Sicherheitscodes, Etiketten und Kindersicherheit

Kindersicherheit ist die Grundlage des Check-in-Systems von TimelyChurch. Dieser Artikel erklärt, wie Sicherheitscodes funktionieren, wie Etiketten gedruckt werden und wie Allergie- und medizinische Informationen während des gesamten Check-in-Prozesses sichtbar gemacht werden.

Sicherheitscodes

So funktionieren sie

Jedes Mal, wenn eine Person eingecheckt wird, generiert das System einen 6-stelligen Sicherheitscode (zum Beispiel AB2CDE oder 7KN3PR). Der Code verwendet Großbuchstaben und Ziffern, wobei leicht verwechselbare Zeichen weggelassen werden (O und 0, I und 1).

Der Sicherheitscode dient als Matching-Token:

• Er erscheint auf dem Namensschild des Kindes.
• Er erscheint auf dem Sicherheitsetikett des Elternteils.
• Er wird auf der Check-in-Station-Liste neben der eingecheckten Person angezeigt.
• Er wird beim Auschecken des Kindes benötigt.

Hinweis: Sicherheitscodes werden für Kiosk-Check-ins (Selbstbedienung) generiert. Personen, die direkt über eine Klasse oder Veranstaltungssitzung hinzugefügt werden, haben keine Abholzeremonie, sodass sie möglicherweise keinen Code erhalten.

Code verifizieren

Bei der Abholung:

1. Der Elternteil zeigt seinen Sicherheitsnachweis vor.
2. Eine freiwillige Person gibt den 6-stelligen Code im Bereich Verifizieren und auschecken ein und klickt auf Code verifizieren.
3. Das System sucht den aktiven Check-in, der diesem Code entspricht.
4. Wird er gefunden, werden Name, Eincheckzeit und eventuelle Allergiehinweise der Person angezeigt.
5. Bei einem Kind: Eine „Wer holt ab?"-Liste der autorisierten Abholpersonen der Familie erscheint. Der Administrator wählt aus, wer das Kind abholt. Die Schaltfläche Auschecken bestätigen bleibt deaktiviert, bis eine Abholperson ausgewählt ist.
6. Der Administrator klickt auf Auschecken bestätigen, um das Auschecken abzuschließen.

Wenn der Code keinem aktiven Check-in entspricht, gibt das System zurück: „Kein aktiver Check-in mit diesem Code gefunden."

Admin-Überschreibung: Wenn keine der aufgeführten Abholpersonen zutrifft (oder die Familie keine autorisierten Abholpersonen eingetragen hat), kann ein Administrator Abholberechtigung überschreiben (nur Admin) aktivieren, um das Kind ohne Namensauswahl zu entlassen. Diese Option erscheint nur für Admin-Benutzer.

Familien-Check-ins

Wenn eine Besucherfamilie über den Besucherregistrierungsablauf eingecheckt wird (die Schaltfläche Besucher hinzufügen am Kiosk), werden Sicherheitscodes unter Berücksichtigung der Kindersicherheit vergeben:

• Erwachsene in derselben Besuchergruppe teilen einen einzelnen Familiencode, sodass sie sich bequem mit einem Nachweis selbst auschecken können. Dies ist der Familiensicherheitscode, den der Kiosk nach einem Besucher-Check-in anzeigt.
• Jedes Kind erhält seinen eigenen eindeutigen Sicherheitscode, der auf den Etiketten dieses Kindes gedruckt wird.

Dass jedes Kind einen separaten Code erhält, ist beabsichtigt: Es stellt sicher, dass die Entlassung jedes Minderjährigen ein separater, codeverifizierter Vorgang ist. Wenn beispielsweise ein Kind von der Großmutter und ein anderes vom Vater abgeholt wird, wird die Abholung jedes Kindes unabhängig verifiziert, anstatt dass ein einzelner durchgesickerter Code alle Kinder gleichzeitig entlässt.

Bei bestehenden Familien, die die standardmäßige Telefonnummernsuche verwenden, erhält jede Person ebenfalls ihren eigenen individuellen Code (ein Code pro Check-in-Eintrag).

