Rollen & Berechtigungen

Zielgruppe: Dieser Artikel richtet sich an Gemeinde-Administratoren.

Rollen in TimelyChurch steuern, was jedes Teammitglied im Administrationsbereich Ihrer Gemeinde sehen und tun kann. Jedem Teammitglied wird genau eine Rolle zugewiesen, und diese Rolle bestimmt, auf welche Module es zugreifen kann, welche Aktionen es ausführen darf und wessen Datensätze es anzeigen kann.

Zugriff auf Rollen & Berechtigungen

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Verwaltung und klicken Sie auf Teammitglieder.
2. Klicken Sie auf der Teamseite auf die Schaltfläche Rollen verwalten.

Die Seite „Rollen" öffnet sich unter Dashboard / Einstellungen / Team / Rollen (diesen Pfad können Sie im Breadcrumb oben auf der Seite sehen).

(Sie können auch direkt mit Verwaltung → Rollen & Berechtigungen dorthin gelangen.)

Das Rollensystem verstehen

Jede Rolle in TimelyChurch wird durch drei Komponenten definiert:

1. Module

Module sind die Funktionen, auf die eine Rolle zugreifen kann. Jedes Modul hat eigene Aktionen, die einzeln gewährt werden können. Die folgende Tabelle wird aus Role::MODULES im Code generiert:

Hinweis: Maßgeblich ist immer die Rollen-Benutzeroberfläche in Ihrem Kirchenkonto. Wenn Sie eine Abweichung zu dieser Tabelle sehen, gilt die Anzeige in der App.

2. Bereich (Scope)

Der Bereich bestimmt, wessen Datensätze ein Teammitglied sehen kann:

Achtung -- Veranstaltungen und Kalender: Veranstaltungen und Kalender kennen keine „eigenen Datensätze", sodass jede Person, deren Rolle Nur eigene Datensätze verwendet, in diesen Bereichen eine leere Liste sieht. Der Rolleneditor zeigt diese Warnung, wenn Sie diesen Bereich wählen. Wählen Sie Teammitglieder oder Alle Datensätze für eine Rolle, die mit Veranstaltungen arbeiten muss.

Hinweis: Dies sind die im Rolleneditor verwendeten Bereichsnamen. Andere Bildschirme verwenden kürzere Namen für dieselben drei Auswahlmöglichkeiten:

Rolleneditor	Rollenkarte auf der Rollenseite („Reichweite“)	Einladungs-Dropdown
Nur eigene Datensätze	Nur eigene Datensätze	Sie selbst
Teammitglieder	Ihre Teams	Ihr Team
Alle Datensätze	Ganze Gemeinde	Organisationsweit

Was „Ihre Teams“ umfasst, wird unten im Abschnitt Team-Reichweite („Ihre Teams“ und „Ganze Gemeinde“) erklärt.

3. Farbe

Jede Rolle hat ein Farbetikett zur schnellen visuellen Identifikation in der Teamliste. Verfügbare Farben sind: Grau, Rot, Orange, Bernstein, Grün, Smaragd, Blau, Indigo, Lila und Pink.

Integrierte Systemrollen

TimelyChurch wird mit einem Satz von Systemrollen geliefert, die die häufigsten Anwendungsfälle abdecken. Diese Rollen werden automatisch für jede Gemeinde erstellt und dienen als Vorlagen. Eine Rolle, die aus einer Systemvorlage stammt, zeigt ein kleines Abzeichen Standard auf ihrer Karte und kann auf ihre ursprünglichen Einstellungen zurückgesetzt werden.

