Freiwillige für Veranstaltungen einplanen

Dieser Artikel erläutert, wie Sie Dienstbedarf zu Veranstaltungen hinzufügen und Freiwillige diesen Positionen zuweisen. TimelyChurch bietet mehrere Wege, Freiwillige einzuplanen – von der manuellen Einzelzuweisung bis zur vollautomatischen intelligenten Planung.

Konzeptmodell. Die Freiwilligenplanung ist rund um die Veranstaltung selbst organisiert. Das veranstaltungsübergreifende Raster ist die Schaltfläche Zeitplanraster auf der Seite Veranstaltungen. Das Fünf-Konzept-Modell (Veranstaltung, Serie, Team, Position, Zuweisung) finden Sie unter Wie die Freiwilligenplanung organisiert ist. Die größte einzelne Zeitersparnis – das Vorabladen von Positionen für jede neue Veranstaltung – beschreibt Team-Zeitplanvorlagen.

Voraussetzungen

Stellen Sie vor der Freiwilligenplanung für eine Veranstaltung sicher, dass Sie:

• Mindestens ein Dienstteam mit definierten Positionen und aktiven Mitgliedern erstellt haben (siehe Dienstteams und Rollen erstellen)
• Freiwilligenplanung für die Veranstaltung oder Veranstaltungsserie aktiviert haben (über die Funktionseinstellungen der Veranstaltung)

Dienstbedarf zu einer Veranstaltung hinzufügen

Ein „Dienstbedarf" definiert eine Position, die für eine bestimmte Veranstaltung besetzt werden muss, sowie die Anzahl der benötigten Personen.

Schritt für Schritt

1. Navigieren Sie zu Veranstaltungen und öffnen Sie die Veranstaltung, für die Sie Personal benötigen.

2. Klicken Sie auf den Tab Dienst.

3. Klicken Sie auf Dienstbedarf hinzufügen.

4. Wählen Sie einen Positionsmodus:

   Aus vorhandenen Positionen auswählen:

   • Wählen Sie ein Dienstteam aus dem Dropdown.
   • Wählen Sie eine Position innerhalb dieses Teams (z. B. „Tontechniker" aus dem „Technikteam").

   Eine benutzerdefinierte Position erstellen:

   • Wechseln Sie in den Modus „Benutzerdefiniert".
   • Geben Sie einen Positionsnamen ein (z. B. „Parkplatzwächter").
   • Das System erstellt bei Bedarf automatisch ein Team „Benutzerdefinierte Rollen".

5. Legen Sie die benötigte Anzahl fest – wie viele Freiwillige für diese Position erforderlich sind.

6. Fügen Sie optional Notizen zu besonderen Anforderungen hinzu.

7. Konfigurieren Sie die Anmeldeeinstellungen:

1. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Sie können einer einzelnen Veranstaltung mehreren Dienstbedarf hinzufügen. Für einen Sonntagmorgen-Gottesdienst könnten Sie z. B. Bedarf für Tontechniker (1 benötigt), Begrüßer (3 benötigt), Worship-Leiter (1 benötigt) und Mitarbeiter in der Kinderkrippe (2 benötigt) hinzufügen.

Dienstbedarf aktualisieren und entfernen

• Um einen Dienstbedarf zu aktualisieren, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol in der Zeile des Dienstbedarfs und ändern Sie die benötigte Anzahl oder die Notizen.
• Um einen Dienstbedarf (und alle seine Zuweisungen) zu entfernen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol.

Freiwillige zuweisen

Sobald Dienstbedarf vorhanden ist, können Sie Freiwillige auf verschiedene Arten zuweisen.

Methode 1: Manuelle Zuweisung

1. Suchen Sie im Tab „Dienst" der Veranstaltung die Position, die Sie besetzen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen neben der Position.
3. Ein Modal erscheint mit den verfügbaren Freiwilligen.
4. Suchen Sie nach dem Namen einer bestimmten Person.
5. Klicken Sie auf den Namen eines/einer Freiwilligen, um sie zuzuweisen.

Das System führt diese Prüfungen durch, bevor eine Zuweisung zugelassen wird:

• Gemeindemitgliedschaft -- Die Person muss Ihrer Gemeinde angehören.
• Verfügbarkeit -- Die Person darf am Veranstaltungsdatum nicht als nicht verfügbar (gesperrtes Datum) markiert sein.
• Duplikatvermeidung -- Die Person kann nicht zweimal derselben Position zugewiesen werden.
• Konflikterkennung -- Die Person kann nicht einer anderen Veranstaltung zugewiesen werden, die sich zeitlich überschneidet.

Wenn eine Prüfung fehlschlägt, erscheint eine Fehlermeldung, die erläutert, warum die Zuweisung nicht möglich ist.

