Tutorial: Kirchenadministrator – „Erster Sonntag" – Komplettanleitung

Zielgruppe: Neuer Kirchenadministrator, der die Freiwilligen-Einsatzplanung zum ersten Mal einrichtet Benötigte Zeit: Ca. 30 Minuten Sie benötigen: Eine Liste Ihrer Gottesdienstteam-Mitglieder mit ihren E-Mail-Adressen

Was Sie lernen werden

Am Ende dieser Anleitung haben Sie:

• Ein echtes Gottesdienstteam mit Positionen und Mitgliedern in TimelyChurch eingerichtet
• Intelligente Planungseinstellungen konfiguriert, sodass das System geeignete Kandidaten vorschlägt und automatisch Ersatz findet, wenn jemand ablehnt
• Eine Standard-Gottesdienstaufstellung-Vorlage erstellt, die Positionen bei jeder neuen Gottesdienstveranstaltung automatisch befüllt
• Eine wiederkehrende Sonntagsgottesdienst-Veranstaltungsserie mit den nächsten Monaten an Terminen angelegt, die befüllt werden können
• Das Vertrauen, Ihren ersten Freiwilligen einzuladen und die automatische Zuweisung in Aktion zu erleben

Dies ist dasselbe Setup, das wir jeder Gemeinde für den Eröffnungsgottesdienst empfehlen. Sobald es eingerichtet ist, pflegen Sie es – Sie bauen es nicht neu auf.

Schritt 1: Ihr Gottesdienstteam erstellen

Zeit: 4 Minuten

1. Melden Sie sich bei Ihrem Administrationsbereich an.
2. Erweitern Sie in der Seitenleiste Personen und klicken Sie auf Gruppen.
3. Klicken Sie oben rechts auf Gruppe hinzufügen. Das Panel Gruppe hinzufügen öffnet sich am Seitenrand.
4. Wählen Sie unter Um welchen Gruppentyp handelt es sich? die Option Team – „Für Freiwillige und den Dienst. Erstellen Sie Positionen zur Planung von Veranstaltungen."
5. Füllen Sie die Felder aus:
   • Name: Gottesdienstteam
   • Beschreibung: „Sonntagsgottesdienst-Band, Sänger und Technik"
6. Klicken Sie auf Erstellen.

Sie gelangen auf die Seite des neuen Teams mit Registerkarten oben: Gruppendetails, Mitglieder, Vorlagen (plus einige weitere je nach Gruppentyp). Auf der Registerkarte Gruppendetails verwalten Sie Positionen und Planung.

Tipp: Wenn Ihre Kirche eigene Gruppentypen eingerichtet hat, bietet das Panel zusätzlich Gruppentyp (optional) an. Für dieses Tutorial können Sie die Einstellung auf Keine – nur Motortyp verwenden belassen.

Schritt 2: Positionen zum Team hinzufügen

Zeit: 5 Minuten

Positionen sind die Rollen, die Sie jeden Sonntag besetzen – Worship Leader, Sound Tech, Sänger/in usw.

1. Öffnen Sie auf der Gottesdienstteam-Seite die Registerkarte Gruppendetails.
2. Scrollen Sie zur Karte Positionen.
3. Klicken Sie oben rechts auf der Karte auf + Hinzufügen. Geben Sie im Dialog Position hinzufügen den Positionsnamen ein und klicken Sie auf Position hinzufügen. Wiederholen Sie dies für jede Rolle:
   • Worship Leader
   • Vocalist
   • Acoustic Guitar
   • Electric Guitar
   • Bass
   • Drums
   • Keys
   • Sound Tech
   • Projection
4. Vergewissern Sie sich, dass alle neun Positionen in der Liste angezeigt werden.

Tipp: Machen Sie sich keine Gedanken, ob die Positionen jetzt schon perfekt sind. Sie können jederzeit Positionen löschen oder weitere hinzufügen – nichts geht verloren.

Schritt 3: Teammitglieder hinzufügen

Zeit: 5 Minuten

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder.
2. Klicken Sie oben in der Mitgliederliste auf Neu hinzufügen. (Sie können auch Mitglied(er) hinzufügen im Menü oben auf der Teamseite verwenden.)
3. Beginnen Sie im Dialog Mitglied hinzufügen im Feld Person suchen mit der Eingabe eines Namens und wählen Sie die Person aus der Ergebnisliste aus.
4. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
5. Wiederholen Sie den Vorgang für jedes Teammitglied. Streben Sie für den Eröffnungsgottesdienst mindestens 5–8 Personen an.

