Ihr Personenverzeichnis verwalten

Das Personenverzeichnis ist der zentrale Hub für alle Personen, die mit Ihrer Gemeinde verbunden sind -- Mitglieder, regelmäßige Besucher, Erstbesucher und mehr. Von hier aus können Sie Personendatensätze suchen, filtern, anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und archivieren, um Ihre Gemeindedatenbank organisiert und aktuell zu halten.

Ihr Personenverzeichnis anzeigen

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Personen und klicken Sie auf Personen.

2. Die Seite trägt den Titel Personen & Familien. Sie sehen eine Liste Ihrer aktiven Personen, alphabetisch nach Vornamen sortiert.

3. Direkt unterhalb des Seitentitels befinden sich zwei Tabs: Personen und Familien, jeweils mit einer Live-Anzahl. Bleiben Sie auf Personen für das Verzeichnis, oder wechseln Sie zu Familien, um Personen nach Haushalt gruppiert anzuzeigen.

4. Verwenden Sie das Dropdown-Menü Ansichten (das erste Bedienelement in der Symbolleiste, mit der aktuellen Ansicht beschriftet, standardmäßig Aktive Personen), um zu einer vordefinierten Ansicht mit ihrer Anzahl zu wechseln:

   • Aktive Personen -- alle aktiven Personen (die Standardansicht)
   • Alle Personen -- aktive und inaktive Personen zusammen
   • Familien -- die Haushaltsansicht
   • Unter Schnellfilter: Mitglieder, Besucher, Regelmäßige Besucher, Geburtstage heute, Geburtstage diesen Monat, Inaktiv und Archiviert

   Die Auswahl filtert die Liste sofort.Die Auswahl filtert die Liste sofort.

Tipp: Die Anzahl unter dem Seitentitel zeigt, wie viele Personen aktuell angezeigt werden. Wenn ein Filter oder eine Suche aktiv ist, wird auch die gefilterte Gesamtzahl „von" der Gesamtanzahl angezeigt.

Tipp: Hat TimelyChurch mögliche doppelte Datensätze gefunden, erscheint oben auf dieser Seite ein gelbes Banner Duplikate gefunden. Klicken Sie darauf, um sie zu prüfen -- siehe Duplikaterkennung und Zusammenführen.

Anzeigemodi wechseln

Im Tab Personen bietet TimelyChurch zwei Möglichkeiten, einzelne Personen anzuzeigen:

• Listenansicht -- Eine Tabelle mit Name, Telefon, Status, Alter, Familie und Geburtstag. Am besten geeignet, um schnell viele Datensätze zu durchsuchen.
• Rasteransicht -- Ein kartenbasiertes Layout, das Fotos und wichtige Details auf einen Blick zeigt.

Um zwischen ihnen zu wechseln, verwenden Sie die Listen- und Raster-Symbole am rechten Ende der Symbolleiste.

In der Listenansicht können Sie mit der Schaltfläche Spalten wählen, welche Spalten angezeigt werden (Telefon, Status, Alter, Familie, Geburtstag und beliebige Ihrer benutzerdefinierten Felder).

Um stattdessen Haushaltsbeziehungen zu sehen, wechseln Sie oben auf der Seite zum Tab Familien.

Personen suchen

1. Klicken Sie auf das Suchfeld in der Symbolleiste (es lautet „Versuchen Sie: Jungen, Frauen, Jugendliche, Alter 25 oder einen beliebigen Namen...").
2. Geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer, eine Stadt, einen Mitgliedschaftsstatus oder ein anderes Detail ein.
3. Die Liste aktualisiert sich während der Eingabe. Drücken Sie die Eingabetaste, um sofort zu suchen, oder klicken Sie auf das × im Feld, um die Suche zu löschen.

Intelligente Suchbegriffe

TimelyChurch versteht natürliche Sprachschlüsselwörter, damit Sie so suchen können, wie Sie denken:

Sie können sogar Schlüsselwörter mit Namen kombinieren, zum Beispiel: women Sarah findet weibliche Personen ab 18 Jahren namens Sarah.

Tipp: Die Intelligente Suche durchsucht auch benutzerdefinierte Feldwerte. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld wie „Allergien" erstellt haben, findet die Suche nach „Erdnuss" jeden, bei dem dies eingetragen ist.

