Vertretungsanfragen

Wenn ein/e Freiwillige/r eine Dienstzuweisung ablehnt, ist es entscheidend, schnell eine Ersatzperson zu finden. Das Vertretungsanfragesystem von TimelyChurch automatisiert diesen Prozess, indem es eine Anfrage erstellt, geeignete Ersatzkräfte identifiziert und diese benachrichtigt.

Wie Vertretungsanfragen funktionieren

Automatische Erstellung

Wenn ein/e Freiwillige/r eine Zuweisung ablehnt, prüft das System automatisch, ob eine Vertretungsanfrage erstellt werden sollte:

1. Der/die Freiwillige lehnt die Zuweisung ab (optional mit einem Grund).
2. Das System prüft, ob der Dienstbedarf noch unbesetzt ist (d. h. es gibt nicht genug bestätigte/ausstehende Freiwillige, um die benötigte Anzahl zu erfüllen).
3. Das System prüft, ob die Veranstaltung noch in der Zukunft liegt.
4. Das System prüft, ob bereits eine offene Vertretungsanfrage für diese Position vorhanden ist.
5. Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird automatisch eine neue Vertretungsanfrage erstellt.

Die Dringlichkeitsstufe wird danach festgelegt, wie bald die Veranstaltung ist:

• Dringend -- Die Veranstaltung findet innerhalb von 3 Tagen statt
• Normal -- Die Veranstaltung ist mehr als 3 Tage entfernt

Manuelle Erstellung

Administratoren können auch manuell Vertretungsanfragen erstellen, wenn ein/e Freiwillige/r absagt oder außerhalb des normalen Ablehnungsworkflows nicht verfügbar wird.

Details der Vertretungsanfrage

Jede Vertretungsanfrage enthält:

Geeignete Vertretungen finden

Wenn eine Vertretungsanfrage erstellt wird, kann das System geeignete Ersatzfreiwillige identifizieren, indem es prüft:

1. Aktive Teammitglieder -- Nur Mitglieder des Dienstteams, die die relevante Position haben
2. Verfügbarkeit -- Mitglieder, die am Veranstaltungsdatum nicht als nicht verfügbar (gesperrtes Datum) markiert sind
3. Keine Konflikte -- Mitglieder, die dieser Veranstaltung oder einer anderen zeitgleich stattfindenden Veranstaltung nicht bereits zugewiesen sind

Diese Filterung stellt sicher, dass nur wirklich verfügbare und qualifizierte Freiwillige kontaktiert werden.

Freiwillige einladen

Administratoren können bestimmte Freiwillige einladen, eine offene Vertretungsanfrage zu füllen:

1. Öffnen Sie die Vertretungsanfrage.
2. Sehen Sie sich die Liste der verfügbaren Freiwilligen an.
3. Wählen Sie die Freiwilligen aus, die Sie einladen möchten.
4. Klicken Sie auf Einladungen senden.

Das System:

• Erfasst, welche Freiwilligen eingeladen wurden (gespeichert im Array invited_volunteers)
• Sendet E-Mail-Benachrichtigungen an die eingeladenen Freiwilligen
• Aktualisiert den Benachrichtigungszeitstempel und die Anzahl

Benachrichtigungsinhalt

Eingeladene Freiwillige erhalten eine E-Mail mit:

• Name und Datum der Veranstaltung
• Der Position, die besetzt werden muss
• Dem Grund, warum eine Vertretung benötigt wird
• Einem Link zum Mitgliederportal, wo sie die Anfrage annehmen können

Eine Vertretungsanfrage erfüllen

Wenn ein/e Freiwillige/r zustimmt, den offenen Slot zu füllen:

1. Die Vertretungsanfrage wird als Erfüllt markiert.
2. Die Personen-ID des/der erfüllenden Freiwilligen wird erfasst.
3. Ein Zeitstempel der Erfüllung wird gespeichert.
4. Eine neue Zuweisung wird automatisch für die Position erstellt und verknüpft den/die neue/n Freiwillige/n mit dem Dienstbedarf.

Eine Vertretungsanfrage absagen

Wenn die Vertretung nicht mehr benötigt wird (z. B. die Veranstaltung wurde abgesagt oder der/die ursprüngliche Freiwillige hat seine/ihre Meinung geändert), kann die Anfrage abgesagt werden:

1. Öffnen Sie die Vertretungsanfrage.
2. Klicken Sie auf Anfrage absagen.
3. Der Status ändert sich zu „Abgesagt".

Automatische Erinnerungen

Das System enthält einen Geltungsbereich zum Auffinden von Vertretungsanfragen, die Erinnerungen benötigen:

• Die Anfrage muss noch offen sein
• Die zugehörige Veranstaltung muss in der Zukunft liegen (starts_at >= heute)
• Entweder wurde noch keine Benachrichtigung gesendet, oder die letzte Benachrichtigung wurde vor mehr als 24 Stunden gesendet

Dadurch kann das System periodische Erinnerungen an eingeladene Freiwillige für nicht erfüllte Vertretungsanfragen senden.

Dringlichkeitsstufen

Die Dringlichkeitsstufe wird automatisch festgelegt, wenn eine Vertretungsanfrage aufgrund einer Ablehnung automatisch erstellt wird, kann aber von einem Administrator manuell angepasst werden.

Integration mit dem Ablehnungsworkflow

Das Vertretungsanfragesystem ist eng mit dem Ablehnungsprozess für Zuweisungen verknüpft:

1. Freiwillige/r erhält eine Zuweisungs-Benachrichtigungs-E-Mail.
2. Freiwillige/r klickt auf den Link Ablehnen in der E-Mail (oder lehnt über das Portal ab).
3. Der Zuweisungsstatus ändert sich zu „Abgelehnt".
4. Der Ablehnungsgrund wird erfasst.
5. Wenn die Position nicht mehr vollständig besetzt ist und die Veranstaltung in der Zukunft liegt, wird automatisch eine Vertretungsanfrage erstellt.
6. Das System prüft, ob bereits eine offene Vertretungsanfrage für diesen Bedarf vorliegt. Wenn ja, wird kein Duplikat erstellt.
7. Der Administrator wird über die Ablehnung und die offene Vertretungsanfrage benachrichtigt.

Tipp: Verwenden Sie bei dringenden Vertretungsanfragen die Einladefunktion, um direkt 2-3 bestimmte Freiwillige einzuladen, anstatt zu warten, dass sich jemand freiwillig meldet. Dies erhöht die Chance erheblich, die Position schnell zu besetzen.

Tipp: Ermutigen Sie Teammitglieder, in ihren Portal-Einstellungen die Präferenz „Kurzfristige Vertretung möglich" zu aktivieren. So lässt sich leicht erkennen, wer bereit ist, kurzfristig einzuspringen, wenn dringende Vertretungsanfragen entstehen.