Urlaubs-Sperrtage und wiederkehrende Nichtverfügbarkeit
Wenn Sie in einem Team Ihrer Gemeinde dienen, müssen Sie nicht warten, bis Sie eine Zuweisungs-E-Mail erhalten und diese ablehnen. Sie können TimelyChurch im Voraus mitteilen, an welchen Daten Sie nicht verfügbar sind – einen einzelnen Tag, einen Urlaubszeitraum oder ein sich wiederholendes Muster – und Ihr Teamleiter überspringt Sie einfach bei der Erstellung des Zeitplans.
Dieser Artikel führt Sie durch diesen Ablauf und zeigt Ihnen, was Ihr Teamleiter auf seiner Seite sieht, damit Sie wissen, dass Ihre Nachricht angekommen ist.
Die vollständige Referenz aller Optionen auf der Seite „Verfügbarkeit" finden Sie unter Ihre Verfügbarkeit verwalten und Wiederkehrende Nichtverfügbarkeit.
Die drei Muster, die Sie am häufigsten verwenden werden
Fast jeder Sperrtag fällt in eine von drei Formen:
| Muster | Wann zu verwenden | So fügen Sie es hinzu |
|---|---|---|
| Einzelnes Datum | Ein Sonntag frei (Arbeitsschicht, Krankheitstag, Familienereignis) | Nicht verfügbares Datum hinzufügen (Start und Ende auf den gleichen Tag setzen) |
| Urlaubszeitraum | Mehrere aufeinanderfolgende Tage (z. B. 1.–14. August) | Nicht verfügbares Datum hinzufügen (ein Startdatum und ein späteres Enddatum festlegen) |
| Wiederholungsmuster | Ein fester Konflikt, der sich wiederholt (z. B. jeden 1. Sonntag) | + Muster hinzufügen |
Alle drei werden auf derselben Seite in Ihrem Portal verwaltet – der Seite Dienstverfügbarkeit.
Schritt für Schritt
1. Zu Ihrer Verfügbarkeitsseite gelangen
- Melden Sie sich im Mitgliederportal unter der Portal-URL Ihrer Gemeinde an.
- Klicken Sie in der Seitenleiste unter dem Abschnitt Team auf Mein Zeitplan.
- Klicken Sie auf der Seite „Mein Zeitplan" in der Ansichtsumschaltung oben rechts (neben Liste und Kalender) auf Verfügbarkeit.
Dadurch öffnet sich die Ansicht Meine Verfügbarkeit, die Ihre bevorstehenden Sonntage anzeigt – jeweils als Verfügbar oder Gesperrt markiert – sowie eine Option „Datumsbereich sperren" für Urlaube.
2. Ein einzelnes nicht verfügbares Datum hinzufügen
Für einen bestimmten freien Tag:
- Klicken Sie auf Nicht verfügbares Datum hinzufügen (oben rechts auf der Seite „Dienstverfügbarkeit").
- Setzen Sie Startdatum und Enddatum auf denselben Tag. (Das Modal weist darauf hin: „Für einen einzelnen Tag setzen Sie beide Daten gleich.")
- Fügen Sie einen kurzen Grund hinzu (optional, aber hilfreich – z. B. „Außer Haus für eine Hochzeit"). Ihr Teamleiter sieht den Grund neben dem Datum.
- Klicken Sie auf Datum hinzufügen.
Das Datum ist nun für jedes Team, dem Sie angehören, gesperrt. Sie müssen den Eintrag nicht für jedes Team wiederholen.
3. Einen Urlaubszeitraum hinzufügen
Für mehrere aufeinanderfolgende Tage, wie einen Urlaub, verwenden Sie dasselbe Modal Nicht verfügbares Datum hinzufügen – geben Sie ihm einfach einen Datumsbereich statt eines einzelnen Tages:
- Klicken Sie auf Nicht verfügbares Datum hinzufügen.
- Wählen Sie das Startdatum (z. B. 1. August).
- Wählen Sie ein späteres Enddatum (z. B. 14. August).
- Fügen Sie einen Grund wie „Urlaub" hinzu, damit Ihr Teamleiter den Kontext kennt.
- Klicken Sie auf Datum hinzufügen.
Jeder Tag innerhalb dieses Bereichs ist nun gesperrt. Sie können einzelne Daten später entfernen, falls sich Ihre Pläne ändern – jedes gesperrte Datum erscheint als eigene Zeile mit seiner eigenen Entfernen-Schaltfläche.
4. Ein Wiederholungsmuster hinzufügen
Für feste Konflikte, die sich unbegrenzt wiederholen, wie ein Betreuungswochenende oder eine wiederkehrende Arbeitsschicht:
- Scrollen Sie zum Panel Wiederholungsmuster.
