Übersicht Spenden & Finanzen

TimelyChurch bietet eine vollständige Spenden- und Finanzlösung, die Ihrer Gemeinde hilft, Spenden zu verfolgen, Fonds zu verwalten, Zusagenkampagnen durchzuführen, Spendennachweise zu erstellen und Online-Spenden entgegenzunehmen – alles eng integriert mit dem integrierten Buchhaltungsmodul.

Was das Spendenmodul umfasst

Spendenverwaltung

Erfassen Sie jede Spende, die Ihre Gemeinde erhält, ob als Bargeld während eines Sonntagsgottesdienstes, als Postscheck oder als Online-Kreditkartenzahlung. Jede Spende erhält eine eindeutige Spenden-ID (z. B. DON-2026-00001) und kann in einem einzigen Eintrag auf mehrere Fonds aufgeteilt werden.

Spendenfonds

Erstellen Sie vorgesehene Kategorien für Ihre Spenden – Allgemeiner Fonds, Baufonds, Missionen, Jugendministerium, Wohltätigkeit und mehr. Fonds ermöglichen es Ihnen, den Verbleib von Geldern zu verfolgen, und geben Spendern die Möglichkeit, selbst zu wählen, wohin ihre Spende fließt.

Online-Spenden über Stripe Connect

Nehmen Sie Kredit- und Debitkartenzahlungen sowie wiederkehrende Spenden über eine öffentliche Spendenformularseite mit Gemeindebranding entgegen, die von Stripe betrieben wird. Mitglieder können einmalig spenden oder wöchentliche, monatliche oder jährliche Daueraufträge einrichten.

Zusagenkampagnen

Starten Sie Spendensammlungskampagnen mit Zielen, Zeitplänen, Titelbildern und öffentlichen Seiten. Verfolgen Sie individuelle Zusagen und direkte Spenden gegenüber dem Kampagnenziel.

Einzahlungs-Batches

Gruppieren Sie Bargeld- und Scheckspenden in Einzahlungs-Batches, die Ihre Bankeinzahlungen widerspiegeln. Schließen Sie jeden Batch, wenn er gezählt ist, und markieren Sie ihn dann als eingezahlt, um seine Spenden auf das Bankkonto in Ihren Büchern zu verschieben.

Spendennachweise

Erstellen Sie Jahresend-Spendennachweise für steuerliche Zwecke. Zeigen Sie Vorschauen an, laden Sie Nachweise als PDF herunter oder versenden Sie diese per E-Mail an einzelne Spender – oder laden Sie die Nachweise aller Spender in einem PDF herunter.

Spendenquittungen

Laden Sie die Quittung einer Spende als PDF herunter oder versenden Sie sie per E-Mail an den Spender – über das Aktionsmenü in jeder Zeile der Spendenliste.

Export und Berichte

Exportieren Sie Spendendaten als CSV, Excel oder PDF für einen von Ihnen gewählten Datumsbereich. Zusammenfassungskarten oben auf der Spendenseite zeigen die Summen des Jahres, und Sie können die Liste nach Jahr, Zahlungsmethode sowie einmalig oder wiederkehrend eingrenzen.

Benachrichtigungen und Kürzlich gelöscht

Legen Sie fest, wer benachrichtigt wird, wenn eine Spende eingeht, fehlschlägt oder erstattet wird (Weitere Aktionen > Benachrichtigungseinstellungen auf der Spendenseite – siehe Spendenbenachrichtigungen). Gelöschte Spenden landen unter Kürzlich gelöscht, wo sie wiederhergestellt werden können.

Integration von Spenden und Buchhaltung

Jede von Ihnen erfasste Spende erstellt automatisch entsprechende Einnahmetransaktionen im Buchhaltungsmodul. So funktioniert die Integration:

• Einzelfonds-Spenden erstellen eine Einnahmetransaktion für den Gesamtbetrag.
• Aufgeteilte Spenden (auf mehrere Fonds verteilt) erstellen eine Einnahmetransaktion pro Fondszuteilung, sodass die Einnahmen jedes Fonds separat verfolgt werden.
• Einzahlungs-Batches verschieben beim Markieren als eingezahlt ihre Spenden auf das von Ihnen gewählte Bankkonto. Die Spenden wurden beim Erfassen bereits als Einnahmen gezählt, daher kommen keine Einnahmen ein zweites Mal hinzu.
• Buchungstransaktionen verweisen auf die Spenden-ID als Referenznummer, sodass jede Transaktion leicht zur ursprünglichen Spende zurückverfolgt werden kann.
• Das System verwendet das Standardeinnahmenkonto Ihrer Gemeinde (Kontonummer 4000, „Zehnten & Opfergaben") für Spendeneinträge. Falls dieses Konto nicht existiert, greift es auf ein beliebiges aktives Einnahmenkonto zurück.
• Wenn Sie eine Spende bearbeiten, werden die zugehörigen Buchungstransaktionen entsprechend aktualisiert. Wenn Sie eine löschen, werden ihre Buchungseinträge entfernt, und die Wiederherstellung aus Kürzlich gelöscht bringt sie zurück. Eine Spende, deren Buchungseintrag bereits abgestimmt wurde, kann nicht gelöscht werden – heben Sie zuerst die Abstimmung auf.