Personen filtern

Für präzisere Ergebnisse verwenden Sie das Panel Filter in der Symbolleiste:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter (neben dem Suchfeld).
2. Wählen Sie aus den verfügbaren Filteroptionen:
   • Mitgliedschaftsstatus -- einer der Mitgliedschaftsstatus (Mitglied, Regelmäßiger Besucher, Besucher, Teilnehmer, In Bearbeitung, Kein Mitglied mehr, Inaktiv, Ehemalig, Kampagnenspender)
   • Geschlecht -- Männlich oder Weiblich
   • Familienstand -- Ledig, Verheiratet, Geschieden oder Verwitwet
   • Geburtstag -- Geburtstag heute oder Geburtstag diesen Monat
   • Mindestalter und Höchstalter -- ein Altersbereich (zum Beispiel 5 bis 12)
   • Gruppe / Team -- Personen in einer bestimmten Gruppe, Klasse oder einem Team
   • Mit E-Mail / Mit Telefon -- Personen mit oder ohne E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
   • Aktiver Status -- Nur Aktive, Alle Personen oder Nur Inaktive
   • Im Verzeichnis -- Nur sichtbar oder Nur ausgeblendet
   • Kann kommentieren -- Kann kommentieren oder Kann nicht kommentieren
   • Archiviert -- Nur Aktive, Nur archivierte oder Archivierte einschließen
   • Filter für benutzerdefinierte Felder -- klappen Sie diesen Abschnitt auf, um nach beliebigen Ihrer benutzerdefinierten Felder zu filtern
3. Klicken Sie auf Anwenden, um die Liste zu aktualisieren.

Tipp: Wenn Filter aktiv sind, ist die Schaltfläche Filter hervorgehoben. Klicken Sie im Panel auf Löschen, um zur Standardansicht zurückzukehren.

Tippen Sie auf einem Telefon auf das Filtersymbol neben dem Suchfeld, um einen kürzeren Satz von Filtern zu öffnen (Status, Geschlecht, Geburtstag, Aktiv), und tippen Sie dann auf Anwenden.

Gespeicherte Listen

Wenn Sie immer wieder dieselben Filter verwenden, speichern Sie sie als Liste. Sobald mindestens ein Filter angewendet ist, klicken Sie auf Als Liste speichern, geben Sie einen Namen ein (zum Beispiel „Kinder 5--12"), und sie erscheint im Dropdown-Menü Listen neben dem Dropdown-Menü „Ansichten", mit einer Live-Anzahl. Eine Liste speichert Ihre Filter, keine feste Gruppe von Personen, und ist daher immer aktuell.

Die vollständige Anleitung finden Sie unter Gespeicherte Listen (Smart Lists).

Personen hinzufügen

Alle Möglichkeiten zum Hinzufügen von Personen befinden sich im Dropdown-Menü Person hinzufügen (die blaue Schaltfläche mit dem Pfeilsymbol oben rechts auf der Seite). Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel Personen hinzufügen.

• Person hinzufügen -- Ein Formular zur Eingabe von Details für eine Person
• Mehrere schnell hinzufügen -- Fügen Sie schnell mehrere Personen nur mit Namen und optionaler E-Mail-Adresse hinzu
• Aus Datei importieren -- Laden Sie eine Tabelle hoch, um viele Personen auf einmal hinzuzufügen
• Familie erstellen -- Starten Sie einen neuen Haushaltsdatensatz
• Personen eine E-Mail senden -- Starten Sie eine neue E-Mail an Personen in Ihrem Verzeichnis

Sie sehen nur die Einträge, die Ihre Rolle erlaubt. Zum Beispiel erfordert Aus Datei importieren die Berechtigung Importieren für Personen & Familien, und Familie erstellen erfordert die Berechtigung, Familien zu erstellen.

Neben der Schaltfläche Person hinzufügen finden Sie außerdem Benutzerdefinierte Felder (öffnet Ihre Einstellungen für benutzerdefinierte Felder) und CSV exportieren (lädt Ihr gesamtes Verzeichnis herunter -- Personen auf dem Tab „Personen", Familien auf dem Tab „Familien"). Siehe Daten importieren und exportieren.

Eine Person bearbeiten

1. Klicken Sie auf den Namen einer Person, um ihr Profil zu öffnen.
2. Klicken Sie auf dem Tab Übersicht auf Profil bearbeiten.
3. Aktualisieren Sie die Informationen, die Sie ändern möchten -- Name, Kontaktdaten, Adresse, Mitgliedschaftsstatus, Foto, benutzerdefinierte Felder und mehr.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen.

Eine vollständige Übersicht über jedes Feld im Profil finden Sie im Artikel Personenprofil.

Eine Person deaktivieren

Wenn jemand nicht mehr an der Gemeinde teilnimmt, Sie den Datensatz aber behalten möchten:

1. Öffnen Sie das Profil der Person.
2. Klicken Sie auf das Menü Aktionen (die Schaltfläche ⋮, oben rechts im Profil).
3. Wählen Sie Deaktivieren.
4. Die Person wird als inaktiv markiert und aus der Standardansicht für Personen ausgeblendet.

Um inaktive Personen später zu finden, wählen Sie Inaktiv aus dem Dropdown-Menü Ansichten oder setzen Sie den Filter Aktiver Status auf „Nur Inaktive".

