Familienverwaltung

Familien in TimelyChurch verbinden einzelne Personendatensätze zu Haushaltseinheiten. Dies macht es einfach, zu sehen, wer zusammenlebt, Adressen zu teilen, Check-in-Berechtigungen zu verwalten und mit ganzen Haushalten zu kommunizieren. Eine Person kann bei Bedarf mehr als einer Familie angehören.

Warum Familien verwenden?

• Das vollständige Bild sehen -- Zeigen Sie alle Mitglieder eines Haushalts zusammen auf einem Bildschirm an.
• Adressen teilen -- Wenn ein Familienmitglied die Familienadresse erbt, müssen Sie sie nur an einer Stelle aktualisieren.
• Check-in-Sicherheit -- Familienrollen bestimmen, wer Kinder abholen darf und wer als Vormund oder Notfallkontakt gelistet ist.
• Kommunikation -- Senden Sie Post oder Nachrichten an ganze Haushalte statt an einzelne Personen.
• Verzeichnis -- Die Seite „Familien" zeigt Ihre Gemeinde nach Haushalt organisiert.

Familien anzeigen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Familien zu sehen:

• Die Seite „Familien" -- Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Personen und klicken Sie auf Familien. Sie sehen eine Karte für jede Familie mit ihren Mitgliedern und deren Rollen. Verwenden Sie das Feld Suchen..., um eine Familie nach ihrem Namen oder nach dem Vor- oder Nachnamen eines Mitglieds zu finden, wählen Sie im Statusmenü Nur Aktive, Alle Familien oder Nur inaktive und klicken Sie auf Suchen. Die Schaltfläche Familie erstellen befindet sich oben rechts.
• Der Tab „Familien" auf der Personenseite -- Klicken Sie auf der Seite Personen & Familien auf den Tab Familien neben Personen. Dieselben Familienkarten erscheinen, mit einem Statusmenü und einer Schaltfläche Familie erstellen.

Enthält Ihre Rolle Personen, aber nicht Familien, öffnet der Seitenleisteneintrag Familien stattdessen den Tab „Familien" auf der Personenseite.

Eine neue Familie erstellen

Aus dem Profil einer Person

1. Öffnen Sie das Profil der Person und gehen Sie zum Tab Familie.
2. Klicken Sie auf Familie erstellen (oder auf Zur Familie hinzufügen, um die Person in eine bereits bestehende Familie zu setzen).
3. Geben Sie den Familiennamen ein (zum Beispiel „Familie Müller").
4. Weisen Sie dieser Person eine Rolle zu (siehe Rollenoptionen unten).
5. Suchen Sie optional nach anderen vorhandenen Personen und fügen Sie sie als zusätzliche Mitglieder hinzu, wobei jeder eine Rolle zugewiesen wird.
6. Klicken Sie auf Familie erstellen.

Von der Personenseite oder der Seite „Familien"

1. Öffnen Sie auf der Personenseite das Menü Person hinzufügen ▾ und wählen Sie Familie erstellen -- oder klicken Sie auf der Seite „Familien" bzw. dem Tab „Familien" auf Familie erstellen.
2. Geben Sie den Familiennamen ein.
3. Auf der Personenseite können Sie außerdem unter Familienmitglieder hinzufügen nach Personen suchen und sie hinzufügen, wobei jeder Person eine Rolle zugewiesen wird. (Sie können auch zuerst eine leere Familie erstellen und die Mitglieder danach hinzufügen.)
4. Klicken Sie auf Familie erstellen.

Familienrollen

Wenn Sie jemanden zu einer Familie hinzufügen, weisen Sie ihm eine Rolle zu, die seine Beziehung innerhalb des Haushalts beschreibt:

Tipp: Das Hinzufügen einer Person zu einer Familie gibt ihr keine Kindersicherheitsberechtigungen -- Erziehungsberechtigter, Autorisierte Abholung und Notfallkontakt sind zunächst alle aus. Aktivieren Sie sie für jeden Erwachsenen (siehe Vormund- und Check-in-Berechtigungen). Eine Abkürzung: Wenn Sie die Rolle eines Erwachsenen auf dem Tab Familie seines Profils auf Haushaltsvorstand, Ehegatte/Ehegattin, Elternteil, Stiefelternteil oder Vormund ändern, aktiviert TimelyChurch für ihn Vormund, Abholung und Notfall.