Administrator (Lila)

• Bereich: Alle Datensätze
• Berechtigungen: Vollständiger Zugriff auf jedes Modul und jede Aktion. Die eine Ausnahme sind die Finanzen: Ist die Einstellung Spenden-Datenschutz Ihrer Gemeinde („Spendenzugriff auf Finanzrollen beschränken“) eingeschaltet, sieht die Rolle Administrator Spenden, Fonds, Zusagen, Budgets, Buchhaltung und Spendennachweise nicht. Siehe Wer Spenden und Gaben sehen kann.
• Geeignet für: Leitende Pastoren, Führungskräfte, Büro-Administratoren

Finance Admin (Grün)

• Bereich: Alle Datensätze
• Berechtigungen: Vollständiger Zugriff auf die Finanzmodule — Spenden und Schenkungen, Fonds, Zusagen, Budgets, Buchhaltung und Spendennachweise — sowie Berichte (anzeigen/exportieren) und Personen (anzeigen/erstellen/bearbeiten), damit sie Spenderdatensätze hinzufügen und korrigieren können. Keine Veranstaltungsverwaltung. In Spenden hat diese Rolle die Stufe Administrator.
• Geeignet für: Schatzmeister, Finanzmitglieder, die Geld verwalten, aber nicht die allgemeine Gemeindedministration

Team Leader (Smaragd)

• Bereich: Teammitglieder (auf der Rollenkarte als Ihre Teams angezeigt -- siehe Team-Reichweite)
• Berechtigungen: Personen (anzeigen/bearbeiten), Nachverfolgungen (anzeigen/erstellen/bearbeiten/zuweisen), Gruppen (anzeigen/erstellen/bearbeiten/löschen/leiten), Familien (anzeigen/erstellen/bearbeiten/löschen), Zeitpläne (anzeigen/erstellen/bearbeiten), Drive (anzeigen), Klassen (anzeigen), Anwesenheit (anzeigen/erfassen), Veranstaltungen (anzeigen/erstellen/bearbeiten), Kalender (anzeigen), Aufgaben (anzeigen/erstellen/bearbeiten/zuweisen), Dienstteams (anzeigen/bearbeiten/leiten), Freiwillige (anzeigen/bearbeiten), Check-in (anzeigen/verwenden), Nachrichtendienst (anzeigen/senden), Ankündigungen (anzeigen), Formulare (anzeigen/erstellen/bearbeiten/löschen), Berichte (anzeigen)
• Geeignet für: Bereichsleiter, Abteilungsleiter, Teamkapitäne

Wird jemand mit einer Basisrolle (etwa Mitglied oder Teammitglied) zur Leitung oder Co-Leitung einer Gruppe, eines Teams oder einer Klasse gemacht, befördert TimelyChurch ihn automatisch zum Team Leader, damit er sie verwalten kann. Hört er später auf, jede Gruppe zu leiten, kehrt seine Rolle zu dem zurück, was sie vorher war -- es sei denn, ein Administrator hat seine Rolle inzwischen geändert. (Das gilt für Personen, die ab Ende September 2026 befördert werden; frühere automatische Beförderungen bleiben, wie sie sind.)

Teammitglied (Blau)

• Bereich: Nur eigene Datensätze
• Berechtigungen: Zeitpläne (anzeigen), Drive (anzeigen), Anwesenheit (anzeigen), Veranstaltungen (anzeigen), Kalender (anzeigen), Aufgaben (anzeigen/erstellen/bearbeiten), Dienstteams (anzeigen), Freiwillige (anzeigen), Check-in (anzeigen/verwenden), Nachrichtendienst (anzeigen), Ankündigungen (anzeigen)
• Geeignet für: Lehrer, reguläre Freiwillige, Anbetungsteammitglieder

Mitglied (Grau)

• Bereich: Nur eigene Datensätze
• Berechtigungen: Veranstaltungen (anzeigen), Kalender (anzeigen), Ankündigungen (anzeigen). Mitglieder erhalten kein Check-in: Eine Check-in-Station zu bedienen ist Aufgabe von Mitarbeitern und Freiwilligen (Teammitglied, Team Leader oder Safety Officer).
• Geeignet für: Allgemeine Gemeindemitglieder, die grundlegenden Portalzugang benötigen

Accountant (Nur Lesezugriff) (Blau)

• Bereich: Alle Datensätze
• Berechtigungen: Nur-Lese-Zugriff auf alle Finanzmodule (Buchhaltung, Spenden und Schenkungen, Fonds, Zusagen, Budgets, Spendennachweise) sowie Berichte (anzeigen/exportieren). Kein Zugriff auf Personen, Veranstaltungen oder Kommunikation. In Spenden hat diese Rolle die Stufe Prüfer: Sie sieht Summen und Berichte, aber nicht, wer gespendet hat.
• Geeignet für: Ein externer Buchhalter oder Steuerberater, den Sie zur Steuerzeit hinzuziehen

