Daten exportieren

TimelyChurch ermöglicht es Ihnen, Daten aus den meisten Berichten im System zu exportieren. Exporte sind nützlich, um Daten mit Mitarbeitern zu teilen, in andere Tools zu importieren oder Offline-Aufzeichnungen zu führen.

Hinweis: Nicht jeder Bericht ist exportierbar. Die listenförmigen Berichte (Personen, Anwesenheit, Zeitpläne, Kleingruppen, Nachverfolgungen, Veranstaltungen, Formulare, Ehrenamtliche) verfügen über eine Schaltfläche CSV exportieren. Die Seiten Gesundheits-Dashboard und Check-in-Analysen bieten keinen CSV- oder PDF-Export – verwenden Sie dafür Screenshots oder die Druck-zu-PDF-Funktion Ihres Browsers.

Wer exportieren darf

Die Schaltflächen CSV exportieren erscheinen nur, wenn Ihre Rolle die Aktion Exportieren in der Zeile Berichte hat (unter Verwaltung > Rollen & Berechtigungen). Exporte, die einzelne Personen auflisten, erfordern auch denselben zusätzlichen Zugriff wie der Bericht selbst – zum Beispiel Zugriff auf Personen für die Exporte Personen, Fehlend, Geburtstage, Besucher, Abwesende und Freiwillige –, siehe Wer welchen Bericht öffnen darf. Spendenexporte erfordern die Spenden-Stufe Administrator.

Exportformate

Berichte-Modul (Personen, Anwesenheit, Zeitpläne usw.)

Alle exportierbaren Berichte im Berichte-Modul erzeugen CSV-Dateien. CSV-Dateien können geöffnet werden in:

• Microsoft Excel
• Google Sheets
• Apple Numbers
• Jeder Tabellenkalkulationsanwendung

Finanzen-Modul (Spenden und Buchhaltung)

Der Spendenexport unterstützt mehrere Formate:

• CSV – Durch Komma getrennte Werte, kompatibel mit allen Tabellenkalkulationsanwendungen.
• Excel – Eine Tabellendatei mit der Erweiterung .xlsx, die Excel, Google Sheets und Numbers korrekt öffnen. Darunter ist sie eine CSV-Datei; wenn ein anderes Programm eine echte Excel-Arbeitsmappe oder eine einfache CSV benötigt, wählen Sie stattdessen CSV. Weitere Details unter Spendenberichte und Analysen.
• PDF – Portables Dokumentformat, nützlich zum Drucken oder für die E-Mail-Verteilung.

Darüber hinaus sind folgende Finanzdokumente als PDF-Downloads verfügbar:

• Spendenquittungen (einzeln)
• Spendenbescheinigungen (einzeln oder alle Spender in einem PDF)
• Kassierer-Bericht
• 1099-Lieferantenbericht
• Abstimmungsbericht
• Vorstandsbericht zum Budget

So exportieren Sie aus dem Berichte-Modul

Jede listenförmige Berichtsseite im Berichte-Modul (Personen, Anwesenheit, Zeitpläne, Kleingruppen, Nachverfolgungen, Veranstaltungen, Formulare, Ehrenamtliche) enthält eine Schaltfläche CSV exportieren in der oberen rechten Ecke der Seite, neben dem Seitentitel.

Schritt-für-Schritt

1. Navigieren Sie zum Bericht, den Sie exportieren möchten (z. B. Berichte, dann Neue Personen unter Personen).
2. Legen Sie Ihren gewünschten Datumsbereich mithilfe der Datumsbereichsauswahl fest. Der Export enthält Daten, die dem aktuellen Datumsbereich entsprechen.
3. Wenden Sie alle Filter an (z. B. eine bestimmte Klasse im Anwesenheit-nach-Klasse-Bericht auswählen oder einen Wochen-Abwesenheits-Schwellenwert im Fehlenden-Bericht wählen).
4. Klicken Sie auf CSV exportieren.
5. Ihr Browser lädt eine CSV-Datei herunter, die mit dem Berichtstyp und dem heutigen Datum benannt ist (z. B. people-new-2026-02-16.csv).

Verfügbare Berichtsexporte

So exportieren Sie Spendendaten

Spendenexporte enthalten Spenderdaten und erfordern daher die Spenden-Stufe Administrator.

