Automatisierung und geplante Aufgaben

TimelyChurch erledigt täglich einige Freiwilligen-Routineaufgaben für Sie, ohne dass jemand eine Schaltfläche drücken muss — Personen informieren, dass sie eingeplant sind, sie vor ihrem Dienst erinnern, bei Personen nachhaken, die nicht geantwortet haben, und Verfügbarkeit sowie Dienstzähler aktuell halten. Dieser Artikel erklärt jede automatische Aufgabe, wann sie geschieht und welche Teameinstellungen sie steuern.

Alle Zeiten gelten in der eigenen Zeitzone Ihrer Gemeinde.

Automatische Aufgaben auf einen Blick

Jede wird nachfolgend beschrieben.

1. Einladungen „Sie wurden eingeplant" (morgens)

Wenn Sie jemanden für ein Datum einplanen, das weiter in der Zukunft liegt als das Benachrichtigungsfenster seines Teams, wird die Einladung zurückgehalten, statt gesendet zu werden. Jeden Morgen sendet TimelyChurch die zurückgehaltenen Einladungen für Daten, die gerade in Reichweite gekommen sind.

• Gesteuert durch: Benachrichtigen Sie sie so viele Tage, bevor sie dienen unter Wann Personen erfahren, dass sie eingeplant sind in den Planungseinstellungen des Teams (Standard 30 Tage; 0 = Personen in dem Moment informieren, in dem sie eingeplant werden).
• Warum morgens: Es ist das erste Mal, dass ein Freiwilliger von diesem Datum erfährt, sodass es ihn zu einer Zeit erreicht, in der er noch Ersatz organisieren kann.
• Daten innerhalb des Fensters werden nie zurückgehalten — wer für diesen Sonntag eingeplant wird, erfährt es weiterhin sofort.

2. Hinweis auf offene Plätze für Leiter (morgens)

Jeden Morgen prüft TimelyChurch Veranstaltungen der nächsten 3 Tage, die noch unbesetzte Dienstpositionen haben, und gibt den Leitern des zuständigen Teams einen Hinweis (in der App sowie per E-Mail oder Telegram), höchstens einmal täglich pro Veranstaltung. So bleibt ein offener Platz nicht still bis zum Sonntagmorgen offen.

3. Nachfassen bei unbeantworteten Einladungen (vormittags)

Das macht Schweigen unschädlich:

• Erinnert erneut jeden, der noch Ausstehend ist, an den Tagen, die sein Team unter Nicht bestätigte Personen erinnern (Tage vor der Veranstaltung) gewählt hat — Standard 4 und 2 Tage vor der Veranstaltung; höchstens eine Erinnerung pro Tag.
• Lässt Einladungen verfallen, die über die Antwortfrist (Tage nach der Einladung) des Teams hinaus unbeantwortet blieben, wenn Fortfahren, wenn jemand nicht antwortet eingeschaltet ist. Die abgelaufene Einladung wird wie eine Ablehnung behandelt, sodass die nächste Person in der Rotation noch am selben Morgen eingeladen wird.
• Schließt Besetzungsanfragen, deren Ablauf verstrichen ist, ohne dass jemand zugegriffen hat, und teilt dem Teamleiter mit, dass der Platz noch offen ist.

Es läuft absichtlich am Vormittag: Wenn eine Einladung abläuft und weiterzieht, hat die nächste Person den ganzen Tag Zeit zum Antworten.

4. Dienst-Erinnerungen (abends)

Jeden Abend erinnert TimelyChurch Freiwillige, die für ein bevorstehendes Datum Ausstehend oder Bestätigt sind — einmal, am Erinnerungstag ihres Teams.

• Gesteuert durch: Dienst-Erinnerungen an dieses Team senden (standardmäßig eingeschaltet) und Die Erinnerung so viele Tage vorher senden (Standard 2; 0 = am Morgen der Veranstaltung) in den Planungseinstellungen des Teams.
• Liegt der Erinnerungstag 2 oder mehr Tage voraus, erhalten Freiwillige außerdem eine letzte Erinnerung am Vortag.
• Wer innerhalb des Erinnerungsfensters eingeplant wird (zum Beispiel am Freitag für Sonntag), wird beim nächsten Abendlauf erinnert.
• Erinnerungen gehen per Telegram, wenn der Freiwillige es verknüpft hat, sonst per E-Mail.
• Abgelehnte Zuweisungen werden nie erinnert, und niemand erhält am selben Tag zwei Erinnerungen.