Tipp: Deaktivieren unterscheidet sich vom Archivieren. Eine deaktivierte Person existiert noch in Ihrer Datenbank und kann jederzeit reaktiviert werden (das gleiche Menüelement lautet dann Aktivieren). Ihre Daten bleiben erhalten.

Hinweis: Das Menü Aktionen ermöglicht auch Zum Team einladen, E-Mail senden, Anmeldelink senden, Profilaktualisierungslink kopieren, Profile zusammenführen und Kommentare deaktivieren / Kommentare aktivieren für diese Person. Siehe Personenprofil-Übersicht.

Eine Person archivieren

Wenn Sie jemanden vollständig aus Ihrem aktiven Verzeichnis entfernen müssen:

1. Öffnen Sie das Profil der Person.
2. Klicken Sie auf das Menü Aktionen.
3. Wählen Sie Archivieren.
4. Die Person erscheint standardmäßig in keiner Ansicht mehr, aber ihre Daten bleiben erhalten.

Eine archivierte Person verschwindet auch aus Klassenlisten und Gruppenmitgliederlisten. Ihre Mitgliedschaften bleiben erhalten; wenn Sie die Person wiederherstellen, erscheint sie wieder in ihren Klassen und Gruppen.

So finden Sie archivierte Personen:

1. Gehen Sie zur Personenseite.
2. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Ansichten und wählen Sie Archiviert (oder öffnen Sie Filter und setzen Sie Archiviert auf „Nur Archivierte").
3. Sie sehen alle archivierten Datensätze.

Eine archivierte Person wiederherstellen

1. Suchen Sie die archivierte Person über die Archiv-Ansicht oder den Filter.
2. Klicken Sie auf ihren Namen.
3. Öffnen Sie das Menü Aktionen und klicken Sie auf Wiederherstellen, um sie in Ihr aktives Verzeichnis zurückzubringen.

Eine Person dauerhaft löschen

1. Öffnen Sie das Profil der Person.
2. Öffnen Sie das Menü Aktionen und klicken Sie auf Dauerhaft löschen.
3. Bestätigen Sie die Aktion im Dialog. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Tipp: Das dauerhafte Löschen entfernt alle mit dieser Person verknüpften Daten. Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie sicher sind, dass der Datensatz nicht mehr benötigt wird.

Archivieren und Löschen erfordern die Berechtigung Löschen für Personen & Familien (in Vollzugriff enthalten).

Massenaktionen

Sie können in der Listenansicht mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten:

1. Aktivieren Sie in der Personenliste die Kontrollkästchen neben den Personen, die Sie verwalten möchten (oder verwenden Sie das Kopfzeilenkontrollkästchen, um alle auszuwählen).
2. Oben in der Liste erscheint eine Massenaktionsleiste, die anzeigt, wie viele ausgewählt sind.
3. Wählen Sie eine Aktion:
   • In Automatisierung einschreiben -- Fügen Sie die ausgewählten Personen einer Ihrer aktiven E-Mail-Automatisierungen hinzu. Wählen Sie die Automatisierung und klicken Sie auf Personen einschreiben; wer bereits eingeschrieben ist, wird übersprungen. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn Sie mindestens eine aktive Automatisierung haben und Ihre Rolle E-Mail-Kampagnen bearbeiten darf.
   • Archivieren -- Ausgewählte Personen auf einmal archivieren
   • Löschen -- Ausgewählte Personen dauerhaft entfernen
   • Löschen -- Auswahl aufheben

Archivieren und Löschen erscheinen nur, wenn Ihre Rolle die Berechtigung Löschen für Personen & Familien hat.

Wer was sieht

Was Sie auf der Personenseite sehen und tun können, hängt von Ihrer Rolle ab:

• Anzeigen erlaubt Ihnen, das Verzeichnis zu durchsuchen und Profile zu öffnen.
• Erstellen und Bearbeiten erlauben Ihnen, Personen hinzuzufügen und ihre Details zu ändern.
• Löschen, Importieren und Exportieren sind eigene Berechtigungen zum Archivieren oder Löschen von Personen, zum Importieren einer Datei und zum Herunterladen der CSV. Vollzugriff umfasst alle.

Ist die Reichweite Ihrer Rolle auf Ihre Teams gesetzt, sehen Sie nur die Personen in den Teams, die Sie leiten. Siehe Was Teamleitungen in Personen und Familien sehen.

Verwandte Artikel

• Personenprofil-Übersicht
• Personen zu Ihrem Verzeichnis hinzufügen
• Familienverwaltung
• Benutzerdefinierte Felder
• Daten importieren und exportieren
• Tags und Segmente
• Portal-Selbstbedienung
• Gespeicherte Listen (Smart Lists)
• Was Teamleitungen in Personen und Familien sehen