Safety Officer (Rot)

• Bereich: Alle Datensätze
• Berechtigungen: Check-in (anzeigen/verwenden/verwalten) und Anwesenheit (anzeigen). Diese Rolle kann den Check-in Notfallabriegelungsmodus aktivieren und aufheben und empfängt Sicherheitsalarme (z. B. ein Kind, das noch nicht abgeholt wurde). Sie ist absichtlich kein vollständiger Administrator und beinhaltet keinen Zugriff auf das Mitgliederverzeichnis.
• Geeignet für: Eine Check-in- oder Sicherheitsverantwortliche/r (Sicherheitsbeauftragte/r), die/der den Notfallabriegelungsmodus und die Abholverifizierung durchführt, ohne auf einen breiteren Adminbereich zugreifen zu müssen.

Hinweis: Die beiden Finanzrollen -- Finance Admin und Accountant (Nur Lesezugriff) -- werden nur erstellt, wenn Ihr Tarif die Finanzmodule enthält.

Tipp: Systemrollen dienen als Ausgangspunkte. Sie können die Berechtigungen der meisten Systemrollen an die Bedürfnisse Ihrer Gemeinde anpassen und sie jederzeit auf die Standardeinstellungen zurücksetzen. Die Administratorrolle ist die Ausnahme — sie hat immer vollständigen Zugriff, und ihre Berechtigungen können nicht geändert werden.

Eine benutzerdefinierte Rolle erstellen

Wenn die eingebauten Rollen Ihren Anforderungen nicht entsprechen, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle:

1. Klicken Sie auf der Seite „Rollen" auf die Schaltfläche Neue Rolle in der oberen rechten Ecke.
2. (Optional) Mit einer Vorlage beginnen. Am oberen Rand des Erstellungsdialogs werden Schnellstart-Vorlagen angeboten — Worship Director, Counter, Reviewer, Executive Administrator und Bookkeeper — die Name, Farbe, Bereich und Berechtigungen vorab ausfüllen. Sie können danach alles bearbeiten. (Einige Vorlagen zeigen möglicherweise ein Upgrade-Abzeichen, wenn Ihr Plan die entsprechenden Funktionen noch nicht enthält.)
3. Füllen Sie die Rollendetails aus:
   • Rollenname -- Ein beschreibender Name (z. B. „Freiwilliger Kinderbereich", „Finanzteam", „Worship Leader"). Dieses Feld ist erforderlich.
   • Farbe -- Wählen Sie eine Farbe für das Rollenabzeichen aus.
   • Beschreibung -- Eine kurze Erläuterung, wofür diese Rolle gedacht ist (optional, bis zu 500 Zeichen).
4. Wählen Sie die Karte Berechtigungsbereich -- Nur eigene Datensätze, Teammitglieder oder Alle Datensätze. (Im Einladungs-Dropdown erscheinen sie als Sie selbst, Ihr Team und Organisationsweit.) Wenn Sie „Nur eigene Datensätze" wählen, warnt der Editor, dass Veranstaltungen und Kalender für diese Rolle eine leere Liste zeigen.
5. Legen Sie die Berechtigungen für jedes Modul fest. Verwenden Sie für jedes aktivierte Modul die Stufen-Pills Keine / Anzeigen / Bearbeiten / Vollzugriff, um festzulegen, wie viel Zugriff die Rolle erhält:
   • Keine -- Das Modul ist für diese Rolle deaktiviert.
   • Anzeigen -- Nur-Lese-Zugriff.
   • Bearbeiten -- Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten.
   • Vollzugriff -- Jede Aktion, die das Modul unterstützt.
   • Wenn Sie einzelne Aktions-Checkboxen auf eine Kombination anpassen, die die Pills nicht abdecken, zeigt die Rolle ein Abzeichen Benutzerdefiniert für dieses Modul. Die Aktions-Checkboxen erscheinen dann unterhalb der Pills, sodass Sie genau festlegen können, welche Aktionen erlaubt sind.
6. Klicken Sie auf Rolle erstellen.