Methode 2: Intelligente Vorschläge

Wenn Sie das Zuweisungsmodal für eine bestimmte Position öffnen, unterteilt TimelyChurch verfügbare Teammitglieder in vier Gruppen:

1. Vorgeschlagen (grün) -- Mitglieder, die nicht kürzlich gedient haben (14+ Tage seit dem letzten Dienst) und verfügbar sind. Diese werden nach Prioritätspunktzahl sortiert, mit den besten Kandidaten zuerst.
2. Kürzlich gedient (neutral) -- Mitglieder, die verfügbar sind, aber kürzlich gedient haben. Diese werden angezeigt, damit Sie sie bei Bedarf trotzdem zuweisen können.
3. Nicht verfügbar (grau) -- Mitglieder, die sich am Veranstaltungsdatum als nicht verfügbar markiert haben. Der Grund für die Nicht-Verfügbarkeit wird angezeigt.
4. Konflikte (orange) -- Mitglieder, die bereits einer anderen Position bei dieser Veranstaltung oder einer sich überschneidenden Veranstaltung zugewiesen sind.

Der Vorschlagsalgorithmus berücksichtigt:

• Tage seit dem letzten Dienst des/der Freiwilligen (mehr Tage = höhere Priorität)
• Dienste in diesem Monat (weniger Male = höhere Priorität)
• Ob der/die Freiwillige noch nie zuvor gedient hat (höchste Priorität)
• Wochentag- und Tageszeit-Präferenzen
• Persönliche Diensthäufigkeitslimits
• Teamweite Planungsregeln (Maximum pro Monat, Mindesttage zwischen Diensten)
• Ob der/die Freiwillige die automatische Planung abgewählt hat

Methode 3: Automatisch ausfüllen (eine Position)

Für eine einzelne nicht besetzte Position:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatisch ausfüllen neben der Position.
2. Sie können eine Vorschau anzeigen, um zu sehen, wer zugewiesen würde, bevor Sie bestätigen.
3. Klicken Sie auf Bestätigen, um den/die beste/n Kandidaten automatisch zuzuweisen.

Der Algorithmus wählt den/die Freiwillige/n mit der höchsten Prioritätspunktzahl. Wenn das Team Automatisch bestätigen aktiviert hat, wird die Zuweisung automatisch bestätigt. Andernfalls beginnt sie als „ausstehend".

Methode 4: Automatisch ausfüllen (gesamte Veranstaltung)

Um alle nicht besetzten Positionen auf einmal automatisch zu füllen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alles automatisch ausfüllen oben im Tab „Dienst".
2. Zeigen Sie eine Vorschau der vorgeschlagenen Zuweisungen an.
3. Bestätigen Sie, um Freiwillige allen offenen Positionen zuzuweisen.

Das System füllt Positionen der Reihe nach und stellt sicher, dass kein/e Freiwillige/r über Positionen hinweg doppelt eingeplant wird.

Methode 5: Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen

Wenn Ihre Veranstaltung Teil einer wiederkehrenden Serie ist (Sonntagmorgen, Mittwochabend usw.), können Sie alle bevorstehenden Vorkommen der Serie mit einem einzigen Klick automatisch füllen, anstatt jede Veranstaltung einzeln zu öffnen:

1. Navigieren Sie zu Veranstaltungen > Serie und öffnen Sie die Serie.
2. Klicken Sie auf der Serienseite auf Alle automatisch ausfüllen.
3. Das System durchläuft jede bevorstehende, aktive Veranstaltung in der Serie, führt die Automatisch-Ausfüllen-Bewertung für jede durch und weist den besten verfügbaren Freiwilligen allen offenen Positionen zu.
4. Sie sehen eine Zusammenfassung, wie viele Positionen über wie viele Veranstaltungen gefüllt wurden (z. B. „24 von 30 Positionen bei 6 Veranstaltungen automatisch ausgefüllt").

Das serienweite Automatisch-Ausfüllen beachtet dieselben Regeln wie das Einzelveranstaltungs-Ausfüllen: Es überspringt Freiwillige, die an einem bestimmten Datum nicht verfügbar sind, berücksichtigt teamweite Maximum-pro-Monat- und Mindesttage-zwischen-Dienst-Regeln, vermeidet Doppelbuchungen bei sich überschneidenden Veranstaltungen und respektiert alle Freiwilligen, die die automatische Planung abgewählt haben. Da es mehrere Wochen gleichzeitig abdeckt, verteilt es Zuweisungen von Natur aus fair über das gesamte Zeitfenster.

Tipp: Kombinieren Sie Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen mit einer Dienstpositionsvorlage für die Veranstaltungsserie (siehe Dienstteams und Rollen erstellen), damit neue Vorkommen bereits mit ihrem definierten Positionsbedarf ankommen. Dann kann ein einziger Klick ein ganzes Quartal besetzen.

