E-Mails senden
TimelyChurch sendet E-Mails automatisch basierend auf Systemereignissen und Administratoraktionen. Dieser Artikel erklärt, wie die E-Mail-Zustellung funktioniert, auf welche Weisen E-Mails ausgelöst werden und wie Sie überprüfen können, ob E-Mails korrekt versendet werden.
Wie der E-Mail-Versand funktioniert
TimelyChurch verwendet ein vorlagenbasiertes E-Mail-System. Anstatt E-Mails jedes Mal manuell zu verfassen, generiert und versendet die Plattform automatisch E-Mails, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Jede E-Mail:
- Verwendet eine vordefinierte E-Mail-Vorlage, die die Betreffzeile und den Textinhalt bestimmt
- Füllt Angaben wie den Namen des Empfängers, den Klassennamen oder ein Datum ein
- Bettet den Inhalt in ein einheitliches E-Mail-Layout ein, das den Gemeindenamen, einen gestalteten Header und eine Fußzeile enthält
- Sendet die E-Mail an die entsprechenden Empfänger
- Zeichnet das Ergebnis im E-Mail-Protokoll als gesendet, ausstehend oder fehlgeschlagen auf
Arten von vom System gesendeten E-Mails
Automatische System-E-Mails
Diese E-Mails werden durch Ereignisse innerhalb der Plattform ausgelöst, ohne dass manuelles Eingreifen von Administratoren erforderlich ist:
| Auslöser | Gesendete E-Mail | Empfänger |
|---|---|---|
| Benutzer fordert Passwort-Reset an | Passwort-Reset-E-Mail mit Reset-Link | Der anfragende Benutzer |
| Neuer Benutzer registriert sich | Willkommens-E-Mail | Der neue Benutzer |
| Lehrkraft einem Zeitplan zugewiesen | Zeitplanzuweisungs-Benachrichtigung | Die zugewiesene Lehrkraft |
| Bevorstehender Unterrichtstermin | Zeitplanerinnerung (Samstagabend und/oder Sonntagmorgen) | Die eingeplante Lehrkraft |
| Freiwillige/r ist morgen zum Dienst eingeplant | Erinnerung für Freiwillige | Der/die eingeplante Freiwillige/r |
| Vertretungsanfrage erstellt | Vertretungsanfrage-Benachrichtigung | Alle berechtigten Lehrkräfte der Gemeinde |
| Vertretungsanfrage übernommen | Benachrichtigung über übernommene Vertretung | Der ursprüngliche Anfragende |
| Zeitplan ohne Lektion | Erinnerung „Lektion erforderlich" | Die zugewiesene Lehrkraft |
| Lehrkraft schlägt eine Lektion vor | Benachrichtigung über vorgeschlagene Lektion | Gemeinde-Administratoren |
| Lektion genehmigt oder abgelehnt | Benachrichtigung über Lektionsgenehmigung/-ablehnung | Die vorschlagende Lehrkraft |
| Zertifizierung hochgeladen | Benachrichtigung über hochgeladene Zertifizierung | Gemeinde-Administratoren |
| Zertifizierung läuft bald ab | Warnung über ablaufende Zertifizierung | Die Lehrkraft mit der ablaufenden Zertifizierung |
| Materialanfrage eingereicht | Materialanfrage-Benachrichtigung | Gemeinde-Administratoren |
| Materialanfrage genehmigt/abgelehnt | Statusaktualisierung der Materialanfrage | Die anfragende Lehrkraft |
| Teameinladung gesendet | Teameinladungs-E-Mail | Die eingeladene Person |
| Einladung angenommen | Benachrichtigung über angenommene Einladung | Gemeinde-Administratoren |
| Familienanfrage | Benachrichtigung über Familienanfrage | Das Familienoberhaupt |
| Mitglied tritt einer Gruppe bei | Gruppen-Willkommens-E-Mail | Das neue Gruppenmitglied |
| Gruppenankündigung erstellt | Gruppenankündigungs-E-Mail | Alle Gruppenmitglieder |
| Gruppenmeeting morgen | Gruppenmeeting-Erinnerung | Alle Gruppenmitglieder |
| Veranstaltung morgen | Veranstaltungserinnerung | Registrierte Teilnehmer |
| Mitglied fordert Magic-Link an | Magic-Link-Anmelde-E-Mail | Das anfragende Mitglied |
| Ressourcenbuchung angefragt | Ressourcenbuchungsanfrage-Benachrichtigung | Personen, deren Rolle Ressourcen & Ausstattung bearbeiten darf |
| Geburtstag oder Jahrestag heute | Geburtstags-/Jahrestags-Digest | Angemeldete Teammitglieder |
| CRM-Nachverfolgung fällig | Nachverfolgungserinnerung | Zugeordnetes Personal |
Wann Erinnerungen laufen
Erinnerungen werden automatisch nach einem festen Zeitplan gesendet. Die unten angegebenen Sendezeiten laufen in der eigenen Ortszeit jeder Gemeinde, sodass eine Erinnerung um 7:00 Uhr auch um 7:00 Uhr in der Zeit Ihrer Gemeinde eintrifft. Diese Zeiten werden von TimelyChurch festgelegt und sind pro Gemeinde nicht konfigurierbar.
