Freiwilligen-Benachrichtigungen

TimelyChurch hält Freiwillige über ihre Zuweisungen auf dem Laufenden und macht das Annehmen oder Ablehnen zu einem Fingertipp. Nachrichten gehen per Telegram, wenn der Freiwillige sein Konto verknüpft hat, sonst per E-Mail, und die meisten erscheinen auch in der In-App-Benachrichtigungsliste. Dieser Artikel behandelt jede Freiwilligen-Nachricht, wann sie gesendet wird und welche Teameinstellungen sie steuern.

Benachrichtigungstypen

1. Einladung „Sie wurden eingeplant"

Ausgelöst wenn: Ein/e Freiwillige/r einer Dienstposition zugewiesen wird (von Hand, durch automatisches Ausfüllen, im Zeitplanraster oder über Telegram) — und das Datum innerhalb des Benachrichtigungsfensters seines Teams liegt.

Jedes Team entscheidet, wie weit im Voraus seine Personen davon erfahren, unter Gruppen → [Team] → Details → Planungseinstellungen → Wann Personen erfahren, dass sie eingeplant sind → Benachrichtigen Sie sie so viele Tage, bevor sie dienen (Standard 30 Tage):

• Liegt die Veranstaltung innerhalb dieser Tage, geht die Einladung sofort hinaus.
• Liegt sie weiter in der Zukunft, wird die Einladung zurückgehalten und am Morgen (gegen 9 Uhr Gemeindezeit) des Tages gesendet, an dem die Veranstaltung in Reichweite kommt. Sie können ein ganzes Quartal oder Jahr auf einmal planen, und jeder Freiwillige erfährt von jedem Datum etwa einen Monat im Voraus.
• 0 bedeutet „Personen in dem Moment informieren, in dem Sie sie einteilen".

Das Ändern der Einstellung wirkt sich auf Einladungen aus, die noch nicht verschickt wurden. Niemand wird zweimal benachrichtigt.

Auf Telegram erhält der Freiwillige eine Nachricht mit Veranstaltung, Datum, Uhrzeit und Position sowie drei Schaltflächen: ✅ Ja, ich kann, ❌ Diesmal nicht und ⏰ Vorher erinnern… (die 3 Tage vorher, 1 Tag vorher oder Am Morgen anbietet).

Per E-Mail lautet der Betreff „Dienstanfrage: [Positionsname] – [Veranstaltungstitel]", und die E-Mail zeigt:

• Veranstaltungstitel, Datum, Uhrzeit und Ort
• Den Positionsnamen
• Wer ihn/sie zugewiesen hat (falls zutreffend)
• Schaltflächen Akzeptieren und Ablehnen
• Links zum vollständigen Dienstplan und zur Verwaltung der Verfügbarkeit im Portal

Wichtige Details:

• Die Links zum Akzeptieren und Ablehnen sind sichere, persönliche Links, die nach 7 Tagen ablaufen.
• Zur Annahme oder Ablehnung aus der E-Mail ist keine Anmeldung erforderlich.
• Das Akzeptieren ändert die Zuweisung zu Bestätigt; das Ablehnen ändert sie zu Abgelehnt und benachrichtigt die Leiter des Teams (siehe Vertretungsanfragen).

Wenn die Zuweisung bereits bestätigt ist -- das Team hat Zuweisungen automatisch bestätigen (ausstehenden Status überspringen) eingeschaltet, sodass eine Einteilung durch die Leitung oder das automatische Ausfüllen sie sofort bestätigt --, sagt die Nachricht dem Freiwilligen, dass er eingeteilt ist, statt zu fragen. Auf Telegram enthält sie dieselbe Veranstaltung, dasselbe Datum, dieselbe Uhrzeit und Position sowie „Sie sind bestätigt – keine Antwort nötig.“, ohne Schaltflächen. Per E-Mail lautet der Betreff „Dienstzuweisung: [Positionsname] - [Veranstaltungstitel]“, die E-Mail sagt „Sie wurden für eine bevorstehende Veranstaltung zum Dienst eingeteilt:“ und „Sie sind bestätigt – keine Antwort nötig.“, und es gibt keine Schaltflächen Akzeptieren oder Ablehnen. Bei einem Datum, das weiter entfernt liegt als das Benachrichtigungsfenster des Teams, erfährt der Freiwillige davon mit der Dienst-Erinnerung vor seinem Dienst.