Auch Rückerstattungen bleiben synchron

Wenn Sie eine Online-Spende (Stripe) erstatten, übernimmt TimelyChurch die Bereinigung für Sie, anstatt sie manueller Abstimmung zu überlassen. Öffnen Sie die Spende und klicken Sie auf Rückerstattung (verfügbar bei Stripe-Kartenzahlungen, die noch nicht erstattet wurden), um eine vollständige oder teilweise Rückerstattung vorzunehmen. Die Rückerstattung erfolgt dann automatisch kaskadenförmig:

• Die Spende wird als erstattet markiert (mit dem Erstattungsbetrag und dem Datum).
• Jede Fondszuteilung der Spende wird storniert.
• Ausgleichende Buchungseinträge werden erstellt, sodass Ihre Bücher ausgeglichen bleiben.
• Falls die Spende einer Zusage zugeordnet war, wird der erfüllte Betrag der Zusage storniert.
• Der erstattete Betrag wird vom Spendennachweis des Spenders ausgeschlossen.

Rückerstattungen, die direkt in Stripe ausgestellt werden (z. B. eine Rückbuchung oder eine vom Stripe-Dashboard aus ausgestellte Rückerstattung), fließen durch denselben Kaskadenmechanismus zurück, sobald Stripe TimelyChurch benachrichtigt, sodass Ihre Aufzeichnungen in jedem Fall mit dem übereinstimmen, was in Stripe passiert ist.

Plan und Berechtigungen

Spenden- und Finanzkfunktionen sind Teil des Pro-Plans von TimelyChurch. Die folgenden Module erfordern ein Pro-Abonnement: Spenden, Fonds, Zusagen, Spendennachweise, Berichte, Haushaltspläne und Buchhaltung. Im Starter- und Growth-Plan erscheinen diese im Bereich Finanzen der Seitenleiste als gesperrte Elemente mit einer Upgrade-Aufforderung, anstatt zu öffnen.

Innerhalb des Pro-Plans ist jedes Finanzmodul auch durch eine eigene Zeile in den Berechtigungen Ihrer Rolle gesperrt (Spenden und Schenkungen, Fonds, Zusagen, Buchhaltung, Budgets, Spendennachweise). Ein Benutzer sieht einen Finanz-Navigationseintrag nur dann, wenn er sowohl die Plan-Stufe als auch die Rollenberechtigung für dieses Modul besitzt. Wenn ein Benutzer die Berechtigung hat, aber die Plan-Stufe das Feature nicht enthält, wird der Navigationseintrag als gesperrt mit einer Upgrade-Aufforderung angezeigt.

Innerhalb von Spenden hat jede Rolle eine von vier Stufen -- Prüfer (nur Summen), Zähler (erfasst Spenden in seinen eigenen Chargen), Buchhalter (Spender, Spendenverlauf, Nachweise, schließt Chargen) und Administrator (alles, einschließlich Rückerstattungen, Löschen von Spenden und Exporten). Nur Buchhalter und Administratoren sehen, wer gespendet hat; alle anderen sehen „Spender“. Siehe Wer Spenden und Gaben sehen kann.

Verbindet Ihre Gemeinde einen KI-Assistenten über den MCP-Connector, gelten dieselben Stufen auch für ihn: Er kann für die Person, die ihn verbunden hat, im Rahmen von deren Spenden-Stufe Spendensummen lesen und Bar- oder Scheckspenden erfassen, und das Zurückerstatten einer Spende bleibt auf der Website. Siehe Was Ihr KI-Assistent lesen und ändern kann.

Die Einrichtung von Stripe Connect (Online-Spenden) hat keinen eigenen Eintrag im Menü Finanzen. Öffnen Sie sie über die Schaltfläche Spenden einrichten auf Ihrem Dashboard, über den Link Online-Spenden aktivieren auf der Spendenseite (wird angezeigt, bis Online-Spenden aktiv sind) oder unter Gemeindeeinstellungen > Integrationen, wo die Karte Stripe – Online-Spenden dieselben Steuerelemente Verbinden / Trennen / Stripe Dashboard enthält. Zum Ändern der Verbindung ist die Berechtigung zum Bearbeiten der Einstellungen nötig.

Erste Schritte

Wenn Sie Spenden zum ersten Mal einrichten, empfehlen wir diese Reihenfolge:

1. Richten Sie Ihre Spendenfonds ein – Laden Sie die Standard-Fondsvorlage oder erstellen Sie benutzerdefinierte Fonds (siehe Fonds verwalten).
2. Verbinden Sie Stripe – Aktivieren Sie Online-Spenden, damit Mitglieder von jedem Gerät aus spenden können (siehe Online-Spenden einrichten).
3. Erfassen Sie Ihre erste Spende – Geben Sie eine Testspende ein, um zu sehen, wie der Ablauf funktioniert (siehe Spenden erfassen).
4. Teilen Sie Ihre Spendenformularseite – Senden Sie den öffentlichen Spendenlink an Ihre Gemeinde (siehe Online-Spendenportal).