Tausch- und Handelsanfragen

Manchmal kann ein/e Ehrenamtliche/r nicht an dem Datum dienen, für das er/sie eingeplant ist, möchte aber den Slot nicht ganz aufgeben, sondern lieber mit einem anderen Teammitglied tauschen, das an einer anderen Woche dient. TimelyChurch hat einen Peer-to-Peer-Tauschantrag-Flow ins Mitgliederportal integriert, mit dem Ehrenamtliche dies selbst regeln können – ohne dass ein Administrator eingreifen muss.

Wann ein Tausch vs. eine Vertretungsanfrage zu verwenden ist

Ein Tausch ist ein echter beidseitiger Handel: Beide Ehrenamtlichen bleiben im Zeitplan, sie tauschen einfach die Daten. Die Bitte ans Team ist einseitig – Sie werden abgelöst, die andere Person übernimmt eine zusätzliche Schicht.

Wie ein Tausch funktioniert

Ein Tauschantrag verknüpft Ihre Zuweisung mit der Zuweisung eines/einer anderen Ehrenamtlichen an einem anderen Datum. Wenn die andere Person annimmt, tauscht das System die beiden Ehrenamtlichen auf ihren Zuweisungen, sodass:

• Sie nun an dem Datum eingeplant sind, das die andere Person ursprünglich hatte.
• Die andere Person nun an dem Datum eingeplant ist, das Sie ursprünglich hatten.
• Beide Zuweisungen auf den Status Ausstehend zurückgesetzt werden, damit jede/r Ehrenamtliche sein/ihr neues Engagement neu bestätigen kann.

Sie können mit jeder bevorstehenden Zuweisung tauschen, die ein Teamkollege in einem Ihrer Teams hat. Es muss nicht dieselbe Position sein – es müssen nur zwei echte bevorstehende Zuweisungen sein, die zwei verschiedenen Ehrenamtlichen gehören.

Einen Tausch anfragen

1. Melden Sie sich im Mitgliederportal an.
2. Öffnen Sie Mein Zeitplan.
3. Suchen Sie die Zuweisung, zu der Sie nicht erscheinen können (sie ist mit Antwort erforderlich markiert, bis Sie antworten), und klicken Sie auf Tausch vorschlagen.
4. Wählen Sie unter Einen Tausch vorschlagen bei Ihre zu übernehmende Aufgabe aus — die Liste zeigt die bevorstehenden Zuweisungen Ihrer Teamkollegen (Name, Datum und Position).
5. Fügen Sie optional eine Nachricht (optional) hinzu, warum Sie tauschen müssen (maximal 500 Zeichen).
6. Klicken Sie auf Tauschantrag senden.

Hinweis: Tausch vorschlagen erscheint, solange Ihre Zuweisung noch aussteht, und nur, wenn mindestens ein Teamkollege eine bevorstehende Zuweisung hat, gegen die Sie tauschen könnten. Haben Sie bereits bestätigt, nutzen Sie Team um Übernahme bitten auf Telegram (unten) oder sprechen Sie mit Ihrem Leiter.

Der/die Ziel-Ehrenamtliche wird benachrichtigt. Bis er/sie antwortet, bleibt Ihre ursprüngliche Zuweisung aktiv – Sie haben sie nicht aufgegeben. Wenn er/sie ablehnt oder nie antwortet, stehen Sie weiterhin für Ihr ursprüngliches Datum im Zeitplan.

Ihre Anfrage erscheint unter Ihre ausstehenden Tauschanfragen unter Mein Zeitplan („Gesendet an [Name] — wartet auf Antwort."). Sie haben es sich anders überlegt? Klicken Sie jederzeit, bevor sie beantwortet wird, auf Anfrage abbrechen.

Das ganze Team um Übernahme bitten (Telegram)

Wenn Sie Ihr Telegram-Konto verknüpft haben, können Sie Ihr ganzes Team auf einmal fragen, statt eine Person zu nennen:

1. Schreiben Sie dem Bot Ihrer Gemeinde mit /swaps.
2. Wählen Sie die Zuweisung, die jemand übernehmen soll, und tippen Sie auf 📣 Team um Übernahme bitten.
3. Jeder berechtigte Teamkollege erhält eine Nachricht mit einer Schaltfläche ✋ Ich kann das übernehmen.
4. Wer zuerst tippt, gewinnt. Wer zuerst tippt, übernimmt Ihren Platz; bei allen anderen ändert sich die Nachricht zu „Bereits besetzt ✅".