Etikettendrucken

Einzelnes Etikett drucken

1. Klicken Sie in der Liste der eingecheckten Personen an der Check-in-Station auf das Druckersymbol neben dem Namen einer Person.
2. Eine Druckseite öffnet sich in einem neuen Tab und zeigt das Kinderschild und (optional) das Elternsicherheitsetikett.
3. Klicken Sie auf Etiketten drucken (am Computer) oder Auf iPad / Tablet drucken (auf einem Tablet – siehe Check-in-Etiketten auf einem iPad oder Tablet drucken).

Alle Etiketten auf einmal drucken

1. Klicken Sie an der Check-in-Station auf Alles drucken oberhalb der Liste der eingecheckten Personen.
2. Eine Druckvorschau öffnet sich mit Etiketten für alle aktuell eingecheckten Personen.
3. Drucken Sie alle auf einmal im Stapeldruck.

Drucken nach dem Familien-Check-in

Nach Abschluss eines Familien-Check-ins zeigt die Bestätigung alle Sicherheitscodes. Klicken Sie auf Etiketten drucken, um eine Druckvorschau für alle gerade eingecheckten Personen zu öffnen. Diese Druckvorschau öffnet automatisch den Druckdialog des Browsers, sodass Etiketten sofort an den Drucker gesendet werden können.

Was auf Etiketten erscheint

Kindernametag (Standardvorlage)

• Gemeindelogo (oben links)
• Vorname des Kindes (groß, zentriert, fett)
• Klassen-/Gruppenname (z. B. „Kindergarten")
• Raumname (falls die Klasse einen zugewiesenen Raum hat)
• Sicherheitscode (unten rechts, in einem umrahmten Feld)

Elternsicherheitsetikett (Standardvorlage)

• „SICHERHEITSETIKETT"-Kopfzeile mit Schildsymbol (roter Text für Sichtbarkeit)
• Vorname des Kindes
• Sicherheitscode (groß, prominent, mit rotem Rahmen)
• Klassenname
• Eincheckdatum
• Gemeindename

Vorlage Medizinischer Alarm

Für Kinder mit Allergien oder medizinischen Erkrankungen ist im Etikettendesigner eine eigene Vorlage „Medizinischer Alarm" verfügbar:

• Eine prominente „MEDIZINISCHER ALARM"-Kopfzeile in Rot
• Vollständiger Name
• Klassenname
• Allergien in einem rot hervorgehobenen Feld
• Besondere Hinweise
• Sicherheitscode

Allergie- und medizinische Informationen

Woher die Allergiedaten stammen

Allergie- und medizinische Informationen stammen aus benutzerdefinierten Feldern im Profil der Person – den Feldern, mit denen Ihre Kirche in der Kategorie Medizinisch gestartet ist:

• Allergien (z. B. „Erdnüsse, Baumnüsse"). Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen Dietary Restrictions hinzufügen, wird sein Wert ebenfalls in die Allergien übernommen.
• Medical Conditions (z. B. „Hat Asthma – Inhalator in der Tasche"), angezeigt als medizinische Hinweise.

Sie können diese Felder umbenennen, und der Check-in verwendet sie weiterhin. Wurde eines gelöscht, erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld mit genau dem ursprünglichen Namen, um es wiederherzustellen – siehe Benutzerdefinierte Felder.

Wo Allergieinformationen erscheinen

1. Wenn eine Person zum Check-in ausgewählt wird -- Nach einer Telefon- oder Namenssuche erscheinen Allergie- und Gesundheitsbadges, sobald der Freiwillige (oder die Familie) diese Person auswählt. In den Suchergebnissen selbst werden sie nicht angezeigt, sodass eine Suche nie die medizinischen Angaben aller Familienmitglieder auf einmal auflistet.
2. In der eingecheckten Liste -- Sowohl Listen- als auch Raumansicht zeigen Allergieinformationen in rotem Text an.
3. Auf gedruckten Etiketten -- Wenn „Allergien auf Etiketten anzeigen" in den Einstellungen aktiviert ist, werden Allergieinformationen auf dem Namensschild gedruckt.
4. Bei der Code-Verifizierung beim Auschecken -- Allergien erscheinen, wenn der Sicherheitscode nachgeschlagen wird.
5. Auf dem Familien-Auswahlbildschirm des Kiosks -- Sobald ein Familienmitglied angetippt wird, sind seine Allergien unter dem Namen rot hervorgehoben.

