Freiwilligen-Dienstplan

Mein Zeitplan ist Ihre zentrale Anlaufstelle zum Anzeigen und Verwalten Ihrer Freiwilligenzuweisungen („Ihr Dienst und Unterricht an einem Ort."). Egal ob Sie im Tonteam, im Begrüßungsteam, im Anbetungsteam oder in einem anderen Dienst tätig sind – diese Seite zeigt Ihnen alles, was Sie über Ihre bevorstehenden und vergangenen Dienstverpflichtungen wissen müssen.

Auf Ihren Dienstplan zugreifen

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Mein Zeitplan. Die Seite öffnet sich in der Ansicht Liste, die Ihre Dienst- und Unterrichtsverpflichtungen zusammen anzeigt, gruppiert in Diese Woche, Später und Vergangen (Unterrichtseinträge sind mit einem Unterricht-Kennzeichen markiert). Oben können Sie zwischen drei Ansichten wechseln: Liste, Kalender und Verfügbarkeit.

Die Listenansicht verstehen

Die Ansicht Liste gruppiert Ihre Verpflichtungen in drei Abschnitte, sodass die dringendsten Einträge oben stehen:

Jede Zeile trägt ein Status-Kennzeichen – Ausstehend (bernsteinfarben), Bestätigt (grün) oder Abgelehnt (rot) – und alles, was auf Ihre Antwort wartet, ist mit Antwort erforderlich markiert, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Zuweisungen noch eine Antwort benötigen.

Bevorstehende Zuweisungen anzeigen

Jede Karte einer bevorstehenden Zuweisung zeigt:

• Veranstaltungsname und Datum/Uhrzeit
• Position, der Sie zugewiesen sind (z. B. „Tontechniker", „Türbegrüßer")
• Team, zu dem die Position gehört
• Status-Abzeichen – Ausstehend (bernsteinfarben), Bestätigt (grün) oder Abgelehnt (rot)
• Aktionsschaltflächen je nach aktuellem Status

Sehen, wer sonst noch dient

Jeder bevorstehende Diensteintrag hat einen Link Sehen Sie, wer mit Ihnen dient. Tippen Sie darauf, um die Seite der Veranstaltung zu öffnen, auf der Wer an diesem Tag dient jedes Team, jede Position und jeden Freiwilligen dieser Veranstaltung auflistet — nicht nur Ihr eigenes Team —, mit Nicht zugewiesen, wo ein Platz noch offen ist.

Die vollständige Anleitung — einschließlich derselben Liste in Telegram und was andere Freiwillige genau über Sie sehen können — finden Sie unter Mit wem diene ich?.

Auf Zuweisungen antworten

Wenn Sie einer Dienstposition zugewiesen werden, erscheint die Zuweisung auf Ihrem Dienstplan mit dem Status Ausstehend, und Sie erhalten eine Nachricht (auf Telegram, falls Sie es verknüpft haben, sonst per E-Mail), wenn das Datum in das Benachrichtigungsfenster Ihres Teams kommt — standardmäßig etwa einen Monat im Voraus. In einem Team, das Zuweisungen automatisch bestätigt, erscheint die Zuweisung stattdessen als Bestätigt, und die Nachricht sagt Ihnen lediglich, dass Sie eingeteilt sind -- es gibt nichts anzunehmen.

Eine Zuweisung annehmen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Mein Zeitplan (Ansicht „Liste").
2. Suchen Sie die Zuweisung mit dem Status Ausstehend.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
4. Der Status ändert sich zu Bestätigt und Sie sehen eine Erfolgsmeldung.

Eine Zuweisung ablehnen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Mein Zeitplan (Ansicht „Liste").
2. Suchen Sie die Zuweisung mit dem Status Ausstehend.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen.
4. Geben Sie optional im erscheinenden Dialog einen Grund für die Ablehnung an.
5. Der Koordinator wird benachrichtigt, damit er eine Vertretung finden kann.

Per E-Mail antworten

Sie können auch direkt aus der Benachrichtigungs-E-Mail antworten, die Sie erhalten:

1. Öffnen Sie die E-Mail Ihrer Gemeinde über die Freiwilligenzuweisung.
2. Klicken Sie in der E-Mail auf den Link Akzeptieren oder Ablehnen.
3. Sie werden zu einer Bestätigungsseite weitergeleitet, die das Ergebnis Ihrer Aktion zeigt.

Hinweis: E-Mail-Antwortlinks sind aus Sicherheitsgründen zeitlich begrenzt. Wenn ein Link abgelaufen ist, melden Sie sich stattdessen in Ihrem Portal an und antworten Sie dort.

Einchecken

Am Tag der Veranstaltung können Sie sich über das Portal einchecken:

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Mein Zeitplan (Ansicht „Liste").
2. Suchen Sie die heutige Zuweisung.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ich bin da (verfügbar ab 2 Stunden vor der Veranstaltung, bis sie endet).
4. Ihre Anwesenheit wird erfasst, und der Eintrag zeigt Eingecheckt.

Hinweis: Die Schaltfläche Ich bin da erscheint nur in diesem Zeitfenster und nur für bestätigte Zuweisungen. Sie können nicht zu früh oder nach Ende der Veranstaltung einchecken.

Vergangene Zuweisungen ansehen

Klicken Sie unten in der Ansicht Liste auf Vergangene anzeigen, um Ihre jüngste Dienst- und Unterrichtshistorie zu sehen (bis zu 15 Einträge), einschließlich Veranstaltungsname, Datum, Position und Ihrem Status. Klicken Sie auf Vergangene ausblenden, um sie wieder einzuklappen.