- Klicken Sie auf + Muster hinzufügen.
- Wählen Sie ein Muster aus dem Dropdown:
- Jeden Sonntag / Jeden Samstag / Jeden Mittwoch
- Jeden zweiten Sonntag (abwechselnde Wochen)
- 1. / 2. / 3. / 4. / 5. Sonntag im Monat
- Fügen Sie einen Grund hinzu (optional – z. B. „Betreuungswochenende" oder „Abendschicht bei der Arbeit").
- Klicken Sie auf Muster hinzufügen.
Das System erstellt gesperrte Daten automatisch 3 Monate im Voraus und aktualisiert das Fenster laufend weiter. Sie richten dies einmal ein und müssen es nicht wieder anfassen, bis sich Ihr Lebensplan ändert.
Was Ihr Teamleiter auf seiner Seite sieht
Wenn Sie Daten sperren, erhält Ihr Teamleiter auf der Registerkarte Mitglieder seines Teams einen sichtbaren Hinweis.
Die Zeile jedes Mitglieds zeigt ein bernsteinfarbenes Abzeichen „Abwesend N Tage · nächste/r 1. Aug." – die Anzahl Ihrer bevorstehenden gesperrten Daten (innerhalb etwa der nächsten zwei Monate) sowie das nächste. Wenn Sie sich also heute für einen August-Urlaub als nicht verfügbar markieren, sieht Ihr Teamleiter so etwas wie:
Abwesend 14 Tage · nächste/r 1. Aug.
neben Ihrem Namen in der Teamliste, und zwar sofort. Er/sie kann ohne Rückfrage um Sie herum planen. Das bedeutet:
- Die automatische Einplanung überspringt Sie, wenn sie den Zeitplan generiert.
- Die automatische Nachbesetzung überspringt Sie, wenn eine Last-Minute-Aushilfe für einen offenen Platz gesucht wird.
- Vertretungsanfragen-Einladungen überspringen Sie – Sie werden nicht gebeten, einen Vertretungsplatz an einem Datum zu übernehmen, das Sie gesperrt haben.
Sie müssen Ihrem Teamleiter nicht zusätzlich eine E-Mail schreiben und sagen: „Ich bin vom 1. bis 14. August nicht da." Das Abzeichen hat ihn/sie bereits informiert.
Einen Sperrtag entfernen
Pläne ändern sich. So geben Sie ein Datum wieder frei:
- Gehen Sie zu Ihrer Seite Dienstverfügbarkeit.
- Suchen Sie das Datum in der Liste Bevorstehende nicht verfügbare Daten (oder das Muster im Panel Wiederholungsmuster).
- Klicken Sie auf die Entfernen-Schaltfläche (X) daneben.
- Bestätigen Sie. Bei einem einzelnen Datum sehen Sie eine Aufforderung „Nicht verfügbares Datum entfernen?" – klicken Sie auf Als verfügbar markieren.
Das Datum ist nun wieder verfügbar, und das Abzeichen „Abwesend" auf der Registerkarte „Mitglieder" Ihres Teamleiters wird entsprechend aktualisiert.
Hinweis: Das Entfernen eines Wiederholungsmusters gibt alle zukünftigen Daten frei, die durch dieses Muster gesperrt waren. Wenn Sie nur ein einzelnes Datum freigeben möchten, das durch ein Muster gesperrt ist, müssen Sie derzeit das gesamte Muster entfernen (und optional neu hinzufügen). Es gibt keine „Jeden 1. Sonntag außer diesem" Außerkraftsetzung.
Empfehlungen
- Urlaubssperrtage hinzufügen, sobald Sie die Reise buchen. Je früher Sie Daten markieren, desto leichter kann Ihr Teamleiter um Sie herum planen, und desto unwahrscheinlicher ist es, dass er/sie Ihnen eine Zuweisung sendet, die Sie ablehnen müssen.
- Für Urlaube Bereiche statt einzelner Daten verwenden. Drei Klicks, um einen 14-tägigen Urlaub zu sperren, ist besser als 14 Klicks.
- Einen Grund angeben. Ihr Teamleiter ist nicht neugierig; er/sie möchte nur Kontext. „Urlaub" oder „Familienpflicht" reicht völlig aus.
- Wiederholungsmuster für feste Konflikte verwenden. Wenn Sie jeden 1. Sonntag nicht dienen können, weil Sie an diesem Wochenende jeden Monat außer Haus sind, erspart Ihnen ein Wiederholungsmuster das monatliche Aktualisieren der Verfügbarkeit.
- Aktualisieren, wenn sich Pläne ändern. Einen Sperrtag zu entfernen ist genauso einfach wie einen hinzuzufügen. Ihr Team schätzt Genauigkeit mehr als Vorsicht.
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