Solange sie offen ist, erscheint die Anfrage auf Ihrer Seite Mein Zeitplan als „Für Ihr ganzes Team offen — wartet darauf, dass jemand es übernimmt." mit einer Schaltfläche Anfrage abbrechen.

Auf einen Tauschantrag antworten

Wenn ein/e andere/r Ehrenamtliche/r Sie um einen Tausch bittet:

1. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit den Anfragedetails (sein/ihr Zuweisungsdatum, Ihr Zuweisungsdatum und eine etwaige beigefügte Nachricht).
2. Im Mitgliederportal erscheint die Anfrage unter Tauschanfragen auf Mein Zeitplan (und unter Benötigt Ihre Antwort auf Ihrem Dashboard). Klicken Sie auf Tausch akzeptieren oder Ablehnen.

Annehmen

Wenn Sie annehmen:

• Die Ehrenamtlichen der beiden Zuweisungen werden sofort getauscht.
• Beide Zuweisungen werden auf Ausstehend zurückgesetzt, damit Sie beide eine neue Bestätigungsaufforderung für Ihr neues Datum erhalten.
• Der Tauschantrag wird als angenommen markiert und mit einem Zeitstempel versehen.
• Der/die ursprüngliche Antragsteller/in wird darüber informiert, dass der Tausch durchgeführt wurde.

Ablehnen

Wenn Sie ablehnen:

• Der Tauschantrag wird als abgelehnt markiert und mit einem Zeitstempel versehen.
• Beide Zuweisungen bleiben genau so, wie sie zuvor waren – am Zeitplan ändert sich nichts.
• Der/die ursprüngliche Antragsteller/in wird benachrichtigt, damit er/sie ein anderes Teammitglied versuchen, auf Telegram das ganze Team fragen oder die Zuweisung ablehnen kann, damit die Leiter Ersatz finden.

Sie können nur auf Tauschanfragen antworten, bei denen Sie das Ziel sind – das System blockiert Versuche, Anfragen anzunehmen oder abzulehnen, die an jemand anderen gerichtet sind.

Status von Tauschanfragen

Jeder Tauschantrag befindet sich in einem von vier Zuständen:

Was Administratoren sehen

Der Tausch läuft vollständig Peer-to-Peer ab, aber Administratoren sind nicht im Dunkeln:

• Nach einem angenommenen Tausch erscheinen beide aktualisierten Zuweisungen im Tab „Dienst" der Veranstaltung mit dem neuen Namen des/der Ehrenamtlichen.
• Beide Zuweisungen zeigen den Status Ausstehend, sodass Sie auf einen Blick sehen können, welche Zuweisungen nach dem Tausch noch neu bestätigt werden müssen.

Administratoren, die einen Tausch außer Kraft setzen oder stornieren möchten, können dies tun, indem sie die Ehrenamtlichen direkt aus dem Tab „Dienst" der Veranstaltung entfernen oder neu zuweisen – genauso wie bei jeder anderen Zuweisung.

Tipp: Ermutigen Sie Ihr Team, den Tauschflow zu nutzen, anstatt einfach abzulehnen. Tausche bewahren die Besetzung automatisch (kein hektisches Suchen nach einer Vertretung am Vortag), und sie halten die Diensthäufigkeitsstatistiken Ihres Teams über den Monat hinweg ausgeglichen.

Tipp: Wenn ein Tausch kurz vor dem Veranstaltungsdatum angenommen wird, prüfen Sie noch einmal, ob beide Ehrenamtlichen ihre neuen ausstehenden Zuweisungen tatsächlich neu bestätigen. Das System setzt den Status genau deshalb auf „Ausstehend" zurück, damit Sie sehen können, wer die Änderung bestätigt hat und wer nicht.