Die neue Rolle ist sofort zur Zuweisung beim Einladen oder Verwalten von Teammitgliedern verfügbar.

Eine Rolle bearbeiten

1. Finden Sie auf der Seite „Rollen" die Rolle, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf das Symbol Stift (Bearbeiten) auf der Rollenkarte.
3. Aktualisieren Sie den Rollennamen, die Farbe, die Beschreibung, den Bereich oder die Modulberechtigungen mit denselben Steuerelementen wie im Erstellungsdialog (einschließlich der Stufen-Pills Keine/Anzeigen/Bearbeiten/Vollzugriff).
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Änderungen treten sofort für alle Teammitglieder in Kraft, denen diese Rolle zugewiesen ist.

Hinweis: Systemrollen können für Ihre Gemeinde angepasst werden — jede Gemeinde erhält ihre eigene Kopie, die unabhängig geändert werden kann. Die Administratorrolle ist die Ausnahme: Ihre Berechtigungen sind auf vollständigen Zugriff festgelegt und können nicht geändert werden.

Eine Rolle auf Standardeinstellungen zurücksetzen

Wenn Sie eine Systemrolle geändert haben und sie auf ihre ursprüngliche Konfiguration zurücksetzen möchten:

1. Finden Sie die Rolle auf der Seite „Rollen". Rollen, die aus einer Systemvorlage stammen, zeigen ein Abzeichen Standard.
2. Klicken Sie auf das Symbol Zurücksetzen (Kreispfeile) auf der Rollenkarte.
3. Bestätigen Sie das Zurücksetzen.

Dadurch werden der Name, die Beschreibung, die Farbe, der Bereich und alle Berechtigungen der Rolle auf die ursprünglichen Systemvorlagenwerte zurückgesetzt.

Eine benutzerdefinierte Rolle löschen

Benutzerdefinierte Rollen können gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden:

1. Finden Sie die Rolle auf der Seite „Rollen".
2. Klicken Sie auf das Symbol Papierkorb (Löschen) auf der Rollenkarte.
3. Bestätigen Sie das Löschen.

Sie können eine Rolle nicht löschen, der Teammitglieder zugewiesen sind. Wenn die Rolle in Verwendung ist, teilt TimelyChurch Ihnen mit, wie viele Teammitglieder zugewiesen sind („Dieser Rolle sind 3 Teammitglieder zugewiesen. ...“), und löscht sie nicht. Weisen Sie diese Teammitglieder zunächst einer anderen Rolle zu.

Team-Reichweite („Ihre Teams“ und „Ganze Gemeinde“)

Jede Rollenkarte auf der Rollenseite zeigt die Reichweite der Rolle:

• Ganze Gemeinde -- die Rolle arbeitet mit Datensätzen der gesamten Gemeinde.
• Ihre Teams -- die Rolle arbeitet nur mit den Teams, die die Person leitet. Die integrierte Rolle Team Leader ist auf Ihre Teams gestellt.
• Nur eigene Datensätze -- die Rolle arbeitet nur mit den eigenen Datensätzen der Person.

Was eine Rolle mit „Ihre Teams“ sieht

Ein Team ist hier jede Gruppe, jedes Dienstteam und jede Klasse, die die Person als Leiter/in oder Co-Leiter/in führt. Sobald die Änderung wirksam wird (siehe nächster Abschnitt), sieht jemand, dessen Rolle auf Ihre Teams gestellt ist:

• Personen -- nur die aktiven Mitglieder der von ihm geleiteten Teams.
• Familien -- nur Familien, in denen mindestens eine dieser Personen ist.
• Gruppen, Dienstteams und Klassen -- nur die, die er leitet oder unterrichtet, mit ihren Listen, ihrer Anwesenheit und ihren Lektionen. Lektionen anderer Klassen sind ausgeblendet; gemeinsame Bibliothekslektionen sind schreibgeschützt.
• Nachverfolgungen -- nur die Nachverfolgungen, die mit diesen Personen verbunden sind.
• Veranstaltungen -- gemeindeweite Veranstaltungen (schreibgeschützt) und die Veranstaltungen, die seine eigenen Teams ausrichten. Er kann nur Veranstaltungen erstellen und bearbeiten, die ein von ihm geleitetes Team ausrichtet.
• Dashboard, Berichte und Exporte -- auf dieselben Personen eingegrenzt.

