Freiwillige für Veranstaltungen einplanen

Dieser Artikel erläutert, wie Sie Dienstpositionen zu Veranstaltungen hinzufügen und Freiwillige ihnen zuweisen. TimelyChurch bietet mehrere Wege, Freiwillige einzuplanen – von der manuellen Einzelzuweisung bis zur vollautomatischen intelligenten Planung.

Konzeptmodell. Die Freiwilligenplanung ist rund um die Veranstaltung selbst organisiert. Das veranstaltungsübergreifende Raster ist die Schaltfläche Zeitplanraster auf der Seite Veranstaltungen. Das Fünf-Konzept-Modell (Veranstaltung, Serie, Team, Position, Zuweisung) finden Sie unter Wie die Freiwilligenplanung organisiert ist. Die größte einzelne Zeitersparnis – das Vorabladen von Positionen für jede neue Veranstaltung – beschreibt Team-Zeitplanvorlagen.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor der Freiwilligenplanung für eine Veranstaltung sicher, dass Sie:

• Mindestens ein Dienstteam mit definierten Positionen und aktiven Mitgliedern erstellt haben (siehe Dienstteams und Rollen erstellen)
• Die Fähigkeit Freiwillige bei der Veranstaltung eingeschaltet haben (nutzen Sie Fähigkeit hinzufügen auf der Veranstaltungsseite) oder Freiwillige unter Funktionen bei der Veranstaltungsserie

Positionen zu einer Veranstaltung hinzufügen

Eine Position bei einer Veranstaltung definiert eine Rolle, die für diese bestimmte Veranstaltung besetzt werden muss, sowie die Anzahl der benötigten Personen.

Schritt für Schritt

1. Navigieren Sie zu Veranstaltungen und öffnen Sie die Veranstaltung, für die Sie Personal benötigen.

2. Klicken Sie auf den Tab Dienst.

3. Klicken Sie auf Position hinzufügen. Das Fenster Freiwilligenposition hinzufügen öffnet sich.

4. Wählen Sie einen Positionsmodus:

   Von Team:

   • Wählen Sie ein Team aus dem Dropdown.
   • Wählen Sie eine Position innerhalb dieses Teams (z. B. „Tontechniker" aus dem „Technikteam").

   Benutzerdefiniert:

   • Geben Sie einen Positionsname ein (z. B. „Parkplatzwächter").
   • Das System fügt sie automatisch einem Team „Benutzerdefinierte Rollen" hinzu, sodass sie bei zukünftigen Veranstaltungen wiederverwendet werden kann.

5. Legen Sie Wie viele werden benötigt? fest – wie viele Freiwillige für diese Position erforderlich sind.

6. Fügen Sie optional Notizen (optional) zu besonderen Anforderungen hinzu.

7. Konfigurieren Sie die Anmeldeeinstellungen:

1. Klicken Sie auf Position hinzufügen.

Tipp: Sie können einer einzelnen Veranstaltung mehrere Positionen hinzufügen. Für einen Sonntagmorgen-Gottesdienst könnten Sie z. B. Bedarf für Tontechniker (1 benötigt), Begrüßer (3 benötigt), Worship-Leiter (1 benötigt) und Mitarbeiter in der Kinderkrippe (2 benötigt) hinzufügen.

Positionen aktualisieren und entfernen

Öffnen Sie das Menü Position bearbeiten (⋯) der Position:

• Um zu aktualisieren, wie viele Personen benötigt werden, ändern Sie Benötigte Personen und klicken Sie auf Kapazität speichern.
• Damit sich Teammitglieder selbst anmelden können, schalten Sie Offen für Anmeldungen ein.
• Um die Position (und alle ihre Zuweisungen) aus dieser Veranstaltung zu entfernen, klicken Sie auf Position entfernen und bestätigen Sie.

Freiwillige zuweisen

Sobald Positionen vorhanden sind, können Sie Freiwillige auf verschiedene Arten zuweisen.

