Spendenfonds verwalten
Fonds sind vorgesehene Kategorien für Spenden. Sie ermöglichen Spendern, selbst zu wählen, wohin ihre Spende fließt, und helfen Ihrer Gemeinde, Einnahmen nach Zweck zu verfolgen. Beispiele sind Allgemeiner Fonds, Baufonds, Missionen, Jugendministerium und Wohltätigkeit.
Hinweis: Fonds sind Teil der Spenden- & Finanzwerkzeuge, die im Pro-Plan verfügbar sind. Im Starter- und Growth-Plan erscheint Fonds in der Seitenleiste als gesperrtes Element mit einer Upgrade-Aufforderung. Upgraden Sie auf Pro, um Fonds zu verwalten.
Zugriff auf Fonds
- Navigieren Sie in der Administrator-Seitenleiste zu Finanzen > Fonds.
- Die Fondsseite zeigt alle Ihre Fonds mit Zusammenfassungsstatistiken und Filteroptionen.
Wer Fonds verwalten darf
Fonds haben eine eigene Berechtigung, getrennt von Spenden und Schenkungen. Unter Verwaltung → Rollen & Berechtigungen entscheidet die Zeile Fonds (unter Finanzen), was eine Rolle hier tun darf:
| Um ... | Braucht die Zeile Fonds |
|---|---|
| die Fondsseite zu öffnen | Anzeigen |
| einen Fonds zu erstellen oder die Fondsvorlage zu laden | Erstellen |
| einen Fonds zu bearbeiten, den Standardfonds festzulegen, einen archivierten Fonds wiederherzustellen | Bearbeiten |
| einen Fonds zu archivieren oder zu löschen | Löschen (in Vollzugriff enthalten) |
Wer die Aktion Löschen nicht hat und versucht, einen Fonds zu archivieren, sieht „Zum Archivieren eines Fonds ist Verwaltungszugriff in der Buchhaltung nötig. Wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Gemeinde, wenn Sie ihn benötigen." -- benötigt wird Vollzugriff in der Zeile Fonds.
Fondsvorlage laden
Wenn Ihre Gemeinde noch keine Fonds eingerichtet hat, kann TimelyChurch einen Startersatz mit acht häufigen Gemeindefondskategorien erstellen:
- Klicken Sie auf der Fondsseite auf Vorlage laden. (Wenn Sie noch keine Fonds haben, bietet ein Leerstatusbild auch eine Schaltfläche Vorlage laden (Empfohlen) an.)
- Die folgenden Fonds werden automatisch erstellt:
| Fondsname | Beschreibung | Farbe |
|---|---|---|
| Allgemeiner Fonds (Standard) | Hauptbetriebsfonds für Zehnten, Opfergaben und allgemeine Spenden | Indigo |
| Baufonds | Bauprojekte, Gebäudeverbesserungen, Renovierungen und Reparaturen | Lila |
| Missionen | Lokale und globale Missionare, Missionsreisen und Öffentlichkeitsarbeit | Blau |
| Wohltätigkeit | Unterstützung für Mitglieder und die Gemeinschaft in finanzieller Not | Grün |
| Jugendministerium | Jugendprogramme, Lager, Freizeiten und Aktivitäten | Orange |
| Kinderministerium | Sonntagsschulmaterialien, VBS und Kinderveranstaltungen | Pink |
| Sonderopfer | Saisonale Opfer, besondere Kampagnen und einmalige Initiativen | Gelb |
| Gedenkgaben | Gaben zum Gedenken oder zu Ehren von geliebten Menschen | Grau |
Alle Vorlagenfonds werden als steuerlich absetzbar und mit aktivierten Online-Spenden erstellt. Sie können diese nach der Erstellung anpassen.
Hinweis: Die Vorlage kann nur geladen werden, wenn noch keine Fonds vorhanden sind. Wenn Sie bereits Fonds haben, löschen Sie diese zuerst oder erstellen Sie neue manuell.
Einen Fonds erstellen
- Klicken Sie auf der Fondsseite auf Neuer Fonds. Ein Panel „Neuen Fonds erstellen" öffnet sich.