| Erinnerung | Zeitplan (Ortszeit der Gemeinde) | Hinweise |
|---|---|---|
| Tägliche Benachrichtigungen (Lektion, Vertretung, Zertifizierung, Material) | Täglich um 8:00 Uhr | Einzelner Durchlauf für alle Erinnerungstypen |
| Dringende Lektionserinnerungen | Täglich um 18:00 Uhr | Zweiter Durchlauf für noch ausstehende Lektionen |
| Zeitplanerinnerungen (Sonntagsunterricht) | Samstag um 18:00 Uhr | Vorabhinweis am Abend zuvor |
| Zeitplanerinnerungen (Sonntagsunterricht) | Sonntag um 7:00 Uhr | Erinnerung am Morgen |
| Erinnerungen für Freiwillige im Dienst | Täglich um 18:00 Uhr | Für Veranstaltungen, die morgen geplant sind |
| Gruppenmeeting-Erinnerungen | Täglich um 9:00 Uhr | Für Meetings, die morgen stattfinden |
| Veranstaltungsanwesenheits-Erinnerungen | Täglich um 8:00 Uhr | Für Veranstaltungen, die morgen stattfinden |
| Geburtstags- & Jahrestags-Digest | Täglich um 7:00 Uhr | Heutige Geburtstage und Meilensteine |
| CRM-Nachverfolgungserinnerungen | Stündlich | Erfasst alle konfigurierten Erinnerungsfenster |
Hinweis: Da jede Gemeinde ihre eigene Zeitzone hat, prüft TimelyChurch stündlich und sendet die Erinnerungen jeder Gemeinde, sobald ihre Ortszeit den angegebenen Zeitpunkt erreicht. So sehen Empfänger die Erinnerung immer zur beabsichtigten Stunde für ihre Gemeinde.
Vom Administrator ausgelöste E-Mails
Einige E-Mails werden durch bestimmte Administratoraktionen initiiert:
- Test-E-Mails -- Administratoren können Testversionen jeder E-Mail-Vorlage über die Seite „E-Mail-Vorlagen" senden, um Formatierung und Zustellung zu überprüfen.
- Teameinladungen -- Wenn ein Administrator ein neues Mitglied einlädt, dem Gemeindeteam beizutreten, wird automatisch eine Einladungs-E-Mail gesendet.
- Gruppeneinladungen -- Wenn ein Gruppenleiter oder Administrator jemanden einlädt, einer Gruppe beizutreten.
E-Mail-Zustellung und Benachrichtigungen
Wenn das System eine E-Mail sendet, erstellt es auch:
- Eine In-App-Benachrichtigung -- Sichtbar im Benachrichtigungszentrum des Benutzers innerhalb der Plattform
- Eine Push-Benachrichtigung -- Gesendet an alle Geräte, auf denen der Benutzer Push-Benachrichtigungen aktiviert hat
- Einen E-Mail-Protokolleintrag -- Für Tracking und Fehlerbehebung aufgezeichnet
Tipp: Benutzer können E-Mail-Benachrichtigungen basierend auf ihren persönlichen Einstellungen aktivieren oder deaktivieren. Das System prüft die Benachrichtigungseinstellungen jedes Benutzers vor dem Versand einer E-Mail. Wenn ein Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert hat, erhält er weiterhin In-App-Benachrichtigungen.
Steuern, welche E-Mails gesendet werden
Gemeindeweite Standardwerte
Welche Erinnerungen wann gesendet werden, folgt für jede Gemeinde denselben TimelyChurch-Standardwerten (siehe die Zeittabelle unten). Es gibt keinen Einstellungsbildschirm in der Gemeinde, um sie zu ändern; wenn Ihre Gemeinde etwas anderes braucht, wenden Sie sich an den TimelyChurch-Support.
Steuerung auf Vorlagenebene
Einzelne E-Mail-Vorlagen können auf der Seite E-Mail-Vorlagen für Ihre Gemeinde ein- oder ausgeschaltet werden. Wenn eine Vorlage ausgeschaltet ist, sendet TimelyChurch diese Art von E-Mail nicht, auch wenn das auslösende Ereignis eintritt.
