Tutorial: Teamleiter – „Ihr Team verwalten" – Komplettanleitung

Zielgruppe: Gottesdienstteamleiter (oder Leiter eines anderen Dienstteams), der für die Besetzung der Sonntagspositionen verantwortlich ist Benötigte Zeit: Ca. 15 Minuten Sie benötigen: Teamleiter-Berechtigung für mindestens ein Dienstteam – fragen Sie Ihren Kirchenadministrator, falls Sie sich nicht sicher sind

Was Sie lernen werden

Am Ende dieser Anleitung wissen Sie, wie Sie:

• Ihre Teamseite finden und deren Inhalt verstehen
• Die Im Urlaub-Badges in Ihrer Mitgliederliste lesen, damit Sie nicht versehentlich jemanden einplanen, der nicht da ist
• Verstehen, wie das System Ihr Team rotiert (Faire Rotation, Round Robin oder Nur manuell)
• Die Vorlage des Teams bearbeiten – die Positionsliste, mit der neue Veranstaltungen automatisch gefüllt werden können
• Das Zeitplanraster öffnen, um die Abdeckung Ihres Teams über die kommenden Gottesdienste auf einen Blick zu sehen

Sie benötigen für das meiste davon keinen vollständigen Administratorzugang. Die Teamleiter-Berechtigung reicht aus, um Ihre Mitglieder und Vorlagen zu verwalten. Einige Einstellungen (die Planungsrotation des Teams) befinden sich auf einer nur für Admins zugänglichen Registerkarte – wir weisen Sie darauf hin, wenn wir dort ankommen.

Schritt 1: Ihre Teamseite finden

Zeit: 1 Minute

1. Melden Sie sich bei Ihrem TimelyChurch-Administrationsbereich an.
2. Erweitern Sie in der Seitenleiste Personen und klicken Sie auf Gruppen.
3. Klicken Sie oben auf den Filterreiter Teams (er zeigt die Anzahl der Teams, zum Beispiel Teams (4)), um die Liste auf Dienstteams einzugrenzen.
4. Klicken Sie auf den Namen Ihres Teams – zum Beispiel Gottesdienstteam oder Soundteam.

Sie gelangen auf die Team-Detailseite. Ein Breadcrumb oben lautet Gruppen – [Ihr Team], und eine Zeile von Registerkarten verläuft über das Hauptfeld: Gruppendetails, Mitglieder, Vorlagen (plus einige weitere je nach Einrichtung Ihres Teams).

Tipp: Wenn Ihre Kirche Ihre Rolle auf Ihre Teams beschränkt hat, listet die Seite Gruppen nur die Teams auf, die Sie leiten – das ist normal. Auch einige Registerkarten sind nur für Admins zugänglich: Wenn Sie Teamleiter ohne vollständigen Gruppen-Administratorzugang sind, sehen Sie die Registerkarte Gruppendetails nicht – Sie landen stattdessen auf Vorlagen (oder Mitglieder). Wenn Sie Ihr Team überhaupt nicht sehen, sind Sie möglicherweise noch nicht als Leiter dafür eingetragen. Bitten Sie Ihren Kirchenadministrator, Sie unter Gruppenleiter auf der Registerkarte Gruppendetails des Teams hinzuzufügen.

Schritt 2: Ihre Mitgliederliste lesen (und Im-Urlaub-Badges)

Zeit: 3 Minuten

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder.
2. Sie sehen jedes Mitglied des Teams mit seiner Rolle im Team und der Häufigkeit, mit der es gern dient (zum Beispiel So oft wie nötig). Wenn Ihr Team feste Positionen verwendet, zeigt jede Zeile außerdem die Positionen, die das Mitglied abdeckt.
3. Achten Sie auf das bernsteinfarbene Badge Im Urlaub N Tage · nächstes [Datum] unter der Dienst-Häufigkeit eines Mitglieds – es erscheint automatisch, wenn ein Mitglied in den nächsten 60 Tagen nicht verfügbare Termine eingetragen hat. Das Badge zeigt die Anzahl der bevorstehenden gesperrten Termine sowie den nächsten davon.

Das Bernstein-Badge zählt:

• Einzelne Abwesenheitsdaten, die das Mitglied in seinem Portal eingetragen hat
• Durch ein aktives, wiederkehrendes Abwesenheitsmuster gesperrte Termine
• Daten, die in einem eingetragenen gesperrten Zeitraum liegen

Ein Mitglied ohne bevorstehende Sperren hat kein Badge – es ist für die nächsten 60 Tage vollständig verfügbar.