Viele Wochen auf einmal kopieren? Wenn Sie bei einer Serie Vorwärts kopieren verwenden, erhält jeder Freiwillige eine Zusammenfassungsnachricht mit allen Daten, zu denen er hinzugefügt wurde, statt einer eigenen Nachricht pro Datum. Die Zusammenfassung verweist auf Mein Zeitplan im Portal, wo er jedes Datum bestätigen oder ablehnen kann.

2. Dienst-Erinnerungen

Automatische Erinnerungen gehen an Freiwillige, die Ausstehend oder Bestätigt sind, einmal am Abend (18 Uhr Gemeindezeit) am Erinnerungstag des jeweiligen Teams. Jedes Team legt fest:

• Dienst-Erinnerungen an dieses Team senden — standardmäßig eingeschaltet.
• Die Erinnerung so viele Tage vorher senden — Standard 2 („Sie dienen in 2 Tagen"; 0 = am Morgen der Veranstaltung). Bei 2 oder mehr erhalten die Personen am Vortag außerdem eine letzte Erinnerung.

Manuelle Erinnerungen: Öffnen Sie den Tab Dienst der Veranstaltung und klicken Sie auf Weitere Aktionen → Erinnerungen senden, und jeder bestätigte Freiwillige dieser Veranstaltung wird sofort erinnert. Im Zeitplanraster erinnert N erinnern alle, die im Blick noch ausstehen.

E-Mail-Betreff: „Erinnerung: Sie haben Dienst [Zeitangabe] – [Veranstaltungstitel]" — die Zeitangabe lautet „heute", „morgen" oder „in X Tagen".

E-Mail-Inhalt: Veranstaltungstitel, Datum und Uhrzeit, Ort, Position, wie bald es ist, und ein Link zu Mein Zeitplan im Portal.

Übersprungene Freiwillige: Freiwillige ohne Telegram-Verknüpfung und ohne hinterlegte E-Mail-Adresse sind nicht erreichbar und werden übersprungen.

3. Anstöße für Personen, die nicht geantwortet haben

Legt ein Team Nicht bestätigte Personen erinnern (Tage vor der Veranstaltung) fest (zum Beispiel „4, 2"), wird jeder, der noch aussteht, an diesen Tagen erneut angestoßen. Ist Fortfahren, wenn jemand nicht antwortet eingeschaltet, läuft eine Einladung, die über die Antwortfrist hinaus unbeantwortet bleibt, ab, und die nächste Person in der Rotation wird eingeladen. Siehe Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen, Vertretungseinladungen und Abwesenheitsabzeichen.

4. Absage-Benachrichtigungen für Leiter

Ausgelöst wenn: Ein Freiwilliger ablehnt.

Wer sie erhält: Die Leiter und Co-Leiter des Teams (oder Ihre Gemeindeadministratoren, wenn das Team keinen Leiter hat) — in der App, auf Telegram mit den Schaltflächen Vertretung finden, Erneut einladen und Veranstaltung ansehen oder per E-Mail mit einer Schaltfläche Dienstplan öffnen.

5. Einladungen zu Besetzungsanfragen

Ausgelöst wenn: Ein Leiter eine Besetzungsanfrage für eine offene Position sendet. Jede eingeladene Person erhält einen persönlichen Link zum Übernehmen (auf Telegram eine Schaltfläche Ich kann das übernehmen). Siehe Fill Requests: Offene Plätze ausschreiben, Wer-zuerst-Kommt-Gewinnt.

6. Veranstaltungsänderungs-Benachrichtigung

Ausgelöst wenn: Eine Veranstaltung neu terminiert wird und der Administrator sich entscheidet, Personen zu benachrichtigen.

Wer sie erhält: Registrierte Teilnehmer und bestätigte Dienstfreiwillige der Veranstaltung. Siehe Veranstaltungserinnerungen und Benachrichtigungen.