Jemand ist noch nicht in Ihrem Kirchenverzeichnis? Verwenden Sie im selben Dialog Per E-Mail einladen: Geben Sie die E-Mail-Adresse (und optional den Namen) ein und klicken Sie auf Gruppeneinladung senden. Die Person tritt bei, sobald sie die Einladung annimmt und ein Leiter die Anfrage genehmigt.

Tipp: Wenn der Planer Personen nur für die Rollen einsetzen soll, die sie tatsächlich spielen, aktivieren Sie Feste Positionen zuweisen am unteren Rand der Positionskarte (Registerkarte Gruppendetails) – der Schalter erscheint, sobald das Team mindestens eine Position hat. Wenn er auf Ein steht, ist jedes Mitglied an bestimmte Positionen gebunden, und bei der Planung können Mitglieder nur ihren festen Positionen zugewiesen werden. Die Registerkarte Mitglieder zeigt dann die Positionen jedes Mitglieds; klicken Sie in der Zeile eines Mitglieds auf Zuweisen, um seine Positionen auszuwählen. Wenn er auf Aus steht, kann jedes Teammitglied jeder Position zugewiesen werden.

Schritt 4: Intelligente Planungseinstellungen konfigurieren

Zeit: 3 Minuten

1. Öffnen Sie auf der Gottesdienstteam-Seite die Registerkarte Gruppendetails und scrollen Sie zur Karte Planungseinstellungen.
2. Legen Sie Folgendes fest:
   • Rotationsstrategie: Faire Rotation (basierend darauf, wer zuletzt am wenigsten gedient hat) – alle dienen etwa gleich oft
   • Maximale Häufigkeit pro Monat: 2 (niemand wird übermäßig beansprucht)
   • Lassen Sie Automatische Planung aktivieren angekreuzt (standardmäßig eingeschaltet)
   • Aktivieren Sie Automatisch Ersatz wählen, wenn jemand ablehnt
3. Klicken Sie auf Planungseinstellungen speichern.

Tipp: Die anderen Rotationsoptionen sind Round Robin (feste Reihenfolge) und Nur manuell (automatische Zuweisung deaktivieren). Faire Rotation ist die richtige Standardeinstellung für die meisten Teams. Wenn ein Freiwilliger ablehnt, übergibt die automatische Ersatzwahl den Slot an die nächste Person in der Rotation. Nach drei Versuchen hört sie auf, und der Slot wartet darauf, von einem Leiter besetzt zu werden – die Leiter des Teams werden über jede Ablehnung benachrichtigt.

Weitere Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie unter Freiwillige für Veranstaltungen einplanen.

Schritt 5: Vorlage „Standard-Gottesdienstaufstellung" erstellen

Zeit: 4 Minuten

Diese Vorlage teilt TimelyChurch mit, welche Positionen jede neue Gottesdienstveranstaltung automatisch enthalten soll.

1. Klicken Sie noch auf der Gottesdienstteam-Seite auf die Registerkarte Vorlagen.
2. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
3. Füllen Sie im Dialog Vorlage erstellen die Felder aus:
   • Vorlagenname: Standard-Gottesdienstaufstellung
   • Beschreibung (optional): „Standardpositionsliste für den Sonntagsgottesdienst"
   • Aktivieren Sie Als Standardvorlage für dieses Team festlegen
   • Aktivieren Sie unter Automatisch auf Veranstaltungstypen anwenden (optional) die Option Gottesdienst
4. Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
5. Die Vorlage erscheint nun in der Liste, bereits aufgeklappt, da sie noch keine Positionen hat (mit dem Pfeil klappen Sie sie später auf und zu). Klicken Sie auf Position hinzufügen, um jede Position mit der benötigten Anzahl hinzuzufügen – wählen Sie im Dialog Position zur Vorlage hinzufügen die Position, legen Sie die Benötigte Anzahl fest und klicken Sie auf Position hinzufügen:
   • Worship Leader – Benötigte Anzahl 1
   • Vocalist – Benötigte Anzahl 2
   • Acoustic Guitar – 1
   • Drums – 1
   • Keys – 1
   • Sound Tech – 1
   • Projection – 1

Die Vorlage ist nun als Standard markiert und auf automatisches Anwenden eingestellt. Jede Gottesdienstveranstaltung, die Sie ab sofort erstellen, übernimmt diese Positionen automatisch.

Schritt 6: Die wiederkehrende Veranstaltungsserie „Sonntagsgottesdienst" erstellen

Zeit: 5 Minuten

In TimelyChurch werden Einzelveranstaltungen und wiederkehrende Serien an derselben Stelle erstellt – Sie aktivieren einfach Wiederholungen.