Mitglieder zu einer bestehenden Familie hinzufügen

Eine vorhandene Person hinzufügen

1. Öffnen Sie die Familie (entweder über den Tab „Familie" im Profil eines Mitglieds oder von der Seite „Familien" durch Klicken auf den Familiennamen).
2. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen. Der Dialog Familienmitglied hinzufügen öffnet sich auf Vorhandene auswählen.
3. Suchen Sie unter Person auswählen nach der Person.
4. Wählen Sie sie aus den Suchergebnissen aus.
5. Wählen Sie ihre Rolle in der Familie und aktivieren Sie bei Bedarf Hauptkontakt, Erhält Familienpost oder Familienadresse übernehmen.
6. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.

Eine neue Person erstellen und zur Familie hinzufügen

Wenn die Person noch nicht in Ihrem Verzeichnis vorhanden ist:

1. Öffnen Sie die Familie.
2. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen und wechseln Sie dann zu Neu erstellen.
3. Füllen Sie die Details der neuen Person aus:
   • Vorname und Nachname (erforderlich; der Nachname ist aus dem Familiennamen vorausgefüllt)
   • E-Mail, Mobiltelefon, Geburtsdatum, Geschlecht (optional)
   • Rolle in der Familie (erforderlich)
4. Aktivieren Sie optional Familienadresse übernehmen, um die Adresse der Familie auf die neue Person zu kopieren.
5. Klicken Sie auf Erstellen & Hinzufügen.

Die neue Person wird in Ihrem Verzeichnis erstellt und sofort mit der Familie verknüpft.

Tipp: Wenn „Familienadresse übernehmen" aktiviert ist, wird die Adresse der Familie automatisch in das Profil der neuen Person kopiert. Dadurch müssen Sie dieselbe Adresse nicht mehrfach für jedes Familienmitglied eingeben.

Familienmitglieder verwalten

Die Rolle eines Mitglieds aktualisieren

1. Öffnen Sie die Familie.
2. Suchen Sie das Mitglied, das Sie aktualisieren möchten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben seinem Namen. Der Dialog Mitglied bearbeiten öffnet sich.
4. Ändern Sie die Einstellungen Rolle, Hauptkontakt, Erhält Familienpost oder Familienadresse übernehmen.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Sie können die Rolle eines Mitglieds auch über das Dropdown auf dem Tab Familie seines Profils ändern.

Vormund- und Check-in-Berechtigungen

Für Familien mit Kindern enthält der Abschnitt Kindersicherheit des Dialogs Mitglied bearbeiten diese Einstellungen für jedes erwachsene Mitglied:

• Gesetzlicher Vormund -- Ist diese Person ein gesetzlicher Vormund der Kinder?
• Autorisierte Abholung -- „Legt fest, wer das Kind beim Check-out abholen darf. Aktivieren Sie dies auch für gesetzliche Erziehungsberechtigte — ein Erziehungsberechtigter darf nur abholen, wenn dies aktiviert ist."
• Notfallkontakt -- Soll diese Person als Notfallkontakt gelistet sein?
• Check-in-Benachrichtigungen -- Wenn aktiviert, wird dieser Erziehungsberechtigte benachrichtigt, wenn ein Kind der Familie ein- oder ausgecheckt wird (wenn Ihre Gemeinde Eltern-Benachrichtigungen aktiviert hat).
• Notfallpriorität (1–10) -- Wenn es mehrere Notfallkontakte gibt, welche Priorität hat dieser? (1 = zuerst anrufen)
• Sorgerechtshinweise -- Wichtige Sorgerechts- oder Sicherheitsinformationen

Klicken Sie auf Änderungen speichern, um sie zu behalten. Sie können Vormund, Abholung, Notf. und Check-in-Benachrichtigungen auch mit einem Klick auf dem Tab Familie im Profil der Person ein- und ausschalten.

Tipp: Nur Erwachsene (ab 18 Jahren) können Vormund-, Abhol- und Notfallkontaktberechtigungen haben. Bei einem Kind sagt der Dialog „Minderjährige können keine Berechtigungen für Erziehungsberechtigte, Abholung oder Notfälle haben."