Allergiedaten aktuell halten

Allergieinformationen werden im Personeneintrag gespeichert und zum Zeitpunkt des Check-ins in den Check-in-Eintrag kopiert. So aktualisieren Sie die Allergieinformationen einer Person:

1. Gehen Sie zu Personen und öffnen Sie das Profil der Person.
2. Klicken Sie auf Profil bearbeiten und öffnen Sie Zusätzliche Informationen (Benutzerdefinierte Felder).
3. Aktualisieren Sie Allergien und Medical Conditions und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.
4. Die aktualisierten Informationen werden beim nächsten Check-in verwendet.

Bei einem Kind können diese Felder erst gespeichert werden, wenn ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter im Familienportal eingewilligt hat – siehe Übersicht über das Personenprofil.

Wichtig: Änderungen an Allergieinformationen aktualisieren Check-in-Einträge aus früheren Sitzungen nicht rückwirkend. Die Informationen werden zum Zeitpunkt des Check-ins erfasst.

Autorisierte Abholung und Notfallkontakte

Familieneinträge in TimelyChurch können festlegen, welche Erwachsenen berechtigt sind, Kinder abzuholen und wer im Notfall kontaktiert werden soll.

Beim Check-in

Wenn Kinder eingecheckt werden, enthält die Bestätigung für ihre Familien:

• Autorisierte Abholpersonen -- Erwachsene in der Familie, bei denen Autorisierte Abholung aktiviert ist. Ihre Namen, Telefonnummern und Fotos werden in der Kiosk-Bestätigung angezeigt (Zur Abholung berechtigt:).
• Notfallkontakte -- Familienmitglieder, die als Notfallkontakte markiert sind, nach Priorität sortiert (Notfallkontakte:).

Eine Telefonsuche allein liefert diese Informationen nicht mehr -- sie erscheinen nur für die Familien der Kinder, die gerade eingecheckt wurden.

Beim Auschecken

Wenn Sie beim Auschecken den Sicherheitscode eines Kindes verifizieren, erscheinen die autorisierten Abholpersonen der Familie im Bereich Verifizieren und auschecken als „Wer holt ab?"-Liste. Eine Person muss ausgewählt werden, bevor das Auschecken bestätigt werden kann (es sei denn, ein Administrator verwendet die Überschreibung). Dies ist die Schutzmaßnahme, die die Entlassung jedes Kindes an einen erkannten Erwachsenen bindet.

Beim Check-in per QR/Vorregistrierung

Wenn ein Vorregistrierungs-QR-Code gescannt wird, zeigt die Bestätigung auch die autorisierten Abholpersonen und Notfallkontakte der Familie an, sodass Freiwillige schnellen Zugriff auf diese wichtigen Informationen haben.

Tipp: Halten Sie die Abhol- und Notfalleinstellungen jeder Familie unter Personen → Familien auf dem neuesten Stand (öffnen Sie die Familie und klicken Sie neben jedem Erwachsenen auf Bearbeiten). Siehe Familienverwaltung.

Raumansicht für Kindersicherheit

Die Admin-Check-in-Station bietet eine Raum-Ansicht (zwischen Liste und Räume umschalten oberhalb der Liste), die alle eingecheckten Kinder nach Klassenraum gruppiert. Jede Raumkarte zeigt:

• Raum-/Klassenname
• Anzahl der aktuell im Raum befindlichen Kinder
• Name, Foto, Alter, Eincheckzeit, Sicherheitscode und Allergiehinweise jedes Kindes
• Eine Schaltfläche Auschecken

Kinder, die ohne Klasse eingecheckt wurden, erscheinen in einem separaten Abschnitt Kein Raum mit einem Warnhinweis.

Diese Ansicht gibt Leitungspersonen des Kinderprogramms jederzeit einen Überblick, wer sich in jedem Raum befindet.