Zeit-Standardwerte
Bestimmte Benachrichtigungen folgen diesen Zeit-Standardwerten:
| Einstellung | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Wartezeit „Lektion erforderlich" (Tage) | Tage nach der Zeitplanerstellung bis zum Senden der Erinnerung | 2 Tage |
| Dringlichkeitsschwelle „Lektion erforderlich" | Tage vor dem Unterricht, wenn die Erinnerung dringend wird | 3 Tage |
| Zeitplanerinnerung (Samstag) | Erinnerung am Samstagabend senden | Aktiviert |
| Zeitplanerinnerung (Sonntag) | Erinnerung am Sonntagmorgen senden | Aktiviert |
| Vertretungsanfrage-Erinnerungsstunden | Stunden bis zum Senden einer Nachverfolgung bei nicht übernommenen Anfragen | 24 Stunden |
| Zertifizierungswarnung (Tage) | Tage vor Ablauf bis zum Start der Warnung | 30 Tage |
| Zertifizierungserinnerungsfrequenz | Wie oft die Warnung wiederholt wird | Wöchentlich |
| Materialanfrage-Erinnerungsstunden | Stunden bis zum Senden einer Nachverfolgung bei ausstehenden Anfragen | 24 Stunden |
Test-E-Mails senden
Um zu überprüfen, ob die E-Mail-Zustellung funktioniert und die Vorlagen korrekt aussehen:
- Öffnen Sie die Seite E-Mail-Vorlagen (siehe E-Mail-Vorlagen aufrufen).
- Klicken Sie neben einer beliebigen Vorlage auf Vorschau, um deren Detailseite zu öffnen.
- Geben Sie in der Karte Test-E-Mail senden Ihre E-Mail-Adresse ein (Ihre eigene Adresse ist vorausgefüllt).
- Klicken Sie auf Test-E-Mail senden.
Die Test-E-Mail trifft mit dem Präfix [TEST] in der Betreffzeile und einem gelben TEST-E-MAIL-Banner oben im Text ein. Sie verwendet Beispieldaten, sodass Sie sehen können, wie die Vorlage mit realistischen Inhalten gerendert wird.
Wichtig: Wenn eine Test-E-Mail nicht innerhalb weniger Minuten ankommt, prüfen Sie, ob die Adresse korrekt eingegeben ist, und schauen Sie in Ihrem Spam- oder Junk-Ordner nach. Kommt sie dann immer noch nicht an, kontaktieren Sie den TimelyChurch-Support.
E-Mail-Layout und Markenidentität
Alle von TimelyChurch gesendeten E-Mails teilen ein einheitliches Marken-Layout:
- Header -- Ein Banner mit Farbverlauf, das Ihren Gemeindenamen anzeigt
- Text -- Der Vorlageninhalt mit formatiertem Text, Listen und Aktionsschaltflächen
- Fußzeile -- Copyright-Hinweis mit Ihrem Gemeindenamen und dem aktuellen Jahr
Aktionsschaltflächen in E-Mails (wie „Details anzeigen" oder „Vertretung übernehmen") verlinken direkt auf die relevante Seite innerhalb von TimelyChurch, sodass Empfänger mit einem einzigen Klick handeln können.
Fehlerbehebung bei der E-Mail-Zustellung
Wenn E-Mails nicht zugestellt werden:
- Überprüfen Sie die Zustellungsstatistiken -- Die Seite „E-Mail-Vorlagen" zeigt oben Zähler für Heute gesendet und Heute fehlgeschlagen. Ein steigender Zähler „Heute fehlgeschlagen" ist ein schnelles Signal, dass etwas mit der Zustellung nicht stimmt.
- Senden Sie eine Test-E-Mail -- Verwenden Sie die Test-E-Mail-Funktion, um festzustellen, ob das Problem bei einer bestimmten Vorlage oder bei der gesamten E-Mail-Zustellung liegt.
- Überprüfen Sie den Vorlagenstatus -- Stellen Sie sicher, dass die relevante E-Mail-Vorlage nicht deaktiviert ist (als Inaktiv markiert).
- Prüfen Sie die Benachrichtigungseinstellungen der Person -- Ein Teammitglied kann einzelne Benachrichtigungs-E-Mails oder alle auf der eigenen Seite Benachrichtigungseinstellungen im Portal ausschalten (siehe Benachrichtigungen).
- Prüfen Sie den Empfänger -- Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse der Person in ihrem Profil richtig geschrieben ist, bitten Sie sie, in ihrem Spam- oder Junk-Ordner nachzusehen, und prüfen Sie, ob sie sich nicht abgemeldet hat (siehe Abmeldung und E-Mail-Einstellungen).
- Prüfen Sie, ob eine Nachricht in Prüfung ist -- Eine Massennachricht (eine Kampagne oder eine E-Mail an eine Gruppe, eine Veranstaltung oder Ihre Freiwilligen) kann für eine kurze Prüfung durch unser Team angehalten werden, bevor etwas gesendet wird, besonders in den ersten Wochen eines neuen Kontos. Achten Sie in Ihrer Liste der E-Mail-Kampagnen auf den Status In Prüfung. Siehe Nachrichten, die zur kurzen Prüfung angehalten werden.
- Kontaktieren Sie den Support -- Wenn E-Mails weiterhin nicht ankommen, kontaktieren Sie den TimelyChurch-Support mit der Adresse des Empfängers und ungefähr dem Zeitpunkt, zu dem die E-Mail hätte gesendet werden sollen.