Methode 1: Manuelle Zuweisung

1. Suchen Sie im Tab „Dienst" der Veranstaltung die Position, die Sie besetzen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen neben der Position. Das Fenster Freiwillige finden öffnet sich.
3. Durchsuchen Sie die Teammitglieder oder wechseln Sie zu Alle Personen, um nach Name, E-Mail oder Telefonnummer zu suchen.
4. Klicken Sie neben einem Freiwilligen auf Zuweisen. (Klicken Sie auf Fertig, wenn Sie fertig sind.)

Die Person beginnt als Ausstehend, bis sie antwortet -- oder sofort als Bestätigt, wenn bei ihrem Team Zuweisungen automatisch bestätigen (ausstehenden Status überspringen) eingeschaltet ist.

Das System führt diese Prüfungen durch, bevor eine Zuweisung zugelassen wird:

• Gemeindemitgliedschaft -- Die Person muss Ihrer Gemeinde angehören.
• Verfügbarkeit -- Die Person darf am Veranstaltungsdatum nicht als nicht verfügbar (gesperrtes Datum) markiert sein.
• Duplikatvermeidung -- Die Person kann nicht zweimal derselben Position zugewiesen werden.
• Konflikterkennung -- Ist die Person bereits zu einer überschneidenden Zeit im Dienst, werden Sie gefragt Trotzdem einteilen? und können Trotzdem zuweisen wählen.

Wenn eine Prüfung fehlschlägt, erscheint eine Meldung, die erläutert, warum.

Methode 2: Intelligente Vorschläge

Wenn Sie das Fenster Freiwillige finden für eine bestimmte Position öffnen, sortiert TimelyChurch Teammitglieder in Gruppen:

1. Vorgeschlagen (einwechseln) -- Mitglieder, die nicht kürzlich gedient haben (14+ Tage seit dem letzten Dienst) und verfügbar sind. Diese werden nach Prioritätspunktzahl sortiert, mit den besten Kandidaten zuerst („Noch nie gedient"-Personen werden markiert).
2. Zuletzt aktiv (kürzlich im Dienst) -- Mitglieder, die verfügbar sind, aber kürzlich gedient haben. Diese werden angezeigt, damit Sie sie bei Bedarf trotzdem zuweisen können.
3. Konflikte -- Mitglieder, die bereits einer anderen Position bei dieser Veranstaltung oder einer sich überschneidenden Veranstaltung anderswo zugewiesen sind.
4. Nicht verfügbar -- Mitglieder, die sich am Veranstaltungsdatum als nicht verfügbar markiert haben.

Personen, die bereits dieser Position zugewiesen sind, erscheinen als Bereits zugewiesen.

Der Vorschlagsalgorithmus berücksichtigt:

• Tage seit dem letzten Dienst des/der Freiwilligen (mehr Tage = höhere Priorität)
• Dienste in diesem Monat (weniger Male = höhere Priorität)
• Ob der/die Freiwillige noch nie zuvor gedient hat (höchste Priorität)
• Wochentag- und Tageszeit-Präferenzen
• Persönliche Diensthäufigkeitslimits
• Teamweite Planungsregeln (Maximum pro Monat, Mindesttage zwischen Diensten)
• Ob der/die Freiwillige die automatische Planung abgewählt hat

Methode 3: Automatisch ausfüllen (eine Position)

Für eine einzelne nicht besetzte Position:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatisch (Besten Kandidaten automatisch eintragen) neben der Position.
2. Bestätigen Sie „Diese Position automatisch mit dem besten verfügbaren Kandidaten ausfüllen?", indem Sie auf Automatisch ausfüllen klicken.

Der Algorithmus wählt den/die Freiwillige/n mit der höchsten Prioritätspunktzahl. Wenn das Team Zuweisungen automatisch bestätigen aktiviert hat, wird die Zuweisung automatisch bestätigt. Andernfalls beginnt sie als „ausstehend". Dieselbe Teameinstellung gilt, wenn eine Leitung jemanden von Hand im Tab „Dienst" oder im Zeitplanraster zuweist.

Methode 4: Automatisch ausfüllen (gesamte Veranstaltung)

Um alle nicht besetzten Positionen auf einmal automatisch zu füllen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alles automatisch ausfüllen oben im Tab „Dienst".
2. Bestätigen Sie „Alle unbesetzten Positionen automatisch mit den besten verfügbaren Kandidaten ausfüllen?", indem Sie auf Alles automatisch ausfüllen klicken.