Räume & Einrichtungen, Ressourcen & Ausstattung, Q&A-Sitzungen sowie das Prüfen oder Zusammenführen doppelter Personendatensätze stehen einer Rolle mit Ihre Teams nicht zur Verfügung.

Um jemanden aufzunehmen, der noch nicht in einem ihrer Teams ist, lädt eine Leitung die Person aus der Gruppe per E-Mail ein -- siehe Gruppenmitglieder verwalten. Wenn Leitende lieber alle durchsuchen können sollen, schalten Sie unter Gemeindeeinstellungen → Profil → Gruppenleiter die Option Leitungen können das Gemeindeverzeichnis durchsuchen ein.

Wann es beginnt

Vor dieser Änderung konnte eine Rolle mit Ihre Teams weiterhin die ganze Gemeinde sehen. Die Einschränkung beginnt an dem Datum, das in der Mitteilung steht, die Gemeindeadministratoren oben auf jeder Admin-Seite sehen, solange das Datum noch in der Zukunft liegt:

„Ab dem [Datum] sehen Rollen mit der Reichweite „Ihre Teams“ (z. B. Teamleiter) nur noch Personen, Gruppen, Klassen, Nachverfolgungen und Familien, die mit den Teams verbunden sind, die sie leiten. Damit eine Rolle Zugriff auf die ganze Gemeinde behält, öffnen Sie Rollen und stellen Sie sie auf „Ganze Gemeinde“.“

Die Mitteilung hat einen Link Rollen verwalten und eine Schaltfläche Schließen (das Schließen blendet sie für Sie aus). Administratoren erhalten dieselbe Nachricht außerdem per E-Mail und in ihren Benachrichtigungen mit dem Titel „Teamleiter sehen bald nur noch ihre eigenen Teams“. Die Mitteilung erscheint nur, wenn jemand in Ihrer Gemeinde eine Rolle mit Ihre Teams hat.

Zugriff auf die ganze Gemeinde für eine Rolle behalten

Wenn eine Rolle weiterhin die ganze Gemeinde sehen soll -- zum Beispiel eine Leiterin des Kinderbereichs, die jede Klasse beaufsichtigt und nicht nur die, die sie selbst leitet:

1. Öffnen Sie Verwaltung → Rollen & Berechtigungen.
2. Klicken Sie auf der Karte der Rolle neben Reichweite: Ihre Teams auf Auf „Ganze Gemeinde“ ändern.
3. Bestätigen Sie im Dialog mit Auf „Ganze Gemeinde“ ändern.

Die Änderung wird sofort wirksam, vor oder nach dem Startdatum. Sie können die Rolle auch bearbeiten und ihren Berechtigungsbereich auf Alle Datensätze stellen, was dasselbe ist. Personen mit dieser Rolle erhalten eine kurze Mitteilung „Ihr Zugriff in [Gemeinde] hat sich geändert“.

Spenden-Stufen

Spenden funktioniert in vier Stufen: Prüfer (nur Summen), Zähler (erfasst Spenden in seinen eigenen Chargen), Buchhalter (Spender, Spendenverlauf, Nachweise, schließt Chargen) und Administrator (alles, einschließlich Rückerstattungen und Exporten). Nur Buchhalter und Administratoren sehen, wer gespendet hat; alle anderen sehen „Spender“. Wie Sie jede Stufe in der Zeile Spenden und Schenkungen einstellen, steht in Wer Spenden und Gaben sehen kann.