Sie möchten Personen zu einer anderen Zeit erinnern? Nutzen Sie jederzeit Weitere Aktionen → Erinnerungen senden im Tab Dienst der Veranstaltung oder N erinnern im Zeitplanraster. Die automatische Erinnerung geht trotzdem ebenfalls hinaus.

5. Sonntags-Bereit-Check (Samstagabend)

Am Samstagabend erhalten die Administratoren Ihrer Gemeinde eine kurze Zusammenfassung für Sonntag: entweder „✅ Sie sind bereit für Sonntag", wenn alles eingerichtet ist, oder „Fast bereit — ein paar Dinge zum Ansehen" mit den konkreten Punkten und Links zur Behebung. Sie geht per Telegram, wenn der Administrator es verknüpft hat, sonst per E-Mail. Gemeinden ohne Sonntagsveranstaltungen in dieser Woche erhalten nichts.

6. Monatlicher Zähler-Reset (1. des Monats)

Jedes Teammitglied hat einen Zähler „Dienste in diesem Monat", den das automatische Ausfüllen nutzt, um monatliche Limits einzuhalten (Maximale Male pro Monat beim Team und das eigene Limit jedes Freiwilligen). Jedes Mal, wenn jemand dient, steigt der Zähler — im Monat der Veranstaltung, sodass die Bestätigung von jemandem heute für ein Datum im nächsten Monat für den nächsten Monat zählt.

Kurz nach Mitternacht am 1. setzt TimelyChurch jeden Zähler, der noch zu einem früheren Monat gehört, wieder auf 0. (Das automatische Ausfüllen setzt einen veralteten Zähler außerdem zurück, sobald es einen bemerkt, sodass auch ruhige Teams korrekt bleiben.) Wessen Zähler bereits aktuell ist, bleibt unberührt.

7. Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit (Sonntag um Mitternacht)

Freiwillige können wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeitsmuster wie „jeden zweiten Sonntag" oder „1. Sonntag des Monats" festlegen — siehe Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit. Jeden Sonntag um Mitternacht wandelt TimelyChurch jedes aktive Muster in konkrete gesperrte Termine für die nächsten 3 Monate um:

• Es werden nur Termine hinzugefügt, die nicht bereits gesperrt sind; vorhandene Termine bleiben unberührt.
• Jeder generierte Termin trägt den Grund des Musters (oder einen Standard wie „Wiederkehrend: 1. Sonntag des Monats"), damit Leiter wissen, warum er gesperrt ist.

Das Bearbeiten eines Musters aktualisiert dessen Termine sofort, sodass ein Freiwilliger nicht bis Sonntag warten muss, bis eine Änderung wirksam wird.

Wenn Nachrichten nicht ankommen

• Prüfen Sie, ob das Team Dienst-Erinnerungen an dieses Team senden nicht ausgeschaltet hat.
• Prüfen Sie Benachrichtigen Sie sie so viele Tage, bevor sie dienen beim Team — ein Datum, das weiter entfernt liegt, wird noch nicht angekündigt.
• Prüfen Sie, ob der Freiwillige eine E-Mail-Adresse hinterlegt oder Telegram verknüpft hat. Wer keines von beidem hat, ist nicht erreichbar.
• Denken Sie daran, dass abgelehnte und entfernte Zuweisungen nie erinnert werden.

Weiterführende Lektüre

• Freiwilligen-Benachrichtigungen -- die Nachrichten, die diese Aufgaben senden, und der Annehmen/Ablehnen-Ablauf
• Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit -- die Muster der Freiwilligen, die die Sonntags-Aufgabe liest
• Freiwilligen-Verfügbarkeit verwalten -- wie monatliche Zähler und gesperrte Termine in das automatische Ausfüllen einfließen
• Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen, Vertretungseinladungen und Abwesenheitsabzeichen -- was nach einer Ablehnung oder einer abgelaufenen Einladung geschieht