufen ist, sehen Sie eine Nachricht, die Sie auffordert, sich im Portal anzumelden und dort zu antworten.

Per Telegram

Wenn Sie Telegram verknüpft haben, sendet Ihnen der Gemeindebot eine private Nachricht zur Zuweisung mit drei Schaltflächen: ✅ Ja, ich kann, ❌ Diesmal nicht und ⏰ Vorher erinnern…. Tippen Sie auf Ja, ich kann, um zu bestätigen, auf Diesmal nicht, um abzulehnen, oder auf Vorher erinnern…, um später erinnert zu werden (3 Tage vorher, 1 Tag vorher oder Am Morgen). Ihre Antwort aktualisiert das Portal, als hätten Sie dort geantwortet.

Um dies einzurichten, öffnen Sie Mein Profil, suchen Sie Verbundene Konten und tippen Sie auf Telegram verbinden. Schalten Sie dann Benachrichtigungen auf Telegram erhalten ein, um zu wählen, worüber der Gemeindebot Ihnen Nachrichten senden darf, und legen Sie optional Ruhestunden fest. Telegram ist optional und nur verfügbar, wenn Ihre Gemeinde es eingeschaltet hat.

Eine Zuweisung ablehnen

Über das Portal

1. Gehen Sie im Portal zu Mein Zeitplan.
2. Suchen Sie die Zuweisung mit dem Status Ausstehend.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen.
4. Geben Sie optional einen Grund für die Ablehnung an.
5. Eine Meldung bestätigt: „Zuweisung abgelehnt. Der Koordinator wurde benachrichtigt."
6. Der Koordinator wird benachrichtigt, damit er eine Vertretung finden kann.

Per E-Mail

1. Öffnen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail Ihrer Gemeinde.
2. Klicken Sie auf den Link Ablehnen in der E-Mail.
3. Eine Bestätigungsseite erscheint und gibt an, dass die Zuweisung abgelehnt wurde.

Was nach Ihrer Antwort passiert

Sehen, wer sonst noch bei der Veranstaltung dabei ist

Ob Ihre Zuweisung noch Ausstehend ist oder Sie bereits zugesagt haben — Sie können die anderen Freiwilligen sehen, die bei derselben Veranstaltung dienen: Öffnen Sie Mein Zeitplan, suchen Sie den Eintrag und tippen Sie auf Sehen Sie, wer mit Ihnen dient. Beachten Sie: Solange Sie nicht zugesagt haben, sehen Teamkollegen, die dieselbe Liste öffnen, Sie mit dem Kennzeichen Ausstehend — ein Grund mehr, zügig zu antworten. Die vollständige Anleitung finden Sie unter Mit wem diene ich?.

Falls Sie bereits geantwortet haben

Wenn Sie auf einen E-Mail-Link für eine Zuweisung klicken, auf die Sie bereits geantwortet haben, sehen Sie eine Nachricht, die angibt, dass Sie bereits angenommen oder abgelehnt haben. Das System erlaubt keine Änderung Ihrer Antwort über E-Mail-Links. Wenn Sie Ihre Antwort ändern müssen, wenden Sie sich direkt an Ihren Koordinator.

Am Veranstaltungstag einchecken

Am Veranstaltungstag steht eine Schaltfläche Ich bin da auf Ihrem Dienstplan zur Verfügung:

1. Gehen Sie zu Mein Zeitplan.
2. Suchen Sie Ihre Zuweisung für die heutige Veranstaltung.
3. Klicken Sie auf Ich bin da (verfügbar ab 2 Stunden vor der Startzeit der Veranstaltung, bis sie endet).
4. Eine Bestätigungsmeldung erscheint: „Sie sind eingecheckt! Vielen Dank für Ihren Dienst heute."

Hinweis: Das Einchecken-Fenster ist begrenzt. Sie können nicht zu früh vor der Veranstaltung oder nach ihrem Ende einchecken.

Einen Tausch statt einer Ablehnung vorschlagen

Wenn Sie an dem Ihnen zugewiesenen Datum einen Konflikt haben, aber ein Teamkollege an einem Datum dient, das besser für Sie passt, unterstützt das Portal einen direkten Tausch anstatt einfach abzulehnen. Klicken Sie bei der Zuweisung auf Mein Zeitplan auf Tausch vorschlagen, um den Slot eines Teamkollegen zum Tausch auszuwählen. Wenn er/sie annimmt, werden beide Zuweisungen automatisch getauscht und der Zeitplan wird für alle aktualisiert. Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Freiwilligentausch.

Häufige Fragen

Kann ich meine Antwort nach dem Annehmen ändern? Tausch vorschlagen wird nur angeboten, solange eine Zuweisung noch aussteht. Haben Sie bereits zugesagt, bitten Sie auf Telegram mit /swaps Ihr ganzes Team, einzuspringen (siehe Freiwilligentausch); andernfalls wenden Sie sich direkt an Ihren Teamleiter oder Gemeindekoordinator, damit diese den Zeitplan anpassen können.

Was, wenn ich nicht antworte? Zuweisungen, auf die nicht geantwortet wird, bleiben im Status Ausstehend. Sie erhalten möglicherweise Erinnerungsnachrichten, und je nach den Einstellungen Ihres Teams kann eine Einladung, die zu lange unbeantwortet bleibt, ablaufen und jemand anderem angeboten werden. Es empfiehlt sich, zeitnah zu antworten.

Kann ich eine Zuweisung für jemand anderen annehmen? Nein. Jede/r Freiwillige kann nur auf ihre/seine eigenen Zuweisungen antworten. Teamleiter und Koordinatoren können jedoch Zuweisungen im Namen ihrer Teammitglieder bestätigen (zum Beispiel, wenn Sie es ihnen persönlich gesagt haben).

Was, wenn der E-Mail-Link abgelaufen ist? Melden Sie sich im Mitgliederportal an und öffnen Sie Mein Zeitplan, um direkt über das Portal zu antworten. Das Portal zeigt immer Ihre aktuellen Zuweisungen an, unabhängig vom Ablauf des E-Mail-Links.