Schnellzugriff-Links

Oben auf der Seite Mein Zeitplan finden Sie drei Schnellzugriff-Schaltflächen:

• Einen Platz übernehmen – Durchsuchen Sie offene Freiwilligenmöglichkeiten für Ihre Teams und beanspruchen Sie sie (öffnet „Freiwilligen-Möglichkeiten"). Eine Zahl zeigt, wie viele Plätze frei sind.
• Zum Kalender hinzufügen – Laden Sie Ihren Dienstplan als Kalenderdatei herunter (siehe unten).
• Planungseinstellungen – Öffnen Sie die Seite „Dienstverfügbarkeit" für Ihre Einstellungen, gesperrten Daten und wiederkehrenden Muster.

Um schnell Daten zu sperren, wechseln Sie mit dem Schalter oben auf der Seite zur Ansicht Verfügbarkeit.

In Kalender exportieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Kalender hinzufügen oben auf der Seite, um Ihren persönlichen Dienstplan als Kalenderdatei (.ics) herunterzuladen. Die Datei enthält jede bestätigte und ausstehende bevorstehende Zuweisung, mit dem Positionsnamen, dem Veranstaltungstitel und dem Veranstaltungsort in jedem Eintrag.

Importieren Sie die Datei in Google Calendar, Apple Calendar oder Microsoft Outlook. Sie ist eine Momentaufnahme, laden Sie sie also nach Änderungen an Ihrem Dienstplan erneut herunter. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter iCal-Kalenderexport.

Tauschangebote mit anderen Freiwilligen

Wenn Sie doppelt gebucht sind oder an einem Datum, für das Sie zum Dienst eingeplant wurden, einen Konflikt haben, können Sie einen Tausch mit einem Teamkollegen vorschlagen, der an einem anderen Datum eingeplant ist.

Einen Tausch vorschlagen

1. Suchen Sie in der Ansicht Liste die bevorstehende Zuweisung, die Sie abgeben möchten (der Link Tausch vorschlagen wird angeboten, solange sie noch Ihre Antwort benötigt).
2. Klicken Sie auf den Link Tausch vorschlagen neben den Schaltflächen „Bestätigen"/„Ablehnen".
3. Wählen Sie unter Einen Tausch vorschlagen bei Ihre zu übernehmende Aufgabe die bevorstehenden Zuweisungen Ihrer Teamkollegen in Ihren Teams.
4. Fügen Sie optional eine kurze Nachricht zur Erklärung des Anliegens hinzu.
5. Klicken Sie auf Tauschantrag senden. Ihr Teamkollege wird benachrichtigt.

Ihre Anfrage erscheint unter Ihre ausstehenden Tauschanfragen, bis sie beantwortet wird; klicken Sie auf Anfrage abbrechen, wenn Sie es sich anders überlegen. Auf Telegram können Sie mit /swaps auch Ihr ganzes Team bitten, einzuspringen.

Eine Tauschanfrage erhalten

Wenn ein anderer Freiwilliger einen Tausch mit Ihnen vorschlägt, erscheint oben auf Ihrer Seite Mein Zeitplan ein Abschnitt Tauschanfragen (und die Anfrage erscheint unter Benötigt Ihre Antwort auf Ihrem Dashboard). Er zeigt, wer fragt und welche Plätze getauscht werden. Sie können:

• Auf Tausch akzeptieren klicken – Beide Zuweisungen werden sofort getauscht und gehen zurück auf Ausstehend, damit jeder von Ihnen sein neues Datum bestätigen kann.
• Auf Ablehnen klicken – Die Anfrage wird geschlossen und Ihre Zuweisung bleibt in Ihrem Zeitplan.

Vollständige Details zum Tausch-Arbeitsablauf finden Sie unter Freiwilligentausch.

Für offene Möglichkeiten anmelden

Wenn Ihre Gemeinde die Selbstanmeldung von Freiwilligen aktiviert hat, können Sie offene Positionen durchsuchen und sich anmelden:

1. Klicken Sie oben auf Mein Zeitplan auf Einen Platz übernehmen, um die Seite Freiwilligen-Möglichkeiten zu öffnen.
2. Die Seite zeigt Ihre aktuellen Teammitgliedschaften und alle offenen Positionen für bevorstehende Veranstaltungen.
3. Für jede verfügbare Möglichkeit sehen Sie:
   • Veranstaltungsname und Datum
   • Position und Team
   • Wie viele Plätze noch frei sind
   • Ob Sie berechtigt sind, sich anzumelden
4. Klicken Sie auf Anmelden, um einen Platz zu beanspruchen.
5. Je nach Positionseinstellungen wird Ihre Anmeldung automatisch bestätigt oder muss von einem Teamleiter bestätigt werden („Die Anmeldung zeigt Interesse — ein Teamleiter bestätigt Ihre Einteilung.").

Von einer Anmeldung zurückziehen

Wenn Sie sich für eine Position angemeldet haben, aber nicht mehr dienen können:

1. Öffnen Sie die Seite Freiwilligen-Möglichkeiten, indem Sie auf Mein Zeitplan auf Einen Platz übernehmen klicken.
2. Oben auf der Seite sind Ihre aktuellen Anmeldungen unter Ihre Anmeldungen aufgelistet.
3. Klicken Sie neben der Position, die Sie verlassen möchten, auf Zurückziehen.
4. Der Platz wird für jemand anderen freigegeben.

Tipp: Halten Sie Ihren Dienstplan und Ihre Verfügbarkeit aktuell. Koordinatoren verlassen sich auf diese Informationen, wenn sie Veranstaltungen planen und Freiwillige zuweisen.