Tipp: Ermutigen Sie Ihr Team, seine Verfügbarkeit im Voraus einzutragen. Die Im-Urlaub-Badges erscheinen nur, wenn die Daten im System eingetragen sind – was Ihre Arbeit erheblich erleichtert.

Weitere Informationen dazu, wie Mitglieder dies verwalten, finden Sie unter Wiederkehrende Abwesenheit.

Schritt 3: Rotation verstehen (Faire Rotation, Round Robin oder Nur manuell)

Zeit: 3 Minuten

Die Rotationsstrategie steuert, wer das System zuerst vorschlägt – und wen es automatisch einsetzt – wenn eine Position besetzt werden soll.

Hinweis: Rotationseinstellungen befinden sich in der Karte Planungseinstellungen auf der Registerkarte Gruppendetails, die nur für Admins zugänglich ist. Wenn Sie ein reiner Teamleiter-Nutzer sind, sehen Sie diese Registerkarte nicht. Bitten Sie Ihren Kirchenadministrator, die Rotation für Ihr Team festzulegen, oder erteilen Sie Ihnen Zugriff auf die Gruppen-Administration. Die folgenden Optionen sind das, was Ihr Administrator sieht.

1. Öffnen Sie die Registerkarte Gruppendetails.
2. Scrollen Sie zur Karte Planungseinstellungen.
3. Wählen Sie eine Rotationsstrategie:
   • Faire Rotation (basierend darauf, wer am längsten nicht mehr gedient hat) (empfohlen) – TimelyChurch verfolgt, wer zuletzt am wenigsten gedient hat, und schlägt diese Person zuerst vor. Jeder bekommt im Laufe der Zeit gleich oft die Chance zu dienen.
   • Round Robin (feste Reihenfolge) – das System wechselt in einer festgelegten Reihenfolge durch das Team.
   • Nur manuell (automatische Zuweisung deaktivieren) – deaktiviert die automatische Zuweisung, sodass Sie alle manuell einteilen. Verwenden Sie diese Option für sehr kleine Teams, bei denen Rotation keine Rolle spielt.
4. Legen Sie Mindestabstand in Tagen (Standard 7) fest, damit dieselbe Person nicht zu häufig eingeplant wird.
5. Legen Sie Maximale Häufigkeit pro Monat fest – eine weiche Obergrenze, damit niemand jede Woche dient. Lassen Sie 0 für unbegrenzt.
6. Automatische Planung aktivieren ist standardmäßig eingeschaltet — schalten Sie es aus (oder wählen Sie Nur manuell), wenn dieses Team nie automatisch besetzt werden soll. Setzen Sie optional die zugehörigen Kontrollkästchen (Freiwillige bei automatischer Zuweisung benachrichtigen, Zuweisungen automatisch bestätigen (ausstehenden Status überspringen), Automatisch Ersatz auswählen, wenn jemand ablehnt).
7. Klicken Sie auf Planungseinstellungen speichern.

Schritt 4: Die Vorlage Ihres Teams bearbeiten

Zeit: 4 Minuten

Eine Vorlage ist eine wiederverwendbare Positionsliste, die Sie bei der Einrichtung von Veranstaltungen anwenden können, damit Sie nicht jede Woche dieselbe Aufstellung neu erstellen müssen. Vorlagen können auch so eingestellt werden, dass sie automatisch auf bestimmte Veranstaltungstypen angewendet werden.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlagen. Die Überschrift lautet Vorlagen.
2. Sie sollten die bestehende(n) Vorlage(n) Ihres Teams sehen. Die als Standard markierte wird bei der Erstellung von Veranstaltungen zuerst vorgeschlagen. Wenn keine vorhanden ist, klicken Sie auf Neue Vorlage und erstellen Sie eine.
3. Klicken Sie auf den Pfeil (⌄) in einer Vorlagenzeile, um sie aufzuklappen und die enthaltenen Positionen zu sehen.
4. Um Name, Beschreibung, Standardstatus oder die Veranstaltungstypen, auf die sie automatisch angewendet wird, zu bearbeiten, klicken Sie auf das Menü ⋮ der Zeile und wählen Sie Vorlage bearbeiten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Änderungen speichern.
5. Verwalten Sie in der aufgeklappten Ansicht die Positionen:
   • Klicken Sie auf Position hinzufügen, um eine Rolle hinzuzufügen. Wählen Sie im Dialog Position zur Vorlage hinzufügen die Position, legen Sie die Benötigte Anzahl fest (z. B. 2 für zwei Sänger), fügen Sie optional Notizen hinzu und klicken Sie auf Position hinzufügen.
   • Klicken Sie auf das ✕ neben einer Positionszeile, um sie zu entfernen.
6. Das Menü ⋮ ermöglicht auch das Duplizieren der Vorlage, das Als Standard festlegen oder das Löschen.