- Füllen Sie die folgenden Felder aus:
| Feld | Erforderlich | Beschreibung |
|---|---|---|
| Fondsname | Ja | Der Anzeigename für den Fonds (muss innerhalb Ihrer Gemeinde eindeutig sein). |
| Beschreibung | Nein | Eine kurze Beschreibung des Fondszwecks (bis zu 1.000 Zeichen). |
| Farbe | Nein | Eine Farbe zur visuellen Identifizierung in Diagrammen und Berichten. Wählen Sie aus: Indigo, Lila, Pink, Rot, Orange, Gelb, Grün, Blaugrün, Cyan, Blau oder Grau. |
| Steuerlich absetzbar | Nein | Ob Spenden an diesen Fonds steuerlich absetzbar sind. Standardmäßig aktiviert. |
| Online-Spenden aktivieren | Nein | Ob dieser Fonds auf der öffentlichen Online-Spendenformularseite erscheint. Standardmäßig aktiviert. |
- Klicken Sie auf Fonds erstellen. Der erste von Ihnen erstellte Fonds wird automatisch als Standardfonds festgelegt.
Einen Fonds bearbeiten
- Klicken Sie in der Fondsliste auf das Aktionsmenü (das Symbol ⋮) am Ende der Zeile des Fonds.
- Wählen Sie Bearbeiten. Ein Panel „Fonds bearbeiten" öffnet sich.
- Aktualisieren Sie Namen, Beschreibung, Farbe, Steuerabsetzbarkeit oder Online-Spendeneinstellung.
- Klicken Sie auf Speichern.
Fondsnamen müssen innerhalb Ihrer Gemeinde eindeutig bleiben. Sie können zwei Fonds nicht denselben Namen geben.
Einen Standardfonds festlegen
Der Standardfonds wird verwendet, wenn:
- Ein Spender online spendet, ohne einen bestimmten Fonds auszuwählen.
- Eine Spende ohne Angabe einer Fondszuteilung erfasst wird.
So ändern Sie den Standardfonds:
- Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) des Fonds, den Sie als Standard festlegen möchten.
- Klicken Sie auf Als Standard festlegen.
- Der vorherige Standard wird automatisch aufgehoben.
Nur aktive (nicht archivierte) Fonds können als Standard festgelegt werden.
Fonds archivieren und wiederherstellen
Wenn ein Fonds nicht mehr verwendet wird, Sie aber seine Spendenhistorie bewahren möchten, archivieren Sie ihn, anstatt ihn zu löschen.
Einen Fonds archivieren
- Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) des Fonds und klicken Sie auf Archivieren.
- Archivierte Fonds erscheinen nicht mehr in Spendenformularen oder auf der Online-Spendenformularseite.
Hinweis: Sie können den Standardfonds nicht archivieren. Legen Sie zuerst einen anderen Fonds als Standard fest.
Einen Fonds wiederherstellen
- Filtern Sie die Fondsliste nach dem Status Archiviert.
- Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) des archivierten Fonds und klicken Sie auf Wiederherstellen.
- Der Fonds kehrt zum aktiven Status zurück und steht wieder für Spenden zur Verfügung.
Einen Fonds löschen
- Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) eines Nicht-Standard-Fonds und klicken Sie auf Löschen.
- Bestätigen Sie die Löschung.
Hinweis: Sie können den Standardfonds nicht löschen. Sie können auch keinen Fonds löschen, der verknüpfte Spenden oder Transaktionen hat – archivieren Sie ihn stattdessen, um die Spendenhistorie zu bewahren. Das Löschen ist eine dauerhafte Aktion.
Fondsstatistiken
Die Fondsseite zeigt Finanzstatistiken für jeden Fonds, darunter:
- Gesamt gesammelt – Summe aller Spendenzuteilungen zu diesem Fonds (gefiltert nach Datumsbereich).
- Persönlich – Bargeld-, Scheck-, Umschlag- und Direkteinzahlungsspenden.
- Online – Karten-, Online-, Cash App-, Zelle-, Venmo- und PayPal-Spenden.
Verwenden Sie das Dropdown-Menü Zeitraum: oben auf der Seite, um Statistiken für verschiedene Zeiträume anzuzeigen:
- Heute
- Diese Woche
- Diesen Monat (Standard)
- Dieses Quartal
- Dieses Jahr
- Gesamte Zeit
- Benutzerdefinierter Bereich (wählen Sie Start- und Enddatum und klicken Sie auf Anwenden)
Vier Karten oben auf der Seite zeigen die Gesamtwerte über alle Fonds für den Zeitraum: Gesamtspenden, Persönlich, Online und Wiederkehrend. Erstattete Spenden sind von diesen Summen ausgeschlossen.
Die Fondsliste hat die Spalten Fondsname, Status (Aktiv oder Archiviert, mit einem Kennzeichen Standard beim Standardfonds), Gesamt eingesammelt, Persönlich und Online. Verwenden Sie Fonds suchen... und den Filter Alle Status / Aktiv / Archiviert, um die Liste einzugrenzen.