7. Tauschanfrage-Benachrichtigungen

Ausgelöst wenn: Ein Freiwilliger unter Mein Zeitplan einen Tausch vorschlägt (siehe Tausch- und Handelsanfragen).

Wer sie erhält:

• Der Teamkollege (oder das ganze Team bei einem offenen Tausch) erfährt, dass jemand tauschen möchte, mit Aktionen zum Annehmen und Ablehnen im Portal.
• Der Antragsteller erfährt, wenn sein Tausch angenommen oder abgelehnt wird.

Wird der Tausch angenommen, gehen beide Zuweisungen zurück auf Ausstehend, damit jeder Freiwillige sein neues Datum erneut bestätigen kann.

Der Annehmen/Ablehnen-Workflow

Der Annehmen/Ablehnen-Workflow ist so gestaltet, dass er für Freiwillige so reibungslos wie möglich ist:

Über Telegram oder E-Mail

1. Die Einladung kommt mit den Zuweisungsdetails an.
2. Der Freiwillige tippt auf Ja, ich kann / Akzeptieren oder Diesmal nicht / Ablehnen.
   • Akzeptieren: Die Zuweisung wechselt zu „Bestätigt". Per E-Mail sieht der Freiwillige eine Bestätigungsseite.
   • Ablehnen: Der Freiwillige kann optional einen Grund angeben. Die Zuweisung wechselt zu „Abgelehnt".

Über das Portal

1. Der Freiwillige meldet sich an und öffnet Mein Zeitplan (Ansicht „Liste").
2. Einträge, die eine Antwort brauchen, sind mit Antwort erforderlich markiert; er tippt auf Bestätigen oder Ablehnen.
3. Er kann auch Tausch vorschlagen, um mit einem Teamkollegen zu tauschen.
4. Am Tag selbst kann er zum Einchecken auf Ich bin da tippen.

Was bei einer Ablehnung passiert

Wenn ein Freiwilliger ablehnt:

1. Die Zuweisung wechselt zu „Abgelehnt", und der Grund (falls vorhanden) wird erfasst.
2. Die Ablehnung wird in den Annahmestatistiken des Freiwilligen berücksichtigt.
3. Die Leiter des Teams werden benachrichtigt, und — wenn das Team es erlaubt — wird die nächste Person in der Rotation automatisch eingeladen (siehe Vertretungsanfragen).

Check-in

Freiwillige können sich unter Mein Zeitplan zu ihrer Zuweisung einchecken:

• Check-in-Zeitfenster: Beginnt 2 Stunden vor der Startzeit der Veranstaltung und endet, wenn die Veranstaltung endet (oder 2 Stunden nach der Startzeit, wenn keine Endzeit festgelegt ist).
• Berechtigung: Nur bestätigte Zuweisungen, die noch nicht eingecheckt wurden.
• Ablauf: Der Freiwillige tippt auf Ich bin da; die Zuweisung zeigt dann Eingecheckt.

Benachrichtigungseinstellungen für Teams

Diese Einstellungen befinden sich in der Karte Planungseinstellungen im Tab Details des Teams:

Weitere automatische Aktualisierungen

Zwei weitere automatische Aufgaben betreffen Freiwillige, senden aber keine Nachrichten. Siehe Automatisierung und geplante Aufgaben.

Tipp: Je mehr Freiwillige Telegram verknüpfen, desto schneller kommen Antworten zurück — eine Ein-Tipp-Schaltfläche schlägt eine E-Mail. Mitglieder verknüpfen es in ihrem Portalprofil.

Tipp: Wenn Sie Freiwillige haben, die durchgehend nicht antworten, prüfen Sie, ob ihre E-Mail-Adresse korrekt ist und ob sie Telegram verknüpft haben. Wer keines von beidem hat, ist nicht erreichbar.

Tipp: Verwenden Sie Zuweisungen automatisch bestätigen für kleine, eng verbundene Teams, bei denen Sie wissen, dass alle erscheinen werden. Das überspringt den Annehmen/Ablehnen-Schritt. Behalten Sie den vollständigen Annehmen/Ablehnen-Workflow für größere Teams bei.