Vertretungsanfragen
Wenn ein/e Freiwillige/r nicht dienen kann, brauchen Sie schnell einen Ersatz. Dieser Artikel behandelt, was geschieht, wenn ein Freiwilliger eine Dienstposition ablehnt, welche Werkzeuge Leiter nutzen, um jemand anderen zu finden, und wie sich das von den Vertretungsanfragen für Klassenlehrer unterscheidet.
Wenn ein Freiwilliger ablehnt
Ein Freiwilliger kann in der Telegram-Nachricht ablehnen (Diesmal nicht), mit der Schaltfläche Ablehnen in seiner E-Mail oder unter Mein Zeitplan im Mitgliederportal. Wenn er das tut:
- Die Zuweisung wechselt zu Abgelehnt (mit seinem Grund, falls er einen angegeben hat).
- Die Leiter des Teams werden benachrichtigt — in ihren In-App-Benachrichtigungen, auf Telegram, wenn sie Telegram-Benachrichtigungen eingeschaltet haben, sonst per E-Mail. (Hat das Team keinen Leiter, werden Ihre Gemeindeadministratoren benachrichtigt.)
- Hat das Team Automatisch Ersatz auswählen, wenn jemand ablehnt eingeschaltet (und ist nicht auf Nur manuell gestellt), wird die nächste Person in der Rotation automatisch eingeladen. Nach einigen Versuchen (standardmäßig 3) hört es auf und überlässt den Platz einem Leiter.
- Andernfalls ist der Platz einfach wieder offen, und der Leiter findet mit den folgenden Werkzeugen jemanden.
Die Absage-Benachrichtigung des Leiters auf Telegram
Auf Telegram hat die Absage-Benachrichtigung drei Schaltflächen:
- 🔁 Vertretung finden — vermerkt, dass der Platz einen Ersatz braucht.
- ↩️ Erneut einladen — fragt dieselbe Person noch einmal. Ist sie inzwischen für etwas eingeplant, das sich überschneidet, nennt der Bot es und bietet Trotzdem erneut einladen an.
- 📅 Veranstaltung ansehen — antwortet mit einem Link zur Veranstaltung.
Die E-Mail-Version hat eine Schaltfläche Dienstplan öffnen, die Sie zu diesem Team im Zeitplanraster führt.
Einen Ersatz finden
Nutzen Sie das Werkzeug, das zur Situation passt:
| Werkzeug | Wo | Am besten, wenn |
|---|---|---|
| Zuweisen | Veranstaltung → Tab Dienst → die Position → Zuweisen | Sie wissen, wen Sie möchten. Das Fenster Freiwillige finden zeigt, wer verfügbar ist, wer kürzlich gedient hat und wer einen Konflikt hat. |
| Automatisch | Veranstaltung → Tab Dienst → die Position → Automatisch | Sie möchten, dass die beste verfügbare Person für Sie ausgewählt wird. |
| Besetzungsanfrage senden | Veranstaltung → Tab Dienst → Menü Position bearbeiten der Position | Sie möchten mehrere Personen gleichzeitig fragen und den Platz demjenigen geben, der zuerst antwortet. Siehe Fill Requests: Offene Plätze ausschreiben, Wer-zuerst-Kommt-Gewinnt. |
| Zum Dienst einladen / Erneut einladen | Zeitplanraster → auf die Zelle der Person klicken | Sie arbeiten über mehrere Wochen gleichzeitig. Siehe Zeitplanraster, Teamliste und Woche vorwärts kopieren. |
| Offen für Anmeldungen | Veranstaltung → Tab Dienst → Menü Position bearbeiten der Position | Jeder im Team kann sie sich selbst über Einen Platz übernehmen im Portal holen. Siehe Freiwilligen-Selbstanmeldung. |
/openslots |
Der Telegram-Bot Ihrer Gemeinde | Sie sind nicht am Computer. Er listet jede unbesetzte Position der nächsten 2 Wochen mit einer Schaltfläche Besetzen auf. |
Tipp: Bei dringenden Lücken (die Veranstaltung ist nur noch Tage entfernt) funktioniert eine Besetzungsanfrage an 2–3 bestimmte Personen meist schneller, als darauf zu warten, dass sich jemand von selbst meldet.
Tipp: Ermutigen Sie Teammitglieder, in ihren Planungseinstellungen im Portal Ich kann bei Bedarf kurzfristig einspringen anzuhaken. Das zeigt den Leitern, wer bereit ist, kurzfristig einzuspringen.
Tausch: Wenn der Freiwillige selbst Ersatz findet
Statt abzulehnen, kann ein Freiwilliger unter Mein Zeitplan Tausch vorschlagen — und seinen Platz einem Teamkollegen oder seinem ganzen Team anbieten. Sobald jemand annimmt, aktualisiert sich der Dienstplan von selbst. Siehe Tausch- und Handelsanfragen.
Automatische Erinnerungen und Ablauf
Jedes Team kann entscheiden, was geschieht, wenn jemand einfach nicht antwortet — unter Planungseinstellungen im Tab Details des Teams:
- Nicht bestätigte Personen erinnern (Tage vor der Veranstaltung) — zum Beispiel „4, 2".
- Fortfahren, wenn jemand nicht antwortet mit einer Antwortfrist (Tage nach der Einladung) — die unbeantwortete Einladung läuft ab, und die nächste Person in der Rotation wird automatisch eingeladen.
Siehe Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen, Vertretungseinladungen und Abwesenheitsabzeichen.
Vertretungsanfragen für Klassenlehrer
Klassen (Sonntagsschule und andere Unterrichtspläne) haben ihren eigenen Ablauf für Vertretungsanfragen. Ein Lehrer, der nicht unterrichten kann, tippt unter Mein Zeitplan bei der Klasse auf Vertretung gesucht?, und Administratoren sehen die Anfrage unter Aufmerksamkeit erforderlich → Planung → Offene Vertretungsanfragen, wo sie Lehrer einladen, Erinnerung senden oder Anfrage abbrechen können. Dieser Ablauf wird in Vertretungsanfragen und, aus Sicht des Lehrers, in Eine Lehrervertretung anfordern behandelt.