Die E-Mail „Überprüfen Sie Ihre Rollen“

Im September 2026 wurden Berechtigungen genauer: Einiges, was eine Rolle bisher als Nebeneffekt einer anderen Berechtigung konnte -- Veröffentlichen, Löschen, Rückerstattungen und Ähnliches --, wurde zu eigenen Auswahlmöglichkeiten. Damit niemand etwas verliert, hat TimelyChurch die neuen Berechtigungen jeder Rolle hinzugefügt, die sie brauchte, um wie bisher zu funktionieren, und Ihren Administratoren eine E-Mail „Überprüfen Sie Ihre Rollen“ geschickt, die auflistet, welche Rollen was erhalten haben.

Nichts wurde weggenommen, und Sie müssen nichts tun. Wenn eine Rolle eine der aufgeführten Berechtigungen nicht haben soll, öffnen Sie sie auf der Rollenseite und ändern Sie sie.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Sonntagsschul-Koordinator

Erstellen Sie eine Rolle für jemanden, der Sonntagsschulklassen verwaltet, aber keinen Zugriff auf Finanzen haben soll:

• Bereich: Alle Datensätze (Ganze Gemeinde), wenn die Person jede Klasse koordiniert; Teammitglieder (Ihre Teams), wenn sie nur mit den Klassen arbeiten soll, die sie selbst leitet
• Module: Personen (Anzeigen), Klassen (Bearbeiten), Zeitpläne (Bearbeiten), Drive (Bearbeiten), Anwesenheit (Stufe so einstellen, dass Anzeigen und Erfassen möglich ist), Check-in (Anzeigen)

Beispiel 2: Finanz-Administrator

Ihr Kirchenschatzmeister kann die integrierte Rolle Finance Admin verwenden oder Sie erstellen eine benutzerdefinierte Rolle:

• Bereich: Organisationsweit (Alle Datensätze)
• Module: Spenden und Schenkungen (Vollzugriff), Fonds (Vollzugriff), Zusagen (Vollzugriff), Budgets (Vollzugriff), Buchhaltung (Vollzugriff), Spendennachweise (Vollzugriff), Berichte (Anzeigen)

Beispiel 3: Anbetungsteammitglied

Erstellen Sie eine Rolle für Musiker und Sänger — oder beginnen Sie mit der Vorlage Worship Director:

• Bereich: Alle Datensätze (Ganze Gemeinde) -- mit reinen Anzeigeberechtigungen kann die Person so den Gemeindekalender und Gottesdienstpläne lesen. (Nur eigene Datensätze würde den Kalender leer lassen; siehe den Hinweis unter Bereich (Scope).)
• Module: Lieder & Musik (Anzeigen), Gottesdienstpläne (Anzeigen), Zeitpläne (Anzeigen), Kalender (Anzeigen)

Häufig gestellte Fragen

F: Was passiert, wenn ich die Berechtigungen einer Rolle ändere, während Personen das System verwenden? A: Berechtigungsänderungen treten sofort in Kraft. Beim nächsten Laden einer Seite sieht ein Teammitglied die aktualisierte Zugriffsebene.

F: Kann ein Teammitglied mehr als eine Rolle haben? A: Nein. Jedem Teammitglied wird pro Gemeinde genau eine Rolle zugewiesen. Wenn jemand eine einzigartige Kombination von Berechtigungen benötigt, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle für ihn.

F: Wie viele benutzerdefinierte Rollen kann ich erstellen? A: Es gibt keine feste Begrenzung für die Anzahl der benutzerdefinierten Rollen. Erstellen Sie so viele, wie Sie benötigen, um die Organisationsstruktur Ihrer Gemeinde abzubilden.

F: Was bedeutet die Anzahl der Teammitglieder auf einer Rollenkarte? A: Diese Zahl zeigt Ihnen, wie viele Personen derzeit dieser Rolle zugewiesen sind. Sie hilft Ihnen, die Auswirkungen zu verstehen, bevor Sie Änderungen vornehmen.

F: Was bedeutet das Abzeichen „Benutzerdefiniert" bei einem Modul? A: Es bedeutet, dass die von Ihnen für dieses Modul ausgewählten Aktionen keinem der einfachen Voreinstellungen Keine/Anzeigen/Bearbeiten/Vollzugriff entsprechen. Das ist vollkommen in Ordnung — es zeigt nur an, dass Sie die einzelnen Aktionen für dieses Modul individuell angepasst haben.