Methode 6: Ganzes Team zuweisen

Wenn Sie ein ganzes Team auf einmal zuweisen möchten:

1. Klicken Sie auf Team zuweisen.
2. Wählen Sie ein Dienstteam aus dem Dropdown.
3. Wählen Sie optional Bedarf erstellen, um automatisch Dienstbedarf basierend auf den Positionen des Teams zu erstellen.
4. Das System weist Teammitglieder ihren festgelegten Positionen zu und prüft dabei Verfügbarkeit und Konflikte.

Methode 7: Aus vorheriger Veranstaltung kopieren

Für wiederkehrende Gottesdienste, bei denen dieselben Freiwilligen oft dienen:

1. Klicken Sie auf Aus vorheriger Veranstaltung kopieren.
2. Das System zeigt ähnliche vergangene Veranstaltungen (gleicher Veranstaltungstyp oder gleiche Gastgebergruppe) an, die Freiwilligenzuweisungen hatten.
3. Wählen Sie eine Quellveranstaltung.
4. Wählen Sie, ob Sie:
   • Nur Positionen kopieren -- Denselben Dienstbedarf erstellen, ohne jemanden zuzuweisen
   • Positionen und Zuweisungen kopieren -- Sowohl die Positionen als auch die Freiwilligenzuweisungen replizieren
   • Freiwillige benachrichtigen -- Neulich zugewiesenen Freiwilligen Benachrichtigungen senden
5. Das System überspringt Freiwillige, die am neuen Veranstaltungsdatum nicht verfügbar sind.

Methode 8: Massenzuweisung

Für die gleichzeitige Zuweisung mehrerer Freiwilliger:

1. Verwenden Sie die Massenzuweisungsschnittstelle im Tab „Dienst".
2. Wählen Sie mehrere Freiwillige und ihre Zielpositionen.
3. Senden Sie alle Zuweisungen auf einmal ab.

Das System validiert jede Zuweisung einzeln und berichtet, wie viele zugewiesen und wie viele übersprungen wurden (mit Gründen).

Zuweisungsstatus

Jede Freiwilligenzuweisung hat einen von drei Status:

Zuweisungsstatus ändern

Administratoren können den Status einer Zuweisung manuell ändern:

1. Suchen Sie die Zuweisung im Tab „Dienst" der Veranstaltung.
2. Klicken Sie auf das Statusabzeichen oder die Bearbeiten-Schaltfläche.
3. Wählen Sie den neuen Status: Ausstehend, Bestätigt oder Abgelehnt.

Alle bestätigen

Um alle ausstehenden Zuweisungen auf einmal zu bestätigen:

1. Klicken Sie auf Alle bestätigen oben im Tab „Dienst".
2. Alle ausstehenden Zuweisungen für die Veranstaltung werden auf „bestätigt" geändert.

Schweigen wird jetzt behandelt (v8.113). Jedes Team kann Erinnerungstage für unbestätigte Zugewiesene festlegen (Standard: 4 und 2 Tage vor der Veranstaltung) sowie eine Antwortfrist – ist Weitermachen, wenn jemand nicht antwortet aktiviert, verfällt eine unbeantwortete Einladung, und die Kaskade lädt automatisch die nächste Person ein. Siehe Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen, Vertretungseinladungen und Fill Requests.

Eine Zuweisung entfernen

Um einen/eine Freiwillige/n von einer Position zu entfernen:

1. Suchen Sie die Zuweisung im Tab „Dienst" der Veranstaltung.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen (X) neben dem Namen.
3. Bestätigen Sie die Entfernung.

Der Name des/der Freiwilligen wird von der Position entfernt und der Slot wird wieder als offen markiert.

Besetzungsstatus des Dienstbedarfs

Jeder Dienstbedarf zeigt seinen Füllfortschritt:

• Besetzt -- Alle erforderlichen Slots haben bestätigte oder ausstehende Freiwillige
• X/Y besetzt -- Zeigt, wie viele der erforderlichen Slots besetzt sind (z. B. „2/4 besetzt")
• Füllprozentsatz -- Visueller Fortschrittsindikator

Ein Dienstbedarf gilt als „vollständig besetzt", wenn die Anzahl der bestätigten oder ausstehenden Zuweisungen die benötigte Anzahl erreicht oder überschreitet.

Tipp: Verwenden Sie die Funktion „Aus vorheriger Veranstaltung kopieren" für wiederkehrende wöchentliche Gottesdienste. Sie spart erheblich Zeit und sorgt für Konsistenz bei Ihren Freiwilligenzuweisungen von Woche zu Woche.