1. Gehen Sie zu Finanzen > Spenden.
2. Öffnen Sie das Menü Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Symbol) und wählen Sie Berichte exportieren.... Das Fenster Spenden exportieren öffnet sich.
3. Legen Sie den Datumsbereich fest – ein Startdatum und Enddatum oder eine Schnellauswahl (Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Jahr, Letztes Jahr, Letzte 2 Jahre (Max.)).
4. Wählen Sie unter Einzuschließende Felder die Spalten: Spendername, E-Mail, Betrag, Fonds, Datum, Zahlungsmethode, Häufigkeit, Schecknummer, Notizen.
5. Wählen Sie Ihr Format: Excel, CSV oder PDF.
6. Klicken Sie auf Exportieren.

Wichtig: Spendendatenexporte sind auf ein 2-Jahres-Fenster begrenzt. Sie können keine Spendendaten exportieren, die älter als 2 Jahre ab dem aktuellen Datum sind.

So exportieren Sie Spendenbescheinigungen

Spendennachweise befinden sich auf der Seite Spendennachweise. Öffnen Sie sie über Weitere Aktionen > Kontoauszüge drucken auf der Spendenseite oder über die Karte Spendennachweise auf der Registerkarte Berichte der Buchhaltung. Nachweise erfordern die Spenden-Stufe Buchhalter oder höher.

Einzelbescheinigung

1. Wählen Sie auf der Seite Spendennachweise das Jahr (sie öffnet sich mit dem laufenden Jahr).
2. Suchen Sie den Spender und klicken Sie auf Vorschau, um die Bescheinigung anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf PDF herunterladen, um die Bescheinigungsdatei zu speichern.
4. Oder klicken Sie auf Kontoauszug per E-Mail senden, um das PDF direkt an den Spender zu senden.

Alle Bescheinigungen auf einmal

1. Wählen Sie auf der Seite Spendennachweise das Jahr. Nur die letzten 2 Jahre sind verfügbar.
2. Klicken Sie auf Alle herunterladen (Spenden-Stufe Administrator).
3. TimelyChurch bündelt die Bescheinigung jedes Spenders des Jahres in einem einzigen PDF namens ihre-gemeinde-giving-statements-JJJJ-all.pdf und lädt es herunter. Ein Download umfasst bis zu 500 Spender.

CSV exportieren auf derselben Seite lädt die Spenderliste des Jahres herunter (ebenfalls Stufe Administrator). Siehe Spendennachweise.

So exportieren Sie Finanzberichte (PDF)

Finanzberichte wie der Kassierer-Bericht, der 1099-Bericht und der Abstimmungsbericht können als PDF-Dokumente exportiert werden.

1. Navigieren Sie zum gewünschten Bericht in Finanzen > Buchhaltung.
2. Klicken Sie auf PDF herunterladen des Berichts (bei einer Abstimmung auf Bericht).
3. Das PDF wird mit dem Namen Ihrer Gemeinde generiert und für den Druck formatiert.

Berichte drucken

Obwohl TimelyChurch keine eigene "Drucken"-Schaltfläche auf den meisten Berichten hat, können Sie jede Berichtsseite mit der integrierten Druckfunktion Ihres Browsers drucken:

1. Navigieren Sie zum Bericht, den Sie drucken möchten.
2. Drücken Sie Strg+P (Windows) oder Cmd+P (Mac).
3. Passen Sie die Druckeinstellungen nach Bedarf an (Querformat wird für tabellenreiche Berichte empfohlen).
4. Klicken Sie auf Drucken.

Für eine sauberere gedruckte Ausgabe sollten Sie zuerst in CSV exportieren und die Daten in einer Tabellenkalkulationsanwendung formatieren, bevor Sie drucken.

Tipp: Für Finanzberichte, die mit Vorstandsmitgliedern oder Prüfern geteilt werden müssen, verwenden Sie die PDF-Exportoption, wenn verfügbar. PDFs behalten unabhängig vom Gerät oder der Software des Empfängers eine konsistente Formatierung.

Tipps für die Arbeit mit exportierten Daten

• CSV-Dateien in Excel öffnen: Wenn Sie eine CSV-Datei in Excel öffnen, werden Telefonnummern und Postleitzahlen mit führenden Nullen möglicherweise neu formatiert. Um dies zu verhindern, verwenden Sie Excels Funktion "Daten importieren" (Daten > Aus Text/CSV) und setzen Sie diese Spalten auf das Format "Text".
• Berichte kombinieren: Exportieren Sie mehrere Berichte und verwenden Sie SVERWEIS oder ähnliche Funktionen in Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung, um Daten zu verknüpfen (z. B. Anwesenheitsdaten mit Kontaktinformationen abgleichen).
• Regelmäßige Sicherungen: Erwägen Sie, wichtige Berichte monatlich als Teil der Datensicherungsroutine Ihrer Gemeinde zu exportieren.

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