Bestehende Veranstaltungen, auf die bereits eine Vorlage angewendet wurde, werden nicht rückwirkend aktualisiert – die Vorlage wirkt sich nur auf Veranstaltungen aus, die Sie danach erstellen oder aktualisieren.

Schritt 5: Das Zeitplanraster anzeigen

Zeit: 4 Minuten

Das Zeitplanraster ist Ihre „Alles auf einen Blick"-Ansicht. Es zeigt, wer bei jedem kommenden Gottesdienst im Dienst ist, damit Sie Lücken vor dem Sonntagmorgen erkennen.

1. Erweitern Sie in der Seitenleiste Planung und klicken Sie auf Zeitplanraster. (Sie können auch in der Kopfzeile der Veranstaltungsseite auf die Schaltfläche Zeitplanraster klicken; auf dem Smartphone steckt sie im Menü Mehr (⋮).)
2. Das Raster Wer dient wann wird mit folgendem Inhalt geladen:
   • Zeilen: jedes Teammitglied, mit Team und Position
   • Spalten: eine pro bevorstehender Veranstaltung, mit Wochentag, Datum, Veranstaltungstitel und Uhrzeit in der Kopfzeile
   • Zellen: ein Statuskreis – ✓ Bestätigt, ? Ausstehend, ✕ Abgelehnt, – Nicht verfügbar, oder ein schwacher Punkt für einen verfügbaren, nicht zugewiesenen Slot. Die Legende am unteren Rand erklärt jeden davon.
3. Verwenden Sie die Pfeile neben dem Datumsbereich, um vor- oder zurückzugehen, Heute, um zurückzuspringen, und den 4 / 8 / 12 Wo.-Picker, um mehr oder weniger Wochen anzuzeigen.
4. Verwenden Sie die Filterschaltfläche Team, um das Raster auf ein Team einzugrenzen, wenn Sie mehr als eines leiten. Wenn Ihre Kirche Teams zu Diensten zusammenfasst, erscheint daneben ein Filter Dienst.
5. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um diese Person für den Gottesdienst einzuplanen, erneut einzuladen, eine Erinnerung zu senden oder sie als nicht verfügbar zu markieren.
6. Klicken Sie auf N offene automatisch belegen oben rechts, damit das System offene Slots aus Ihrer Rotation befüllt (diese werden als ausstehend an Freiwillige gesendet, die sie bestätigen müssen). Teams mit Nur manuell werden übersprungen. Klicken Sie auf N erinnern, um alle anzustupsen, die noch nicht geantwortet haben.
7. Klicken Sie auf PDF exportieren, um eine Momentaufnahme auszudrucken oder mit einem Co-Leiter zu teilen.

Tipp: Öffnen Sie das Zeitplanraster jeden Dienstagmorgen. Eine dünne Woche am Dienstag zu entdecken gibt Ihnen fünf Tage Zeit, sie zu beheben. Am Samstag um 21 Uhr hilft das weniger.

Ausführlichere Informationen finden Sie unter Zeitplanraster und Listenansicht.

Was Sie als Nächstes tun sollten

• Senden Sie Tutorial 03: Verfügbarkeit festlegen an jedes Mitglied Ihres Teams, damit die Im-Urlaub-Badges ausgefüllt werden.
• Setzen Sie ein Lesezeichen auf Tutorial 04 für die Wochen, in denen jemand kurzfristig absagt – es zeigt, wie Sie den offenen Slot mit einer Besetzungsanfrage besetzen.
• Lesen Sie Freiwilligen-Tausch und Wechselanfragen, damit Sie wissen, wie Sie mit Peer-to-Peer-Tauschen umgehen, wenn Teammitglieder untereinander wechseln.

Sie schaffen das. Ihr Team wird begeistert sein, wie organisiert alles wirkt.