Das System füllt Positionen der Reihe nach und stellt sicher, dass kein/e Freiwillige/r über Positionen hinweg doppelt eingeplant wird.

Methode 5: Eine ganze Serie automatisch ausfüllen

Wenn Ihre Veranstaltung Teil einer wiederkehrenden Serie ist (Sonntagmorgen, Mittwochabend usw.), können Sie alle bevorstehenden Vorkommen der Serie mit einem einzigen Klick automatisch füllen, anstatt jede Veranstaltung einzeln zu öffnen:

1. Öffnen Sie auf der Seite Veranstaltungen Mehr → Veranstaltungsserie und öffnen Sie die Serie.
2. Klicken Sie auf der Serienseite auf Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen und bestätigen Sie.
3. Das System durchläuft jede bevorstehende, aktive Veranstaltung in der Serie, führt die Automatisch-Ausfüllen-Bewertung für jede durch und weist den besten verfügbaren Freiwilligen allen offenen Positionen zu.
4. Sie sehen eine Zusammenfassung, wie viele Positionen über wie viele Veranstaltungen gefüllt wurden (z. B. „24 von 30 Positionen bei 6 Veranstaltungen automatisch ausgefüllt").

Das serienweite Automatisch-Ausfüllen beachtet dieselben Regeln wie das Einzelveranstaltungs-Ausfüllen: Es überspringt Freiwillige, die an einem bestimmten Datum nicht verfügbar sind, berücksichtigt teamweite Maximum-pro-Monat- und Mindesttage-zwischen-Dienst-Regeln, vermeidet Doppelbuchungen bei sich überschneidenden Veranstaltungen und respektiert alle Freiwilligen, die die automatische Planung abgewählt haben. Da es mehrere Wochen gleichzeitig abdeckt, verteilt es Zuweisungen von Natur aus fair über das gesamte Zeitfenster.

Tipp: Kombinieren Sie Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen mit Dienstpositionen bei der Veranstaltungsserie (siehe Dienstteams und Rollen erstellen), damit neue Vorkommen bereits mit ihrem definierten Positionsbedarf ankommen. Dann kann ein einziger Klick ein ganzes Quartal besetzen.

Hinweis: Jedes Automatisch-Ausfüllen (Methoden 3-5 und Automatisch ausfüllen im Zeitplanraster) überspringt Teams, deren Rotationsstrategie auf Nur manuell steht oder bei denen Automatische Planung aktivieren aus ist, und wählt nie archivierte oder inaktive Personen. Siehe Dienstteams und Rollen erstellen.

Methode 6: Ganzes Team zuweisen

Wenn Sie die Positionen eines ganzen Teams auf einmal in eine Veranstaltung übernehmen möchten:

1. Klicken Sie auf Team zuweisen.
2. Wählen Sie im Fenster Dienstteam zuweisen unter Team auswählen das Team und (optional) eine Vorlage.
3. Klicken Sie auf Team zuweisen.

Die Positionen des Teams werden zur Veranstaltung hinzugefügt. Noch wird niemand zugewiesen oder benachrichtigt -- besetzen Sie die Positionen von Hand oder mit Automatisch ausfüllen (Methoden 3-5). Hat das Team noch keine Positionen, wird dem Team eine Position namens Freiwillige/r hinzugefügt und auf die Veranstaltung gesetzt.

Methode 7: Aus vorheriger Veranstaltung kopieren

Für wiederkehrende Gottesdienste, bei denen dieselben Freiwilligen oft dienen:

1. Öffnen Sie Weitere Aktionen und klicken Sie auf Aus Veranstaltung kopieren. Das Fenster Aus vorheriger Veranstaltung kopieren öffnet sich.
2. Das System zeigt ähnliche vergangene Veranstaltungen (gleicher Veranstaltungstyp) an, die Freiwilligenzuweisungen hatten, jeweils mit Datum und Uhrzeit.
3. Wählen Sie eine Quellveranstaltung.
4. Wählen Sie, ob Sie:
   • Freiwilligenzuweisungen kopieren (nicht nur Positionen) -- lassen Sie es unangehakt, um nur die Positionen zu kopieren; haken Sie es an, um auch die Personen zu kopieren
   • Benachrichtigungen an zugewiesene Freiwillige senden
5. Klicken Sie auf In diese Veranstaltung kopieren. Freiwillige, die am neuen Datum als nicht verfügbar markiert sind, werden automatisch übersprungen.