Ein Mitglied aus einer Familie entfernen

1. Öffnen Sie die Familie (oder den Tab Familie im Profil der Person).
2. Suchen Sie das Mitglied, das Sie entfernen möchten.
3. Klicken Sie auf die Entfernen-Schaltfläche neben dem Namen (im Profil heißt sie Aus Familie entfernen).
4. Bestätigen Sie die Aktion.

Das Entfernen einer Person aus einer Familie löscht nicht ihren Personendatensatz. Es entfernt nur die Familienverbindung. Ihr individuelles Profil und alle anderen Daten bleiben intakt.

Familiendetails aktualisieren

1. Öffnen Sie die Familie (von der Seite „Familien" oder über den Tab „Familie" eines Mitglieds).
2. Bearbeiten Sie die Familiendetails:
   • Familienname
   • E-Mail
   • Festnetz
   • Umschlag-Nr. (für die Spendenverfolgung)
   • Jubiläum
   • Adresse -- Straße, Wohnung/Suite, Stadt, Bundesland/Kanton, Postleitzahl
3. Eine Leiste „Sie haben nicht gespeicherte Änderungen" erscheint. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Eine Familie deaktivieren oder löschen

Eine Familie deaktivieren

1. Öffnen Sie die Familie.
2. Klicken Sie neben dem Familiennamen auf Deaktivieren.
3. Die Familie wird als inaktiv markiert. Sie verschwindet aus der Standard-Familienliste (und aus der Zählung aktiver Familien), aber der Datensatz und alle Mitgliederverknüpfungen bleiben erhalten. Um sie wiederzufinden, stellen Sie das Statusmenü der Familien auf Nur inaktive, öffnen Sie die Familie und klicken Sie auf Aktivieren.

Eine Familie löschen

1. Öffnen Sie die Familie.
2. Klicken Sie neben dem Familiennamen auf Löschen.
3. Bestätigen Sie, indem Sie im Dialogfeld auf Familie löschen klicken.

Der Dialog erklärt: „Dadurch wird nur die Familiengruppe gelöscht. Die Personen verbleiben in Ihrem Verzeichnis — sie sind lediglich nicht mehr mit dieser Familie verknüpft." Alle Mitglieder werden sofort entkoppelt und die Familie wird entfernt -- der Personendatensatz von niemandem wird gelöscht oder aus dem Verzeichnis entfernt. Alle, die zur Familie gehörten, bleiben unter Personen erhalten; sie sind lediglich nicht mehr diesem Haushalt zugeordnet.

Das Löschen einer Familie erfordert die Berechtigung Löschen für Familien. Eine gelöschte Familie erscheint nicht in der Familienliste; deaktivieren Sie sie daher stattdessen, wenn Sie den Haushalt möglicherweise wieder brauchen.

Familienanfragen (Mitgliederportal)

Mitglieder ohne Familie können über das Mitgliederportal beantragen, einem bestehenden Haushalt beizutreten: Sie suchen nach Name und klicken auf Beitreten. Dafür gibt es keine Warteschlange auf Mitarbeiterseite -- nur der Haushaltsvorstand oder Ehegatte/Ehegattin der Zielfamilie kann die Anfrage sehen und auf der eigenen Seite „Meine Familie" genehmigen oder ablehnen.

Die vollständige Beschreibung von Mitglieder- und Familienseite finden Sie unter Familienanfragen.

Wie Familien mit anderen Funktionen zusammenarbeiten

• Personenverzeichnis -- Verwenden Sie die Seite „Familien" oder den Tab „Familien", um Ihr Verzeichnis nach Haushalt zu durchsuchen.
• Check-in -- Familienrollen bestimmen die Abholberechtigung und den Vormund-Status für den Kinder-Check-in.
• Import -- Beim Import aus einer anderen Gemeinde-App kann TimelyChurch automatisch Familien erstellen und Mitglieder basierend auf Haushaltsdaten in Ihrer CSV-Datei verknüpfen.
• Zusammenführen -- Beim Zusammenführen doppelter Personendatensätze werden Familienmitgliedschaften aus beiden Datensätzen kombiniert.
• Mitgliederportal -- Mitglieder können Familienanfragen stellen, um einer bestehenden Familie hinzugefügt zu werden; der Haushaltsvorstand oder Ehegatte/Ehegattin dieser Familie genehmigt oder lehnt sie ab, nicht Mitarbeiter.

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