1. Erweitern Sie in der Seitenleiste Planung und klicken Sie auf Veranstaltungen.
2. Klicken Sie oben rechts auf der Veranstaltungsseite auf Neue Veranstaltung. Das Panel Veranstaltung erstellen öffnet sich.
3. Wählen Sie unter Was planen Sie? die Option Gottesdienst und füllen Sie die Grunddaten aus:
   • Veranstaltungstitel: Sonntagsgottesdienst
   • Datum: nächsten Sonntag
   • Startzeit / Ende: z. B. 10:00 Uhr bis 11:30 Uhr
   • Ort: Hauptsaal (oder wo immer Sie sich treffen) – und wählen Sie einen Raum, wenn Sie Räume verwenden
4. Schalten Sie im Abschnitt Wiederholungen den Schalter ein. Wählen Sie Wöchentlich, dann wählen Sie Sonntag unter An diesen Tagen. Lassen Sie unter Endet die Option Nie (oder wählen Sie ein Enddatum).
5. Klicken Sie auf Serie erstellen.

TimelyChurch generiert die Termine als echte Veranstaltungsdatensätze, die Sie öffnen und bearbeiten können. Die Schaltfläche heißt „Veranstaltung erstellen", wenn Wiederholungen deaktiviert sind, und „Serie erstellen", wenn sie aktiviert sind.

Tipp: Um Ihre wiederkehrenden Serien später zu verwalten, öffnen Sie das Mehr-Menü (⋮) oben rechts auf der Veranstaltungsseite und wählen Sie Veranstaltungsserie.

Schritt 7: Überprüfen, ob Positionen bei jeder Veranstaltung befüllt wurden

1. Öffnen Sie eine der bevorstehenden Sonntagsveranstaltungen (über den Veranstaltungskalender/-liste oder die Veranstaltungsserien-Seite).
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dienst.
3. Überprüfen Sie, ob die Positionen aus Ihrer Standard-Gottesdienstaufstellungs-Vorlage aufgelistet sind, nach Team gruppiert, jede mit Angabe wie viele besetzt sind von der benötigten Anzahl (z. B. 0/2 bei Vocalist).
4. Prüfen Sie stichprobenartig eine zweite Veranstaltung, um zu bestätigen, dass die automatische Anwendung in der ganzen Serie funktioniert hat.

Wenn einer Veranstaltung Positionen fehlen, verwenden Sie Position hinzufügen auf der Registerkarte Dienst, um sie manuell hinzuzufügen, oder Team zuweisen, um die Positionen eines ganzen Teams auf einmal hinzuzufügen (niemand ist zugewiesen oder benachrichtigt, bis Sie sie besetzen).

Tipp: Wenn Sie Team zuweisen für ein Team ohne Positionen verwenden (etwa ein Empfangsteam), fügt TimelyChurch diesem Team eine Position namens Freiwillige/r hinzu und setzt sie auf die Veranstaltung. Sie können sie später unter Gruppen → das Team → Positionen umbenennen.

Schritt 8: Ihren ersten Freiwilligen einladen (und die automatische Zuweisung testen)

1. Suchen Sie auf der Registerkarte Dienst einer bevorstehenden Sonntagsveranstaltung die Position Worship Leader und klicken Sie auf Zuweisen.
2. Klicken Sie im Panel Freiwillige finden neben einem Teammitglied auf Zuweisen. Es erhält eine Benachrichtigung mit der Bitte um Bestätigung.
3. Um die automatische Zuweisung in Aktion zu sehen, klicken Sie auf Automatisch bei einer offenen Position (oder Alles automatisch ausfüllen oben auf der Registerkarte) – das System wählt automatisch das am besten verfügbare Teammitglied.
4. Wenn ein Freiwilliger ablehnt, übergibt die Funktion Automatisch Ersatz wählen, die Sie in Schritt 4 aktiviert haben, den Slot an die nächste Person in der Rotation, sodass offene Slots sich selbst füllen.

Was Sie als Nächstes tun sollten

• Führen Sie Ihre Teamleiter durch Tutorial 02: Ihr Team verwalten, damit sie die Verantwortung für ihre Gruppe übernehmen.
• Schicken Sie Ihren Freiwilligen Tutorial 03: Verfügbarkeit festlegen, bevor sie ihre erste Einladung erhalten.
• Setzen Sie ein Lesezeichen auf Tutorial 04 für das unvermeidliche „Ich kann nicht kommen" am Samstagabend – es zeigt, wie Sie einen offenen Slot mit einer Besetzungsanfrage besetzen.
• Lesen Sie die Übersicht Freiwilligenmanagement, um alles andere zu sehen, was dieses Modul leisten kann.

Sie sind bereit. Der Eröffnungsgottesdienst wird ruhig und geordnet verlaufen.