Zuweisungsstatus

Jede Freiwilligenzuweisung hat einen dieser Status:

Für einen Freiwilligen bestätigen

Hat ein Freiwilliger Ihnen persönlich gesagt, dass er dient, klicken Sie im Tab „Dienst" neben seiner ausstehenden Zuweisung auf die Schaltfläche Bestätigen (✓). Bei einer ausstehenden Person können Sie außerdem auf Erneut fragen klicken, um die Anfrage erneut zu senden; bei einer bestätigten Person sendet Erinnern eine Erinnerung.

Alle bestätigen

Um alle ausstehenden Zuweisungen auf einmal zu bestätigen:

1. Öffnen Sie Weitere Aktionen oben im Tab „Dienst" und klicken Sie auf Alle ausstehenden bestätigen.
2. Alle ausstehenden Zuweisungen für die Veranstaltung werden auf „bestätigt" geändert.

Wenn niemand antwortet. Jedes Team kann Nicht bestätigte Personen erinnern (Tage vor der Veranstaltung) festlegen (Standard: 4 und 2 Tage vor der Veranstaltung) sowie eine Antwortfrist – ist Fortfahren, wenn jemand nicht antwortet eingeschaltet, verfällt eine unbeantwortete Einladung, und die nächste Person in der Rotation wird automatisch eingeladen. Siehe Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen, Vertretungseinladungen und Abwesenheitsabzeichen.

Wann Freiwillige davon erfahren

Das Zuweisen einer Person benachrichtigt sie nicht immer sofort. Die Planungseinstellungen jedes Teams enthalten Wann Personen erfahren, dass sie eingeplant sind → Benachrichtigen Sie sie so viele Tage, bevor sie dienen (Standard 30 Tage):

• Liegt ein Datum innerhalb dieses Fensters, wird der Freiwillige sofort informiert (per Telegram, wenn verknüpft, sonst per E-Mail).
• Liegt ein Datum weiter in der Zukunft, wird die Nachricht „Sie wurden eingeplant" zurückgehalten und am Morgen des Tages gesendet, an dem das Datum in Reichweite kommt. Sie können ein ganzes Quartal oder Jahr auf einmal planen, und niemand wird belästigt, bis sein Einsatz näher rückt.
• Setzen Sie den Wert auf 0, um Personen in dem Moment zu informieren, in dem Sie sie einteilen.

Bis sie informiert werden, erscheint die Zuweisung im Tab „Dienst" und im Zeitplanraster weiterhin als Ausstehend (oder als Bestätigt in einem Team, das automatisch bestätigt -- dieser Freiwillige erfährt dann mit der Dienst-Erinnerung davon). Siehe Freiwilligen-Benachrichtigungen.

Eine Zuweisung entfernen

Um einen/eine Freiwillige/n von einer Position zu entfernen:

1. Suchen Sie die Zuweisung im Tab „Dienst" der Veranstaltung.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen (✕) neben dem Namen.

Der Name des/der Freiwilligen wird von der Position entfernt und der Slot wird wieder als offen markiert.

Besetzungsstatus der Position

Jede Position zeigt ihren Füllfortschritt:

• Besetzt -- Alle erforderlichen Slots haben bestätigte oder ausstehende Freiwillige
• X/Y besetzt -- Zeigt, wie viele der erforderlichen Slots besetzt sind (z. B. „2/4 besetzt")
• Füllprozentsatz -- Visueller Fortschrittsindikator

Eine Position gilt als „vollständig besetzt", wenn die Anzahl der bestätigten oder ausstehenden Zuweisungen die benötigte Anzahl erreicht oder überschreitet.

Tipp: Verwenden Sie Aus Veranstaltung kopieren für wiederkehrende wöchentliche Gottesdienste. Sie spart erheblich Zeit und sorgt für Konsistenz bei Ihren Freiwilligenzuweisungen von Woche zu Woche.